基于ESIA法對基層國有企業收文管理的優化研究

文/中國電力工程顧問集團西南電力設計院有限公司 劉鳳丹

一、研究背景及意義

公文管理是基層國有企業對上匯報工作、對下部署任務、對外溝通交流的重要載體，也是商洽工作、處理事務的重要工具。在基層國有企業中，大量日常管理工作的開展依賴于上級下發的各類文件，很多工作的部署需要以上級單位發布的指導意見、方案為基本指南。基層國有企業在與客戶、供應商、合作伙伴的交流過程中，客戶的需求、商洽交流安排，也需要通過收文管理系統進行流轉。將收到的各類文件快速傳遞到對應的執行部門，加強執行情況的跟蹤督辦，推動措施的盡快落實，對于基層國有企業更好地完成日常管理和市場經營具有重要意義。

二、ESIA法及其應用簡介

ESIA法是企業流程再造的重要理論分析工具，主要是運用ESIA方法，對現有流程進行梳理、分析、優化和改進。在流程再造的過程中，主要采取清除（Eliminate）、簡化（Simply）、整合（Integrate）、自動化（Automate）等方法，精簡流程中的非增值、無效環節，調整核心增值活動。本文通過對基層國有企業收文管理流程的系統性分析，指出基層國有企業收文管理的基本流程及存在的問題，通過消除、簡化、整合和自動化等手段，提出改進收文管理流程的優化建議。

三、基層國有企業現行收文管理概述

基層國有企業收文管理一般包括簽收、登記、審核、分辦、擬辦、批辦、承辦、傳閱、催辦、歸檔等流程。基層國有企業的收文流程主要存在以下問題：

（一）收文管理流程復雜。部分基層國有企業收文管理的流程較為繁瑣復雜，收文傳遞層級較多，滯后于現代企業需要快速響應、馬上辦理的需求；針對需要緊急辦理的收文，層層傳遞消耗大量時間，難以迅速傳達給直接辦理人。

（二）未通過系統登記簽收文件。個別基層國有企業各部門將收到的公文通過企業微信、即時通信工具等發至辦公室總文書，總文書通過多種途徑接收公文，在收文數量較大時，容易造成簽收遺漏、登記不及時、部門第一經手人無法及時跟蹤收文等問題。

（三）系統自動化較低。部分基層國有企業的收文管理系統還停留在初步電子化的階段，尚未進入數字化發展階段，需要手動錄入收文登記相關信息、人工催辦公文辦理進度、人工歸檔收文等，大量的重復性工作消耗了公文管理人員的時間，降低了公文運轉效率。

（四）文書人員的工作能力和素質對公文管理影響較大。在系統自動化程度較低的情況下，登記的準確性、流轉的及時性、催辦的有效性很大程度上依賴于部門文書人員的個人素質。如果部門文書人員態度積極，工作認真負責，則公文流轉順暢、辦理事項能夠及時傳達到位；如果部門文書人員工作敷衍，責任心不強，可能會造成收文流程停留過長，延誤辦理時機。

（五）催辦不及時。在大部分基層國有企業中，催辦工作主要由部門文書人員完成。但是由于部門文書多為兼職人員，除公文流轉外，還需兼顧大量的綜合事務，在經手文件數量較多的情況，很容易出現催辦不及時的情況。此外，因為領導工作繁忙，部分文書人員擔心催辦過多影響領導工作，從而減少催辦次數，影響公文處理進展。

四、基層國有企業收文管理流程的優化建議

針對收文管理流程，可以結合企業發展戰略和管理模式，充分考慮各類型收文管理實際運行情況，采用ESIA法對收文管理各環節進行價值分析，通過優化設計，取消原有收文管理流程中非增值、無意義的步驟，整合、簡化繁瑣的環節，固化有價值的、必不可少的流程環節，提高流程的自動化水平，促進收文流程高效流轉、工作部署盡快落實、管理事項順利辦結。具體分析過程如圖1所示。

圖1 收文管理優化流程

（一）清除（Eliminate）。清除主要是在分析流程價值的基礎上，清除非增值、非必要環節。針對收文管理流程，可以清除以下環節：1.清除部門文書傳遞環節。大多數基層國有企業的收文信息化流程是在原有傳統人工收文流程的基礎上建立的，不少企業還保留了部門文書的角色，由部門文書人員負責收文流程傳遞。在基層國有企業普遍使用收文管理系統的基礎上，建議按照ESIA法，清除部門文書流轉文件環節。原有的文件傳遞工作由收文管理系統完成，由當前辦理人選擇下一環節辦理人，直接流轉收文，提高公文流轉效率。2.清除擬辦環節。基層國有企業是直面市場的一線企業。結合企業收文數量、管理實際和公司領導辦事風格，可以清除擬辦環節，由公司領導直接對分管領域的收文作出批示，減少擬辦環節的協調工作，提高公文流轉效率，增強指示的權威性，促進辦理事項盡快落實。3.清除非涉密文件的紙質文件傳遞環節。針對非涉密紙質公文，應消除將紙質文件人工送達辦公室的環節。第一收件人應將紙質文件掃描成電子文檔，在收文管理系統登記流轉，提高公文流轉效率，實現數據“多跑路”，員工“少跑腿”。4.清除點擊預覽的操作環節。對收文待處理頁面進行優化，進入到待處理公文流程界面，系統自動在頁面右側顯示公文正文具體內容，消除預覽才能查看文件的環節，提升員工體驗。5.清除點擊結束的操作環節。對操作流程進行優化，主辦部門直接處理人點擊辦理，則視為流程的單項分支節點結束；不再設置總結束結點，當所有待處理人處理完畢，流程自動結束。

（二）簡化（Simply）。主要是對復雜流程進行簡化。可以通過簡化表格、并行流程、明確關鍵、縮短時間等手段對收文管理流程進行簡化：1.簡化公文處理界面。將本部門內收文處理意見顯示在突出位置，其他部門處理意見默認折疊，方便待處理人員查看本部門領導批示意見。2.簡化批辦到承辦的環節。可以由總文書按照領導的批示同時送主辦部門和協辦部門，將原有“批辦—主辦—協辦”的串行流程，簡化為“批準—主辦/協辦”的并行流程，縮短從批辦到協辦環節的流轉時間，方便協辦部門及時知曉協辦任務，開展相關工作。3.明確收文主辦部門。針對需多個部門協同辦理的公文，尤其是上級下達的新任務，或者部門職責劃分不明確的任務，均應明確主辦部門。在后續催辦過程中，緊緊抓住主辦部門這個“牛鼻子”，避免部門之間出現“踢皮球”現象，影響公文辦理進展。4.簡化傳閱環節。對于僅需傳閱的文件，標簽設置為傳閱，通過系統實現一鍵全員傳閱或相關人員傳閱，簡化部門內和部門之間傳遞的環節，提高傳閱的速度。5.縮短處理時間。不同類型的公文，辦理花費時間不一致，可以在分析企業現有不同類型收文處理時間的基礎上，和主辦部門進行充分溝通，按照縮短20%～30%處理時間的原則，設置不同類型收文的辦理時限，并將辦理時間和公文考核相掛鉤，提高整體收文處理效率。6.簡化審核環節。辦公室整理發布收文審核要點，由各部門收文第一人對照要點對收文進行初審，若不符合規范，直接退回來文單位，減少各部門將公文傳遞至辦公室后，辦公室審核后不符合規定再退回的情況。

（三）整合（Integrate）。針對流程或任務，把多個環節或者任務整合為一個環節。可以通過整合收文管理中部分流程進行優化：1.整合簽收、登記環節。可以將簽收和登記整合為一個節點，由企業各部門在簽收的同時，通過系統登記收到的公文，確保公文簽收登記及時，無遺漏、無重號。2.整合外部收文和內部收文。為提高企業員工的使用體驗，可以將企業外部發來文件和企業內部部門間發文整合成一個模塊，通過標簽區分內部收文和外部收文，設置統一的待辦列表，減少員工在不同模塊或者系統之間切換所消耗的時間。3.優化分辦環節。分辦環節對于提高流程效率具有十分重要的作用。對于需要辦理的公文，按照辦理時限和重要性程度，可分為特急且重要、加急且重要、非緊急但重要、特急但非重要、加急但非重要、非緊急且非重要，針對不同類型的文件設置不同的提示顏色，通過系統整合，將重要且緊急的公文顯示在待辦收文列表的頂端，確保能夠引起經辦人的重視并及時辦理，避免重要的文件淹沒在大量的待辦文件中，延誤辦理進程。4.整合公文批示常用模板。根據企業現有公文管理運行情況，整合公文批示常用模板，供公司領導、部門負責人、員工選擇，減少公文批示環節輸入意見時間。5.整合收文管理流程附件。針對收文管理中一個文件含有多個附件的情況，通過系統設計，可以一鍵打包下載所有文件，縮短處理人員下載公文的時間。6.關聯收文管理系統和任務管理系統。通過數字化設計，將收文管理系統和任務管理系統相關聯，經辦人可以將收文添加到自己的任務列表中，方便經辦人隨時查看待辦文件任務。7.整合單次操作。針對傳閱文件，待處理人員可以一次選擇多個文件，進行批量已閱操作，從而減少點擊已閱按鈕的工作量。

（四）自動化（Automate）。流程自動化主要是實現任務的自動化。可以通過收文臺賬信息自動采集、自動催辦等對收文管理流程進行優化：1.建立靈活性更高、兼容性更強的收文管理系統，通過先進的數字化手段，實現收文管理的數智化發展。2.收文臺賬信息自動采集。在登記環節，通過數字化手段，在上傳電子文件的同時，由系統自動抓取標題、文號、成文日期、來文單位、密級、緊急程度等信息，自動生成收文日期。3.自動催辦。對于需要辦理的公文，設置自動催辦提醒，針對不同緊急程度的文件，設置不同的自動催辦節點，通過系統自動催辦，減少人為催辦的工作量，實現全方位催辦無遺漏，多次自動催辦促落實。4.自動標記。針對需要辦理的文件，當直接處理人辦理完結后，將流程狀態標記為完成，方便總文書及時查看收文辦理進度。5.自動歸檔。電子文件辦理完成后，通過數字化手段，自動提取歸檔所需信息，實現在線自動歸檔。既減少了人工歸檔的工作量，又實現了收文管理從簽收到歸檔的全生命周期管理。6.支持語音識別轉化成文字版批示意見。為縮短填寫公文審閱意見的時間，可在收文管理系統中開發語音輸入后一鍵轉文字功能，方便公司領導、企業員工處理收文。7.自動統計。通過系統設計，讓收文管理系統能夠自動統計收文數量及各部門辦理公文的平均耗時，方便公文管理考核。

五、結語

通過ESIA法對基層國有企業收文管理的一般環節進行了系統性分析，利用清除、簡化、整合、自動化等手段，對收文管理信息化流程進行再造，有利于提高基層國有企業收文的流轉效率，助推基層國有企業的管理質效提升。為實現收文管理流程的持續優化，提出以下建議：1.持續改進收文管理流程。基層國有企業應定期對收文管理流程進行梳理和評估，根據企業發展戰略和管理模式對收文管理流程進行適應性調整，使收文管理流程與管理模式更加匹配，更有利于日常管理工作的開展。2.加大收文管理的數字化投入。基層國有企業應加快數字化轉型步伐，開發或引入先進的、靈活性強的收文管理系統，用先進的數字化手段代替重復性的人工操作，實現收文管理流程的高度自動化，使收文流轉渠道更加暢通。3.增強收文管理系統與其他辦公系統的融合度。將收文管理系統與任務管理系統、數字檔案館相關聯，提高收文管理數據的利用價值。4.重視內部用戶的體驗。基層國有企業應重視員工的使用體驗，在充分調研員工需求的基礎上，對收文管理系統流程及界面進行優化設計，讓員工使用起來更舒心、更順暢。5.提高員工的公文處理能力。基層國有企業應強化全體員工的數字化辦公能力，注重提高全體員工對收文管理流程的理解和執行能力。只有每位員工都將收文處理作為自己的責任，收文管理系統運轉才會更加高效。