依托智慧供應鏈，探索物資履約單據電子化

李猷 曹跡涯

作為物資管理的重要業務環節，目前的物資履約單據系統存在單據無法自動分配、未實現與ERP系統及財務管控系統完全聯通等問題。迫切需要借助信息化手段，加強數據的互聯互通，實現單據電子化簽署與流轉，提高內外協同效率

作為物資管理的重要業務環節，目前的物資履約單據系統存在單據無法自動分配、未實現與ERP系統及財務管控系統完全聯通等問題，迫切需要借助信息化手段，加強數據的互聯互通，實現單據電子化簽署與流轉，提高內外協同效率。深化業務協同、推進物聯應用、強化數據融合、提升主動服務、提高履約結算效率，通過信息系統深化應用工作的開展，建立順暢、高效的閉環工作機制，促進信息化與業務的高度融合，最終實現現代（智慧）供應鏈體系的加速發展。

多項業務管理問題，讓開展物資履約單據電子化迫在眉睫

物資履約單據工作是物資合同結算過程中的一項重要環節。一般來說，資金支付可以分為預付款、到貨款、投運款、質保金四個階段，每個階段的資金結算均需要提供物資履約單據。按照合同約定和項目的實施情況，均需開展物資履約單據的收集、審驗、付款申請、后續支付工作。

在物資履約單據工作開展過程中，存在憑證造假及結算人員“虛假入庫”風險，同時由于供應商通常于月末集中辦理業務，導致業務人員高峰期工作壓力大，工作量嚴重不均衡，反而導致供應商等待時間長，業務管理問題亟待解決。同時，由于物資履約單據簽署工作涉及部門眾多，包括物資部門、項目單位、運行單位等，需要外部人員包括供應商、施工單位、監理單位人員等參與簽署工作，使得紙質單據流轉效率低，單據簽署安全性缺乏保障。因此，開展物資履約單據電子化工作迫在眉睫。

物資履約單據電子化作為物資履約單據電子化的重要場景，能夠深化業務協同、推進物聯應用、強化數據融合、提升主動服務、提高履約結算效率，有效改善合同結算業務辦理的周期長、成本高、規范差、效率低等業務痛點。可利用簽名筆跡電子化技術和在線簽章電子化技術建設物資履約單據電子化平臺，確保單據流轉規范、合法、安全，降低憑證造假及“虛假入庫”風險，實現合同單據電子化傳遞、無紙化流轉審批。

簽名筆跡電子化。電子簽名筆跡是一種手寫的電子簽名，在電子簽名的適用場景下均可實用，電子簽名筆跡往往代表了簽署行為，表明當事人對相關事實的認可，達到身份認證的效果。電子簽名筆跡目前已廣泛應用于各種領域。在電力行業中流程審批一直是關鍵點，建立電子化簽名筆跡可以有效提高各業務部門簽署文件時的工作效率。

在線簽章電子化。在電子文檔上加蓋電子印章，可以滿足電子公文流轉過程的信息完整性、合法性和不可抵賴性的需求。電子簽章是以電子形式存在的印章，使用者可在電子文檔上添加電子簽章，達到紙質文檔上同樣的簽章效果。與傳統印章相比，電子簽章不僅可證明文件簽署人同意該文檔所寫全部內容，同時電子簽章依附于電子文檔并與之建立邏輯關聯。一旦綁定內容發生變化，電子簽章失效。同時，加蓋電子簽章的電子文檔可對電子簽章的真實性及其綁定內容的完整性進行驗證并可查看簽章用戶身份。

打造平臺、控制流程，實現物資履約單據電子化

物資履約單據電子化平臺以交接、驗收、投運、質保的數據為基礎，通過簽署流程控制，在完成簽名筆跡電子化和在線簽章電子化的基礎上完成物資履約單據的內外網簽署工作。物資履約單據電子化覆蓋國網公司物資合同履約結算全流程，根據業務目標進行業務過程分解，包括物資貨物交接單據、物資到貨驗收單據、物資投運單據、物資質保單據等。

物資貨物交接單據。供應商送貨到達現場后，需進行貨物交割清點，辦理貨物交接單簽署工作。供應商發貨后，通過單據電子化工具在線生成貨物交接單，其中合同信息、交接物資清單、預計發貨及到貨時間均由工具生成；供應商線上完成對貨物交接單的在線簽署與蓋章。隨后由電子化工具在線流轉貨物交接單，對于直發現場的貨物流轉至項目管理部門專責，對于送到倉庫的貨物流轉至物資部門倉儲專責；隨后由項目管理部門專責或物資部門倉儲專責在清點數量、驗收外觀合格后線上簽署貨物交接單。物資貨物交接單據電子化簽署流程如圖1所示。

物資到貨驗收單據。貨物交接完成后，需組織供應商、項目管理部門，進行物資開箱驗收，辦理到貨驗收單簽署工作。與貨物交接單一致，通過單據電子化工具在線生成到貨驗收單，其中合同信息、交接物資清單、預計發貨及到貨時間均由工具生成；供應商線上完成對到貨驗收單的在線簽署與蓋章。隨后由電子化工具在線流轉到貨驗收單至施工單位現場管理人員、監理單位現場管理人員、項目管理部門專責、物資部門履約專責；在現場對物資進行開箱驗收，查驗貨物與隨貨資料是否符合合同要求，驗收通過后，分別由施工、監理、項目、物資四方線上簽署到貨驗收單。物資到貨驗收單據電子化簽署流程如圖2所示。

物資投運單據。工程投運后，需由物資履約人員發起，項目管理部門進行投運單簽署工作。物資部門履約專責從項目管理部門獲取物資投運信息后，在電子化工具中維護投運日期后生成投運單，其中合同信息、投運物資信息由工具生成；隨后投運單流轉至項目管理部門，進行線上簽署與蓋章。

物資質保單據。物資質保到期后，需由物資履約人員發起，運行部門進行質保單簽署工作。物資部門履約專責在電子化工具中選擇質保已到期訂單，在電子化工具中生成質保單，其中合同信息、質保物資信息由工具生成；隨后質保單流轉至運行部門，進行線上簽署與蓋章。

從物資履約單據電子化入手，實現供應商“最多跑一次”

在智能供應鏈背景下開展物資供應鏈單據電子化的探索，從合同履約全流程物資履約單據入手，應用電子簽名筆跡、電子簽章技術，提高物資履約結算效率，強化內外部協同能力，提升物資管理水平，通過信息系統實現物資履約單據在線簽署與流轉，達到供應商辦理到貨款“最多跑一次”，辦理投運款、質保款“一次都不跑”的目標。

在建成物資履約單據電子化后，可引導供應商在月初或月中適時發起業務辦理需求，從而分擔高峰期業務辦理壓力，在引入簽名筆跡電子化和在線簽章電子化后，亦可加快業務人員工作效率，從而降低供應商申請排隊等待情況，降低高峰期內業務壓力。

（作者李猷單位：新疆信息產業有限責任公司，作者曹跡涯單位：新疆首邦人力資源服務有限公司）