數字化時代檔案信息化管理策略探析

隨著數字化時代的到來，檔案管理工作也迎來了新的發展契機。為了使檔案管理工作的開展更加高效，必須與時俱進，積極打破傳統檔案管理理念的限制，對檔案資源的價值進行深入地挖掘，以此使檔案資料的利用率進一步提升。所以，檔案管理工作的開展，必須朝著數字化建設方向發展，在工作實踐中結合自身發展情況，采用相應的有效策略，對工作模式、內容等進行優化調整，進一步加快檔案管理的信息化發展步伐，為廣大受眾提供更加優質高效的檔案服務。

一、數字化時代檔案信息化管理概述

數字化時代檔案信息化管理一般是指借助數據壓縮、電子掃描以及云存儲等先進科技手段，將以往的紙質、影像以及視頻等檔案類型轉變成數字化形式的信息資源，之后將其存儲到計算機檔案信息系統之中，以此能夠更好地傳輸和利用檔案信息。隨著信息化技術手段的不斷發展創新，無論是數字化的信息還是載體都越發多元化，即不再受時間限制，也便于大批量地儲存檔案信息。與此同時，檔案實現信息化管理，還可以使檔案資源得到更加廣泛的利用。所以，在開展檔案管理工作的過程中，檔案人員要對檔案信息化管理的重要性有清楚的認知，進一步加快其發展步伐，從而使我國檔案事業能夠實現更好地發展。

二、數字化時代檔案信息化管理的特點

（一）檔案管理更具精準性

檔案信息涉及的內容非常龐雜，不僅信息量大，而且有些信息之間還存在著較為復雜的關系。作為檔案管理人員，就要立足多個層面，對檔案信息進行深入分析和整理，以此使檔案管理工作在開展過程中能夠更具精準性。另外，檔案的信息化管理可以讓使用者通過搜索引擎，就能夠對檔案信息進行搜索、利用等，這樣既可以節省時間，又可以大大提升使用效率。隨著社會的不斷發展，檔案資料的數量也在與日俱增，這在一定程度上增加了檔案管理工作的困難程度。而推動檔案管理的信息化建設步伐，則可以在處理龐大的數據信息時能夠更加事半功倍，使工作效率得以進一步提升。

（二）檔案管理工作的質量進一步提高

以往所使用的紙質檔案，由于保存時間過長或是疏忽大意等其他原因極易發生損壞、丟失等問題，這些對于檔案管理工作而言，帶來的不便可想而知，甚至會帶來一定的隱患。

而隨著數字化時代的到來，檔案信息化管理則可以使此類問題得到有效解決，檔案管理的工作質量也會有明顯的提升。另外，當檔案資料被轉化為電子檔案來存儲，這樣既可以使檔案資料的安全得到有效保障，又可以為其他相關工作的開展夯實基礎。經過數字化處理過的檔案資料，其在完整性、多樣性方面可以得到更為長久性的保存，打破了來自時空方面的限制，更加便于開展檔案工作，而這也正是信息化技術應用帶來的絕對優勢。

（三）傳輸共享更加高效

就檔案信息化管理來說，其在數據傳輸和資源共享方面表現出了較強的優勢，借助先進的信息化管理技術手段，可以遠程傳輸檔案信息資料，這樣可以有效避免工作實踐中失誤等情況的出現，檔案資料的利用率也明顯有所提升，檔案信息資源的外延特性也得到了充分的展現，這樣檔案庫的信息資源也能得到進一步擴充，變得更加多樣化，以此提供全面、優質的檔案信息服務給廣大用戶，確保每個用戶都能夠獲取自己所需的檔案資料。

（四）管理成本明顯降低

隨著數據信息量不斷攀升，不僅增加了檔案管理人員的工作難度，而且工作量也會明顯增多。而要想使檔案管理變得更加科學和高效，就必須增加管理人員數量以滿足工作需求，而這勢必會讓檔案管理的運營和管理成本增加。但是隨著檔案管理實現信息化發展以來，檔案管理工作不僅在難度上降低了，并通過科學合理地優化資源配置，大大節省了人力和物力方面不必要的浪費。

三、數字化時代檔案信息化管理存在的問題

（一）檔案信息化管理程度不高

就目前檔案信息化管理實際情況來說，存在著信息化程度不高的問題，并沒有將其應有的作用真正發揮出來，這對檔案管理的科學化和全面化會產生一定的影響。例如，在檔案管理工作實踐過程中，信息重復的情況時有發生，這主要是由于部門或是機構之間在信息資源方面缺少有效的交流和互通，以致檔案信息比較分散且集中困難。而這也會給檔案管理人員收集、整理等工作增加一定的難度，進而影響檔案管理工作進展和效率。

（二）檔案信息化管理模式較為滯后

雖然目前檔案信息化管理所需的設施設備都已經基本具備，然而從使用率來看卻并不是很高。還有些單位不夠重視檔案管理工作，資金投入少且設備不夠先進，配置與需求嚴重不符，致使信息化發展進程緩慢。另外，有些檔案管理人員多是兼職，并不具備檔案管理經驗，則難以為檔案管理工作帶來創新。檔案信息的種類繁多，并且種類不同的信息在歸檔范圍、期限以及保密級別等方面有所不同。然而由于檔案管理人員知識儲備不足，過度依賴傳統檔案管理模式，未能以發展的眼光來看待檔案資料，這都會對檔案信息化管理發展產生不利的影響。

（三）缺乏足夠的信息化管理意識

隨著社會的不斷發展進步，檔案管理工作勢必會朝著信息化的方向發展，這也是檔案管理水平實現有效提升的一個重要途徑。在開展檔案管理工作的過程中，必須科學合理地運用計算機等技術手段，使檔案信息資料的收集、整理以及存儲等各項工作更加高效，切實提升檔案管理工作的品質和效率。但是在實際開展工作時發現，有些檔案管理人員缺少責任意識，沒有充分認識到檔案信息化管理的重要性，并且長期受到傳統工作理念的影響，未能積極主動地學習檔案信息化管理相關知識和技能，仍然沿用以往的工作和服務方式，這樣勢必會影響到檔案資料的全面性、時效性等。除此之外，檔案管理人員欠缺分析和控制某些不安全因素的能力，這樣則很有可能出現人為原因失誤、操作不夠規范等多種情況。部分檔案管理人員缺乏足夠的專業素養，主要表現在檔案信息不能及時歸檔、檔案管理毫無章法等。而出現此類情況則會給檔案管理工作帶來一定的難度，有時還會發生資料丟失等嚴重的情況。另外，檔案管理工作中有時還會發生職責劃分不清等情況，影響到檔案信息化管理的順利開展。

（四）安全保障體系尚不完善

在檔案管理工作人員中有些并不是專業出身，就算是能夠錄入檔案信息，也很有可能對檔案資料的網絡安全缺少足夠的防范意識或是應對能力等。隨著信息化等技術的不斷發展，雖然給檔案管理帶來了諸多便利條件，但從某種程度而言也給電子檔案的安全帶來了一定的風險。例如，電子檔案可以通過U盤拷貝，這就使檔案信息不再那么安全。特別是有些檔案資料屬于保密級別，必須采取有效措施確保其安全性。

就目前情況而言，針對檔案信息化管理的安全保障體系仍有待完善，無法使檔案信息的完整性得到有效的保障，也無法對外界的風險做到有效的預防。再就是傳輸系統尚不健全，不能全面負責檔案信息資料的內容上傳，這對后續檔案的查閱和利用勢必會產生不利影響。

四、數字化時代檔案信息化管理的有效策略

（一）樹立正確的信息化管理意識

隨著數字化時代的到來，檔案信息化管理水平要想得到有效提高，就必須樹立正確的信息化管理意識，積極運用大數據、云計算等信息化技術手段，加快檔案信息化建設步伐。一方面，隨著社會的不斷發展進步，檔案管理工作應與時俱進，根據自身實際情況，制定科學合理的應對措施，進一步強化信息化管理意識，將其作用真正發揮出來。另一方面，加大資金投入力度用于檔案管理信息化建設，使各項工作的開展能夠更加順利，并引入大量先進管理設備，將信息化管理的基礎設施建設落實到位，這樣工作起來才能夠事半功倍。

（二）不斷完善檔案信息化管理系統

在開展檔案管理工作的過程中，應根據自身實際情況，對檔案信息化管理系統進行不斷的完善，確保各項工作得以高效完成。一方面，分析研究檔案信息化管理各項工作的流程，并進行合理的簡化，根據實際工作需求對檔案信息化管理系統進行不斷優化升級。另一方面，檔案信息化管理系統的應用，首先應借助掃描儀等技術手段將紙質化檔案轉變為數字化形式，并在確保內容準確性的同時做好相應的分類，為后續工作的開展提供便利。為了使檔案信息化管理系統更加完善，還要確保其擁有較強的兼容性，以儲存多種格式的電子文件，使檔案信息化管理效率得以有效提高。

（三）加大信息化安全管理力度

對于檔案資料來說，安全是第一位的，因此，必須科學合理地運用相關先進的技術手段等，以此使檔案信息資料更加完整和安全，從而推動檔案管理工作順利開展。隨著科技的不斷發展進步，其在給檔案信息化管理帶來發展機遇的同時，也給其帶來了一定安全風險，所以，必須予以高度重視。就檔案信息資料而言，其具有一定的保密性質，必須采取行之有效的保障措施，從根本上杜絕檔案信息泄露等情況的發生。所以，在檔案信息化管理工作開展的過程中，應對管理的安全性進行不斷地強化，創建科學、標準的網絡安全管理體系，使檔案信息的安全性得到有效保障。一方面，應及時優化升級檔案信息化管理系統的防火墻等，以免受到病毒的入侵等，并借助加密監控等先進技術，使檔案信息更具安全性。另一方面，在對安全管理體系進行完善時，還應將硬件設備的安全保障工作落實到位，定期排查相關設施設備、存儲環境等是否存在安全隱患，及時發現所存在的不確定因素，以此采取與之相應的預防解決方案，大力維護信息安全，以免檔案信息化管理受到外界影響而存在風險。同時，采用殺毒軟件定期對檔案信息化管理系統進行掃描，減少網絡病毒等對檔案信息的侵害，使檔案管理的安全性更強。

（四）組建專業的信息化管理人才隊伍

在大力推進檔案信息化管理的過程中，在規劃好各項工作，強化軟硬件設施建設的同時，還應積極引導管理人員樹立正確的檔案意識，并通過定期開展培訓活動等提升專業素養和技能水平，以此為檔案信息化管理提供人才支持。一方面，根據檔案信息化管理發展需求，制定相應的人才方案，對人才引進和培養有明確規劃。創建完善的培訓機制，定期組織工作人員參與到有關檔案信息化管理培訓活動中，這樣不僅可以使他們的專業素養得到進一步提升，還可以推動檔案信息化管理更加適應社會發展需求。另一方面，檔案管理人員應積極進行自主學習，在增加知識儲備的同時，熟練掌握先進設備的操作技能，并靈活運用各類信息化技術手段，以使檔案管理的工作效率和品質得到有效提升。檔案管理人員還應對最新的政策規定做到及時了解，以便更好地開展工作。作為檔案管理人員，應對自身工作有清楚的認知，要在工作實踐中盡職盡責，將全部身心放在工作中，并游刃有余地處理好各項工作，從而切實提升檔案信息化管理水平。

（五）不斷創新檔案管理模式

在開展檔案管理工作的過程中，要想使信息化真正發揮應有的作用，就必須不斷創新檔案管理模式，以免因其落后于時代發展步伐，而無法將信息化管理的優勢展現出來，以此使檔案管理工作得以高效開展。在這一過程中，檔案管理人員應在管理理念上做出積極的改變，學習和借鑒先進的管理模式，以求在工作上實現突破創新，并及時更新升級檔案管理軟硬件設備，將信息化技術手段等更好地應用于檔案管理各工作環節，對管理中的不足和問題予以及時處理，對檔案資料進行深層次的挖掘，充分體現其價值性，從而為廣大檔案使用者提供更加優質的檔案服務。

五、結語

隨著信息化技術發展得越發成熟，并為了更好地順應時代發展需求，檔案管理工作就必須立足于全新的發展視角，進一步加快檔案信息化管理步伐，充分運用信息化管理理念，并及時了解當前檔案信息化管理中的重難點問題，以此采取行之有效的措施予以妥善解決，將信息化在管理上的優勢發揮出來。同時，數字化這一背景之下，應對檔案信息的真實性和安全性做好保障工作，積極探索創新路徑，從而使檔案信息化管理模式得到進一步優化，為檔案事業發展起到推動作用。

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（作者簡介：翟培元，男，本科，駐馬店市中醫院，助理館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）