互聯網時代科技檔案管理模式的創新思維及實踐路徑研究

文/河北省科技創新服務中心 段彬彬

互聯網時代科技檔案管理模式的創新是一個長期而復雜的過程，需要不斷地實踐和探索。在實踐中，要注意遵循規律和積累經驗，逐步完善相關的制度和機制，以保障科技檔案的安全有效管理。

一、互聯網時代科技檔案管理模式的特點

（一）數字化管理。數字化存儲技術，是將檔案資料以數字的形式進行存儲，包括數字圖像、數字文本、數字音頻、數字視頻等，能夠大大降低傳統紙質檔案的管理成本和復雜度，提高數據的可靠性和安全性；同時能實現檔案信息的共享和交流，方便不同機構、不同地區的檔案管理部門之間進行信息共享和協作，提高檔案管理的效率和準確性。此外，數字化管理模式還可以實現在線查詢、在線閱覽等功能，方便公眾獲取檔案信息。將檔案資料以多媒體的形式進行展示，為用戶提供更加生動、直觀的體驗，使檔案更具有文化價值和教育意義。數字化管理模式可以利用人工智能、大數據等技術進行檔案管理和分析，提高檔案管理的效率和準確性，例如，可以通過自動化處理、數據挖掘等技術，實現對檔案信息的快速分類、索引和檢索。可以采用多種安全保障措施，保證檔案信息的安全性，例如，采用數據備份、數據加密、權限控制等措施，防止檔案信息被惡意攻擊或非法訪問。

（二）網絡化服務模式。1.在線查詢服務，用戶只需要在互聯網上輸入關鍵詞或者具體查詢條件，就可以查詢到相應的檔案信息。2.在線閱覽服務，用戶可以在互聯網上閱讀數字化的檔案信息，不用再到實體檔案館進行查閱，可以節約實體檔案館的人力和空間資源。3.在線咨詢服務，用戶可以通過互聯網向檔案館提出咨詢問題，檔案館工作人員可以通過互聯網進行回復，為用戶提供更為便捷的咨詢途徑。4.在線預約服務，用戶可以在互聯網上預約實體檔案館的檔案查閱服務，減少用戶在實體檔案館等待的時間，提高用戶的使用效率。5.在線申請服務，用戶可以通過互聯網申請檔案復制、借閱等服務，方便用戶進行申請，減少實體檔案館的工作量。

（三）信息化技術的應用。數字化是互聯網時代科技檔案管理模式的一個重要特點，數字化技術可以將實體檔案轉換為數字化的檔案信息，并將其存儲在電子設備中。這種方式可以方便用戶進行查詢和閱覽，減少實體檔案館的存儲和保護成本；數據庫技術是互聯網時代科技檔案管理的核心技術之一，可以將數字化的檔案信息進行分類、組織、管理和檢索，提高檔案管理的效率和準確性；云計算技術是互聯網時代科技檔案管理的一項重要技術，可以將數字化的檔案信息存儲在云端服務器中，提高數據的可靠性和安全性，同時也可以方便用戶進行在線查詢和閱覽；數據挖掘技術是互聯網時代科技檔案管理的另一個重要技術，數據挖掘技術可以分析和挖掘檔案信息中隱藏的規律和知識，為檔案管理提供更加精準的支持；大數據技術是互聯網時代科技檔案管理的新興技術之一，可以處理海量的檔案信息，提取有價值的信息和知識，為檔案管理提供更加全面和精細的支持。

（四）數據共享。互聯網時代的科技檔案管理模式具有開放性，可以將檔案信息開放給所有需要使用的人群，實現公共信息共享。數據共享方式多種多樣，可以通過網站、郵箱、微信等方式進行，用戶可以根據自己的需要選擇合適的方式進行使用。數據共享方式高效，方便用戶進行快速的查詢和利用，還可以通過密碼、加密等方式保證檔案信息的安全性，防止信息泄露和損壞；數據共享方式便捷，用戶可以在任何時間和任何地點進行共享和查詢，不再受限于時間和空間的限制。

（五）數據安全。互聯網時代，科技檔案管理模式中，數據安全被賦予了更高的要求。如采用密碼保護、加密傳輸、安全備份等措施，確保數據安全；數據安全具有防護性，可以對檔案信息進行多層次的保護，采用數據備份、防火墻、病毒查殺等方式，避免病毒、黑客等惡意攻擊，保護檔案數據不受損壞和丟失；數據安全還具有靈活性，可以根據實際需求進行設置和調整，可以設置不同的安全等級，按照不同的安全等級采取不同的安全措施，提高數據安全性；保密性也成了數據安全的重要方面。對于保密文件和個人信息，需要采取更嚴格的措施，如加密存儲、定期修改密碼等方式，保障數據的保密性。數據安全需要按照《檔案數字化工作規范》等標準，對數字化檔案的管理和保護提出了具體要求，提高數據的安全性。

二、互聯網時代科技檔案管理模式的發展現狀

隨著數字技術的不斷發展，科技檔案管理的數字化程度越來越高。許多檔案館和機構已經將原本的紙質檔案數字化，形成了龐大的數字檔案庫。隨著互聯網的普及，越來越多的科技檔案管理機構開始提供在線服務，如在線查詢、下載、閱讀等。大大方便了用戶的使用和查詢，提高了檔案管理的效率和質量。除了傳統的檔案管理方式，互聯網時代的科技檔案管理模式也在不斷地變化。如采用云計算技術、人工智能、大數據等技術，對檔案信息進行深度挖掘和分析，提高檔案的利用價值。其中數據共享越來越受到重視。政府和機構之間開始建立起數據共享機制，不同機構之間的數據交換變得更加便利，提高了檔案管理的效率和質量。隨著數字化技術的不斷發展，數據安全問題也越來越受到重視。如建立安全備份、防火墻、病毒查殺等，保障檔案信息的安全性和完整性；傳統的存儲設備可能無法滿足科技檔案管理系統的需求，因此需要使用更高效的存儲設備；科技檔案管理系統中的數據量非常大，搜索效率直接影響了用戶的使用體驗，因此需要采用更高效的搜索算法和技術，提高數據搜索效率。目前，科技檔案管理系統中缺乏統一的標準和規范，不同的機構和組織采用的標準和規范不同，從而導致了數據的交換和共享變得困難。因此，需要建立統一的標準和規范，促進數據的共享和交換。

三、互聯網時代優化科技檔案管理模式的有效途徑

（一）創新思維。1.多元化的思維方式。多元化的思維方式指的是將不同的思維模式和角度融合在一起，以產生更豐富的創意和創新的思路。橫向思維是指將不同領域、不同行業、不同文化背景的思維方式和觀點融合在一起，以尋求新的解決方案。在科技檔案管理中，橫向思維可以幫助管理者從其他領域借鑒經驗和技術，以實現更好地檔案管理；縱向思維是指將不同時間段的思維方式和觀點融合在一起，以尋求更加全面的解決方案。在科技檔案管理中，縱向思維可以幫助管理者了解過去的管理經驗和技術，制訂更加科學合理的管理方案；反向思維是指以不同的視角去思考問題，以尋找新的解決方案。在科技檔案管理中，反向思維可以幫助管理者從用戶的角度出發，以優化用戶體驗，提升檔案管理的效率和效益；創造性思維是指通過運用創造力和想象力，尋找新的解決方案。在科技檔案管理中，創造性思維可以幫助管理者從新的角度去思考問題，創新管理模式和技術手段，提升管理效果。2.開放的協作機制。是指不同組織和個人之間開展開放、透明、包容和合作的方式。在科技檔案管理領域中，開放的協作機制可以幫助管理者借鑒其他組織和個人的經驗和技術，以尋求新的解決方案和推動檔案管理模式的創新。科技檔案管理需要大量的數據支持，而這些數據往往分布在不同的組織和個人之間。建立開放的數據共享平臺可以幫助管理者獲取更多的數據資源，促進不同組織和個人之間的數據共享和交流；開放的技術平臺可以幫助管理者獲取不同組織和個人的技術支持，促進技術交流和創新。例如，開放的API接口可以幫助不同系統之間實現數據共享和互聯互通；開放的創新競賽可以吸引更多的組織和個人參與科技檔案管理的創新，激發創新意識和創新能力；開放的創新競賽可以邀請不同組織和個人提交創新方案，并且對優秀的方案給予獎勵和支持；開放的社區平臺可以幫助管理者促進不同組織和個人之間的交流和合作；開放的社區平臺可以邀請不同組織和個人分享他們的管理經驗和技術，以及對檔案管理模式的反饋和建議。3.創新的技術應用。是指將新興技術應用于科技檔案管理中，以提高檔案管理的效率、可靠性和安全性。云計算技術可以幫助科技檔案管理實現大規模的數據存儲和處理，同時降低成本和提高靈活性。例如，將檔案存儲在云端可以使得檔案管理更加安全可靠，方便用戶隨時隨地訪問；人工智能技術可以幫助檔案管理實現自動化處理和分析，同時提高管理效率和精度；利用人工智能技術可以實現自動化的文件分類和檢索，大大提高檔案管理的效率；區塊鏈技術可以幫助檔案管理實現去中心化的存儲和共享，同時提高檔案管理的安全性和可信度；將檔案存儲在區塊鏈上可以實現檔案的不可篡改和可追溯性；物聯網技術可以幫助檔案管理實現設備之間的互聯互通，同時實現對設備的遠程監控和管理；將檔案管理系統和傳感器相結合可以實現對檔案存儲環境的遠程監控和調節。

（二）實踐路徑。1.制定合理的管理體系。是指根據科技檔案管理的實際需求和管理目標，建立起一套完整、科學、合理的管理體系，以實現對檔案的全面管理和控制。在制定管理體系時，需要明確檔案管理的具體目標和職責，構建科學的管理體系框架。例如，明確各級管理機構的職責和管理流程，制定科學的管理標準和操作規程；建立檔案管理制度，明確檔案的保密等級和管理權限，規定檔案的使用和借閱流程等。信息化建設是實現科技檔案管理體系的重要途徑之一。建立科技檔案管理系統，能實現對檔案的全面監管和控制。同時，建立電子文獻館、數字化檔案庫等信息化工具，提高檔案管理的效率和便利性；加強培訓和學習可以提高檔案管理人員的專業水平和管理能力，同時推廣先進的科技檔案管理理念和經驗。例如，開展檔案管理相關的培訓和研討活動，推廣先進的管理方法和技術。2.加強數據安全保障。建立健全的數據安全管理體系是實現數據安全保障的前提。包括制定數據安全管理制度，建立完整的數據安全管理制度和管理流程，明確各類數據的保密級別，規范數據的存儲和使用，以及建立數據安全責任制等。如加強網絡入侵防護、加密傳輸通道、控制網絡訪問權限等，以防止黑客攻擊、病毒侵襲和數據泄露等；建立數據備份和恢復機制，定期備份重要數據，以確保數據的完整性和可靠性，并建立數據恢復機制，以應對數據丟失或損壞等情況；加強人員管理和培訓，建立完善的人員管理制度，明確各類數據的管理權限和責任，同時對檔案管理人員進行安全管理方面的培訓和教育，提高其安全意識和防范能力；建立應急響應機制，建立科學的應急預案，及時發現和處理數據安全問題，防范和減輕損失，同時加強應急演練，提高應急處置能力。3.推進數字化轉型。建立數字化轉型的規劃和目標是推進數字化轉型的重要步驟。制定數字化轉型的戰略和規劃，明確數字化轉型的目標和方向，并結合實際情況和需求，制定詳細的實施方案。選擇適當的數字化技術是數字化轉型的核心要素之一。根據檔案管理的實際需求，選擇適合的數字化技術和工具，包括數字化掃描設備、數字化存儲設備、數字化處理軟件等，以滿足數字化轉型的需求；數字化轉型需要整合和管理大量的數字化資源，建立數字化資源管理平臺，對數字化資源進行分類、存儲、檢索和共享。同時，要制定數字化資源的使用規范和標準，保障數字化資源的安全性和可靠性。提高數字化技術應用能力是推進數字化轉型的關鍵，要加強檔案管理人員的數字化技術培訓和學習，提高其數字化技術應用能力和實踐經驗。同時，建立數字化技術的應用評估體系，對數字化轉型的效果和成效進行評估和監控；建立數字化轉型的監督和評估機構，對數字化轉型的效果和成效進行監督和評估，及時發現和解決數字化轉型過程中的問題和困難。

四、結語

本文對互聯網時代科技檔案管理模式的創新思維及實踐路徑進行了探討，提出了多元化的思維方式、開放的協作機制、創新的技術應用等創新思維建議，同時從制定合理的管理體系、加強數據安全保障和推進數字化轉型等方面提出了實踐路徑建議。互聯網時代，科技檔案管理模式的創新需要全社會的共同參與和努力，需要通過不斷的探索和實踐，創建出更加符合時代要求的科技檔案管理模式，為推動科技進步和保護科技成果作出更大的貢獻。