如何做好檢驗(yàn)檢測(cè)工作中的合同評(píng)審

【摘要】本文從實(shí)驗(yàn)室合同評(píng)審的重要性、合同評(píng)審的種類(lèi)和注意事項(xiàng)、評(píng)審步驟、評(píng)審結(jié)果的保存和修改等方面入手，對(duì)合同評(píng)審中的關(guān)鍵步驟進(jìn)行了描述，希望能夠使檢測(cè)機(jī)構(gòu)實(shí)施有效的合同評(píng)審工作，更好的服務(wù)檢測(cè)過(guò)程。

【關(guān)鍵詞】合同評(píng)審；評(píng)審種類(lèi)；評(píng)審步驟；注意事項(xiàng)

【DOI編碼】10.3969/j.issn.1674-4977.2023.02.049

How to do a Good Job of Contract Review in Inspection and Testing Work

XU Hui

（Shaanxi Energy Quality Supervision and Inspection Institute，Xian 710054，China）

Abstract：This paper starts from the importance of laboratory contract review， contract review types and matters for attention，review steps，the preservation and modification of the review results， and describes the key steps in the contract review，hoping to enable testing institutions to implement effective contract review work，better service testing process.

Key words：contract review；review the types；review the steps；matters needing attention

近幾年，隨著我國(guó)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)市場(chǎng)的逐步規(guī)范，國(guó)家市場(chǎng)監(jiān)督管理總局于2021年6月1日出臺(tái)了《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)監(jiān)督管理辦法》，并于2021年4月2日對(duì)《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定管理辦法》進(jìn)行了修訂，預(yù)示著國(guó)家進(jìn)一步規(guī)范和加強(qiáng)管理檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的決心，更好地發(fā)揮其公正檢測(cè)職能，服務(wù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的目的。因此檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)更有效的服務(wù)社會(huì)首先要滿足《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》中關(guān)于合同評(píng)審的要求，同時(shí)實(shí)驗(yàn)室應(yīng)建立和保持評(píng)審客戶要求、標(biāo)書(shū)和合同的程序[1]。

1合同評(píng)審的重要性

合同評(píng)審是開(kāi)展檢驗(yàn)工作的前提和基礎(chǔ)，是在滿足客戶需求的條件下，對(duì)實(shí)驗(yàn)室能力的全面評(píng)估，雙方一經(jīng)簽訂，就具有法律效力。首先，作為向社會(huì)提供檢測(cè)服務(wù)的第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)，為客戶提供檢測(cè)服務(wù)前，必須與客戶充分溝通、達(dá)成一致后方能開(kāi)展檢測(cè)服務(wù)，檢測(cè)合同的簽訂可降低雙方在實(shí)施過(guò)程產(chǎn)生的糾紛和誤解。其次，合同評(píng)審中涉及的諸多細(xì)節(jié)關(guān)系著數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、合理性、報(bào)告用途，后續(xù)處理等。很多機(jī)構(gòu)由于不重視合同評(píng)審，造成的風(fēng)險(xiǎn)后果比比皆是。因此，合同評(píng)審作為各類(lèi)檢驗(yàn)的第一步，既要統(tǒng)領(lǐng)全局，又要面面俱到。

2合同評(píng)審的種類(lèi)

2.1根據(jù)樣品獲取方式分為兩大類(lèi)

2.1.1樣品由委托方提供的檢驗(yàn)合同的評(píng)審

此類(lèi)合同的樣品通常由客戶或企業(yè)提供，無(wú)涉及樣品抽取環(huán)節(jié)，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)只負(fù)責(zé)對(duì)送檢樣品的質(zhì)量進(jìn)行檢測(cè)并出具檢測(cè)報(bào)告或檢驗(yàn)報(bào)告。檢驗(yàn)性質(zhì)屬于委托檢驗(yàn)。

2.1.2樣品由檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)根據(jù)工作實(shí)施方案抽取的合同評(píng)審

此類(lèi)合同的委托方可以是客戶、企業(yè)、政府部門(mén)，根據(jù)各自需求不同由檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)對(duì)整批次樣品進(jìn)行抽樣檢測(cè)并出具檢驗(yàn)報(bào)告。整個(gè)方案實(shí)施前雙方應(yīng)就工作開(kāi)展具體涉及的時(shí)間、項(xiàng)目、付款等因素簽訂服務(wù)合同，方可實(shí)施，具體抽樣方法根據(jù)不同產(chǎn)品國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。檢驗(yàn)性質(zhì)有委托檢驗(yàn)、專(zhuān)項(xiàng)檢查、監(jiān)督抽查等。

2.2根據(jù)樣品或檢驗(yàn)數(shù)量、頻次等的復(fù)雜程度分為兩大類(lèi)

2.2.1常規(guī)類(lèi)樣品的合同評(píng)審

這類(lèi)樣品主要為日常檢驗(yàn)檢測(cè)的機(jī)構(gòu)的評(píng)審工作，一般由具體業(yè)務(wù)接待部門(mén)指定專(zhuān)人根據(jù)客戶要求經(jīng)過(guò)洽談，完成檢驗(yàn)合同評(píng)審。

2.2.2復(fù)雜的、特殊類(lèi)的合同評(píng)審

這類(lèi)合同通常涉及面廣、項(xiàng)目種類(lèi)多、周期較長(zhǎng)、報(bào)告復(fù)雜、涉及金額大，因此評(píng)審一般由業(yè)務(wù)受理部門(mén)負(fù)責(zé)人組織相關(guān)技術(shù)、設(shè)備、財(cái)務(wù)等部門(mén)共同參與，從技術(shù)、法律、財(cái)務(wù)、時(shí)間等方面的細(xì)節(jié)問(wèn)題逐一評(píng)審，最終決定是否承接或如何承接并形成評(píng)審合同。

3合同評(píng)審的注意事項(xiàng)

1）確認(rèn)合同評(píng)審涉及的內(nèi)容符合國(guó)家法律、法規(guī)、行業(yè)相關(guān)規(guī)定，遵循資質(zhì)認(rèn)定、實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可的要求，確保國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的有效性和一致性；

2）實(shí)驗(yàn)室應(yīng)與客戶充分溝通，確保客戶的需求和期望得到充分理解，并確認(rèn)雙方在對(duì)合同條款理解中的一致性；

3）明確客戶要求，包括客戶檢驗(yàn)檢測(cè)項(xiàng)目、使用方法、分包項(xiàng)目、完成時(shí)間、檢驗(yàn)費(fèi)用、樣品運(yùn)輸過(guò)程、檢驗(yàn)報(bào)告情況、檢驗(yàn)樣品處理方式等方面要求；

4）檢測(cè)機(jī)構(gòu)是否具備滿足檢驗(yàn)要求的資格、能力和資源；雙方在合同上理解的任何差異，應(yīng)在實(shí)驗(yàn)室活動(dòng)前得到解決；

5）當(dāng)客戶要求針對(duì)檢測(cè)作出與規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)符合性的聲明時(shí)，應(yīng)明確規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)以及判定規(guī)則[2]；

6）每項(xiàng)合同應(yīng)被實(shí)驗(yàn)室和客戶雙方接受；客戶要求的偏離不應(yīng)影響實(shí)驗(yàn)室的誠(chéng)信或結(jié)果的有效性。

4合同評(píng)審的步驟

4.1基本信息評(píng)審

包含委托單位、生產(chǎn)單位、聯(lián)系方式、產(chǎn)品名稱(chēng)、樣品規(guī)格、樣品數(shù)量等。此信息由委托方提供，委托方要保證信息的真實(shí)有效，必要時(shí)要提供材料依據(jù)；由檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)現(xiàn)場(chǎng)取樣的雙方也應(yīng)該現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)簽字，必要時(shí)可以電子資料留存。

4.2客戶需求評(píng)審

檢驗(yàn)時(shí)限、檢驗(yàn)項(xiàng)目、報(bào)告?zhèn)鬟f方式、檢驗(yàn)依據(jù)、檢驗(yàn)方法、客戶提供的資料包括抽樣記錄單、單位介紹信、委托書(shū)、企業(yè)資質(zhì)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。這些項(xiàng)目雙方評(píng)審時(shí)共同參與，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)根據(jù)自身能力授權(quán)范圍進(jìn)行評(píng)估，達(dá)成共識(shí)。其次，對(duì)于產(chǎn)品檢驗(yàn)項(xiàng)目中有時(shí)限要求的要根據(jù)樣品特性進(jìn)行單獨(dú)討論，比如煤炭檢測(cè)中全水分項(xiàng)目檢測(cè)不能超過(guò)24小時(shí)，力爭(zhēng)采樣完畢后在時(shí)限要求內(nèi)完成檢測(cè)，否則該項(xiàng)目作廢。方法選擇中，如果客戶自己選擇的方法，過(guò)期、不合適時(shí)應(yīng)實(shí)驗(yàn)室應(yīng)當(dāng)予以提醒客戶，并推薦使用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或最新標(biāo)準(zhǔn)；

4.3樣品評(píng)審

樣品包裝、樣品儲(chǔ)運(yùn)、樣品量、樣品存查等信息。其中很多特殊樣品包裝和儲(chǔ)運(yùn)環(huán)節(jié)與檢測(cè)數(shù)據(jù)息息相關(guān)，因此關(guān)鍵步驟一定要明確[3]。

例如煤炭、礦石等大宗散裝產(chǎn)品，除了正常檢測(cè)外，還有樣品制備環(huán)節(jié)，并且根據(jù)采樣基數(shù)的不同可采樣品量也是相差甚大，很多遠(yuǎn)距離輸送是不現(xiàn)實(shí)的，因此就需要在采樣現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行縮分處理，因此要預(yù)估和評(píng)審現(xiàn)場(chǎng)試驗(yàn)用樣品的預(yù)處理量、現(xiàn)場(chǎng)試驗(yàn)設(shè)備和場(chǎng)地問(wèn)題；其次儲(chǔ)運(yùn)回實(shí)驗(yàn)室的樣品量和粒度，運(yùn)輸途中要確保包裝密封，散裝產(chǎn)品出現(xiàn)漏樣，則樣品作廢。其次樣品包裝要與產(chǎn)品特性相符。

例如汽柴油樣品的取樣要注意避光處理，否則會(huì)影響組分的測(cè)定；其次，對(duì)樣品有特殊要求的在樣品保管存查環(huán)節(jié)應(yīng)作出明確規(guī)定，例如微生物實(shí)驗(yàn)室的溫度、濕度、無(wú)菌環(huán)境等；高壓高溫有毒樣品的防爆、防霉、防火等條件。

另外，對(duì)于樣品檢驗(yàn)余樣、備查樣的存儲(chǔ)時(shí)間等也要根據(jù)實(shí)驗(yàn)室管理體系和客戶的特殊要求進(jìn)行提前規(guī)定，對(duì)于家電等不破壞產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)的樣品如果涉及檢驗(yàn)后樣品的退還，也應(yīng)提前明確；對(duì)于客戶送樣如果樣品量不夠標(biāo)準(zhǔn)檢測(cè)要求，無(wú)存查樣品的也要予以聲明。

4.4檢測(cè)能力評(píng)審

包括人員是否滿足檢測(cè)要求、儀器設(shè)備及配件是否滿足要求、試驗(yàn)用標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)、環(huán)境條件、標(biāo)準(zhǔn)方法、檢驗(yàn)時(shí)間是否充分、分包等信息。

實(shí)驗(yàn)室在自身能力范圍，確定是否能使用CMA或CNAS標(biāo)識(shí)，客戶是否要求加蓋標(biāo)識(shí)；其次，若涉及客戶送樣添加了干擾劑，用標(biāo)準(zhǔn)方法在規(guī)定時(shí)間內(nèi)無(wú)法得出結(jié)果等例外情況的，則實(shí)驗(yàn)室應(yīng)做檢測(cè)結(jié)果偏離的處置和聲明；對(duì)于涉及分包的，如果有，需要寫(xiě)在合同里，明確哪些樣品的哪些項(xiàng)目交給哪個(gè)分包方來(lái)做，實(shí)驗(yàn)室要優(yōu)先選擇具有資質(zhì)的實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行分包，并收集分包實(shí)驗(yàn)室的資質(zhì)證書(shū)及附表并通知客戶，并在報(bào)告頁(yè)中明確分包的項(xiàng)目和分包實(shí)驗(yàn)室的信息，待客戶同意簽字確認(rèn)后再實(shí)施分包[4]；其次，當(dāng)不確定度與檢測(cè)結(jié)果的有效性或應(yīng)用有關(guān)或客戶的指令中有要求，或當(dāng)不確定度影響到對(duì)規(guī)范限度的符合性時(shí)，檢測(cè)報(bào)告中還需要包括不確定度的信息[5]。

4.5其他需要評(píng)審的內(nèi)容

1）檢測(cè)費(fèi)用評(píng)審，包括檢測(cè)項(xiàng)目費(fèi)用、抽樣費(fèi)用、現(xiàn)場(chǎng)試驗(yàn)人工費(fèi)用、現(xiàn)場(chǎng)樣品處理及場(chǎng)地租用費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用等。其中，抽樣費(fèi)用、現(xiàn)場(chǎng)試驗(yàn)人工費(fèi)用因素要充分考慮所抽產(chǎn)品的距離遠(yuǎn)近、抽樣數(shù)量、抽樣人員數(shù)量、抽樣所在城市的消費(fèi)水平等綜合因素；

2）實(shí)驗(yàn)室是否要求觀摩，若需要，允許適當(dāng)進(jìn)入實(shí)驗(yàn)室相關(guān)區(qū)域，在實(shí)驗(yàn)室人員陪同下見(jiàn)證與該客戶相關(guān)的實(shí)驗(yàn)室活動(dòng)；若涉及實(shí)驗(yàn)室隱私的，還需簽訂保密條框；

3）合同的有效期限，雙方的權(quán)利和義務(wù)、異議復(fù)議期、違約處置、付款方式、保護(hù)雙方機(jī)密等必要的聲明和承諾。合同的有效期限主要是在滿足客戶需求的時(shí)間內(nèi)，實(shí)驗(yàn)室要充分考慮到從雙方溝通、合同評(píng)審、樣品抽取、項(xiàng)目檢測(cè)、報(bào)告形成全過(guò)程，由于對(duì)于可能發(fā)生的不可抗力里導(dǎo)致的違約也應(yīng)提前明確原因、責(zé)任、賠付等細(xì)節(jié)，例如疫情封控、國(guó)內(nèi)外能源環(huán)境變化等特殊情況等。

4.6合同簽署確認(rèn)

以上評(píng)審內(nèi)容實(shí)驗(yàn)室與客戶雙方可以根據(jù)服務(wù)項(xiàng)目的難易程度選擇，對(duì)于常規(guī)單一內(nèi)容合同，由檢測(cè)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)受理部門(mén)人員與送樣客戶共同溝通評(píng)審后，雙方簽字確認(rèn)后即可實(shí)施，簡(jiǎn)單特殊情況可請(qǐng)示業(yè)務(wù)部門(mén)主管或技術(shù)負(fù)責(zé)人確認(rèn)即可。

對(duì)于服務(wù)內(nèi)容涉及廣泛、規(guī)模數(shù)量較大、包含特殊項(xiàng)次多、不可控因素多、涉及環(huán)節(jié)復(fù)雜的，需要由業(yè)務(wù)受理部門(mén)組織技術(shù)負(fù)責(zé)人、檢測(cè)中心、市場(chǎng)部門(mén)、設(shè)備中心、技術(shù)質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部共同評(píng)審并會(huì)簽，待未盡事宜全部解決并會(huì)簽完成后方可實(shí)施。

5合同評(píng)審的保存和修改

整個(gè)合同評(píng)審中要保存完整的評(píng)審記錄。評(píng)審中涉及的記錄主要包括委托檢驗(yàn)合同、重大合同評(píng)審記錄、客戶委托書(shū)、證明材料、分包合同、分包方資質(zhì)報(bào)告等。此外除了實(shí)驗(yàn)室管理要求評(píng)審中涉及的證明、資料等記錄外，還應(yīng)該包括要求、標(biāo)書(shū)與客戶溝通和討論記錄、服務(wù)客戶記錄、偏離合同通知記錄、合同變化和修改記錄等。

所有記錄由評(píng)審組織部門(mén)負(fù)責(zé)保管，并負(fù)責(zé)將評(píng)審結(jié)果傳遞到相關(guān)檢驗(yàn)檢測(cè)、審批部門(mén)和操作人員。對(duì)于日常單一委托的合同也可以隨報(bào)告副本一并保存歸檔。

對(duì)于合同在執(zhí)行期間因委托方的要求發(fā)生變化或?qū)嶒?yàn)室在執(zhí)行合同中發(fā)生了不可抗力需要修改合同時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行同樣的合同評(píng)審步驟，對(duì)于修改內(nèi)容，評(píng)審組織部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知客戶或?qū)嶒?yàn)室操作人員，并保留傳遞和通知記錄。

6結(jié)語(yǔ)

合同評(píng)審工作作為檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室工作的第一步，應(yīng)在檢測(cè)實(shí)施初期審慎評(píng)估，爭(zhēng)取做實(shí)做細(xì)工作。一份完善的合同，既能保證雙方利益的最大化，也是保障檢測(cè)合同有效實(shí)施的前提和為客戶服務(wù)，為社會(huì)提供應(yīng)盡義務(wù)的有力保障。因此，實(shí)驗(yàn)室要加強(qiáng)合同評(píng)審人員的培訓(xùn)，增強(qiáng)意識(shí)，更好地服務(wù)社會(huì)。

【參考文獻(xiàn)】

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【作者簡(jiǎn)介】

徐輝，女，1980年出生，高級(jí)工程師，碩士，研究方向?yàn)槊禾抠|(zhì)量管理。

（編輯：李鈺雙）