國內(nèi)檔案數(shù)字化監(jiān)理研究綜述

文/中南出版?zhèn)髅郊瘓F股份有限公司 康惠

當前，市場化檔案數(shù)字解決方案是我國檔案數(shù)字化工作的主要形式。旺盛的市場需求推動了檔案服務創(chuàng)新。近年來，監(jiān)理被引入檔案領域，檔案數(shù)字化監(jiān)理成為研究的新課題。

一、監(jiān)理領域的相關研究

監(jiān)理領域與檔案相關的研究不多，已有的研究重點探討了監(jiān)理檔案的管理。劉保瑞指出，監(jiān)理檔案是監(jiān)理活動過程中形成的應當歸檔保存的文字、圖紙、圖表、聲像、計算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄，是工程建設各方主體在依法建設、現(xiàn)場管理、質(zhì)量控制以及采用新技術等方面的原始記錄，是建設工程施工質(zhì)量的重要組成部分。建設工程檔案中的監(jiān)理檔案更是重中之重；花蕊則從ICT技術應用角度分析了電力監(jiān)理檔案管理優(yōu)化的價值、問題與解決方法。同時，現(xiàn)有文獻少有將檔案數(shù)字化監(jiān)理視為監(jiān)理的子領域探討與分析。監(jiān)理領域研究與檔案管理的交叉研究側重于監(jiān)理檔案管理，這一領域未對檔案數(shù)字化監(jiān)理進行系統(tǒng)討論。

二、檔案數(shù)字化質(zhì)量控制研究

質(zhì)量控制是檔案數(shù)字化的生命線。研究者在檔案數(shù)字化早期實踐中就已經(jīng)關注質(zhì)量控制的問題。劉瓊瑤提出館藏資源數(shù)字化建設必須重視格式標準、質(zhì)量檢測；劉萌則強調(diào)加強質(zhì)量控制是館藏數(shù)字化建設的必要保證措施之一。現(xiàn)有文獻主要研究了檔案數(shù)字化質(zhì)控理論體系、應用技術以及標準。

（一）檔案數(shù)字化質(zhì)量控制體系研究。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是控質(zhì)體系研究的主流，但紙質(zhì)檔案數(shù)字化存在著錄款目混亂、格式不規(guī)范等共性問題。近年來，聲像檔案數(shù)字化質(zhì)控開始引起研究者的關注。方彥基于PDCA構建了紙質(zhì)檔案數(shù)字化質(zhì)量控制循環(huán)體系，以變被動錄入為主動智能追蹤的管理變革；劉江霞綜合國內(nèi)外已有研究，分析了聲像檔案數(shù)字化質(zhì)量影響因素，構建了五級主觀評價標準體系。

（二）檔案數(shù)字化質(zhì)控系統(tǒng)研究。李艷娟認為，國內(nèi)紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果監(jiān)測工具是缺位的，已有的工具存在檢查不全面、普適性差的問題；吳衛(wèi)華介紹了浙江省研制的檔案數(shù)字化成果質(zhì)檢系統(tǒng)，該系統(tǒng)填補了國內(nèi)檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量檢驗實用工具的空白。寧波市檔案局與寧波工程學院聯(lián)合開發(fā)了一套集計算機智能化檢測和傳統(tǒng)人工檢測為一體的智能檢測軟件平臺。該平臺實現(xiàn)了檢測手段的智能化和檢測規(guī)范的智能化，從而提高了檢測質(zhì)量與工作效率，節(jié)省了人力物力，在檔案工作中取得了良好的效果。

（三）檔案數(shù)字化質(zhì)控標準研究。我國紙質(zhì)檔案數(shù)字化標準體系尚不完備，部分標準缺失、更新速度滯后。楊中營介紹了北京檔案局起草的《檔案數(shù)字化規(guī)范》并標準進行了解讀：2013年12月20日，北京市質(zhì)監(jiān)局公布《檔案數(shù)字化規(guī)范第7部分：成果存儲與利用》，正式形成涵蓋紙質(zhì)、聲音、錄像、縮微膠片、照片等類別的地方標準體系，為區(qū)域檔案數(shù)字化質(zhì)控提供標準支持。已有研究預設了檔案數(shù)字化質(zhì)控的場景：即檔案數(shù)字化質(zhì)控流程、業(yè)務設計主要是基于二元市場主體——業(yè)主與承建方。除承建方的自檢外，質(zhì)控主要由業(yè)主實施。隨著市場的發(fā)展，數(shù)字化外包市場進一步細分，已有的“業(yè)務—承建”二元質(zhì)控體系無法解釋引入監(jiān)理的三元質(zhì)控體系。

三、檔案數(shù)字化監(jiān)理研究

（一）檔案信息化系統(tǒng)監(jiān)理研究。在檔案領域，檔案信息系統(tǒng)建設較早引入監(jiān)理。薛四新、彭榮、陳永生等主編的《檔案信息化應用系統(tǒng)建設》中提出，信息工程項目監(jiān)理與系統(tǒng)建設過程中的咨詢服務對檔案管理學而言是一個新生事物，是影響信息化建設成功與否的重要因素；陳國云從信息化生命周期、信息不對稱、約束機制、信息化發(fā)展以及委托方和承建方的需求五個方面分析了檔案信息化引入監(jiān)理機制的必要性，但并未對信息監(jiān)理進行界定；張永生提出，信息監(jiān)理即信息系統(tǒng)工程監(jiān)理，是指依法設立且具備相應資質(zhì)的信息系統(tǒng)工程監(jiān)理單位受業(yè)主單位委托，依據(jù)國家有關法律法規(guī)、技術標準和信息系統(tǒng)工程監(jiān)理合同，對信息系統(tǒng)工程項目實施的監(jiān)督管理；周美蘭認為是用專業(yè)的信息項目監(jiān)理單位代替非專業(yè)的項目實施機構，對信息項目進行科學管理，以確保信息項目實施的有效性和科學性。

（二）檔案數(shù)字化監(jiān)理。早期的數(shù)字化監(jiān)理項目要求監(jiān)理方具備信息監(jiān)理資質(zhì)，這是因為早期的數(shù)字化項目是將數(shù)字化系統(tǒng)與檔案數(shù)字化加工打包采購（如寧波市檔案局2008年招標采購監(jiān)理服務）。隨著檔案信息化的推進，檔案業(yè)務機構檔案數(shù)字化監(jiān)理開始獨立發(fā)包。夏美玲指出，檔案數(shù)字化業(yè)務外包存在的安全、財務等隱患，需要制定標準化業(yè)務流程、加強數(shù)字化場所安全防控引入第三方監(jiān)理；鐘倫清以廣東省館藏數(shù)字化成果及檔案實體還原質(zhì)量檢查服務項目（即檔案數(shù)字化監(jiān)理）招標文件中的用戶需求為例，介紹了檔案監(jiān)理的基本流程、質(zhì)量檢查匯總、質(zhì)量驗收要求、數(shù)據(jù)檢測要求；屠躍明認為，檔案數(shù)字化質(zhì)量監(jiān)控引入監(jiān)理機制可以幫助檔案部門對外包企業(yè)篩選把關，對項目進行全方位監(jiān)督，減輕檔案部門的負擔，同時也有利于協(xié)調(diào)業(yè)主方和承建方的關系。

現(xiàn)有研究重點分析了概念、價值與作用、風險、業(yè)務流程運行模式。李步德認為，檔案數(shù)字化監(jiān)理是檔案數(shù)字化市場細分的結果，從概念、屬性、特征以及服務內(nèi)容系統(tǒng)分析了檔案數(shù)字化監(jiān)理研究的基本理論問題；魏會玲則側重分析了檔案數(shù)字化監(jiān)理的價值與作用；周軍基于WBS-RBS工具對檔案數(shù)字化監(jiān)理的全生命周期的業(yè)務風險進行了系統(tǒng)分析；呂玉潔、蔡明娜、方彥則重點從檔案數(shù)字化監(jiān)理的運行機制進行了研究。檔案領域檔案數(shù)字化監(jiān)理仍處于起步階段。理論依據(jù)、基本理論問題等檔案數(shù)字化監(jiān)理的基本理論研究有待進一步加強。現(xiàn)有研究以個案分析為主，缺乏檔案數(shù)字化監(jiān)理應用的系統(tǒng)調(diào)查與分析。已有的研究重點探討了檔案業(yè)務部門檔案數(shù)字化監(jiān)理的應用，但是對檔案數(shù)字化監(jiān)理運行機理分析不足，檔案數(shù)字化監(jiān)理模式的實現(xiàn)與提升少見討論。

四、研究評述

通過對檔案數(shù)字化監(jiān)理相關研究的梳理，主要存在以下不足：

（一）檔案數(shù)字化監(jiān)理基本理論問題研究較少。檔案數(shù)字化監(jiān)理基本問題研究的滯后已經(jīng)導致檔案業(yè)務管理機構社會采購中監(jiān)理服務商認知的沖突，檔案數(shù)字化監(jiān)理的基本理論問題研究亟須完善。

（二）檔案數(shù)字化監(jiān)理研究不系統(tǒng)、不深入。對于檔案數(shù)字化監(jiān)理的演進與成因、理論基礎、機理以及提升路徑等問題仍缺少系統(tǒng)、深入的分析。

（三）檔案數(shù)字化監(jiān)理研究體系尚不完備。從方法論的角度看，檔案數(shù)字化監(jiān)理缺乏可操作的框架與具體的解決方案。從檔案業(yè)務管理機構的角度看，檔案數(shù)字化監(jiān)理的應用條件、潛在風險、價值與作用仍缺少系統(tǒng)的分析與梳理。

（四）對檔案數(shù)字化監(jiān)理意識不足。從管理的角度看，檔案數(shù)字化監(jiān)理缺乏管理與規(guī)范。從治理的角度看，業(yè)主、監(jiān)理方的自律與他律如何實現(xiàn)和政策需要進行哪些干預等問題仍少見討論。