《檔案館指南編制規范》的主要內容及相關問題探討

李晨光 王英瑋

摘要：本文系統介紹和分析了《檔案館指南編制規范》的內容，說明了其主要特點，明確了其理論價值與實踐意義，并對“年代”和“年度”的區分問題、修訂完善問題、檔案行業“推薦性標準”能否作為司法裁定依據等問題提出了相應的建議。

關鍵詞：檔案館指南 編制規范 體例結構 編制要求 司法裁定依據

Abstract：This paper systematically introduces and analyzes the content of the Compilation Standard of Ar？ chives Guide， explains its main characteristics， clarifies its theoretical value and practical significance， and puts forward corresponding suggestions on the distinction between "years" and "year"， the revision and improve？ ment， and whether the "recommended standards" of ar？ chives industry can be used as the basis for judicial adju？ dication.

Keywords：Archives guide；Compilation standard；Stylistic structure；Compilation requirement；Basis for ju？ dicial adjudication

1992年7月20日，國家檔案局發布了中華人民共和國行業標準DA/T3-92《檔案館指南編制規范》（以下簡稱《編制規范》）。編制組依據我國檔案館的實際，借鑒了《國家檔案館通用指南編制準則》和《亞洲史料指南》的編制經驗，確定了《編制規范》的體例結構。檔案館指南作為一種介紹和報道檔案館基本情況、館藏檔案和有關文獻的檔案檢索工具，在引導檔案用戶有效利用館藏檔案信息資源方面，具有非常重要的參考價值。本文在介紹《編制規范》內容的同時，進一步分析其主要特點與理論價值和實踐意義，并對其中需要改進的問題，提出改進建議。

一、《編制規范》的主要內容及其說明

除前言外，《編制規范》的內容主要包括6個部分，即主題內容與適用范圍、檔案館指南的編制原則、檔案館指南的結構、提示部分、正文部分、補充部分。

（一）“前言”的內容

《編制規范》的前言說明了該推薦標準的版式樣式及思想來源，并對檔案館指南的基本概念做了解釋。標準起草人采用了聯合國教科文組織的《國家檔案館通用指南編制準則》和亞洲史料指南地區協調會《亞洲史料指南》的版式樣式，并結合我國檔案館工作實際情況，編制了《編制規范》。《亞洲史料指南》是聯合國教科文組織以合同形式委托國際檔案理事會亞洲成員國編寫的一套介紹亞洲各國檔案史料的工具書，為國際社會各界研究亞洲問題提供方便條件。我國在20世紀80年代正式加入了國際檔案理事會，并派代表參加了第九屆國際檔案大會和《亞洲史料指南》的編寫工作。檔案館指南是全面介紹和報道檔案館基本情況、館藏檔案和資料內容，指導利用者查閱利用檔案、資料的工具書。

（二）“主題內容與適用范圍”的內容

《編制規范》的第一章“主題內容與適用范圍”，包括兩個條款，分別說明了標準的規定事項與適用對象。《編制規范》明確了該標準的規定事項包括檔案館指南的編制原則、結構、編寫細則等方面的內容。各級各類檔案館在編制檔案館指南時，都可以從自身實際出發，參照執行《編制規范》。

（三）“檔案館指南的編制原則”的內容

《編制規范》的第二章簡明地規定了檔案館指南的編制原則是“應做到內容全面、系統、準確、實用、文字簡潔”。所謂“內容全面”是要求檔案館指南的編寫者應當通過對館藏檔案實際情況的全方位了解，為讀者或利用者呈現出檔案館所藏檔案資源和資料資源的概貌，不能掛一漏萬，僅僅展現檔案館的部分資源情況，尤其是館藏特色資源的介紹更是必不可少，以便為廣大讀者或利用者提供切實的查閱利用館藏資源的工具書。所謂“內容系統”是要求檔案館指南的編寫者在介紹館藏資源時，應注意按照規范的體例結構和邏輯順序，有條理地介紹館藏檔案和資料等資源的內容。所謂“內容準確”是要求檔案館指南的編寫者應當實事求是地介紹和說明館藏資源的實際狀況，不能胡編亂造，更不能把尚未進館的檔案和資料納入介紹的內容之中，也不能忽略對相關檔案開放情況、利用條件的介紹。所謂“內容實用”是指檔案館指南的編寫者，應當切實考慮到讀者和利用者的需要，不能搞“千書一面”的籠統介紹，更不能讓讀者或利用者讀了指南后依然不清楚檔案館中究竟有什么檔案資源、有哪些在圖書館等單位看不到的資料。所謂“文字簡潔”是指檔案館指南的編寫者，應在語言文字、邏輯規范的運用上下足功夫，細致推敲，尤其是由多人參加編寫工作時，主編應當在通稿方面多做協調工作，及時發現和糾正一些編寫人員的煩瑣語言表達習慣。

（四）“檔案館指南的結構”的內容

《編制規范》的第三章，概要地提示了編寫檔案館指南的體例架構。檔案館指南通常應包括：“提示部分”，該部分主要由封面、扉頁、前言和目錄等4項內容構成；“正文部分”，該部分主要由檔案館的概況、館藏檔案介紹、館藏資料介紹等三項內容構成；“補充部分”，由索引、附錄、插圖等輔助查找和理解檔案館指南的內容構成。通過第三章對檔案館指南結構的說明，為該標準后面各章內容的展開，提供了一個相對完整的基本內容框架。同時，通過這一章的內容也為編寫者在檔案館指南的編寫大綱或方案的制定方面，提供了一個總體框架。

（五）“提示部分”的內容

《編制規范》的第四章，對檔案館指南“提示部分”應包含的具體內容事項，做出了詳細的說明。檔案館指南的提示部分主要包括“封面”“扉頁”“前言”和“目次”等4項。

“封面”應包括的提示要素有檔案館指南的題名、編著者、出版社；如果檔案館指南的厚度超過6厘米，則應在書脊上同時標示指南的題名和出版社的名稱。“扉頁”的提示要素有檔案館指南的題名、編著者、出版社、版本、出版時間等。“前言”的提示要素有編制檔案館指南的目的與作用、框架結構、使用方法、編著的簡要過程、參編工作人員，以及其他需要說明的問題等。編寫“前言”要言簡意賅，尤其是對編著過程的說明更應點到為止。“目次”主要起提示和輔助檢索、查找指南正文內容的作用，應準確展示“指南各章節的題目及其所在的頁號”。目次要另起一頁排版印制，不能緊接“前言”排印，并“單計頁號”（就是單獨對多頁目次進行編號，如可采用羅馬數字Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、Ⅳ、Ⅴ、Ⅵ、Ⅶ、Ⅷ、Ⅸ來編目次的頁號）。

（六）“正文部分”的內容

《編制規范》的第五章明確了檔案館指南正文部分應包括的內容，共分3節，其中包括“檔案館概況”“館藏檔案介紹”和“館藏資料介紹”。

1.檔案館概況

檔案館指南的“檔案館概況”應包括五個方面的內容，即檔案館基本情況介紹，“館藏檔案綜述”“館藏資料綜述”“匯編出版檔案資料情況”“利用工作綜述”等，如表1所示。

2.館藏檔案介紹

《編制規范》要求“館藏檔案依其實際整理、保管的體系為單位，對檔案數量、內容及其特點等分別進行介紹。”介紹的一般方法是：“按立檔單位整理保管的檔案，以全宗為單位介紹；按類別、項目等整理、保管的檔案，以相應的類別為單位介紹”。這里需要注意的是，這兩種介紹方法不能交叉使用，即對于一個立檔單位的全宗檔案既按照全宗介紹又按照全宗內檔案所屬的類別，把不同全宗的檔案中相同類別或相似類別的檔案，依其“共同的類別”進行重復性介紹。對于那些進館時不是按照全宗接收的，而是按照類別、項目接收的檔案“集合體”（《編制規范》稱為“非全宗形式檔案”），可以采用按類別、項目介紹的方法。

如果檔案館指南的編寫者想要利用者集中查找到相關類別或重要活動、突發事件、重大項目或事件的全部檔案信息線索，可通過編制“索引”（專題索引）的方式予以解決，并在檔案館指南的“補充部分”中呈現。

“館藏檔案介紹”的主要內容由兩部分組成，其中包括“全宗介紹”和“非全宗形式檔案介紹”。全宗介紹是檔案館指南的核心部分。《編制規范》明確了全宗介紹的編制方法，即“重要全宗一般要逐個介紹，非重要全宗可將職能、任務、性質相近的組合在一起綜合介紹；一些案卷數量少、利用率不高的小全宗，可只列入附錄中的全宗名冊，不做具體介紹。”在實際工作中，有的編寫者主觀地認為“職能就是職責”“職能分類法就等同于職責分類法”，所以在進行館藏檔案介紹時，把一個立檔單位的“職責”當成“職能”劃分標準來設置“類目”，造成“類目”數量繁雜、相關職能活動檔案信息分散等不良后果。其實，“職能”是指立檔單位或檔案形成者依法依規“能做什么”（能力）的資格和能力；“職責”是指立檔單位內部各個部門或從業者“應該做什么”的職務責任。通俗地講，“職能”就是說哪些事立檔單位“可以管，可以做”；“職責”就是“職務責任”（包括部門職責和個人職責），是從事職務行為應該承擔的責任，哪些事是必須做的，不做就會受到處罰。所以，在編寫“館藏檔案介紹”時，編寫者要通過分析有關機關、團體及其他組織的設立依據文件，來厘清其主要工作職能和輔助工作職能，而不能簡單地將立檔單位各個部門和人員承擔的具體職責作為類目。如果搞不清設置什么類目，或對類目的命名出現分歧時，編寫者可以查閱《中國檔案分類法》來統一思想和認識。最后關于“檔案的來源”如何撰寫，《編制規范》中應簡要說明“立檔單位機構沿革及職能任務”及其檔案的形成和流轉情況。

（1）全宗介紹的內容

《編制規范》對“全宗介紹的內容”給出了明確指向，如表2所示。

（2）非全宗形式檔案介紹

《編制規范》對“非全宗形式檔案介紹”的要求內容包括：非全宗形式檔案的名稱、檔號，檔案集中的簡要說明、主要檔案形成者（或主持單位）、職能，檔案數量與形成時間情況，非漢語文字和特殊載體檔案的情況，檔案分類、排列及檢索工具編制情況，檔案內容介紹的方法等。“非全宗形式檔案介紹的排列”方法，一般可按時序、重要程度，或參照《中國檔案分類法》的相關類目的排列方法進行。

3.館藏資料介紹

這部分包括：介紹要求，即逐類介紹對館藏檔案有重要補充作用的資料，一般性資料不做具體介紹；介紹內容，即資料的類目名稱與分類號，資料數量、起止時間及重要資料的編撰者；介紹方法，即一般可按資料的實際分類體系，結合資料涉及的問題（主題）等，介紹檔案館所藏資料情況。

（七）補充部分

《編制規范》的第六章明確了檔案館指南的補充部分應編寫的內容項目和編制方法。具體內容包括以下三個部分。

1.索引

檔案館指南中的“索引”是幫助利用者查找和利用館藏檔案、資料資源的一種輔助檢索工具，通常是對檔案館指南正文中“館藏檔案介紹”“館藏資料介紹”中重復出現的，但未集中呈現的歷史事件、人名、機構名、地名及專題名目等，予以集中的一種檢索工具。《編制規范》要求，在必要時可以按事件、人名、機構等編制索引。常見的檔案館指南中的索引種類包括：（1）人名索引，以人名為主線，采用姓氏筆畫或漢語拼音順序排列方式，分別指出其在指南中對應的頁碼；（2）機構索引，以機構名為主線，采用機構名首字的筆畫或拼音順序排列方式，分別指出其在檔案館指南中對應的頁碼；（3）事件索引，以事件名為主線，采用事件名首字筆畫或拼音順序排列方式，分別指出其在檔案館指南中對應的頁碼。

2.附錄

檔案館指南中的“附錄”是幫助利用者進一步了解館藏檔案全宗整體情況、檔案資料出版情況、館藏檔案形成單位相互關系情況、檔案開放利用的制度、歷史上各單位職官設置概貌、歷史紀年知識等，而提供的一種參考資料，通常是指附在檔案館指南正文之外與正文內容有關的文字、一覽表、對照表等參考性材料。《編制規范》明確了檔案館指南的主要附錄種類及其內容。其中包括：全宗名冊、檔案資料出版情況一覽表、館藏檔案形成單位一覽表、開放利用檔案規章制度、歷史紀年與公元紀年對照表、直觀圖（表）等。

3.插圖

用以表現館藏珍貴檔案、資料、館舍建筑及檔案館工作或重要活動場景的照片、圖形等，可以根據增強檔案館指南正文內容傳播力和感染力的需要，以插圖的形式（需要配以圖號和相應的文字說明）刊印于檔案館指南中。

二、《編制規范》的主要特點及其理論和實踐意義

《編制規范》自1992年發布以來，已經歷時30余載。回顧我國各級國家檔案館指南的編寫實踐經驗，我們不難發現其主要特點和理論與實踐意義。

（一）主要特點

就《編制規范》的內容及其實踐效果而言，它主要具有以下幾個主要特點。

1.邏輯性、整體性強。《編制規范》的內容始終堅持從總到分、從原則到方式、從一般到特殊的思維邏輯。這讓適用該標準的檔案館指南編寫者可以較為輕松地查找到相關規范要求與做法，充分體現了我國相關法律所要求的協調、統一、簡明的標準編制要求。

2.針對性、可操作性強。《編制規范》按照檔案館指南的一般邏輯架構，有針對性地翔實說明了這種工具書的編寫體例及各個組成部分應包含的必要事項和可選事項，并對其具體的實現方式和方法做出比較明確的規范。它使從事檔案館指南編寫工作的人員，能夠隨時依據該標準解決實際工作中的問題，有利于統一思想認識，避免因意見不統一而造成的內容錯亂等問題的出現。

3.開放性、國際接軌性突出。《編制規范》的三位編寫者，不僅對我國檔案館指南的編寫理論和歷史經驗進行了廣泛調查研究，而且從工作之始就注重與國際標準和區域性標準之間的對接，這無疑對該標準的整體設計思路和內容安排產生了積極的作用。

（二）理論價值與實踐意義

通過對《編制規范》的實際應用效果分析，我們認為它主要具有如下幾點理論價值和實踐意義。

1.進一步夯實了我國檔案管理理論的內容，豐富了檔案工具書編寫的規則、方法等方面的應用理論知識。從一定意義上講，《編制規范》的思想內容對推動我國檔案信息利用體系的建設，落實黨和國家的檔案開放政策和法律規定也起到了非常重要的作用。依據《編制規范》編寫的檔案館指南，在我國的檔案信息資源開發利用方面，已經發揮了良好的宣傳、引導、傳播，乃至主動推送利用者感興趣的館藏檔案和資料內容信息線索的作用。同時，各級各類檔案館依據《編制規范》編寫的各種檔案館指南，在客觀上切實擴大了檔案館的社會影響，宣傳了檔案館作為黨領導下的文化事業單位的貢獻和價值，對檔案開放政策和法律法規的宣傳與實現人民群眾對館藏檔案的“知情權”“信息權”等權利，也起到了至關重要的作用。

2.對我國各級各類檔案館編寫的檔案館指南，《編制規范》發揮了有效的實踐引導和規范作用，促進了我國檔案館指南工具書的整體編寫質量的提升。從該標準公布后所產生的實際應用效果角度分析，《編制規范》對統一各級各類檔案館指南的編寫要求、編寫體例、編寫方法、內容設計、突出特色等，均起到了非常突出的指導作用和“示范”作用。誠然，個別檔案館由于未能切實理解和適用《編制規范》的科學要求，主觀隨意地安排所編“指南”的內容，致使個別檔案館指南的編寫出現了質量不高、材料堆砌、詳略失當、內容組織邏輯混亂、文字煩瑣等瑕疵和問題。這也從反面證明了《編制規范》對檔案館指南編寫工作的必要作用。

三、相關問題及解決問題的建議

（一）“年代”和“年度”的區分問題及建議

《編制規范》中多次出現“年代”概念，如“3.4.2.3指南出版年代”“5.1.2.3檔案起止年代；館藏檔案形成的最早和最晚年代”“5.2.1.1d.全宗內案卷數量、上架排列總長度（m）、起止年代”“5.2.2 c.案卷（冊、袋、盒）數及其上架排列總長度（m），起止年代”“6.2.1全宗名冊：館藏全部全宗（全宗名稱需保密者除外），應按實際編號順序逐一列出全宗代號、全宗名稱、起止年代、案卷數量及其在指南中的頁號等內容”等。公元紀年每世紀中以十年為一個“年代”，如20世紀60年代，即1960-1969年；21世紀10年代，即2010-2019年。在編寫檔案館指南中，有時我們會習慣性地認為“年代就是年度或年份”，其實是不夠科學的。年度是指公元紀年中的一整年，在日常用語中一般又稱“年份”。因此，《編制規范》中對年代的用法是值得推敲的，建議修訂時將“出版年代”修正為“出版年月”或“出版年度”，如“1985年2月由某某出版社正式出版”，不能寫成“20世紀80年代由某某出版社正式出版”。凡是能夠準確標明具體日期的，最好不用模糊日期來標示。

（二）《編制規范》的修訂完善問題及建議

《編制規范》中很少出現舉例說明的條款，也在一定程度上影響了編寫者對其內容的準確把握。所以建議修訂時，應適當增加“具體示例”，以便幫助編寫者迅速準確地理解標準要求事項的準確含義。

由于時代的局限，《編制規范》中的一些條款的規定和要求，也應按照《中華人民共和國標準化法》（以下簡稱《標準化法》）的要求，進行適當調整和完善，以便更好地為各檔案館開展檔案館指南的編寫、修訂工作等，提供更具有新時代意義的標準指南。例如，應增加對檔案館檔案數字資源、紅色檔案資源、反映新時代中國特色社會主義現代化建設新成就的檔案資源、檔案信息共享平臺、檔案數據共享中心、愛國主義教育基地等方面新情況、新資源、新手段、新平臺、新設施的介紹，以便為現代檔案利用者提供更多的信息服務。

（三）檔案行業“推薦性標準”能否作為司法裁定依據的問題及建議

回顧我國檔案館指南的編寫工作歷史，我們發現一些檔案館指南的編寫者認為：《編制規范》是“檔案行業推薦性標準，可以執行也可以不執行”。其結果就是造成一些檔案館指南的編寫與《編制規范》所提出的相關要求不一致，質量不高的后果。那么，《編制規范》等檔案行業推薦標準是否可以作為各級檔案館的行為規范呢？檔案行業“推薦性標準”能否作為司法裁定的依據呢？

根據我國的《標準化法》規定，只有強制性標準是必須要執行的，國家鼓勵相關方采用推薦性標準。但需要注意的是：如果編寫檔案館指南的工作，是通過“委托合同”或“協議”等方式來實施的，還應依照《中華人民共和國合同法》（以下簡稱《合同法》）與《中華人民共和國民法典》（以下簡稱《民法典》）的規定要求來執行。我國《合同法》第六十二條規定，“當事人就有關合同內容約定不明確，依照本法第六十一條的規定仍不能確定的，適用下列規定：（一）質量要求不明確的，按照國家標準、行業標準履行；沒有國家標準、行業標準的，按照通常標準或者符合合同目的的特定標準履行”。這一規定表明，當合同相對人對合同約定存在不明情形時，可先以《合同法》的第六十一條的規定來執行，即“合同生效后，當事人就質量、價款或者報酬、履行地點等內容沒有約定或者約定不明確的，可以協議補充；不能達成補充協議的，按照合同有關條款或者交易習慣確定”。因此，當合同雙方當事人在合同履行質量方面產生分歧，且在相關合同或協議中已經明確規定承擔編寫檔案館指南應遵循《編制規范》的要求進行，又無法達成補充意見時，雙方可選用《編制規范》進行判定。值得注意的是：修訂后的《標準化法》（2017年）增加了“團體標準”。所以當缺乏國家標準、行業標準時，相關問題可依團體標準，作為合同或協議履行質量事項的判定依據。

《民法典》第五百一十一條規定“當事人就有關合同內容約定不明確，依據前條規定仍不能確定的，適用下列規定：（一）質量要求不明確的，按照強制性國家標準履行；沒有強制性國家標準的，按照推薦性國家標準履行；沒有推薦性國家標準的，按照行業標準履行；沒有國家標準、行業標準的，按照通常標準或者符合合同目的的特定標準履行。”《民法典》對標準適用的順位提出了更為明確的要求，即國家強制性標準—國家推薦性標準—行業標準。這就解決了《合同法》中未區分強制性標準和推薦性標準的問題，也解決了在國家標準和行業標準均有相關規定時的標準適用順位問題。在“依法治檔”的檔案治理時代，各級各類檔案館在編制檔案館指南等工具書的過程中，如果采取社會化服務的路徑來進行時，檔案館作為甲方，應在雙方同意的前提下，在合同和協議條款中明確是否按照《編制規范》等檔案行業標準來開展工作，這是解決問題較為合理的道路。誠然，檔案館作為檔案館指南的編寫主體，也應在制定編寫計劃時，先統一編寫思想，明確編寫規范和適用的檔案工作標準，以便在產生爭議時，當事方可以采取一致的判定尺度來解決問題，從而有效地保證檔案館指南的編寫工作效率和編寫質量。

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作者單位：1.北京環境特性研究所2.中國人民大學信息資源管理學院