基于平臺(tái)化和系統(tǒng)化的高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)升級(jí)優(yōu)化實(shí)踐

文/南京航空航天大學(xué)信息化處 周俐霞

南京航空航天大學(xué)是一所以工科見長的重點(diǎn)大學(xué)。學(xué)校第一代OA系統(tǒng)上線于2003年，采用Asp技術(shù)架構(gòu)搭建，功能單一，主要支持學(xué)校文件和通知的在線發(fā)布，不具有收文管理和公文流轉(zhuǎn)等核心功能。2017年，在工信部信息化專項(xiàng)的支持下，學(xué)校率先啟動(dòng)了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的新建，新系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，收發(fā)文流程引擎的方式，支持在線收發(fā)文管理和公文流轉(zhuǎn)，公文制作。并且同步建設(shè)了手機(jī)端移動(dòng)APP，支持移動(dòng)端審批，極大地提高了公文管理效率。近年來，伴隨著學(xué)校高質(zhì)量內(nèi)涵式發(fā)展，OA辦公系統(tǒng)所承載的功能亟待進(jìn)一步完善和拓展。

2021年底，學(xué)校啟動(dòng)了綜合辦公系統(tǒng)的升級(jí)優(yōu)化工作。新系統(tǒng)以人為核心、以用戶體驗(yàn)為導(dǎo)向、以管理訴求為重心、以“一賬號(hào)、一密碼、多終端、一屏聚合、一鍵處理”為目標(biāo)，對整體架構(gòu)和系統(tǒng)的性能以及功能進(jìn)行優(yōu)化。新系統(tǒng)將現(xiàn)有辦公門戶引擎、流程引擎、消息引擎、報(bào)表引擎、系統(tǒng)安全運(yùn)維中心、低代碼構(gòu)建平臺(tái)等核心底層架構(gòu)進(jìn)行了整體升級(jí)優(yōu)化，并在此基礎(chǔ)上完成了公文模塊、日程模塊、會(huì)議模塊、值班模塊、請銷假模塊等已建應(yīng)用的優(yōu)化，同時(shí)還進(jìn)一步深化拓展并新建了督查督辦模塊、信訪模塊、規(guī)章制度模塊、干部履職模塊、對外合作模塊、校外掛職模塊、合同管理模塊等。同時(shí)，為深化協(xié)同化辦公，一站式服務(wù)，加強(qiáng)高黏性信息系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通，突出基于平臺(tái)化的大OA系統(tǒng)開發(fā)思想，新系統(tǒng)與學(xué)校統(tǒng)一身份認(rèn)證、人員基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、在線編輯+預(yù)覽、電子簽章、綜合服務(wù)平臺(tái)、移動(dòng)端綜合服務(wù)平臺(tái)、統(tǒng)一消息平臺(tái)、數(shù)據(jù)中心以及檔案管理系統(tǒng)等平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)互聯(lián)，流程互通。新系統(tǒng)自2022年5月升級(jí)上線以來，兼容性、易用性、友好性以及安全性都得到了全面提升，受到了師生員工的好評(píng)。

一、原辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的突出問題

（一）兼容性不強(qiáng)。瀏覽器方面支持單一，與除360安全瀏覽器以外的其他主流瀏覽器不兼容；同時(shí)在線公文的編譯方面需要安裝插件，編輯器軟件對WPS等國產(chǎn)化文字編輯器不夠友好。

（二）新需求無法覆蓋。缺少數(shù)據(jù)查詢和數(shù)據(jù)報(bào)表統(tǒng)計(jì)功能，用戶不能對自己涉及的公文或事項(xiàng)有直觀的感受。由于在線公文編輯需要安裝指定的瀏覽器和插件，協(xié)同處理的功能不強(qiáng)。

（三）用戶體驗(yàn)感不好。系統(tǒng)首頁不支持主題配置，不支持主題元素的拓展。內(nèi)容角色的權(quán)限設(shè)置分配按板塊配置，內(nèi)容不夠細(xì)化。流程引擎的性能不夠強(qiáng)大和靈活，處理方式固定且單一，不支持流程轉(zhuǎn)辦、流程傳閱、意見征詢等功能。缺少對多人會(huì)簽、多人依次逐個(gè)處理、多人非會(huì)簽、加簽與減簽等不同場景的流程處理模式。

（四）移動(dòng)端魯棒性弱。2017年，綜合辦公系統(tǒng)開發(fā)了APP移動(dòng)端應(yīng)用，首次支持在線移動(dòng)審批公文，但是移動(dòng)端穩(wěn)定性差強(qiáng)人意，手機(jī)清理緩存或者重啟時(shí)會(huì)引發(fā)用戶信息登錄超時(shí)，瀏覽和處理不了文件等情況。

二、優(yōu)化方案和路徑

（一）建立統(tǒng)一綜合辦公門戶。首先，優(yōu)化門戶引擎，支持所有信息的分類組合與聚合推送、展現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)通過一個(gè)窗口，將所有來源于各系統(tǒng)的工作事項(xiàng)和消息提醒進(jìn)行集中抽取，同時(shí)根據(jù)崗位職責(zé)以及系統(tǒng)權(quán)限實(shí)現(xiàn)了智能推送和聚合展現(xiàn)，主要包括：個(gè)人信息、日程查詢、流程中心、學(xué)校文件、通知公告、快捷入口、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等具體應(yīng)用。其次，延續(xù)用戶原有使用習(xí)慣，繼續(xù)采用B/S模式（即瀏覽器/服務(wù)器模式），兼容IE、UCBrowser、Fire Fox、Chrome等更多瀏覽器，重新進(jìn)行了整體界面UI設(shè)計(jì)，布局設(shè)計(jì)，讓工作桌面更加清晰簡潔，一目了然。再次，完善提醒中心，針對收發(fā)文、會(huì)議、督辦、合同等模塊提供了更多預(yù)警提醒機(jī)制，實(shí)現(xiàn)對于事務(wù)的提醒、預(yù)警以及強(qiáng)弱管控，進(jìn)一步助力工作的有效及時(shí)開展。最后，增加了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)中心，讓更多沉淀的系統(tǒng)數(shù)據(jù)可追溯、可查詢、可統(tǒng)計(jì)、可分析，如實(shí)時(shí)查看本單位收發(fā)文情況、本人流程處理情況。

（二）建立統(tǒng)一公文管理平臺(tái)。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)以公文流轉(zhuǎn)為核心的全生命周期管理，圍繞辦文、辦事、辦會(huì)推動(dòng)了一體化協(xié)同辦公。

1.去插件化。支持公文在線編輯，在線預(yù)覽，不受本地插件限制，不受瀏覽器限制。

2.公文核稿審批過程更加智能。支持一文雙屏，支持敏感詞過濾，支持一鍵排版，支持文號(hào)自助管理，審批意見自動(dòng)歸集。

3.公文收發(fā)全程電子化。通過與契約鎖電子簽章平臺(tái)充分融合，實(shí)現(xiàn)發(fā)文在線核稿、在線套紅、在線簽章、自動(dòng)分發(fā)、在線存檔。同時(shí)，支持多種方式智能化來文登記，公文流轉(zhuǎn)可以通過圖形化的方式根據(jù)需要自由增加審批節(jié)點(diǎn)，讓公文處理更貼近實(shí)際管理需要。

4.全面移動(dòng)化。流程表單全面H5化，支持適配各類型移動(dòng)終端。一部手機(jī)滿足所有辦公需求，實(shí)現(xiàn)PC、移動(dòng)一體化。移動(dòng)審批流程數(shù)據(jù)完全與PC同步，同時(shí)支持多種審批方式，如語音回復(fù)、手寫批注、圈批圈閱等。

（三）建立統(tǒng)一流程管控中心。通過流程中心將日常事務(wù)中線下模式流程全部線上化，與傳統(tǒng)的線下模式相比，通過在線發(fā)起的每件工作事項(xiàng)、每一份請示文件、每一次流程處理過程都會(huì)被自動(dòng)記錄并全程留痕保存下來，同時(shí)結(jié)合與電子簽章的融合利用，實(shí)現(xiàn)全程電子化，進(jìn)一步助力工作有序開展。

統(tǒng)一的流程中心可根據(jù)實(shí)際流轉(zhuǎn)要求，提供多種不同的處理方式，包括：流程批準(zhǔn)、流程審批、流程回退、流程轉(zhuǎn)發(fā)、流程轉(zhuǎn)辦、流程傳閱、意見征詢等。同時(shí)流程也支持多人會(huì)簽、多人依次逐個(gè)處理、多人非會(huì)簽、加簽與減簽等不同流程處理模式，真正支持和滿足各類流轉(zhuǎn)需求以及未來的深化拓展。

統(tǒng)一流程中心具有多樣的表單展現(xiàn)和便捷的權(quán)限賦予能力。可根據(jù)不同業(yè)務(wù)場景設(shè)計(jì)不同表單樣式，例如公文擬稿紙、請銷假表單、呈報(bào)送批單、通知公告單、協(xié)議單、制度審批單等。通過流程進(jìn)行權(quán)限的轉(zhuǎn)移，無須進(jìn)入后臺(tái)進(jìn)行維護(hù)，便于內(nèi)部之間的共享交流。

統(tǒng)一流程中心維護(hù)簡單方便。BPM流程引擎提供強(qiáng)大的流程自定義（新增、修改、刪除等）和表單自定義（新增、修改、刪除等）功能。流程支持圖形化設(shè)計(jì)，用戶可自由添加流程節(jié)點(diǎn)，所見即所得。且流程設(shè)計(jì)/維護(hù)后，表單自動(dòng)更新，報(bào)表也同步更新。

（四）建立統(tǒng)一督辦管理中心。系統(tǒng)支持從督辦立項(xiàng)、審核確認(rèn)、任務(wù)分解、任務(wù)執(zhí)行、任務(wù)處理、跟蹤反饋、任務(wù)完成等監(jiān)控到分析的全閉環(huán)管理，清晰化每一項(xiàng)重點(diǎn)工作的目標(biāo)、責(zé)任、時(shí)效、結(jié)果，并且對督查工作的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化進(jìn)行嚴(yán)格把控。

1.提供督辦門戶，根據(jù)用戶權(quán)限展示督辦數(shù)據(jù)、進(jìn)展情況、辦結(jié)情況、部門督辦事項(xiàng)統(tǒng)計(jì)等信息。涵蓋從督辦立項(xiàng)—任務(wù)分解—進(jìn)展反饋—辦結(jié)申請—數(shù)據(jù)展現(xiàn)全過程閉環(huán)管理。

2.支持根據(jù)不同維度篩選、查詢督辦事項(xiàng)，不同項(xiàng)目狀態(tài)展現(xiàn)，通過進(jìn)度條直觀展現(xiàn)各項(xiàng)目最新進(jìn)度。實(shí)現(xiàn)督辦事項(xiàng)臺(tái)賬式管理，學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)可隨時(shí)查看、統(tǒng)計(jì)全部工作進(jìn)展；副職校領(lǐng)導(dǎo)可查看分管工作進(jìn)展；單位負(fù)責(zé)人可以定期、主動(dòng)反饋工作進(jìn)展，并在部門內(nèi)部分解工作。

3.支持針對分解子任務(wù)進(jìn)行催辦和延期提醒?？梢员憬葑粉櫠睫k工作完成進(jìn)度，跟蹤領(lǐng)導(dǎo)點(diǎn)評(píng)意見；延期或緊急事項(xiàng)可批量催辦，督促辦理，并按照督辦事項(xiàng)的狀態(tài)（快到期、事項(xiàng)超期），督辦反饋的狀態(tài)（未反饋、已反饋、已辦結(jié)）等等，系統(tǒng)自動(dòng)生成紅綠黃燈預(yù)警提醒。支持自動(dòng)化消息提醒，包括PC和移動(dòng)端消息提醒、短信提醒等，支持多場景、多方式，信息快速傳遞，不錯(cuò)過每一項(xiàng)工作。

4.報(bào)表直觀展現(xiàn)各項(xiàng)目反饋情況、督辦事項(xiàng)情況等。豐富的督辦統(tǒng)計(jì)報(bào)表以圖形化的方式展現(xiàn)不同維度、不同類型的數(shù)據(jù)信息，方便校領(lǐng)導(dǎo)實(shí)時(shí)掌握各類督辦的辦理統(tǒng)計(jì)情況。

5.移動(dòng)端支持督辦事項(xiàng)以及分解任務(wù)查詢、進(jìn)展反饋查詢、辦結(jié)事項(xiàng)查詢等。

（五）建立統(tǒng)一文檔管理中心。通過統(tǒng)一文檔管理中心實(shí)現(xiàn)了針對學(xué)校制度、部門文件、收發(fā)公文、合同、請示報(bào)告、工作報(bào)告等各類文檔的多渠道自動(dòng)歸集、分類存儲(chǔ)和按權(quán)限分類管理，支持各類文件的無插件在線預(yù)覽、編輯等，不受瀏覽器影響；并且在此基礎(chǔ)上建立統(tǒng)一的檢索中心，支持針對全校所有教職工可以通過檢索平臺(tái)輸入關(guān)鍵詞，按標(biāo)題、正文、附件等內(nèi)容進(jìn)行智能檢索，進(jìn)行權(quán)限控制下的全平臺(tái)文檔內(nèi)容數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)、便捷、快速的檢索利用，并能夠?qū)⑴c檢索文檔相關(guān)的任務(wù)、項(xiàng)目、審批、用戶、日程等相關(guān)的所有信息結(jié)構(gòu)化、有組織性地呈現(xiàn)出來。系統(tǒng)自動(dòng)記錄每個(gè)文檔的操作日志、查閱日志，全面保障辦公系統(tǒng)各類文件安全。支持多種形式的文檔分發(fā)，也可通過QQ、微信、郵件、短信等多種方式一鍵分發(fā)文件到指定人員。

（六）建立統(tǒng)一報(bào)表管理平臺(tái)。系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)報(bào)表平臺(tái)，全面支持?jǐn)?shù)字化轉(zhuǎn)型。實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)按不同維度的分析展現(xiàn)，同時(shí)提供強(qiáng)大的交互查詢分析功能。圖表分析看板可以更直觀看到系統(tǒng)各個(gè)模塊數(shù)據(jù)的變動(dòng)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)變換的趨勢等，且圖表支持?jǐn)?shù)據(jù)的逐級(jí)穿透，可穿透至最末級(jí)數(shù)據(jù)，也支持圖表導(dǎo)出。

1.數(shù)據(jù)圖形化。圖表分析看板提供多種常用的統(tǒng)計(jì)圖表，滿足用戶統(tǒng)計(jì)分析需求，包括柱形圖、餅圖、折線圖、地圖、區(qū)域圖、時(shí)間走勢圖、儀表盤等等。對于一些比較特殊的個(gè)性化元素，圖表分析看板也支持用戶自定義擴(kuò)展，維度可配置。

2.圖表配置化。用戶在數(shù)據(jù)模型構(gòu)建完成后，即可在看板中添加各種圖表對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。用戶可以將字段拖拽到維度或度量區(qū)域，變更度量的統(tǒng)計(jì)方式，如總和、平均值、最大最小值、計(jì)數(shù)等，變更維度、增減度量項(xiàng)，這些操作系統(tǒng)都可以實(shí)時(shí)展現(xiàn)結(jié)果，進(jìn)行交互分析。

3.個(gè)性化嵌入門戶展現(xiàn)。基于數(shù)據(jù)報(bào)表平臺(tái)，可個(gè)性化定制公文報(bào)表門戶、督辦報(bào)表門戶等，以圖形化形式展現(xiàn)公文數(shù)據(jù)、督辦事項(xiàng)進(jìn)度等。

（七）建立統(tǒng)一移動(dòng)工作平臺(tái)。系統(tǒng)頁面H5化，全面助力所有PC端功能應(yīng)用均可直接延展至智能移動(dòng)終端進(jìn)行呈現(xiàn)和操作，真正實(shí)現(xiàn)PC、移動(dòng)一體化辦公，使工作溝通更加便捷、高效。

1.全面適配。智能終端可以運(yùn)行在IOS、Android、鴻蒙等智能移動(dòng)設(shè)備上，如手機(jī)，平板電腦等便攜式電子設(shè)備。

2.全員交流。建立校內(nèi)IM通訊，通過網(wǎng)頁端、客戶端等終端智能模式，讓圍繞工作的溝通交流、文件傳遞等所有過程均留在校內(nèi)服務(wù)器上，讓溝通更加正式、更加高效、更加安全。

三、結(jié)語

南京航空航天大學(xué)各類信息系統(tǒng)的建設(shè)已經(jīng)“從無到有”邁入“從有到好”的階段。OA辦公系統(tǒng)通過實(shí)施平臺(tái)化和集成化升級(jí)，功能更加全面，性能更加靈活，更能適應(yīng)學(xué)校多層級(jí)、多樣化、進(jìn)階式的辦公需求。系統(tǒng)升級(jí)優(yōu)化，帶給用戶優(yōu)質(zhì)的使用體驗(yàn)，在兼容性方面實(shí)現(xiàn)了公文全程無插件，任意終端設(shè)備可使用，不受flash插件影響，支持全面國產(chǎn)化；在易用性方面，支持信息智能聚合，主動(dòng)推送，內(nèi)容一屏展現(xiàn)，一步操作，數(shù)據(jù)穿透，管理者可以能夠解數(shù)據(jù)的產(chǎn)生明細(xì)，支撐流程的審批決策；在友好性方面，界面及功能更加的人性化，支持門戶數(shù)據(jù)和代表數(shù)據(jù)預(yù)警提醒，圖表化分析呈現(xiàn)數(shù)據(jù)，流程處理更加高效；在安全性方面，OA系統(tǒng)已通過信息系統(tǒng)等級(jí)保護(hù)三級(jí)認(rèn)證，運(yùn)維系統(tǒng)安全可靠便捷，實(shí)現(xiàn)普通員工、部門OA秘書和校領(lǐng)導(dǎo)權(quán)限分立以及審計(jì)日志追溯分析。目前，通過“主動(dòng)抽取、智能分揀、集中展現(xiàn)”的方式已經(jīng)將分散在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的消息提醒、事項(xiàng)工作、信息通知等進(jìn)行了匯總，全校教職工均可以通該平臺(tái)訪問、處理、跟蹤、關(guān)注相關(guān)事宜，形成核心業(yè)務(wù)有支撐、專項(xiàng)業(yè)務(wù)能拓展，集政務(wù)辦理、事務(wù)管理、行政辦公于一體的高效協(xié)同信息平臺(tái)。與此同時(shí)，OA系統(tǒng)極具開放性的特征，為未來校級(jí)OA系統(tǒng)功能向二級(jí)單位和學(xué)院延伸、下沉打好了基礎(chǔ)。