數字檔案管理系統分布式總體結構模型的設計

摘 要 為提高數字檔案管理的效率 文章提出了基于分布式物聯網檔案管理系統的設計 通過系統模塊化設計能夠實現文件的恢復 保存 傳輸 共享和連接設置 并且 使用多系數多項式與內部填充可實現數據塊分離處理與數據可擴展性 利用仿真研究 文章方法在對海量檔案文件處理過程中存在一定的優勢 仿真結果驗證了系統的實用性與有效性

關鍵詞 數字檔案管理 模型設計 分布式結構

中圖法分類號tp311? ?文獻標識碼a

隨著大數據、物聯網與數字化技術的不斷發展，數字化檔案管理也在持續發展。然而，在數據量不斷增加的背景下，網絡安全問題也日益凸顯，為數字化檔案管理帶來一定挑戰。通過物聯網中的分布式系統或者設備實現數字化檔案信息的聚合，從而使檔案管理效率得到提高［１］ 。但是，計算機節點數據在不斷增加，因此聚合數字化檔案大數據要求大容量的存儲系統。為了充分展現物聯網服務器計算能力，要在分布式服務器中收集分布數據。另外，網絡攻擊和隱私泄露也會導致數字化檔案管理存在威脅。在數據安全中，不同加密算法與策略通過密鑰實現集群數據的加解密。但是，由于可用性與復雜性，密鑰管理使物聯網存儲系統更加麻煩。因此，本文提出了一種新型安全可擴展物聯網檔案的管理系統［２］ 。

１ 系統需求分析

檔案管理系統可以為檔案室工作人員提供更多的便利，為了響應相關部門信息化的需求，要創建滿足檔案管理制度的系統，以及科學操作流程，還要能夠適應互聯網發展的需求。為實現此目標，實現數字檔案管理系統的設計，主要包括。

（１）文件管理。為了使用戶對檔案管理日常需求得到滿足，利用數字化技術能夠方便檔案文件的錄入。用戶能夠以需求查閱檔案材料，通過管理人員實現檔案文件的準確、真實鑒定，也就是文件錄入、查閱、審核、借閱等。因為檔案的密級等級不同，查閱人員要有權限后才能夠查看，所以系統要統一化管理用戶信息與權限，保證合理安全地使用檔案資料。

（２）數據管理。在錄入檔案文件后，為了保證數據可用性、有效性與一致性，數據管理要實現檔案數據備份，還要使業務人員掌握檔案情況，設計單機數據報表。因此，數據管理模塊的功能包括生成單機數據、數據恢復、備份等［３］ 。

（３）用戶管理。其一，系統管理員。能夠實現系統規劃和功能模塊管理，對用戶權限級別合理設定，保證系統日常運行；其二，檔案評審員。評審人員利用系統實現資料綜合鑒定和審核；其三，數據庫管理員。實現數據資源的維護和整理，還能夠對數據庫進行備份［４］ 。系統管理員用例圖如圖１ 所示。

２ 系統設計

２．１ 系統模塊設計

２．１．１ 檔案收集

各個業務部門構成檔案，此檔案信息在業務管理信息系統或者個人電腦中存儲，也可以通過紙質的形式在部門內部存儲。在收集檔案的過程中，系統要和內部系統辦公集成，從而實現自動集成公文信息，并且支持用戶進入系統對電子文件進行上傳。該模塊使用ＳＯＡ 結構集成方式，保證檔案信息歸檔收集。公文集成歸檔使用數據庫中間表和ＳＯＡ 技術實現，公文檔案信息通過審批單、檔案點子原文、條目信息構成，檔案條目信息使用ＸＭＬ 封裝［５］ 。

２．１．２ 預歸檔管理

通過部門檔案員和檔案館接收員所開展的歸檔準備工作，主要包括簽收登記歸檔人員所提交的紙質歸檔文件，對檔案信息條目進行登記，以實際需求實現紙質歸檔原文掃描和上傳電子文件。另外，還能夠提供檔案刪除回收站，從而避免出現誤刪數據的問題。文件登記的實現如圖２ 所示。

其一，控制層。Ｒｅｃｏｒｄ Ｒｅｇｉｓｔｅｒ Ｐｒｅ Ａｃｔｉｏｎ 指的是Ｓｔｒｕｔｓ２ 控制類，對文件級信息維護、案卷級信息維護和項目級信息維護等操作； 其二， 業務邏輯層。

ＩＲｅｃｏｒｄ Ｒｅｇｉｓｔｅ Ｐｒｅ Ｓｅｒｖｉｃｅ 為接口類能夠對文件、案卷和項目基本信息維護接口進行定義。用戶進入文件登記是以用戶所授權的權限查詢對數據節點進行分析，實現數據節點操作欄功能點實現權限控制［６］ 。

２．１．３ 立卷歸檔

檔案在完成預歸檔整理后，通過在文件庫和檔案庫中轉移，從而生成組卷、檔案等業務活動。此模塊能夠為預歸檔人員提供入檔案庫的操作，實現多個條目合并組合。在數據轉移中能夠通過立卷規則的信息，無需每次實現著錄項操作。

（１）控制層。ＩＲｅｃｏｒｄ Ｒｅｇｉｓｔｅ Ｐｒｅ Ｓｅｒｖｉｃｅ 能夠查詢案目錄、卷內目錄等，對是否存在立卷規則的關系進行查詢，整理檔案后入庫，插入相應案卷級、項目集和文件級的數據，對相應數據進行更新和計算［７］ 。

（２）業務邏輯層。ＩＰｉｇｅｏｎｈｏｌｅ Ｓｅｒｖｉｃｅ 能夠定義數據節點獲取模塊錄入字段數據的集合，以數據節點得到模板全部數據集合等實現類。

在操作方式方面，立項歸檔能夠支持２ 種類型：整理入庫就是文件庫中檔案信息單條在檔案庫指定數據節點中轉移；立卷入庫就是將文件庫的檔案條目構成卷案，在指定案卷目錄中轉移。

２．１．４ 統一檔案管理

根據數據管理平臺使各渠道檔案的統一存儲與管理，針對接收電子檔案實現維護、分類與整理，并開展統計功能、報表打印，主要功能為。

（１）檔案數據管理。針對各渠道收集的檔案信息，在檔案管理中心創建數據庫對信息進行存儲，并且針對電子檔案進行規范化處理后在文件夾集中上傳。另外，還應對收集的元數據進行信息補充著錄、分類和標引，創建原文數據和元數據的關聯與數據庫關聯。根據檔案管理需求，實現遷移檔案數據。以電子檔案ＯＣＲ 對文本信息進行識別，創建全文索引數據庫，并將其上傳至全文索引數據庫中。

（２）借閱管理。檔案管理人員能夠對檔案實體流通開展計算機輔助管理，包括催還管理、歸還管理和借閱登記。借閱管理實現用戶到檔案部門的計算機目錄檢索，從而使借閱實體檔案管理和登記。檔案管理人員對用戶網上預約申請進行處理，系統能夠對用戶權限自動判斷，確定是否借到；歸還管理能夠實現借閱用戶歸還檔案的管理與登記；催還管理能夠根據時間、檔案、人員與部門等條件對過期檔案進行統計。

（３）網上利用管理。通過此功能，可以實現電子檔案的網上管理，權限控制能夠對用戶針對電子檔案的網上權限控制，包括打印權限、下載權限和瀏覽權限等。跟蹤與監督能夠對在線檔案用戶的使用檔案情況進行監督，還能夠對用戶的歷史使用日志進行跟蹤。

利用統計能夠統計檔案的利用情況，包括實體檔案的網上利用與借閱統計的檢索統計。以上統計能夠以檔案、部門、時間與用戶等條件統計。檔案統計能夠實現基層單位與檔案館中庫存量的統計，檔案館能夠對各個基層單位的檔案庫進行匯總。根據檔案門類、保管期限實現信息統計輸出，檔案館管理人員利用此功能對基層單位檔案管理工作進行監督。

人員統計能夠使檔案管理人員對人員登記，以登記信息統計檔案人員情況。統計范圍為單位，也可以是檔案館。

（４）報表管理。能夠為全部需要打印輸出的表格內容實現定制，使檔案管理人員能夠按照實際需求修改報表格式和目錄。以自定義報表的格式和統計項實現新報表的創建，包括報表制作、報表模板管理、統計項管理［８］ 。

２．１．５ 信息發布平臺

信息發布平臺屬于檔案管理平臺統一化的綜合性信息發布機制，對信息安全進行保證，對檔案用戶提供個性化、一站式的檔案查詢服務。信息發布平臺包括互聯網、政務網２ 種發布平臺，以不同安全、網絡需求在平臺上發布數據。在政務網發布的過程中，不會對數據進行物理遷移，發布的過程就是使發布平臺的信息數據在檔案管理中心數據庫中鏈接；互聯網利用介質實現物質拷貝，使發布信息在互聯網發布平臺數據庫中拷貝。

２．２ 數據庫設計

以系統需求實現設計，然后通過系統架構設計提煉系統架構，最終得出管理系統的數據表。因為系統表可自定義，所以在開放設計過程中需配置數據表，若沒有配置表，則無法進行鑒定。用戶數據表設計如表１、表２ 所列。

３ 系統功能實現

３．１ 文件錄入

文件錄入包括批量掛接和數字化加工。文件錄入流程如圖３ 所示。

３．２ 安全檢索

全文檢索包括關鍵詞檢索和索引創建，電子文件利用上傳等方式進入系統，然后通過系統創建索引［９］ 。安全檢索界面如圖４ 所示。

４ 結束語

本文系統在實際應用過程中能夠為檔案管理產生社會效益，推動檔案管理的數字化進程，提高檔案管理人員的系統工作能力，降低開發設計成本。未來，期望能夠在現有階段成果的基礎上進一步學習，提升開發能力，使系統具備實用化的優勢。

參考文獻：

［１］ 王岳，王明杰，李文杰．基于物聯網的數字檔案管理系統設計與實現［Ｊ］．信息技術，２０２２（１）：１５８?１６２．

［２］ 高立慧，賈慕云，李瑾，等．港口企業數字檔案管理系統研究與應用［Ｊ］．中國檔案，２０２１（５）：６２?６３．

［３］ 張爽．電子病歷無紙化歸檔系統的設計與實現分析［Ｊ］．數字通信世界，２０１９（１２）：８４．

［４］ 李哲．探討電廠數字化檔案管理系統的設計與實現［Ｊ］．科學與信息化，２０２１（１）：１４２．

［５］ 高俊全．數據挖掘系統的設計與實現研究———以中醫病案為例［Ｊ］．黑龍江科技信息，２０２１（２）：１０５?１０６．

［６］ 王偲璇．“云存儲”背景下的電子檔案長期保存管理系統設計［Ｊ］．網絡安全技術與應用，２０２２（３）：７３?７４．

［７］ 李靈雪，房開乾．涉密數字檔案管理系統安全保密方案總體框架設計［Ｊ］．辦公自動化，２０１８，２３（１３）：５０?５２，５８．［８］ 楊強，查鳳華，胡心宇．面向長期保存的核電企業數字檔案信息管理平臺設計［Ｊ］．北京檔案，２０２２（９）：３７?３９．

［９］ 黃寧．基于分布式架構的高校檔案數字化信息系統的設計與實現［Ｊ］．科技資訊，２０２２，２０（２１）：１?４．

作者簡介：

米堯勇（１９７１—），研究方向：檔案管理。