新時代高校檔案管理工作研究
——以山西大學檔案管理為例

文/山西大學檔案館 閆江濤；山西電力職業技術學院 郭瑞

高校檔案是指高校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。隨著數字技術時代的到來，傳統的檔案管理模式已不能滿足現代的需求，將傳統的管理模式向數字化、數據化管理模式轉變已是大勢所趨。檔案數字化建設既要考慮信息時代的要求，又要充分利用現有檔案的信息和物質基礎。只有及時轉變工作思路，才能使檔案工作更好地服務于高校發展、服務于每位教職工和每位同學，提高檔案利用效率。東部、中部地區高校檔案工作在信息和大數據技術的加持下，對高等教育發展的服務能力更加凸顯。山西省受地域、資金等因素的限制，檔案管理理念落后，管理模式滯后，服務能力不足，與發達地區的高校在檔案管理和服務能力方面拉開了較大的差距。本文以山西大學為例，通過實地調查，分析檔案管理的現狀與存在的問題，為提高檔案管理水平和服務能力，順應數字化時代檔案工作發展需求提供對策。

一、山西大學檔案館管理概述

山西大學檔案館的前身為1965年山西大學根據省檔案局要求建立的山西大學檔案室，主要對文書檔案進行整理、登記，重點保存上級文件、本校文件及部分學籍檔案。1988年，檔案工作劃歸行政，檔案室成為校長辦公室的內設機構；1992年，山西大學開始籌備設立檔案館工作；1993年5月，山西大學檔案館成立，為處級建制，由副校長直屬分管；2011年，省編辦、省教育廳對高校機構編制進行核定，山西大學檔案館成為學校的教輔機構，負責學校綜合檔案、干部人事檔案、學生人事檔案、“山西大學校史展”“姚奠中藝術館”等的服務管理工作，也是永久保存和提供學校檔案利用服務的重要職能部門。

山西大學檔案館現設有綜合檔案科、教工檔案科、檔案編用科、學生檔案科、數化智信科5個科室。檔案館館藏檔案達10多萬卷（件），分為黨群、行政、教學、科研等13個一級類目。為進一步規范學校檔案工作，結合需求，制定了《山西大學檔案管理辦法》《山西大學綜合檔案管理辦法》《山西大學學生人事管理辦法》和《山西大學教工檔案管理辦法》等規范。提高了檔案管理規范化、制度化、科學化，有效保護和利用檔案，更好地為學校教育、教學工作服務，充分發揮檔案在教育與管理服務中的作用。

山西大學檔案館的各類檔案資源以傳統的紙質檔案為主，數字化檔案資源較少，大部分檔案人員的工作是對各類檔案進行分類、整理、鑒別、保管等。現代科學技術已經滲透到高校管理的各個領域，傳統的檔案管理模式已不能適應新形勢的發展所需，數字化集成已成為檔案建設的一項重要任務。因此，探索檔案資源、檔案系統的數字化，改變現有檔案管理模式向數字化轉型勢在必行。

二、檔案數字化管理實地調研

（一）調研概述。山西大學檔案館的檔案數字資源系統是“南大之星”，從1990年開始投入使用。其檔案管理模式正在向數字化轉型，本文從現有檔案類型、檔案系統、人員配置三個方面闡述，如表1所示。

表1 檔案管理系統內容

1.檔案類型。主要有教學、科研、人事、名人、建筑等檔案，其中教學、科研、名人、建筑檔案僅供內容人員查閱。此外，教學、科研檔案利用最為頻繁，其中人事檔案總計有檔案資源3000多萬份，其中200萬份紙質檔案已轉換為數字化，其余眾多檔案資源正向數字化資源轉換。檔案的改造工作由第三方公司進行掃描，山西大學檔案館負責向第三方公司提供技術標準，各類檔案文件已做備份。數字化檔案類型包括照片、視頻等，物品包括獎杯、字畫等，其文件格式主要是JPG和PDF。其中，有11萬至12萬份紙質檔案是中華人民共和國成立后收集的，20世紀30～50年代的檔案較少。除了書畫對外開放外，大部分檔案都不對外開放。

2.檔案系統。通過使用已有的掃描儀、相機、錄音機等設備將已轉為數字化的資源應用到檔案系統中，通過檔案系統實現數字化資源的接收與存儲，該系統主要起保存、憑證的作用。檔案系統的安全級別較高，涉及的機密文件單獨保存，但是存在無法加密的問題。軟、硬件系統基本功能齊全，但相關利用技術還不夠完善，僅起到簡單的接收、存儲作用。現有數據庫系統主要包括：學生獲獎成績檔案庫、個人信息數據庫、教師學業成就數據庫。系統的維護通過外包托管信息中心進行，每年維護一次，對檔案系統內的數字化資源進行分類、整合、鑒別、銷毀。總而言之，“南大之星”檔案管理系統，在各個方面還有很大的提升空間。

3.人員配置。目前，館內有20名左右的檔案工作人員，但與檔案相關專業的人員較少。現任職的工作人員整體專業性偏低，檔案工作人員專業匹配度低。現有的檔案管理工作人員大部分只負責傳統形式的檔案管理，如檔案分類、整理、歸檔、移交等工作，檔案數字化的能力普遍偏低。

（二）現存問題。筆者通過對山西大學檔案館檔案管理模式進行實地調研發現，檔案管理工作在數字化轉型與數字化資源建設方面較為落后，現有數字化檔案資源較少，缺少檔案管理專業人員儲備，具體問題如下：

1.檔案數字化資源及利用程度低。第一，全文數據庫建設內容少。山西大學檔案館僅對部分檔案實現了全文數據庫建設，如學生獲獎成績檔案庫、個人信息數據庫、教師學業成就數據庫等。還有大部分只是建設了目錄數據庫，缺少相應的數字資源內容。第二，已有檔案資源利用率低。由于眾多檔案資源僅面向內部提供，檔案資源開發程度較低且利用局限。僅有較少部分檔案被利用，也僅限于教學、科研、人事等。甚至有些檔案資源因未實現數字化，利用率低，不足以發揮檔案應有的價值。目前的檔案管理工作僅局限于材料的收集、整理和保存，檔案的編研成果少、形式單一、研究層次較淺。眾多檔案僅限于紙質檔案，數字化的檔案資源較少，檔案數字化程度低不利于檔案資源的深度開發，無法發揮檔案應有的價值。

2.檔案數字化系統投入不夠重視。第一，缺少數字化核心設備。現有檔案數字化設備僅有掃描儀、單反相機、錄音機，缺少服務器、存儲器等核心設備。檔案數字化設備資源不足以支撐大版面的紙質檔案數字化轉型。第二，缺少檔案核心系統。山西大學檔案館沒有屬于自己的檔案數字化核心系統，僅是購買、使用“南大之星”的檔案系統，且對檔案數字化方面的資金投入低，對檔案數字化設備投入的重視程度不夠。第三，檔案管理系統維護缺失。檔案系統維護僅一年一次，周期較長，不利于檔案系統的合理建設與利用，不利于檔案資源、檔案安全的實時維護與監測。

3.檔案管理人員隊伍建設不合理。首先，缺少檔案專業的人才配置，檔案管理人員的專業性較差。其次，在現有的檔案管理人員中，缺乏對檔案管理工作人員的專業知識與專業技能的培訓。檔案管理工作人員缺乏相應的專業知識與專業技能，無法推動檔案數字化的發展進程，加上檔案管理人員年齡結構不合理，人員年齡集中在40歲以上，不能緊跟時代潮流與時代所需調整工作結構與工作方式，不具備開發創新思維適應現代檔案工作的能力。

三、提升檔案管理數字化轉型對策

檔案管理模式要順應時代發展、應變時代所需，轉變管理思想與管理模式，建設數字檔案，充分利用現有檔案資源和技術，為提升檔案管理、規范教學活動、為師生提供優質的檔案資源服務、發揮檔案價值奠定基礎。

（一）提升檔案管理人員的檔案數字化資源利用意識。檔案管理人員的檔案數字化資源利用意識決定了檔案工作的發展方向，影響著檔案工作的前進進程。提升檔案管理的規范化，力求各種材料符合檔案規范和檔案標準，確保各級檔案機構向檔案館移交的材料完整、齊全并及時歸檔。從檔案資源數字化的重要性、檔案資源數字化的價值、檔案資源數字化的實踐方向著手，讓每位檔案工作者深刻意識到數字檔案資源的重要作用以及挖掘價值，充分開發數字化檔案資源，合理利用，發揮其價值，提高檔案人員對檔案數字資源的利用意識，促進檔案管理工作效率的提升。

（二）建立數字化檔案管理系統。數字化檔案管理系統的建設不僅需要硬件設備的支持，還需要軟件條件的支持。硬件設備包括大量的數據庫，軟件條件涉及時間、人員、成本等。數字檔案系統的建設為檔案工作者進行日常管理、檔案收集和查詢提供了便利，也提高了經濟效益和辦公效率。從軟體設備和人力資源兩方面著手，檔案數字化的過程需要大量的人工成本，如：文件借閱、目錄數據準備、拆解裝訂、頁面修剪、文件掃描、圖像處理、圖像存儲、索引等。與此同時，該過程還需要專業的技術人員、人才培養、招聘等也需要消耗一定的成本。對于軟件設施，大量的數據存儲需要使用服務器。其次，數字檔案還需要進行裁剪、調整失真、糾偏、去污、圖像拼接、切邊等處理。此外，還需要使用專業的圖像、PDF處理軟件，如表2所示。

表2 模擬數據庫建設

其中，建設的數據庫管理系統中包括學生學籍檔案數據庫、教師及科研檔案數據庫、個人信息數據庫等。通過建立科學的、規范的檔案數據庫，規范檔案管理體系，完善檔案管理制度，完善數字化檔案管理系統，使數字化管理系統得以合理充分利用。

（三）調整檔案管理人員結構，建設專業化檔案管理隊伍。實現檔案管理模式的轉變，提供高效優質的服務，管理人員的專業素養尤為重要。首先，完善人員結構，引進年輕優秀的檔案管理人員，尤其是具備檔案專業背景的專業人員，提高檔案管理工作的專業性。其次，引入具備文學專業知識、計算機專業知識、歷史專業知識、IT技術等的復合型人才，為檔案管理的編研工作、信息化建設、數字檔案文化產品開發、建設數據庫等儲備必要的專業人才。加大檔案資源開發利用力度，加強與學校相關學院的合作，充分利用館藏資源，開發具有山西大學檔案文化特色的檔案資源。

四、結語

高校檔案管理是一項非常重要的工作，管理水平的高低對檔案合理開發與利用有著重要的影響。傳統的檔案管理模式工作量大且效率低，不能夠提供優質高效的檔案服務。運用信息化技術手段管理檔案，利用互聯網技術提供優質的檔案服務。為實現檔案管理的數字化，首先，需要建立完善科學、規范、符合實際的管理制度。其次，要引進信息化專業人才，建立相應的數據庫，采用多種技術手段收集、存儲數據；再次，檔案管理的信息化建設是一項長期、艱巨的過程，需要在實際工作中不斷摸索改進。最后，招聘各類檔案專業管理人員，提高整體管理水平，更好地服務于學校、服務于社會。