物資采購跟蹤審計系統(tǒng)的構建與實施

楊建忠 黃英英

[摘要]本文提出構建與實施物資采購跟蹤審計系統(tǒng)的建設思路、功能設計和實施方法，通過設計并實時監(jiān)控重點指標發(fā)現(xiàn)采購異常事項，利用數(shù)據(jù)查詢功能針對性地開展深入檢查和原因分析，要求業(yè)務人員線上及時澄清反饋，定期出具跟蹤審計報告以督促整改和考核評價，實現(xiàn)物資采購實時跟蹤審計的目標。

[關鍵詞]物資采購 ? 內部審計 ? 系統(tǒng) ? 建設

一、引言

物資采購是企業(yè)業(yè)務開展的重要環(huán)節(jié)，直接影響企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成本。以公開、公平、透明為原則，通過競爭方式采購各類物資，加強物資審計，能有效促進企業(yè)降本增效。物資采購涉及大量資金使用，一旦缺乏有力監(jiān)督和制約，就極易成為腐敗問題的“高發(fā)區(qū)”。歷史經(jīng)驗也表明，物資采購是企業(yè)違法違紀案件多發(fā)領域，加強對物資采購工作跟蹤審計是中央企業(yè)內部審計部門的一項重點工作。

在傳統(tǒng)商務活動中，每筆交易每個環(huán)節(jié)都有文字記錄、經(jīng)手人簽字，業(yè)務流程線索十分清楚。內部審計人員可以從原始單據(jù)開始，對交易事項進行追蹤，直到財務報表為止，形成審計順查法；也可以從報表開始，一直追溯到原始單據(jù)，形成審計逆查法。但是實現(xiàn)電子采購后，代替紙質單據(jù)、憑證的是電子化存儲信息，可見性業(yè)務線索減少，不可見業(yè)務線索增多，增加了以手工方式獲取檢查線索的難度。在企業(yè)物資采購頻繁、采購項目數(shù)量巨大的情況下，傳統(tǒng)審計方式越來越難以適應互聯(lián)網(wǎng)電子商務審計工作的需要。企業(yè)電子采購業(yè)務的發(fā)展，迫切需要構建物資采購在線審計系統(tǒng)，以實時監(jiān)控采購業(yè)務流程，為內部審計人員實現(xiàn)對物資采購工作的全過程審計提供平臺，提高審計工作效率，及時發(fā)現(xiàn)和整改問題。

二、物資采購跟蹤審計系統(tǒng)的建設思路

為有效開展物資采購審計工作，中國大唐集團有限公司所屬某企業(yè)建設實施物資采購跟蹤審計系統(tǒng)，將物資采購業(yè)務工作中的關鍵控制點作為業(yè)務監(jiān)控點，在不干擾正常采購工作的情況下，實時監(jiān)控物資采購業(yè)務流程，實現(xiàn)采購審計的自動化、實時化、信息化。

（一）系統(tǒng)建設依托現(xiàn)有資源，實施成本低、數(shù)據(jù)可靠性高

審計系統(tǒng)大量復用物資網(wǎng)現(xiàn)有的接口服務器、接口程序、數(shù)據(jù)通道、網(wǎng)絡資源、機房資源和數(shù)據(jù)資源，系統(tǒng)建設成本低。所有數(shù)據(jù)均自動采集于物資網(wǎng)和資源管理系統(tǒng)，中間環(huán)節(jié)無人為干預，保證所有數(shù)據(jù)真實有效，所有指標計算精準，形成了物資采購與管理流程的完整閉環(huán)。

（二）自動監(jiān)控重點指標，實時預警

采用流程分析技術，多部門聯(lián)合識別物資采購工作中的關鍵控制點21項，針對關鍵控制點確定10項重點監(jiān)控指標。物資采購跟蹤審計系統(tǒng)實時獲取業(yè)務數(shù)據(jù)，實時監(jiān)控業(yè)務流程，對異常業(yè)務實時預警。

（三）為采購業(yè)務工作質量提供量化考核指標

一段時間內重點監(jiān)察指標的累積數(shù)據(jù)，在一定程度上代表了采購業(yè)務的質量水平。指標數(shù)據(jù)為量化評價采購業(yè)務工作質量提供依據(jù)，為全面業(yè)績考核提供支撐。

（四）業(yè)務數(shù)據(jù)全面追溯，提高審計工作效率

數(shù)據(jù)查詢和報表功能以任意信息源為起點，查詢整個業(yè)務流程，追溯問題原因，為內部審計人員提供強大工具，且不增加采購及相關部門工作量，大幅提升審計效率。

（五）建立問題數(shù)據(jù)澄清機制，落實黨風廉政建設監(jiān)督責任

問題數(shù)據(jù)澄清機制實現(xiàn)了從問題發(fā)現(xiàn)到問題分析，再到問題追蹤處理的完整閉環(huán)管理流程。內部審計人員在發(fā)現(xiàn)問題后，要求采購部門在系統(tǒng)中逐項澄清，“說清楚”相關情況。相關責任人針對某項具體的單據(jù)、具體的問題進行澄清，澄清記錄永久保存。問題澄清過程起到征求審計意見的作用，既驗證審計提出問題的準確性，又及時推動整改，起到立查立改的效果。

三、物資采購跟蹤審計系統(tǒng)的功能設計

（一）物資采購跟蹤審計系統(tǒng)的基本功能設計

企業(yè)物資采購跟蹤審計系統(tǒng)，包括指標監(jiān)控、數(shù)據(jù)查詢、報表統(tǒng)計、預警和問題澄清等功能，其中指標監(jiān)控是整個系統(tǒng)的重點功能。

1.指標監(jiān)控功能。能夠實現(xiàn)對公開招標率等10個指標的數(shù)據(jù)監(jiān)控。非正常需用計劃提出率和緊急采購率具有月度部門（專業(yè)）數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能。

2.數(shù)據(jù)查詢功能。能夠實現(xiàn)對物資需用計劃、物資采購計劃、物資采購招投標、物資采購訂單、中標供應商等5個方面相關信息進行查詢。

3.報表統(tǒng)計功能。能夠實現(xiàn)10大監(jiān)控指標月度和年度的數(shù)據(jù)統(tǒng)計。

4.預警功能。在監(jiān)控數(shù)據(jù)超過警戒值時，系統(tǒng)能夠自動提醒內部審計人員進行特別關注。

5.“澄清”功能。針對異常情況，責任單位可以按照審計部的要求就相關情況“說清楚”。

（二）實時監(jiān)控指標設計

物資采購跟蹤審計系統(tǒng)建設項目啟動之后，企業(yè)審計部組織物資部、設備部、企劃部以及檢修分公司各單位采購相關人員開展研討，詳細分析物資采購從需求計劃提出、采購計劃確定到物資到貨驗收的全流程。通過流程分析，識別出物資采購工作中的關鍵控制點21項。針對關鍵控制點，確定以下10項重點監(jiān)控指標：非正常需用計劃提出率、緊急采購率、招標率、公開招標率、價格協(xié)議采購率、公開招標發(fā)布時間不足率、小于三家發(fā)標率、三家以下投標率、最低價中標率、物資網(wǎng)與資源管理系統(tǒng)訂單一致率。

監(jiān)控指標除提供業(yè)務流程預警作用之外，還為內部審計人員提供了統(tǒng)計分析工具，能夠對物資采購工作的質量進行整體評價。比如：招標率、公開招標率、最低價中標率、物資網(wǎng)與資源管理系統(tǒng)訂單一致率等指標越高，代表采購工作質量越好；非正常需用計劃提出率、緊急采購率、小于三家發(fā)標率等指標越高，代表采購工作規(guī)范性越差。

監(jiān)控指標的設置以問題為導向，以降低廉潔風險、限制個人自由裁量權、形成有效競爭為目標。通過這10項指標，內部審計人員可以實時監(jiān)控到當前物資采購與管理工作的全局。系統(tǒng)還會針對指標超標給出預警，以便內部審計人員能夠及時給予關注并展開進一步的審查、分析工作。指標包括按金額計算、按筆數(shù)計算兩種計算方法。

（三）數(shù)據(jù)查詢追溯

在指標出現(xiàn)異常報警時，內部審計人員針對導致指標異常的問題數(shù)據(jù)開展審查和分析。

物資采購業(yè)務從需用計劃的提出到采購計劃的編制，再到招標發(fā)布（包括價格協(xié)議）、供應商投標、決標、訂單生成，共6大業(yè)務環(huán)節(jié)。將這6大業(yè)務環(huán)節(jié)相關的各項數(shù)據(jù)全部納入統(tǒng)一管理，在系統(tǒng)中可以打通數(shù)據(jù)流程，形成全過程監(jiān)控，并可進行關聯(lián)分析。同時，每一單獨業(yè)務環(huán)節(jié)的審批流程和處理過程也會詳細記錄（包括申請人、審批人、執(zhí)行人、各種時間節(jié)點等），以便于對工作痕跡審查監(jiān)督。

系統(tǒng)查詢任何一種單據(jù)的詳細信息，自動識別單據(jù)之間的關系，自動標示出與相關指標對應的問題單據(jù)和敏感單據(jù)，并給出參考數(shù)據(jù)。

1.需用計劃查詢。企業(yè)所有需用物資（燃料采購除外）必須通過華杰電力物資網(wǎng)按程序進行采購。物資采購必須按物資需用計劃進行，物資網(wǎng)上采購計劃以物資需用計劃為依據(jù)。

在需用計劃查詢頁面可以根據(jù)需用計劃申請?zhí)?、申請描述、部門、申請日期、計劃類型進行查詢，支持模糊查詢。針對單獨需用計劃，還可查看對應的EAM（資產(chǎn)管理系統(tǒng)）預算工單，以及該工單的預算行信息和審批過程。

2.采購計劃查詢。采購計劃查詢頁面可以根據(jù)采購計劃申請?zhí)枴⑸暾埫枋?、申請人、申請日期、批準人進行查詢，支持模糊查詢。

3.招投標查詢。招投標查詢頁面可以根據(jù)招標編碼、招標時間、定標時間、招標狀態(tài)、招標發(fā)布狀態(tài)進行篩選查詢。

通過點擊招標描述，可以查詢詳細招標信息。其中參加報價的各供應商名稱以及相應報價，是監(jiān)督重點。通過查詢，可以了解中標單位報價的合理性，重點關注非最低價中標和報價嚴重偏低的中標項目。對于惡意報價、隨意報價的供應商，督促物資管理部采取相應考核措施。

通過物料信息查詢，能夠查詢招標中各物料的詳細報價，以便內部審計人員進一步分析不合理報價的情況，對分項決標的合理性進行評估。

4.價格協(xié)議查詢。價格協(xié)議方式采購是指企業(yè)與供貨商事先協(xié)議規(guī)定價格、物品種類，進行物資交易的一種采購方式。一般通過價格協(xié)議采購的物資是市場供需關系平衡，價格相對穩(wěn)定，需要頻繁采購或定期采購的物資。簽署價格協(xié)議的供貨商應為市場信譽良好的大型企業(yè)。

通過“行信息”可以查詢價格協(xié)議包含的詳細采購物資以及分項報價。通過“相關信息”可以查詢對應的采購計劃和需用計劃。

5.訂單頭查詢。經(jīng)過華杰電力物資網(wǎng)招標或價格協(xié)議采購之后，形成采購訂單，是甲乙雙方自愿達成的采購合同，具備法律效力。

通過“行信息”可進一步查詢該采購訂單包括的詳細物資以及分項價格。通過“相關信息”可進一步追溯該訂單對應的招標決標情況、價格協(xié)議、采購計劃和需用計劃，實現(xiàn)跟蹤監(jiān)督。

6.訂單行查詢。一個訂單可能包含較多的訂單行，每一訂單行對應一種物料，為了能夠以采購物料為查詢起點，系統(tǒng)設計了訂單行查詢功能，可以根據(jù)訂單號、物料編碼、物料名稱等信息查詢采購物料，支持模糊查詢。

（四）報表統(tǒng)計功能

物資采購跟蹤審計系統(tǒng)提供了多種數(shù)據(jù)匯總報表，可方便統(tǒng)計各種年報、月報，也可對任意時間段進行報表統(tǒng)計，便于內部審計人員及時掌握全面數(shù)據(jù)情況?？缮傻膱蟊碛泄讨袠诵畔⒉樵?、月度指標分析、年度指標分析、招標分析、月度數(shù)據(jù)匯總等。

1.供應商中標信息查詢。匯總某一時間段內，供應商總計中標訂單數(shù)量和中標訂單金額，并可分別以訂單數(shù)量和訂單金額排序，以分析供應商的市場份額，重點關注主要供應商。

2.月度和年度指標分析。按月度或年度匯總統(tǒng)計10項監(jiān)控指標的情況，監(jiān)控指標以流程分析和廉潔風險識別為基礎確定，分別為非正常需用計劃提出率、緊急采購率、招標率、公開招標率、價格協(xié)議率、公開招標發(fā)布時間不足率、少于三家邀標率、少于三家投標率、最低價中標率、物資網(wǎng)與資源管理系統(tǒng)訂單一致率。

3.招標分析。招標分析報表統(tǒng)計匯總一定時間內招標和中標情況，包含信息豐富，是物資審計系統(tǒng)的核心報表。通過此報表，內部審計人員可以篩選出異常項目，要求發(fā)標人進行澄清。對于非最低價中標項目和投標人不足三家的項目，發(fā)標人應在決標時填寫決標注釋進行說明。如果內部審計人員經(jīng)報表統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)未進行說明的，要求發(fā)標人在華杰電力物資網(wǎng)上補充說明；說明不合理的，要求發(fā)標人進一步澄清。

4.月度數(shù)據(jù)匯總。分類統(tǒng)計匯總單月的物資采購情況，按照金額和訂單數(shù)分別統(tǒng)計10項監(jiān)控指標完成情況，作為對物資采購部門監(jiān)督考核的依據(jù)。

（五）澄清功能

物資審計管理系統(tǒng)中加入了問題數(shù)據(jù)澄清機制，實現(xiàn)了從問題發(fā)現(xiàn)到問題分析，再到問題追蹤處理的完整閉環(huán)管理流程。內部審計人員日常監(jiān)察各項采購監(jiān)督指標，發(fā)現(xiàn)異常決標項目追溯查找問題。在月度集中檢查中，通過數(shù)據(jù)匯總查詢和報表分析發(fā)現(xiàn)異常決標項目。在發(fā)現(xiàn)問題后，要求采購部門在系統(tǒng)中逐項澄清，“說清楚”相關情況。相關責任人可針對某項具體的單據(jù)、具體的問題進行澄清。澄清可掛附件，可多次澄清，澄清記錄永久保存。在合理澄清后，執(zhí)行已澄清操作。

四、物資采購跟蹤審計系統(tǒng)的實施

內部審計人員利用物資采購跟蹤審計系統(tǒng)進行跟蹤審計、定期審計，對物資采購業(yè)務進行事中和事后的審計監(jiān)督和考核評價。

（一）跟蹤審計

內部審計人員每天登錄跟蹤審計系統(tǒng)，審查10項監(jiān)控指標變動情況。在指標劣化變動時，使用數(shù)據(jù)查詢功能審查導致指標劣化的具體采購業(yè)務。對于發(fā)標、決標環(huán)節(jié)產(chǎn)生的問題，內部審計人員可要求計劃員、采購員進行澄清說明。對于惡意報價、隨意報價的供應商，督促物資管理部采取相應考核措施。針對重要問題，內部審計人員根據(jù)澄清和采購業(yè)務的情況，決定是否深入審查。比如，內部審計人員關注到某詢價項目由最高報價供應商中標，要求采購人員澄清原因。如果是因為供應商報價錯誤、低報價嚴重偏離市場價格等原因，經(jīng)內部審計人員核實后發(fā)現(xiàn)符合實際情況，可以認可澄清內容；如果內部審計人員認為不符合實際情況，可以不認可澄清內容，采取調研市場價格、實地查看采購物資實物等進一步措施，查明原因，落實責任和督促整改。

（二）定期審計

內部審計人員定期對一段時間內的物資采購業(yè)務進行系統(tǒng)審計，收集匯總異常事項和澄清內容，系統(tǒng)分析問題產(chǎn)生的原因，對于普遍性問題從內控流程、規(guī)章制度等方面提出審計整改建議；進一步分析鎖定重要異常事項進行深入審查，發(fā)現(xiàn)舞弊行為，對責任人員按相關規(guī)定進行處理。

（三）考核評價

審計部門按月度、季度或年度出具跟蹤審計報告，揭示物資采購工作存在的主要問題，提出整改建議。同時，根據(jù)系統(tǒng)報表統(tǒng)計功能提供的指標監(jiān)控數(shù)據(jù)，對物資采購工作質量和合規(guī)情況進行整體評價。

五、物資采購跟蹤審計系統(tǒng)的實踐意義

物資采購跟蹤審計系統(tǒng)的建設實施，在不干擾物資采購部門正常工作的情況下，實時獲取物資采購業(yè)務數(shù)據(jù)，大幅提高審計效率，有力推進陽光化采購，實現(xiàn)物資采購審計自動化、實時化、信息化。

（一）推進采購業(yè)務陽光化

物資采購跟蹤審計系統(tǒng)建設與實施后，使巨量的采購交易信息有預警、易查詢、可追溯，解決了電子商務活動的監(jiān)督問題，實現(xiàn)了陽光化采購。

（二）提高審計工作效率

數(shù)據(jù)查詢和報表功能可將需用計劃、采購計劃、招投標、價格協(xié)議、訂單以及物資明細任一信息源作為起點，對整個業(yè)務流程進行查詢，追溯出現(xiàn)問題的原因，為內部審計人員發(fā)揮監(jiān)督職能提供了強有力的工具，在不增加物資采購人員、相關業(yè)務部門人員工作量的情況下，極大提高了審計工作效率。

（三）優(yōu)化企業(yè)資源配置

物資采購審計跟蹤系統(tǒng)通過對企業(yè)采購活動的全面監(jiān)控和評估，有助于發(fā)現(xiàn)資源配置中的不合理現(xiàn)象，從而為企業(yè)優(yōu)化資源配置提供有力支持。此外，審計跟蹤系統(tǒng)還可以為企業(yè)提供歷史采購數(shù)據(jù)分析，為企業(yè)制定更為合理的采購策略提供數(shù)據(jù)支持。

（四）提高企業(yè)管理水平

通過對采購活動的全程監(jiān)控，企業(yè)管理者可以更加客觀地了解采購部門的工作情況，進而對采購工作進行更為精細化的管理。

（五）促進落實黨風廉政建設監(jiān)督責任

物資采購領域廉潔風險集中，是內部審計部門的審計重點。企業(yè)內部審計部門依托物資采購跟蹤審計系統(tǒng)，兩年來發(fā)布物資采購審計報告20份，提出問題澄清要求300余項，著力強化審計整改，有效落實了內部審計部門在物資采購領域的審計監(jiān)督責任。

（作者單位：中國大唐集團有限公司天津審計中心，郵政編碼：300200，電子郵箱：35824908@qq.com）

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