一個學術會議會務管理系統的設計與實現

黃文武 羅卓筆

關鍵詞：會務管理；管理系統；系統設計

中國金融學年會自2004年起將每年舉行一次，時間在每年10月的最后一個周末，由中國主要大學輪流承辦，是中國金融學學科有重要影響力的高水平學術會議。中央財經大學金融學院經申請，獲得第二十屆中國金融學年會的承辦權。面對如此重要、高規格的學術會議，為更好地組織和開展會議籌辦工作，通過對往屆年會舉辦情況的調研和系統需求分析，需要設計和開發一個管理信息系統來提高會議籌辦工作的效率和水平[1]。學院經研究決定，建設一個學術會議會務管理系統，集成會議信息發布、論文提交、會議注冊、繳費、回執以及開發票等功能，以提升年會籌辦工作的效率，方便與會者申請參會，提升會務管理服務水平。

1 學術會議會務管理業務分析

首先，對會議舉辦過程進行分析，按流程事項劃分了幾個階段。第一是會議信息發布；第二是會議論文投稿；第三是會議論文評審，以確定入會宣講論文；第四是會議注冊、繳費、填回執和開發票，第五是確定會議完整議程，并發布；第六是會議正式召開。會務管理系統的建設目標就是將前面五個階段的會議籌辦工作實現信息化、網絡化系統管理，提高會務管理工作效率和服務水平，為會議參與各方提供便利和規范化、精細化管理。

對會務管理過程進行分析，將用戶劃分為兩類，一類是參會者；另一類是會務管理者。對參會者來說，其參會過程是首先向會議投稿論文（也可以不投稿），然后是申請參會（即會議注冊）；申請參會獲得通過后，進行繳費；繳費完成后預訂住宿酒店，填寫會議回執；接著就是申請開發票和正式參加會議了。對會務管理者來說，其會務管理過程是首先發布會議通知，接收論文投稿；組織專家對收到的會議論文進行評審，確定會議入選論文；然后開放會議注冊，接收參會申請，邀請嘉賓和入選論文作者參會；審核參會申請，通知和確定參會人員；制定會議完整議程并發布；統計參會人員信息，準備會議材料；會議召開前的會場布置和準備；會議正式召開時的接待和服務等。會務管理者與參會者的業務交互情況如圖1所示。

2 學術會議會務管理系統的設計

根據參會者、會務管理者兩類用戶的業務情況，對會務管理系統進行構思，設計參會者的業務操作流程如圖2 所示，會務管理者的業務操作流程如圖3所示。

會務管理系統設計了會議信息發布管理、用戶管理、論文投稿管理、參會申請管理、會議繳費、回執與開發票管理、系統基礎設置管理六大模塊。各模塊功能設計如下。

2.1 會議信息發布管理

此模塊主要是會務管理者使用，由會務管理者設置和發布會議通知信息。會務管理者登錄系統后臺，設置會議信息和欄目，填寫欄目內容，可根據實際情況，選擇發布相應欄目的信息內容。在欄目內容未確定前，可以暫時保存，隱藏欄目不發布。

2.2 用戶管理

此模塊涉及參會者和會務管理者兩種用戶，設有用戶注冊、登錄和管理三個功能。參會者可注冊、登錄和修改個人信息、密碼。會務管理者可添加、刪除注冊用戶，查看和導出注冊用戶列表，修改個人密碼。參會者須注冊用戶并登錄后，才能進行論文投稿、參會申請、繳費與開發票、填寫會議回執等操作。

2.3 論文投稿管理

此模塊涉及參會者和會務管理者兩種用戶。參會者主要是填寫投稿論文信息，上傳論文電子版。會務管理者主要是審核投稿論文，確認會議入選論文，查看和導出投稿論文信息，下載論文等。

2.4 參會申請管理

此模塊涉及參會者和會務管理者兩種用戶。參會者主要是填寫參會申請信息，提交申請參會（即會議注冊）。會務管理者主要是審核參會申請，確認參會人員，查看和導出最終參會人員信息。

2.5 會議繳費、回執與開發票管理

此模塊涉及參會者和會務管理者兩種用戶。參會者的參會申請獲得通過后，才能進行會議繳費，繳費成功后才能填寫會議回執和開發票信息。會務管理者主要是查看和導出會議回執、開具發票信息，上傳電子發票等。

2.6 系統基礎設置管理

此模塊主要是會務管理者使用，設置和管理會議標題和內容、發送用戶的郵件模板、參會人職稱列表、推薦酒店列表等，以及根據會議籌辦進展，設置關閉論文投稿、參會申請、開發票通道等。

3 學術會議會務管理系統的實現

學術會議會務管理系統基于B/S軟件架構，前端開發采用Vue.js框架，后臺采用Java編程開發，數據庫使用Mongodb，服務器使用Ubuntu開源操作系統，Java編程強大的開發功能，使系統具有良好的可靠性、穩定性和擴展性[2]。Web服務器采用Nginx，Nginx 是一款輕量級的高性能的Web 服務器和反向代理服務器[3]，同時也提供了IMAP/POP3/SMTP服務，其性能穩定，并發能力強，為系統的郵件自動發送功能提供有力保障。

為了確保系統的穩定性和可靠性，還對系統進行了壓力測試。壓力測試的目的是測試會務管理系統在一定并發情況下能夠正常進行訪問工作，滿足預期的響應時間和吞吐量等要求。測試范圍主要是系統的用戶注冊和論文提交。測試指標有并發用戶數、請求響應時間、異常比率、吞吐量[4]。測試工具使用壓力測試工具JMeter。JMeter 是一個開源的壓力測試工具，支持多種協議，如HTTP、FTP、JDBC等，可以模擬多種場景，如并發用戶數、請求速率等[5]。測試方法是通過逐步增加接口并行負載，觀察系統性能變化，當服務器的性能指標達到閾值，異常報錯率增大，最終確定系統最大可承受多大的負載。

會務管理系統各模塊的功能實現如下。

3.1 會議信息發布管理

會務管理者登錄系統后臺，新建一個會議，設置會議標題和內容，上傳會議宣傳橫幅等。建好會議后，會議狀態默認是保存未發布，可根據需要設置會議欄目，如會議通知、會議日程、會議征文、會議注冊、推薦酒店、聯系我們等，會議欄目狀態也可以設置隱藏或發布，等會議相關內容都設置好后，才點擊會議發布，讓網站前端用戶能看到。

3.2 用戶管理

欲參會者可點擊網站上的注冊按鈕，進行用戶注冊。注冊以郵箱為賬號，系統向注冊郵箱發送驗證碼，注冊時需要輸入正確的郵箱驗證碼并確保注冊郵箱未被注冊過，才能完成用戶注冊。注冊成功后，系統會自動向注冊郵箱發送注冊成功通知。用戶注冊后，方可登錄系統，進行論文投稿或申請參會、修改密碼等。會務管理者登錄系統后臺后，也可以對注冊用戶進行管理，如注冊新用戶、刪除用戶、導出用戶信息等。使用郵箱驗證來進行用戶注冊，是為了確保注冊郵箱為用戶正常使用郵箱，以便后續通過郵箱聯系溝通，或通過郵箱重置用戶登錄密碼。

3.3 論文投稿管理

用戶登錄后，可向會議投稿論文，填寫論文標題、摘要、論文其他作者等信息，上傳論文電子版，然后提交完成投稿。投稿完成后，系統自動向投稿人和論文其他作者郵箱發送投稿成功通知。用戶可投稿多篇論文，查看論文投稿狀態。會務管理者登錄系統后臺，查看投稿論文列表，導出論文列表信息，下載論文文件。會務管理者將下載的論文文件匯總整理好，發送論文評審專家進行評審，根據評審返回結果，選擇對應的論文設置其狀態為入選或未入選，并向論文投稿者和論文其他作者郵箱發送論文入選或未入選通知。會務管理者還可以對有問題的投稿論文設置作廢或取消作廢。

3.4 參會申請管理

用戶登錄后，可申請參會，填寫參加申請信息，然后提交。會務管理者登錄系統后臺，查看參會申請列表，如用戶有論文入選會議，則自動將其參會類型標記為論文參會人。會務管理者登錄系統后臺，可設置參會申請用戶的參會類型（參會人、論文參會人、報告人），審核參會申請是否通過，導出參會申請信息。針對特殊用戶的參會申請，還可以設置為免費參會，跳過繳費步驟，直接填會議回執。

3.5 會議繳費、回執與開發票管理

用戶參會申請審核通過后，才可以進行會議繳費，繳費方式是通過調用學校的財務支付平臺接口來完成，可掃碼支付。繳費完成后，才能填會議回執和申請開發票。如果是論文參會者，則在填寫會議回執時，需要填寫入選論文編號。會務管理者登錄系統后臺，可查看和導出會議回執信息和開發票信息，了解和掌握這兩個方面的情況。也可以針對某個用戶上傳電子發票，系統自動發送用戶郵件電子發票下載鏈接，以供下載。

3.6 系統基礎設置管理

會務管理者登錄系統后臺，可以根據會議籌辦工作進展，設置關閉論文投稿、關閉參會申請、關閉開發票，最后關閉會議。新建或修改發送用戶的郵件模板，如用戶注冊成功郵件、用戶重置密碼郵件、論文入選郵件、論文未入選郵件等。預設參會人職稱類型列表供用戶申請參會時選擇填寫。預設推薦酒店列表供用戶填會議回執時選擇填寫。

4 結束語

學術會議會務管理系統建成投入使用后，一方面減輕了學院中國金融學年會籌辦工作的工作量，另一方面促使年會籌辦工作過程規范化、精細化，提升年會籌辦工作的效率和服務水平。同時，也推動學校學術會議舉辦管理的信息化發展。