基于OCR技術的企業移動報銷平臺建設方案

譚蓉

摘要：文章分析了企業財務報銷工作現狀，介紹了光學字符識別（Optical Character Recognition，OCR）技術的工作原理，將OCR技術引入企業移動報銷平臺的建設，對該平臺的建設目標、思路以及總體建設方案進行了梳理，進而在移動終端隨時隨地實現各種類型發票的掃描、識別、校驗、存儲、審批等一系列財務報銷業務流程。移動報銷平臺的建設使報銷人員提交發票報銷審批時不受時間、地點和辦公設備的限制，為企業在日常財務結算工作中提供信息化支持，提高了報銷效率，加快了企業辦公自動化發展進程。

關鍵詞：移動報銷；OCR技術；發票審批

中圖分類號：TP315

文獻標志碼：A

0 引言

隨著市場需求的不斷增加，制造型企業的科研、生產任務也不斷加大，財務報賬業務量的日趨增長及復雜程度使財務核算效率和準確性都受到了一定影響，同時也不同程度地影響著產品科研和生產進度，不利于企業的日常經營管理和高質量發展。進入信息化時代后，各類企業都不同程度地注重自身的信息化建設及發展，面臨復雜且多樣化的業務場景，有不少的管理信息系統應運而生，企業財務管理系統便是其中的一部分。然而越來越復雜的業務流程也為企業日常運營和管理工作帶來一定的困擾，比如企業各應用系統之間缺乏整體性，業務數據與財務數據難以實現協同共享，業務人員發票報銷流程復雜、難度大、地點受限等。因此，針對企業財務報銷業務流程，“零接觸”的財務報賬模式為企業財務工作的信息化建設及應用提供了新思路。

1 企業財務報銷工作現狀

在當前信息科技迅猛發展的社會中，各類企業都致力于辦公自動化系統的建設。然而，隨著企業規模的不斷擴大，傳統制造型企業仍然存在一些譬如合同、發票等各類紙質文件需要進行人工審核的情況。在企業日常管理工作中，發票報銷業務是財務工作的基礎，企業每天都有大量的紙質發票單據需要進行報銷，并且該項工作與員工自身的利益緊密相關，也涉及多個部門，這就使企業財務報銷工作顯得較為分散，辦理起來十分困難。在分散式管理的財務報賬模式下，從申請人報銷單據的填報、貼票，到財務會計審批、核驗的報銷流程不僅效率低下，而且耗費大量的成本，現有的財務管理系統愈發難以支撐流程復雜的業務類型^［1］。

為了降低業務人員在報銷單據信息填寫錯誤時產生的返工耗時風險，可透明化企業開支的電子發票逐漸被推廣使用。然而，電子發票的普及雖然可以連接企業內、外部財務信息，優化員工發票報銷流程，但是也存在多次打印、重復報銷的風險。因此，為縮短業務人員使用信息系統的時間并且提高工作效率，自動化識別電子發票內容并完成發票核驗成為企業移動報銷平臺建設的重點工作。

2 OCR技術基本原理

OCR技術是對通過使用照相機、掃描儀等移動硬件設備輸入的圖像資料進行處理、分析和識別，將圖像信息轉換為可被計算機記錄的圖像識別技術，即將圖像中的文字識別并轉換成為可以被編輯的文本內容。OCR技術的工作原理是先對捕捉到的圖像進行一系列如二值化、傾斜校正、平滑降噪的預處理，其次利用聚類、分割等算法對圖像中的文字形態特征進行分析和提取，之后再對目標區域進行字符識別，檢測其中的文字、圖像或者表格并識別內容，最后將識別結果輸出和存儲^［2］，其技術流程如圖1所示。

目前，OCR技術在我國的發展日趨成熟，應用場景也越來越廣泛，在眾多行業領域的信息提取業務中展現了極大的便利性和準確性優勢，如智慧停車場車牌號識別，作業批改，身份證、銀行卡、金融票據、財務報表等信息識別錄入等。OCR技術與傳統人工錄入的方式相比優勢較為明顯，不僅可以提高單據信息的結構化和報銷效率，降低人工填報的出錯率，還可以節省人力成本。為加快傳統制造型企業的轉型升級，多樣化的市場需求及智能移動終端的普及為OCR技術在企業財務報銷業務中的應用提供了發展機遇。

3 企業移動報銷平臺的搭建

3.1 移動報銷平臺建設目標及思路

當前財務報銷業務量在企業日常管理工作中占有較大的比重。隨著企業管理標準的不斷完善和規范化，財務報銷業務流程不僅涉及多種類型的審批角色，而且審批環節變得越來越復雜，審批效率也隨之降低。因此，針對企業發票報銷繁雜的問題，優化企業財務報銷工作業務流程，提高企業財務管理工作效率成為實現企業“業財一體化”建設的重點工作^［3］。為響應企業信息化發展戰略要求，使業務信息的處理更加高效和規范化，同時實現各項數據信息的高度共享，本文基于企業財務報銷的業務場景搭建了移動報銷平臺。該平臺能夠利用OCR技術自動識別各種類型的財務票據圖片后，對票面信息進行實時傳遞、存儲及發票審驗，最后通過對財務報銷審批流程的發起完成發票報銷。

企業移動報銷平臺建設的目的是使報銷人的提單時間、地點不再受限，簡化報銷流程，減少財務信息人工比對操作，提高票據入庫效率，有效解決傳統報銷模式的粘貼紙質發票、大批量發票信息人工錄入出錯率高、效率低下、審批時間長的問題，為企業財務結算工作提供信息化支持^［4］。

3.2 移動報銷平臺建設總體方案

3.2.1 發票識別

移動報銷平臺支持精準識別多種常見類型的發票，如增值稅專用發票、增值稅普通發票、增值稅電子發票、行程車票等，單張識別或者多張同時識別均可。

在移動端進行發票圖片或者PDF電子發票掃描時，通過OCR技術自動分類提取發票代碼、發票號碼、開票日期、校驗碼、稅后金額等版面基礎信息，與國家稅務局全國增值稅發票查驗平臺接口相關聯后，可對發票的真偽進行鑒別，核驗完成后向報銷人反饋票面信息及真偽驗證結果^［5］。發票識別失敗時會在移動端提示失敗原因，然后重新返回至發票掃描界面，而通過校驗的發票數據將自動保存在票據文件夾中。對于同一張發票而言，每個用戶或者整個報銷平臺只能識別錄入一張，不支持重復保存。

3.2.2 發票報銷

在移動端票據文件夾中，用戶可以按照票據類別、金額、開票日期等字段對發票進行高級檢索，還可以對“未報銷、報銷中、已報銷”這3種報銷狀態的發票進行分類查看^［6］。通過對“未報銷”狀態的發票選擇報銷操作可以發起報銷審批流程，該流程可由單張發票發起，也可將多張發票合并共同發起，發票狀態可以由用戶將“未報銷”手動批量變更為“已報銷”；正在報銷審批中的發票會暫時被鎖定，用戶無法進行任何操作，票面信息將自動回填至流程表單中，無需用戶手動填寫，待審批流程結束并通過審批后，該發票的狀態將自動變更為“已報銷”，報銷完成的發票無法被重復使用。具體報銷流程如圖2所示。

圖2 企業移動端發票報銷流程

用戶在移動端拍攝掃描發票，圖片格式或者PDF文件均可，利用OCR技術進行發票識別并驗真成功后將提取到的票面信息保存在票據文件夾中，此時票據文件夾中剛添加的發票的狀態呈“未報銷”狀態，其余的發票狀態可顯示為“報銷中”或“已報銷”。在票據文件夾中選擇“未報銷”狀態的票據發起特定的報銷審批流程，此時所上傳的票面信息會按照表單格式自動映射在表單控件列表中，當報銷人將自動填寫完成的審批表單提交后，發票報銷審批流程便正式發起，該流程會按照設計步驟依次往下一節點進行流轉^［7］。當該流程處在等待各層級負責人審批的過程中時，被選擇報銷發票的狀態一直顯示為“報銷中”，直至報銷流程審批通過后，發票狀態變更為“已報銷”。

3.2.3 發票審批

報銷人通過移動報銷平臺發起并跟蹤財務發票報銷審批流程，財務負責人和相關領導可以在移動端“個人待辦工作”中對報銷人所發起的報銷流程進行審批辦理。當審批未通過時，審批人可以進行審批意見的填寫并將該步驟退回至發起人，發起人重新提交發票報銷審批流程。流程審批結束后，審批人可以在“辦結工作”中對已經審批完成的流程表及內容進行查看，報銷人可以在個人的票據文件夾中對“已報銷”狀態的發票進行查看，待報銷人員收到財務支付的賬款后，該發票報銷流程辦理完成。

4 結語

移動報銷平臺是以解決企業當前財務報銷業務流程復雜、效率低下等問題而建設的，本文介紹了OCR技術的基本原理，基于企業當前的財務報銷工作現狀對移動報銷平臺的建設目標及方案進行了論述。為使財務報銷不受時間和地點的限制，利用OCR技術實現移動終端發票信息的掃描、識別及存儲功能，通過連接國票查驗平臺對發票真偽進行鑒別，進而實現財務報銷審批業務，在優化企業財務報銷業務流程、節省報銷人員時間的基礎上促進了企業財務管理的數字化轉型發展。

參考文獻

［1］羅躍成，楊名友，孫汝順.A企業基于財務共享的智能財務管理平臺構建［J］.財務與會計，2021（9）：77-80.

［2］左濤.基于OCR技術實現文字識別在不動產登記中的應用［J］.地理空間信息，2023（2）：133-135.

［3］王慧婷.基于OCR技術的智能報賬平臺設計與實現［D］.青島：山東科技大學，2020.

［4］劉寧波，李剛，張華強.基于OCR技術的發票自動識別校驗系統設計［J］.電腦知識與技術，2019（11）：6-7.

［5］賈巖.OCR技術在高校財務報銷工作中的應用［J］.中國管理信息化，2023（2）：88-90.

［6］王宗飛，郭建明.人工智能在高職院校財務中的應用研究［J］.工程技術研究，2021（13）：239-240.

［7］蘭天，鄧小云.人事部門使用OCR技術實現OA系統請假條匯總［J］.經濟研究導刊，2020（23）：73-74.

（編輯 王雪芬）

Construction scheme of enterprise mobile reimbursement platform based on OCR technologyTan Rong

（Information Center of Xian Huanghe Electromechanical Co.， Ltd.， Xian 710043， China）

Abstract： Analyze the status quo of the financial reimbursement of the enterprise， introduce the working principle of OCR technology， and introduce OCR technology into the construction of the corporate mobile reimbursement platform. It combed the platforms construction goals and ideas and overall construction plans， and then mobile the terminal will achieve a series of financial reimbursement business processes such as scanning， identification， verification， storage， and approval of various types of invoices anytime， anywhere. The construction of the mobile reimbursement platform enables the reimbursement personnel to submit invoices for reimbursement approval by the limit of time， place and office equipment， which provides information support for enterprises in daily financial settlement work， improves the efficiency of reimbursement， accelerates the development process of enterprise office automation development.

Key words： mobile reimbursement; OCR technology; invoice approval