新時(shí)代下如何推動(dòng)高校檔案信息資源“活”起來(lái)

戴星星 賈毅

長(zhǎng)期以來(lái)，高校檔案普遍存在“重保管、輕利用”的問(wèn)題，檔案的利用率和利用效果均不理想。究其原因，檔案信息資源體系及利用方式仍然沿用傳統(tǒng)模式，急需創(chuàng)新發(fā)展。現(xiàn)從完善檔案館（室）藏結(jié)構(gòu)、機(jī)制創(chuàng)新、提高檔案工作者的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)、以科技創(chuàng)新為抓手建設(shè)檔案資源數(shù)字化平臺(tái)、完善高校信息資源建設(shè)與開(kāi)發(fā)利用制度、建立富有特色和功能多樣的檔案網(wǎng)站、規(guī)范檔案資源利用流程七個(gè)方面，探索檔案信息資源建設(shè)與開(kāi)發(fā)利用工作的創(chuàng)新發(fā)展路徑，以期提高檔案信息資源開(kāi)發(fā)程度和檔案利用效果，助力高校檔案事業(yè)創(chuàng)新和檔案工作轉(zhuǎn)型發(fā)展。

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來(lái)，我國(guó)高校檔案事業(yè)在檔案管理制度建設(shè)、館藏資源建設(shè)、服務(wù)能力建設(shè)等方面均取得了突出成績(jī)，然而檔案信息資源建設(shè)的廣度和深度均不夠，檔案借閱工作仍然沿用傳統(tǒng)模式，即根據(jù)利用者的需求被動(dòng)完成借閱工作，距離主動(dòng)利用文檔數(shù)據(jù)和主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案信息資源還有一定的差距。雖然2020年新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》在檔案的利用和公布方面提供了一些建議，如創(chuàng)新服務(wù)形式、提高服務(wù)水平等，但就高校而言，如何落實(shí)《中華人民共和國(guó)檔案法》還有很多有待研究的地方。本文將從高校檔案信息資源建設(shè)與開(kāi)發(fā)利用工作的研究現(xiàn)狀、存在問(wèn)題及解決策略三個(gè)方面探索檔案信息資源建設(shè)與開(kāi)發(fā)利用工作創(chuàng)新發(fā)展的路徑，以期促進(jìn)我國(guó)高校檔案事業(yè)煥發(fā)新生機(jī)。

高校檔案信息資源建設(shè)與開(kāi)發(fā)利用工作的研究現(xiàn)狀

檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用工作是我國(guó)高校檔案事業(yè)發(fā)展的重要支撐。國(guó)家檔案局陸續(xù)發(fā)布文件指導(dǎo)高校檔案信息資源建設(shè)及開(kāi)發(fā)利用工作，如《開(kāi)發(fā)利用科學(xué)技術(shù)檔案信息資源暫行辦法》《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試辦法》等，但目前高校檔案信息資源及開(kāi)發(fā)利用工作距離《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》目標(biāo)還存在一定差距。通過(guò)有限的梳理，綜合研究高校檔案信息資源建設(shè)與開(kāi)發(fā)利用工作的研究成果較少，大多是單論高校檔案信息資源建設(shè)或者檔案開(kāi)發(fā)利用工作的，而立足于創(chuàng)新角度的研究成果更是寥寥無(wú)幾。

高校檔案信息資源建設(shè)與開(kāi)發(fā)利用工作存在的問(wèn)題

館（室）藏結(jié)構(gòu)單一且缺乏特色

高校檔案資源普遍存在文書(shū)檔案較齊全、所占比重較大的現(xiàn)象，而便于宣傳利用的教學(xué)檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案等檔案門(mén)類(lèi)存在收集不齊全、不規(guī)范等問(wèn)題。“巧婦難為無(wú)米之炊”，單一的館（室）藏結(jié)構(gòu)在很大程度上制約了檔案信息資源建設(shè)與開(kāi)發(fā)利用工作的開(kāi)展。每個(gè)高校都有自己的特色，然而目前高校的檔案門(mén)類(lèi)大同小異，大多數(shù)高校的檔案門(mén)類(lèi)都是文書(shū)檔案、科技檔案、實(shí)物檔案等，突顯高校特色的專(zhuān)門(mén)檔案資源較少。

檔案的評(píng)價(jià)機(jī)制有待完善

檔案評(píng)價(jià)機(jī)制是“指揮棒”，“指揮棒”指向哪，檔案工作就往哪個(gè)方向推進(jìn)。目前，檔案工作考核標(biāo)準(zhǔn)主要體現(xiàn)在六個(gè)方面：第一，檔案管理相關(guān)制度是否完備；第二，保護(hù)檔案安全設(shè)施是否齊全；第三，檔案管理人員數(shù)量和業(yè)務(wù)能力是否達(dá)標(biāo)；第四，檔案“收管用”業(yè)務(wù)是否規(guī)范；第五，檔案信息化工作開(kāi)展?fàn)顩r；第六，對(duì)所在單位檔案監(jiān)督指導(dǎo)情況。此外，檔案信息資源建設(shè)及開(kāi)發(fā)利用工作成效的考核所占比重較小，且缺乏有效的考核機(jī)制。

檔案工作人員綜合素質(zhì)能力有待提升

目前，高校檔案工作者工作的主要內(nèi)容是檔案的整理與保管。關(guān)于檔案的利用，絕大多數(shù)高校檔案資源的利用都是被動(dòng)的，即檔案借閱者按照一定的借閱流程，辦理相應(yīng)的借閱手續(xù)后完成檔案的借閱。檔案工作者尚無(wú)法預(yù)測(cè)檔案利用需求，還需主動(dòng)和有關(guān)部門(mén)進(jìn)行對(duì)接，主動(dòng)提供相關(guān)檔案信息。檔案雖然是過(guò)去已經(jīng)辦理結(jié)束的文件，但也是現(xiàn)行工作的起點(diǎn)，現(xiàn)行工作幾乎都能從檔案中找到有利的處理思路和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等。同時(shí)，各個(gè)高校的檔案工作者相互交流及外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)較少，這也不利于高校檔案工作者開(kāi)闊眼界，給檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展帶來(lái)重重阻礙。

檔案信息資源建設(shè)水平較低

高校檔案信息資源工作大多還停留在傳統(tǒng)階段，數(shù)字化、智能化水平不高。絕大多數(shù)高校對(duì)檔案信息的處理僅停留在表層信息上，對(duì)檔案內(nèi)容和形成過(guò)程等深層信息處理得少；編研成果以文本形式以及過(guò)去史料的整理為主，對(duì)檔案內(nèi)容的規(guī)律性認(rèn)識(shí)較少；輸出形式多是文本形式，多媒體形式較少；此外，數(shù)字化水平低，文本識(shí)別、搜索功能差，數(shù)據(jù)交互等智能化水平低，數(shù)據(jù)處理效率低，以及個(gè)性化要求無(wú)法得到滿(mǎn)足等，這些都嚴(yán)重影響了檔案利用效果。

高校檔案制度及流程不統(tǒng)一，檔案資源沒(méi)有得到合理開(kāi)發(fā)利用

首先，高校檔案信息資源劃分制度不統(tǒng)一。以檔案門(mén)類(lèi)為例，高校的分類(lèi)存在不一致的問(wèn)題，部分高校將檔案劃分為黨群類(lèi)、行政類(lèi)、學(xué)生類(lèi)、教學(xué)類(lèi)、科研類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)、基建類(lèi)、儀器設(shè)備類(lèi)、出版類(lèi)、外事類(lèi)、財(cái)會(huì)類(lèi)、校史類(lèi)、實(shí)物類(lèi)、已故人員類(lèi)、聲像類(lèi)15大類(lèi)，如暨南大學(xué)。部分高校檔案門(mén)類(lèi)有文書(shū)類(lèi)、教學(xué)類(lèi)、科學(xué)研究類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、儀器設(shè)備類(lèi)、出版物類(lèi)、外事類(lèi)、財(cái)會(huì)類(lèi)8大類(lèi)，如江西財(cái)經(jīng)大學(xué)。

其次，由于高校檔案管理權(quán)限分散、監(jiān)管體制不完善等原因，檔案信息資源尚未實(shí)現(xiàn)資源共享及線(xiàn)上全文瀏覽。如果檔案信息資源不能根據(jù)社會(huì)需求得到合理的開(kāi)發(fā)利用，就無(wú)法實(shí)現(xiàn)館（室）藏檔案價(jià)值。

檔案宣傳門(mén)戶(hù)網(wǎng)站設(shè)計(jì)單一，檢索功能不足，缺乏吸引力

目前，我國(guó)很多歷史悠久的高校憑借豐富的檔案館藏資源，基本都設(shè)立了檔案網(wǎng)站，但高校檔案館網(wǎng)站設(shè)計(jì)還存在一些問(wèn)題。第一，多以傳統(tǒng)的功能流程為主，如館藏介紹、法規(guī)制度、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、新聞動(dòng)態(tài)等，雖然很多高校檔案網(wǎng)站有檢索的板塊，但查詢(xún)功能不足，信息利用效率低，用戶(hù)黏性低。第二，檔案網(wǎng)頁(yè)的內(nèi)容，如文本素材等缺乏動(dòng)態(tài)感的設(shè)計(jì)，內(nèi)容也較為陳舊，無(wú)法激發(fā)用戶(hù)的興趣。第三，大多數(shù)高校檔案館網(wǎng)站未能結(jié)合先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，如文字識(shí)別、數(shù)據(jù)交互、云技術(shù)等，缺乏吸引力。

解決策略

探索建立具有學(xué)校特色的館（室）藏建設(shè)，打造獨(dú)具特色的資源平臺(tái)

推進(jìn)檔案編研向縱深推進(jìn)等一系列檔案工作都應(yīng)以檔案收集工作為基礎(chǔ)。高校檔案機(jī)構(gòu)要加大宣傳力度，創(chuàng)新宣傳方式，增強(qiáng)全校師生的檔案意識(shí)，提高檔案歸檔率；加強(qiáng)跟蹤指導(dǎo)，定期掌握單位歸檔工作情況，尤其是體現(xiàn)各個(gè)高校特色檔案的歸檔情況，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源建設(shè)的多元化和特色化，如西南大學(xué)檔案館2020年啟動(dòng)特色檔案——“美麗西大——景觀檔案建設(shè)”，就是很好的示范。為了更好地開(kāi)展聲像、實(shí)物等特色檔案的收集歸檔工作，高校檔案部門(mén)可以對(duì)檔案交接登記表或移交清單進(jìn)行劃分，單獨(dú)列出聲像和實(shí)物檔案的移交清單；同時(shí)，在部門(mén)和檔案館（室）交接檔案時(shí)，逐條對(duì)照歸檔范圍文件，并進(jìn)行審核。有條件的高校可以建立數(shù)字檔案館，對(duì)學(xué)校各單位歸檔情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)；部分高校還可以為各單位負(fù)責(zé)人組建專(zhuān)門(mén)的QQ群，定期在群里公布未移交檔案的部門(mén)。根據(jù)心理學(xué)的“南風(fēng)效應(yīng)”，檔案室在日常工作中應(yīng)主動(dòng)與其他部門(mén)積極溝通，比如在完成部門(mén)移交檔案的整理歸檔工作后第一時(shí)間告知對(duì)方，以便其及時(shí)利用。

推動(dòng)機(jī)制、體制創(chuàng)新，釋放檔案信息資源建設(shè)與開(kāi)發(fā)利用工作潛力

完善檔案考核評(píng)價(jià)機(jī)制，加大對(duì)檔案信息資源建設(shè)和開(kāi)發(fā)利用工作的考核和督促力度。高校要把檔案信息資源建設(shè)與開(kāi)發(fā)利用工作納入檔案館（室）工作年度考核的重要指標(biāo)中，根據(jù)績(jī)效評(píng)估，建立高校檔案效益動(dòng)態(tài)調(diào)整機(jī)制。同時(shí)，條件成熟的高校可以設(shè)立議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，將檔案室（館）納入其中，統(tǒng)籌學(xué)校全方位的教育教學(xué)工作。此外，還可以考慮將檔案工作質(zhì)量納入普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作評(píng)估及“雙一流”高校監(jiān)測(cè)指標(biāo)中。

提高政治站位，增強(qiáng)檔案主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，全面提升高校檔案工作隊(duì)伍水平

第一，各高校要站在檔案促進(jìn)學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)和穩(wěn)定發(fā)展的高度，完善學(xué)校檔案工作人員激勵(lì)制度，加強(qiáng)高校檔案隊(duì)伍建設(shè)，支持學(xué)校檔案工作人員通過(guò)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、交流、考取檔案資格證及參與有獎(jiǎng)檔案知識(shí)競(jìng)賽等手段，提高專(zhuān)業(yè)能力，逐漸形成評(píng)價(jià)合理、激勵(lì)有效、發(fā)展順暢、保障有力的檔案人才隊(duì)伍管理體制機(jī)制。第二，大多數(shù)高校檔案館（室）都隸屬于學(xué)校辦公室，而學(xué)校辦公室是學(xué)校的信息樞紐，檔案工作人員在整理檔案時(shí)不能僅停留在錄入檔案題名、責(zé)任者等表層信息階段，應(yīng)從檔案內(nèi)容中發(fā)現(xiàn)學(xué)校辦學(xué)的優(yōu)點(diǎn)、規(guī)律、弊端，讓檔案部門(mén)成為學(xué)校的“智庫(kù)”；同時(shí)，要注重對(duì)學(xué)校意義重大的人財(cái)物的信息管理，以及有關(guān)高校教學(xué)成果、就業(yè)率、就業(yè)質(zhì)量、社會(huì)滿(mǎn)意度等關(guān)系學(xué)校教學(xué)質(zhì)量生命線(xiàn)的材料管理，以便有需要時(shí)能迅速找到相關(guān)材料。第三，要增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，培養(yǎng)主動(dòng)提供檔案信息資源服務(wù)的意識(shí)，譬如在學(xué)校開(kāi)學(xué)典禮或運(yùn)動(dòng)會(huì)召開(kāi)前，主動(dòng)咨詢(xún)相關(guān)責(zé)任人是否需要往年的視頻，還可以把其他高校的活動(dòng)亮點(diǎn)視頻、文字等材料主動(dòng)推送給相關(guān)負(fù)責(zé)人。第四，要做好檔案的宣傳工作，高校檔案工作者可以通過(guò)建立檔案網(wǎng)站，將照片、實(shí)物檔案、學(xué)校院報(bào)、內(nèi)部科研刊物等上傳到網(wǎng)站，提高廣大教職員工凝聚力，提升檔案工作者的崗位影響力和職業(yè)成就感。

重視檔案科技創(chuàng)新，建設(shè)檔案資源數(shù)字化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理

科學(xué)技術(shù)發(fā)展日新月異，高校檔案工作者不能墨守成規(guī)，要主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)推動(dòng)檔案工作更好地開(kāi)展。如三維激光數(shù)字化測(cè)繪技術(shù)，可以對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行三維掃描、數(shù)字化建檔，用高新技術(shù)為實(shí)物檔案保駕護(hù)航；通過(guò)縮微模型和聲光電技術(shù)可以提高檔案宣傳效果，如西安的安仁坊遺址展覽館運(yùn)用該技術(shù)，直觀展示出唐人的服裝、首飾、樂(lè)器等；使用等離子高效脫酸機(jī)并采用設(shè)備+耗材的創(chuàng)新模式，批量、高效修復(fù)檔案，豐富檔案信息資源；用建筑設(shè)計(jì)模型技術(shù)可以將傳統(tǒng)的基建檔案圖樣、文字、表格文件轉(zhuǎn)變?yōu)槿S與平面相結(jié)合的形式，多維度輸出基建檔案，豐富檔案的輸出形式，還可以將無(wú)人機(jī)技術(shù)與三維激光掃描技術(shù)相結(jié)合，將建筑物以高精度、數(shù)字化的方式呈現(xiàn)出來(lái)。

完善高校信息資源建設(shè)與開(kāi)發(fā)利用制度，打造檔案信息資源共享平臺(tái)

完善高校檔案法律法規(guī)，制定統(tǒng)一的檔案管理措施，為后期加強(qiáng)高校檔案信息資源整合，打造高校檔案共享平臺(tái)或?qū)印叭珖?guó)檔案查詢(xún)利用服務(wù)平臺(tái)”，構(gòu)建檔案在線(xiàn)檢索服務(wù)，探索“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”新模式，高校檔案信息資源及開(kāi)發(fā)利用工作提質(zhì)增效提供有力支撐。高校除了要實(shí)現(xiàn)信息資源線(xiàn)上共享之外，在線(xiàn)下更要加深交流，加強(qiáng)協(xié)作，這對(duì)檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展具有重要意義。如2022年中國(guó)檔案學(xué)會(huì)與湖北省檔案館聯(lián)合舉辦的檔案新技術(shù)新成果新機(jī)遇交流活動(dòng)就很好地促進(jìn)了高校與企業(yè)、高校與高校之間信息的共享互通。

建立富有特色和功能多樣的檔案網(wǎng)站

首先，高校檔案網(wǎng)站不僅要有基本的功能，如館藏介紹、服務(wù)指南、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等，還要有彰顯本校特色的模塊，同時(shí)要在保障國(guó)家和公民信息安全的基礎(chǔ)上，緊跟時(shí)事熱點(diǎn)，實(shí)時(shí)更新，將可以開(kāi)放的內(nèi)容以動(dòng)態(tài)的形式加以推送，以滿(mǎn)足利用者多樣化的利用需求，如西安交通大學(xué)檔案館新增了“校園文化”欄目，很有新意，但更新速度還不夠快，內(nèi)容也是過(guò)去印記的重現(xiàn)，沒(méi)有與熱點(diǎn)話(huà)題緊密結(jié)合。

其次，為滿(mǎn)足檔案利用者的不同需求，高校檔案館網(wǎng)站應(yīng)完善檔案查詢(xún)平臺(tái)，運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，完善檢索體系，以推行優(yōu)質(zhì)服務(wù)為抓手，持續(xù)推進(jìn)檔案利用數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

最后，有條件的高校可以利用數(shù)字技術(shù)建立圖文、視頻、實(shí)物、實(shí)景相結(jié)合的檔案網(wǎng)站，立體展現(xiàn)館藏結(jié)構(gòu)及館藏特色等。

規(guī)范檔案資源利用流程，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)智能分析

檔案安全事件頻發(fā)的原因，歸根結(jié)底還是檔案利用流程不規(guī)范。檔案的數(shù)字化、智能化應(yīng)覆蓋檔案利用全過(guò)程，檔案管理部門(mén)應(yīng)充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，及時(shí)了解檔案資料使用情況，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化。

要想提高檔案的利用效果，避免檔案工作邊緣化，高校檔案部門(mén)應(yīng)該以檔案收集為抓手，豐富檔案信息資源建設(shè)，同時(shí)還要有主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，加強(qiáng)檔案部門(mén)與學(xué)校其他部門(mén)的溝通，奮起直追、銳意進(jìn)取，以科技創(chuàng)新為龍頭，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源及利用方式的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，努力開(kāi)創(chuàng)我國(guó)高校檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展新局面。政府應(yīng)積極推動(dòng)檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)及搭建高校工作交流互通有無(wú)平臺(tái)。總之，檔案信息資源與開(kāi)發(fā)利用工作的創(chuàng)新發(fā)展，離不開(kāi)政府、學(xué)校的支持，也離不開(kāi)檔案工作人員主動(dòng)服務(wù)、科技創(chuàng)新等業(yè)務(wù)能力的提高。

（作者單位：安徽三聯(lián)學(xué)院）