煙草企業檔案管理與辦公自動化系統融合開發

趙青青 丁鋒

摘要：傳統的煙草企業檔案管理系統多以C/S架構搭建，常局限于局域網使用，不利于對接現代辦公自動化系統。文章以B/S架構代替傳統煙草企業檔案管理的C/S架構，針對煙草企業檔案管理和辦公自動化系統的特征，以MySQL搭建了融合性質的數據庫，以PHP網絡編程語言實現了檔案管理和辦公自動化系統的融合。

關鍵詞：煙草企業；檔案管理；辦公自動化；B/S架構；PHP語言

中圖分類號：TP311

文獻標志碼：A

0 引言

搭建辦公自動化系統是當前我國煙草企業信息化改革工作中的重點之一。如何利用好企業的檔案管理系統，為煙草企業的管理運營提供數據和信息支持是當前我國煙草企業檔案管理工作的重要課題。然而，傳統的煙草企業檔案管理大多以客戶機/服務器（Client/Server，C/S）的架構搭建而成。這種架構盡管技術成熟、響應速度快，但基本常用于局域網框架，對辦公空間、地域的限制較大^［1-2］。對于當前我國的煙草企業信息化改革工作而言，這種C/S架構搭建的企業檔案管理系統在與辦公自動化系統對接時常會受到地域的限制而無法直接通過一種客戶端完成信息、數據的對接工作。因此，本文基于B/S，MySQL，PHP等對煙草企業檔案管理與辦公自動化系統的融合開發進行分析，旨在促進煙草企業檔案管理系統與辦公自動化系統的連接，提高煙草企業信息化管理水平。

1 系統設計目標

1.1 總體設計目標

從總體來看，煙草企業檔案管理與辦公自動化系統的融合開發旨在對現有的煙草企業檔案管理平臺進行優化，提高檔案管理平臺的開放性和靈活性，以滿足辦公自動化系統的接入。在融合系統開發完成以后，一方面，要保證系統中兩部分所有數據的完整性、準確性等，系統的整體運轉要穩定、安全；另一方面，要保證檔案數據與辦公自動化系統融合以后的數據可以通過多個或單個數據表進行數據管理，以滿足融合以后關聯數據的儲存形式要求。

1.2 功能設計目標

從具體功能來看，煙草企業檔案管理系統與辦公自動化系統對接的方式通常包含標準接口鏈接、Excel數據交換鏈接兩種。在設計融合平臺的具體功能時，要保證平臺同時滿足兩種不同的鏈接形式。

1.2.1 標準接口鏈接

煙草企業檔案管理系統與辦公自動化系統常見的后臺數據標準接口鏈接方式為JDBC或ODBC等。在實際的系統融合平臺開發過程中需要實現這兩種不同接口程序的系統互通。在具體的標準接口鏈接模式中，首先，利用接口程序將煙草企業辦公自動化系統中的部分原始數據進行提取；其次，在煙草企業的檔案管理系統中建立對應的原始數據字段關系；最后，將辦公自動化系統與檔案管理系統中形成的對應關系錄入煙草企業檔案管理系統的數據列表。在兩部分系統鏈接過程中，平臺需要構建一個FTP服務器用于實現兩部分系統的標準接口鏈接。當兩部分系統設定好數據的存放路徑以后，平臺會將兩部分系統相關數據全部上傳至該FTP服務器。

1.2.2 Excel數據交換鏈接

以Excel數據的形式開展交換鏈接同樣是煙草企業檔案管理與辦公自動化系統融合的重要方式。在煙草企業原始的辦公自動化系統中，各下屬單位或部門有時在使用的開發軟件方面存在一定差異^［3］。采用Excel數據交換鏈接將會在很大程度上彌補不同系統之間因數據類型差別而帶來的數據交換問題。Excel數據交換鏈接的形式對系統類型的開放程度極高。因此，構建的融合平臺必須能夠實現將兩種部門系統數據的Excel轉化，從而使兩個不同系統可以在不進行統一接口標準化的情況下開展數據交換對接等。

2 系統融合平臺搭建

2.1 系統框架

選擇檔案管理與辦公自動化系統融合平臺開發工具時，設計人員除考慮系統設計目標需求外，還要考慮開發工具的整體成本。本文選擇免費的MySQL工具作為構建融合平臺數據庫的基本工具，選擇PHP網絡編程語言對融合平臺的FTP服務器腳本進行編寫。其中，MySQL工具相比其他數據庫語言具有多用戶、多線程、運算速度快等優勢；PHP網絡編程語言則具有可以跨平臺開發、開放性強、功能完善等優點。本文搭建的煙草企業檔案管理與辦公自動化系統融合平臺框架如圖1所示。

該框架基于B/S思路進行構建，主要包含了門戶層、應用層和數據層3部分。其中，門戶層由檔案查詢錄入界面、檔案數據辦公自動化應用界面及管理員界面組成；應用層則主要包括煙草企業檔案管理工作中所需的各類功能性系統，例如煙草企業生產檔案的管理系統、財務檔案管理系統、檔案借閱管理系統等；數據層主要指數據庫，包括煙草企業所有入檔檔案的原始數據等。

2.2 平臺工作流程

將企業檔案管理系統融入辦公自動化系統的根本目的是實現煙草企業檔案管理的分布式辦公，即打破傳統檔案管理受時間、空間等的限制，實現煙草企業檔案信息的即時性增、刪、改、查。煙草企業檔案管理與辦公自動化系統融合平臺的一般工作流程如圖2所示。

辦公自動化系統所形成的系統歸檔文件及其他數據將會分別通過應用系統接口和數據轉換的形式歸入MySQL檔案數據庫^［4］。MySQL檔案數據庫分別與全文檢索數據庫和檔案管理系統之間進行數據的雙向傳遞，檔案管理系統可以通過MySQL檔案數據庫對煙草企業的原始數據進行收集整編、管理、開發利用；而全文檢索數據庫則直接提供信息服務，對接辦公自動化系統。辦公自動化系統通過信息服務模塊得到的數據均為可視化形式，不需要再進行復雜的篩選、歸檔等。

3 系統主要功能實現

3.1 數據對接功能

煙草企業檔案管理系統與辦公自動化系統的數據對接包含標準接口鏈接和Excel數據交換鏈接兩種形式，是兩種系統進行融合的關鍵環節。該環節借助FTP服務器和PHP網絡編程語言進行搭建，如圖3所示。

數據對接模塊工作時，辦公自動化系統終端及其形成的各類型文件會通過客戶端數據接口和用戶數據傳輸功能等進行上傳。系統借助PHP網絡編程語言連接FTP服務器完成數據上傳的部分核心代碼及融合平臺對JDBC和ODBC數據進行相互轉化的部分關鍵代碼如圖4所示。

3.2 融合平臺的安全性設計

在煙草企業完成檔案管理系統和辦公自動化系統的融合以后，需要著重解決系統的用戶權限等問題^［5］。因此，融合平臺的安全性設計極為關鍵。本文根據煙草企業不同檔案保密性質差異設計了一種三級權限審核流程。第一級權限審核為煙草企業使用辦公自動化系統的各生產、人力資源、財務部門等的主管審核，主管具有首次申請駁回的權限；第二級權限審核為檔案管理工作人員的直接審核，同樣可以決定是否駁回某一人員、某一次的系統作業權限申請；第三級權限審核為檔案管理主管人員，具有最終的權限作業申請決定權。三級權限審核模式能夠盡可能保證融合以后系統的權限歸屬能夠科學、公平，保證融合系統的穩定運營。

4 結語

煙草企業的信息化建設要求企業檔案管理系統與辦公自動化系統實現融合。本文針對傳統C/S架構檔案管理系統多用于局域網等問題，結合B/S架構、MySQL、PHP等對煙草企業檔案管理系統和辦公自動化系統的融合進行分析，通過一體化平臺的建設實現了兩種系統之間的數據轉換和連接等。

參考文獻

［1］伍志新，宋偉，劉景娜.醫院檔案管理系統與辦公系統的對接實現［J］.微型電腦應用2022（5）：186-187，195.

［2］王筱倩．辦公自動化系統與辦公自動化和檔案管理系統優化整合模式研究［J］.中國新通信，2019（14）：60-61.

［3］張娟．檔案管理自動化系統的實現路徑［J］.微型電腦應用，2019（3）：90-92.

［4］楚熙婷，王芝飛.信息化教學背景下職業本科公共英語教學改革的思考［J］.辦公自動化，2022（6）：62-64.

［5］張楠，孫偉.基于OAIS的高校數字檔案管理平臺設計方案［J］.現代信息科技，2018（3）：147-149.

（編輯 王雪芬）

Integrated development of tobacco enterprise archive management and office automation systemZhao Qingqing， Ding Feng

（Guizhou Tobacco Company Southwest Guizhou Branch， Xingyi 562400， China）

Abstract： The traditional tobacco enterprise archives management system is mostly built with C/S architecture， which is often limited to the use of local area network， which is not conducive to the docking of modern office automation system. In this paper， B/S architecture is used to replace the traditional C/S architecture of tobacco enterprise archives management. According to the characteristics of tobacco enterprise archives management and office automation system， MySQL is used to build a fusion database， and PHP network programming language is used to realize the integration of archives management and office automation system.

Key words： tobacco enterprises; archives management; office automation; B/S architecture; PHP language