探究檔案統計年鑒編制工作的現狀及對策

文/連云港市第二人民醫院 劉笑

檔案統計既是我國檔案事業的重要組成部分，也是我國統計事業的工作重點。檔案統計年鑒是檔案統計的一種類型，在很大程度上反映著檔案統計的工作成效，有利于檔案部門的信息公開，對我國檔案事業的發展有重要的指導作用。但是目前我國檔案統計年鑒存在著較大的缺失，無法滿足檔案事業發展的需求，制約了檔案事業的進一步發展。相關部門應該深入分析我國檔案統計年鑒缺失的原因，采取多元化的措施為檔案統計年鑒的編制工作提供更多的支持，實現檔案統計年鑒與檔案事業的和諧發展。

一、關于檔案統計年鑒的概述

目前，我國對檔案統計年鑒還沒有形成一個明確的概念。檔案統計年鑒從性質來說具有統計工作的性質，其類型屬于統計年鑒。這類統計主要以圖標或者說明的方式呈現相關內容，并且利用大量的數據連續性，記錄相關主體各方面的發展情況。另外，檔案統計年鑒還屬于檔案年鑒的一種，利用這種專業年鑒可以客觀、準確地反映檔案事業的發展程度，技術應用水平以及在各個方面取得的成就等。由此可見，檔案統計年鑒既具有統計工作的屬性，又具備檔案年鑒的屬性，是兩者交叉形成的產物。這也是檔案統計年鑒既具有統計性質，又具有年鑒特點的主要原因。檔案統計年鑒可以匯編各種統計數據，是一種集中反映檔案事業在年度發展情況的專業工具書，具有多方面的價值。

二、檔案統計年鑒編制工作的重要性

（一）有利于提升統計年鑒和檔案年鑒信息的豐富性。通過以上分析可以看出檔案統計年鑒的雙重屬性，但是從內容來看，無論是檔案年鑒還是統計年鑒都不盡詳細和全面。首先，從統計年鑒來看，各地綜合統計年鑒具有較強的代表性，這種統計年鑒內容覆蓋較為廣泛，比如社會、經濟以及其他各個方面都會有所兼顧。統計年鑒在對這些方面的內容進行說明時往往會采用最典型的指標，在量表數量方面的控制較為嚴格，具有一定的概要性。在這種情況下，很多統計年鑒不論是量表還是指標都比較簡潔，只是對檔案內容的基本情況進行反映，無法滿足相關人員對具體內容了解的需求。其次，從檔案年鑒來看，這種年鑒主要以文字描述為主。主要借助一些基礎信息和大的事件詳細介紹檔案工作在年度內的開展情況。相關人員利用檔案年鑒可以了解本年度內檔案各方面工作的開展情況，能充分說明檔案工作取得的一些成績以及發展特點，也有利于反映檔案在編研方面取得的成果。雖然有一些檔案年鑒也使用了統計資料對相關內容進行說明，但是篇幅較少。相對于文字說明，圖表統計數據更加直觀、形象，有利于人們更好了解相關內容。由此可以看出，目前檔案年鑒主要以文字描述的方式已經無法滿足檔案事業的發展。有些人認為，可以在檔案年鑒中加入單獨的篇章，呈現相應的檔案統計信息，這雖然在一定程度提升了檔案年鑒形式的豐富性，但是內容的詳盡性也會受到篇幅的影響。另外，檔案年鑒出版總量較少，加之主要采用紙質出版方式，相關人員在獲取信息數據時存在較大難度，影響了檔案年鑒工作的高效開展。基于以上情況，編制檔案統計年鑒有很大的重要性和必要性，有利于彌補檔案年鑒和統計年鑒的不足。檔案統計年鑒在編制過程中具有一定的獨立性，有利于檔案事業專業統計年鑒更好發揮作用。檔案統計年鑒無論在報表的設置還是指標的選擇上都具有更加全面的特點，覆蓋檔案事業的各個方面。檔案統計年鑒具有更大的包容性，它可以對各級各類檔案機構的工作進行全面詳細地揭示，全面反映出檔案工作的實際情況，充分發揮檔案年鑒的價值。從內容來看，檔案統計年鑒不僅包含了傳統年鑒的指標，還開發了電子檔案，有利于進行檔案的管理。有些地方的檔案統計年鑒還建立了數字檔案館，有利于后期檔案統計年鑒的編制和相關人員的使用。這些都體現出檔案統計年鑒的優勢，也是加強檔案統計年鑒編制的主要原因。基于檔案統計年鑒內容的豐富性，其在很大程度上能夠解決檔案年鑒和統計年鑒在內容方面的不足，對我國檔案事業的發展進行更加全面、準確的說明，更好地滿足社會各個方面的需求。

（二）檔案統計年鑒具有更高的價值。檔案統計年鑒借助數據圖表的形式形象、直觀地記錄了檔案事業的發展情況，有利于人們更好了解我國檔案事業在各個階段的發展，進而對后期檔案事業的發展起到一定的指導作用。相關的領導人員和決策人員可以制定策略或者規章制度為檔案統計年鑒提供翔實可靠的數據依據，還能對具體檔案工作的落實起到一定的監督作用。檔案統計年鑒的發行有利于提升檔案事業發展的透明化，使檔案資源發揮出更大的價值，推動社會進一步的發展。

三、檔案統計年鑒編制工作現狀

目前，我國檔案統計年鑒的編制工作主要由相關的政府部門開展。該工作具有一定的獨立性，在編制完成后借助不同的出版社印刷、發行，有些地方檔案統計年鑒主要作為內部資料使用，不對外發行。從目前檔案統計年鑒的編制實際情況來看，種類較少，而且有些檔案統計年鑒不包含統計資料，具有較大的缺失性。從出版情況來看，有些檔案統計年鑒的編制缺少連續性，存在著滯后性等，不利于此類年鑒發揮應有的作用。大部分檔案統計年鑒以紙質形式保存在少量圖書館中，使得檔案統計年鑒傳播性較差，公眾很難獲取這些資源加以利用，其社會價值的發揮自然會受到較大程度的制約。另外，從省級以上的檔案統計年鑒調查來看，其中的檔案統計信息較少，而且不同省份將統計信息納入年鑒的時間也不一致。大部分省份的檔案統計年鑒編制工作具有一定的組織性，統計局在其中發揮出了牽頭作用，對具體工作的開展有較好的監督效能。根據對各地檔案局官網的調查可以看出，國家和地方檔案局官網會不定期發布檔案統計的摘要或簡報，但是這些內容具有較高的概括性，數據信息不夠豐富和詳細。我國檔案統計年鑒整體還未能具備專門性和獨立性，相關人員要獲取系統性資料只能到各個檔案局或者官網進行搜集，有很大的不方便性。基于以上分析，我國檔案統計年鑒還存在諸多的不足，缺失比較嚴重。相關部門人員應該積極推進這項工作的開展，提升編制質量，最大化發揮檔案事業統計數據的作用。

四、我國檔案統計年鑒缺失的原因

（一）相關部門缺乏檔案統計信息公開意識。檔案事業的發展對我國具有重要意義，檔案統計信息在各個方面具有較高的價值，屬于我國政府統計的一種重要信息資源。《中華人民共和國統計法》對統計信息作出了相關的規定，但是針對統計信息的公開沒有做出明確的說明，這就導致政府相關部門缺乏檔案統計信息的公開意識，編制檔案統計年鑒工作進展比較緩慢。我國各級檔案事業統計年報對編制檔案統計年鑒工作具有重要的參考價值，但是由于相關部門沒有較高的統計信息公開意識，導致各級檔案事業統計年報不能較好地發揮出促進作用。在各種因素的綜合作用下，檔案統計信息缺乏公開性，不能及時滿足大眾需求。由此可見，高效開展檔案統計年鑒的編制工作具有較多的現實困難。

（二）缺乏充足的檔案信息編制組織力度。檔案統計年鑒的編制工作具有較強的復雜性和繁瑣性，需要消耗大量的人力、物力。檔案統計年鑒編制工作的開展需要相關人員基于已搜集的檔案信息進行整合、加工，最終形成系統的書面材料形式。我國檔案統計年鑒編制雖然由獨立的部門開展，但是并沒有形成系統性和規范性，也缺乏統一的領導力量來對這項工作進行細致的規劃。國家檔案年鑒的編制主要由國家檔案局開展，很多地方不編制檔案統計年鑒，有些地方編制檔案統計年鑒各個部門也缺乏聯系性。檔案統計年鑒編制工作的缺失與相關部門組織力度不足有很大關系，因此要提升這項工作的組織力度，進行統一的規劃和領導，促進編制工作高質量發展。

（三）缺乏對檔案信息統計的重視。檔案統計年鑒編制工作開展的基礎是相關人員擁有大量準確、詳細的檔案統計信息。基于此，相關人員首先要全面進行檔案信息的統計工作，為后期編制做好鋪墊。但由于相關部門及人員對檔案信息的統計工作缺乏重視，不能為這項工作的開展提供有力支持，導致整個檔案統計年鑒的編制工作無法正常進行，嚴重影響了我國檔案事業的發展。

五、提升檔案統計年鑒編制工作質量的策略

（一）借助信息技術提升檔案信息的公開力度。檔案統計信息對社會具有較大的價值，所以相關部門要滿足社會各方的需求，全面系統地公布這些統計數據，充分發揮統計數據的價值，推動檔案統計年鑒的編制工作高質量發展。隨著信息技術的不斷發展，檔案統計信息有了更多的公開平臺，比如政府官網、微信公眾號等。這些檔案統計信息的電子化可以大大提升統計信息公開的效率，降低了信息公開的滯后性，同時方便相關人員的使用，提升了信息的使用效率。基于檔案統計年鑒編制工作周期較長，相關部門在各個網絡平臺要及時更新檔案統計的簡報或摘要，提升統計信息的時效性。

（二）重視檔案信息統計，提升統計數據的準確性和完整性。檔案統計年鑒的編制需要建立在檔案統計信息的基礎上，所以相關部門應該重視檔案信息統計工作的開展，并為這項工作的開展提供充足的支持。檔案統計年鑒的編制質量在很大程度上取決于檔案信息統計是否全面和準確，所以相關部門要從思想上認識到檔案信息統計的重要性，加強對這項工作的管理，對相關人員的工作進行考核，并提供相應的培訓。相關部門在檔案信息統計的過程中還應當主動增強各個部門之間的聯系，使檔案信息統計能夠實現最大化地覆蓋。

（三）提升檔案事業統計年報的利用率，加強編制工作的組織力度。檔案統計年鑒編制工作的順利進行需要相關部門的統一領導，并為其提供支持。相關部門要認識到檔案統計年鑒編制的重要性和必要性，并將其納入檔案工作計劃中。相關人員在編制檔案統計年鑒的過程中，要積極利用檔案事業統計年報的原始數據，提升檔案統計年鑒數據的準確性。但是，由于各種因素的影響，檔案事業統計年報在很多情況下僅供內部使用，其價值沒能得到充分發揮。相關部門應該加大對檔案事業統計年報的使用，對其統計信息進行深度挖掘、整合，在為檔案統計年鑒編制提供更大服務的同時，能體現出更大的價值，為大眾提供更有價值的統計數據。

（四）為檔案統計年鑒的編制提供統一標準，形成完善的編制體系。檔案統計年鑒編制工作的質量受到多種因素的影響，規范、標準尚未統一。為此，相關部門應該深入分析檔案統計年鑒編制工作，統籌考慮各種因素對編制過程進行明確的規定，比如編制數據的來源、內容架構、編制時間、發行等。這樣才能為各地編制檔案統計年鑒提供依據，使相關人員在開展編制工作時更有目標性，進而也有利于檔案統計年鑒的橫向比較。在統一標準的基礎上，檔案統計年鑒工作才能逐漸形成一個完善的體系，才能更全面地發揮檔案統計年鑒的作用，促使我國檔案事業獲得更大的發展空間。相關部門要認識到檔案統計年鑒編制工作制定統一標準的重要性，組織相關人員要根據編制工作的實際需要制定一套科學的標準，使編制工作更具系統性和體系性，提升編制工作的效率和質量。

六、結語

由于各種因素的影響，目前我國檔案統計年鑒的編制工作具有一定的缺失，相關部門應該深入分析其主要原因，進而采取有效策略推動編制工作更好地開展。相關部門要加強對檔案統計年鑒工作的領導和規劃，制定統一的標準，形成完善的體系，發揮出檔案統計年鑒更大的作用。