多任務交叉

文/卓思岑（對外經貿大學）

多任務交叉是聯合國工作的常態，所以很考驗安排和規劃的能力。

聯合國總部會給各個機構下達總體指導文件，具體的細則可在實際操作中完善，所以工作安排必須嚴格遵循聯合國的項目時間表。作為實習生，我需要遵照官員的具體要求，在規定時間內完成任務，有不確定的事項及時向項目助理請教。項目事務署是一個負責統籌規劃的組織，承接的活動多種多樣，而且時間線都會有交叉，呈現多線并行的狀態。2023年初，項目事務署就整理了年度會議安排和工作計劃，實習生需要通過這樣的文件把握本機構的工作安排，并且在任務下達時準確歸類。比如，第一季度落地的供應商方面項目是“供應商能力培訓項目”，這個項目貫穿了整個第一季度，從1月到4月都有不同的安排。但是與此同時進行的還有國際組織間會議“聯合國/國際組織緊急響應工作研討會”和“供應商能力評估項目”的實施，所以在工作中，需要明確工作的“主旋律”，分清長期和短期。在收到任務文件時對照項目時間線，將文件歸類進相應的項目文件夾里，并及時完成任務。

項目事務署有時候會一次性下達多個任務。比如在承辦會議期間，可能會同時收到三個任務：新聞稿撰寫、嘉賓發言稿翻譯、會議時間線整理。在實習的初期，同時收到多個任務時我難免會有些手忙腳亂，因為這樣的工作不是一個人面對著電腦就能夠完成的，需要與嘉賓和公眾號負責人對接，多次提交并接受反饋，確定具體的格式和細節。隨著實習經驗的積累，小組的搭檔們逐漸探索出了高效的工作模式：首先進行會議進程時間整理，理清每一個嘉賓和專家小組討論的內容；其次翻譯嘉賓發言稿，把初稿在小組內按照會議議程進行初步核對，接著交給項目官員修改反饋，收到修改建議后聯絡發言嘉賓詢問具體細節；最后依據發言稿重點內容進行濃縮提煉，寫出新聞稿。在整個過程中需要一直保持清醒的頭腦和明確的思路，厘清每個稿件之間的區別與聯系，而且要兼顧工作和反饋兩個部分，同時考慮到反饋的時間差。