電子合同歸檔問題及其優化策略

趙丹陽 范靜文

摘要：目前，電子合同主要在第三方簽約平臺進行簽訂和存儲。但通過調研發現，我國第三方簽約平臺的電子合同歸檔業務，存在法律及標準體系不完善、歸檔主體數量少、歸檔主體服務資質不足、歸檔內容不齊全、電子簽名歸檔方式不一、歸檔格式重視程度低、歸檔技術良莠不齊等問題。對此，該文提出，采取健全制度體系、加強歸檔主體建設和完善歸檔細節三個方面的措施可以有效提升電子合同歸檔質量。

關鍵詞：電子合同 電子文件 歸檔

合同能夠規范當事人的行為，保護當事人的合法權利，也是國家維護社會經濟秩序的有力工具。隨著在線辦公的興起，電子合同作為一種數字應用基礎設施日益普及，這大大降低了用戶的使用門檻，提高了簽約效率，節省了合同管理的成本。目前，電子合同主要在第三方簽約平臺進行簽訂和存儲。平臺的服務對象以政府機構和各類企業為主，廣泛涉及人力資源、金融、在線教育、房地產和電商等領域；服務內容則包括電子合同的創建、發送、簽署和歸檔等。其中，電子合同的歸檔保存無疑對用戶權益的長期保障發揮著至關重要的作用。本文擬在調研的基礎上分析第三方簽約平臺電子合同歸檔存在的問題，提出相應的優化策略，以期促進電子合同歸檔工作的完善。

一、電子合同歸檔的實踐探索

為了解我國第三方簽約平臺電子合同歸檔現狀，筆者依據億歐智庫發布的《2020年全球第三方電子合同平臺發展報告》[1]，采用抽樣調查法，分別從“頭部”“腰部”和“尾部”平臺中按比例抽取了3家（上上簽、法大大和e簽寶）、5家（契約鎖、云合同、君子簽、安心簽和誠信簽）和2家（一簽通和思路簽）平臺作為調研對象，以問卷調查結合電話訪談的方式對它們進行了調研。現將調研結果總結如下。

（一）歸檔主體

1.平臺類型。目前國內第三方簽約平臺呈現“三分天下”的態勢：40%左右為互聯網創業公司，如法大大等；30%左右為老牌電子簽章或數據保全企業轉型而來，如e簽寶等；另有約30%為國內CA認證機構推出的第三方平臺，如安心簽等。

2.開展歸檔業務的平臺數量。從調查看，60%的平臺已經開展電子合同歸檔業務。沒有開展的平臺中有的表示未來會開展該業務。可見，未來對電子合同進行歸檔的平臺會越來越多，市場覆蓋率會更大。

3.平臺服務資質。各大平臺中擁有ISO 27001信息安全管理體系認證的占70%，擁有ISO/IEC 27018公有云個人信息保護管理體系認證的占50%，擁有公安部信息系統安全等級保護三級證書的占30%，擁有信息技術服務管理體系認證的占30%。

（二）歸檔對象

1.歸檔電子合同的來源。電子合同來源于平臺用戶的前端業務系統。所以開展電子合同歸檔的平臺大多與用戶的一個或多個業務系統進行對接，以接收電子合同。具體來講，有6家平臺接入了用戶的辦公自動化系統，5家平臺接入了用戶的人力資源管理系統，3家平臺接入了用戶的ERP系統，2家平臺接入了用戶的電子郵件系統，1家平臺接入了網站系統，1家平臺接入了產品數據管理系統。

2.電子合同歸檔的內容。將電子合同內容數據進行歸檔的平臺有6家，選擇將其他元數據也一并歸檔的平臺有5家，同時將電子簽名進行歸檔的平臺有3家，將合同約定文件（確定書）也進行歸檔的平臺有3家。可見，不是所有平臺都能將應歸檔的內容盡數歸檔。

（三）歸檔格式

1.歸檔格式選擇的依據。開展歸檔業務的全部6家平臺都表示選擇歸檔格式的首要考慮因素是實際工作需要。其中有4家表示同時也會考慮遵循相關標準。電子合同管理系統的技術要求則排在第三位，有3家平臺選擇了此項。

2.歸檔格式分布。版式文件格式在實踐中的使用率頗高。6家平臺均支持采用PDF格式歸檔。其中有4家平臺還支持以我國自主研發的OFD格式進行歸檔。同時支持XML、DOC和TXT等格式的平臺數量則很少。

（四）歸檔技術

電子合同歸檔過程中經常需要同時應用多種技術。有6家平臺采用了主體身份認證技術，例如第三代無知識型驗證碼技術、人臉識別技術及數字證書等，以確保主體的身份可信。有5家平臺采用了防篡改技術，例如可信時間戳認證、區塊鏈技術、原文沙箱保護技術和數字水印等，以確保電子簽名和合同內容的真實性與完整性。

二、電子合同歸檔要求

電子合同具有不同于普通電子文件的特殊性，因此電子合同的歸檔也應滿足一些特定的要求。

（一）歸檔時間提前

電子合同訂立的基礎是信息數據，通過信息數據將當事人約定的權利和義務記載在計算機系統內，同時在系統內完成修改、流轉和儲存等過程。這一特點對電子合同的歸檔時間提出了要求。因為信息數據穩定性較差，若發生偽造、篡改、丟失等問題，當事人很難察覺。如將已經辦理完畢的電子合同放置在前端業務系統中，不及時歸檔，不僅會影響電子合同的歸檔工作，更有可能給后續的生產經營活動帶來嚴重損失。因此，電子合同歸檔時間應盡量提前。

（二）歸檔范圍擴大

電子合同來源于多樣的前端業務系統。在業務活動過程中形成的全部相關文件均構成合同的背景信息。所以，電子合同的歸檔范圍需要擴大，不僅要將電子合同本身進行歸檔，還要將合同意向書、備忘錄、會談記錄、往來信函等相關支撐文件進行歸檔，以保證電子合同歸檔內容的齊全與完整。

（三）歸檔質量提升

電子合同的憑證價值一般在組織或個人面臨法律糾紛時得以實現。此時電子合同可作為合法證據維護當事人的權益。因此，相較于普通電子文件，電子合同對于歸檔質量有著更高的要求，即在歸檔環節就必須考慮檔案保存的相關要求，如格式選擇、長期存取的方法等。

三、電子合同歸檔存在的問題

在問卷調研和電話訪談的基礎上，筆者認為目前電子合同歸檔存在的問題包括如下幾個方面。

（一）制度體系不健全

1.法律體系不完善。《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國電子簽名法》《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國電子商務法》等解決了電子合同的法律地位、數字認證、數字信任和糾紛調解等問題。但其中涉及電子合同歸檔的條款數量較少，未能對第三方簽約平臺的電子合同歸檔工作形成有效的指引和約束。

2.標準規范體系尚未建立。自2013年起，我國開始了電子合同相關標準的制定，經過10年的發展，已經出臺了6個標準（見表1）。但是針對電子合同的歸檔環節，在國家標準層面，只有《第三方電子合同服務平臺功能建設規范》給出了歸檔功能的要求，但較為宏觀，并不能很好地指導電子合同的歸檔操作。在行業標準層面，則完全沒有涉及電子合同歸檔的內容。

（二）歸檔主體建設不足

1.歸檔主體數量較少。與普通的文書檔案相比，合同檔案的收集、整理、組卷都存在一定的不規律性。例如，一份經濟合同經過要約、承諾、簽字、蓋章、公證生效等環節后，并不意味著辦理完結，還需要針對合同的履行情況進行定期檢查，有時還會依據檢查結果進行修訂、補充或更改。這增加了電子合同歸檔的成本和難度。所以很多尾部平臺不考慮開發電子合同歸檔功能，造成能夠實現電子合同歸檔管理的平臺數量較少。

2.歸檔主體服務資質不足。第三方電子合同簽約平臺應當具備ISO 27001信息安全管理體系認證、ISO/ IEC 27018公有云個人信息保護管理體系認證、公安部信息系統安全等級保護三級證書和信息技術服務管理體系認證等權威資質。這些資質在一定程度上可以反映平臺是否有能力保障歸檔電子合同的真實完整、安全可用。但是從調研結果來看，很多平臺在ISO 27001信息安全管理體系認證已經過期的情況下，未及時進行資質的重新申請。擁有其余三種高級別資質證書的平臺則更為稀少。

（三）歸檔質量難以保證

1.歸檔內容不齊全、不完整。大部分平臺能將電子合同內容數據進行歸檔，但對于合同約定文件（確定書），僅有3個平臺選擇進行歸檔，這對電子合同的有效性造成了危害。在司法實踐中，已經出現了由于缺少當事人合議的證據導致合同不被法院認可的情況。[2]

2.電子簽名歸檔方式不一。各平臺對于電子簽名的處理方式并不一樣。有相當數量的平臺認為維護電子簽名有效性的成本過高，從而不將電子簽名歸檔。也有的平臺僅將電子簽名以圖像形式歸檔。還有的平臺采取在歸檔后簽名失效時，重新對電子合同進行簽名的做法。

3.歸檔格式重視程度低。第三方簽約平臺還沒有充分認識到歸檔格式管理的重要性。根據上文的調研結果，電子合同歸檔格式的選用尚沒有形成統一的標準，甚至還存在格式過時的情況。例如，有些平臺選用的TXT格式已不適合用作檔案的存儲或者歸檔。

4.歸檔技術良莠不齊。第三方在線簽約平臺具有技術高度集成的特點。這些技術在保障電子簽名和電子合同內容防篡改方面具有不可或缺的作用。有些平臺使用原文沙箱保護技術、多時間戳證據固化技術、區塊鏈保全技術等較為完善和先進的技術，但有些平臺則使用數字水印、跟蹤審計等較為基礎的技術，后者仍有很大的改善和提升空間。

四、優化電子合同歸檔的策略

（一）健全制度體系

1.完善法律制度。一是注重法律的前瞻性，加快立法速度，優化立法流程，使其盡快能與實踐中的電子合同歸檔工作相適應。二是提高電子合同歸檔的強制執行力。如提高立法層級、增加法律責任條款等，加強對電子合同歸檔的引導與規范，保障電子合同歸檔的執行效果。

2.建立標準規范體系。目前已有的標準規范對電子合同歸檔的規定尚不完備，這在一定程度上導致了大量法律糾紛的出現。所以應盡快建立電子合同歸檔的單獨標準，具體內容應包括電子合同的歸檔元數據、歸檔流程、歸檔范圍和歸檔格式等。隨著電子合同的不斷普及與深入應用，行業性、場景化的電子合同歸檔行業標準也應盡快出臺，尤其是在人力資源、旅游、金融等電子合同應用較為頻繁的領域。

（二）加強歸檔主體建設

1.增加歸檔主體數量。用戶在使用第三方簽約平臺的過程中會產生大量的合同數據，如果不對這些合同數據進行歸檔，隨著時間的推移，這些數據就可能發生變化或者消失，進而導致在發生法律糾紛時，當事人的權益無法得到充分保障。因此，還未開展電子合同歸檔的平臺應增強歸檔意識，及時開展電子合同歸檔業務。

2.提升歸檔主體服務資質。服務資質不足在一定程度上增加了用戶的使用風險，有損用戶對于平臺的信任。因此，平臺應申請必備的資質證書，尤其是與行業強相關的資質證書。如果資質證書過期，要及時重新申請。同時，國家主管部門也應建立一套嚴格的關于電子合同歸檔服務商的審核機制，對第三方平臺的服務資質進行嚴格審核，慎重頒發服務資質證書。

（三）完善歸檔細節

1.確保元數據收集齊全完整。電子合同的元數據是檔案憑證性保障、真實性保護、長期保存和利用的基礎，也是電子合同存證取證過程中重要的依據性數據。因此，在電子合同歸檔的過程中，有必要提取并保存有效的元數據，比如能描述電子合同訂立狀態和能夠保障合同安全性與完整性的元數據。

2.確定電子簽名歸檔方式。對于簽名類的電子文件，是否要將電子簽名進行歸檔，在學界一直存有爭議。有學者提出“凡是不利于電子檔案真實性維護和長期有效性保障的電子簽名，應在歸檔時予以解除”[3]。也有學者認為應將電子簽名的展現樣式以圖像形式附在電子文件正文的相應位置進行歸檔。[4]還有學者提出，在歸檔時要將電子文件和電子簽名的原始數據一同歸檔。[5]筆者認為如果不將電子簽名的原始數據進行歸檔，僅僅保存簽名的影像樣式，不僅完全喪失了電子簽名的功能，也損害了電子合同的證據價值。因此，不但要長期維護電子簽名，更要將“簽名人”“簽名時間”等相關元數據一同歸檔。

3.重視歸檔格式。格式作為電子合同的編碼方式，對合同能否長期、真實、完整地保存起到決定性作用。為確保電子合同的順利歸檔，有必要對電子合同及與電子合同一起歸檔的相關文件選用的格式進行分析和篩選，以保證歸檔合同的安全性和完整性。例如，電子合同元數據可以XML格式存儲，電子合同約定文件或確認書的內容數據、電子合同的內容數據等可以符合電子檔案長期保存要求的數據格式存儲。

4.推進區塊鏈技術的應用。區塊鏈技術具有去中心化、開放性、安全性、匿名性的特點。利用區塊鏈技術，可以將合同簽署過程中產生的文件存檔，并將存檔文件的哈希值上鏈，保障用戶合同全程不被篡改。當然，結合用戶需求，也可以有選擇地進行上鏈，例如將電子合同的特征信息和相關元數據哈希值上鏈，電子合同原始數據內容不上鏈。這樣在一定程度上可以減輕各節點進行數據存儲和處理的壓力。

注釋及參考文獻：

[1]億歐智庫.2020年全球第三方電子合同平臺發展報告[EB/OL].（2020-08-27）[2023-04-21].https：//www.iy？ iou.com/research/20200827739.

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作者單位：遼寧大學信息資源管理學院