國有建筑企業辦公室管理的創新與實踐對策

閆芬

［摘 要］我國社會經濟的快速發展，推動了國有企業辦公管理領域的發展。在確保國有企業的正常運作和進行有效反饋方面，現代企業管理發揮了非常關鍵的作用。此外，經濟發展和政策變化也給國有建筑企業的未來發展帶來了更多的機會和挑戰。所以，國有建筑企業辦公室管理需要進行創新，從而提升管理工作效率和水平。本文從對辦公室職能的剖析入手，針對目前出現的一些問題，提出優化措施。

［關鍵詞］國有建筑企業；辦公室管理；創新對策

［中圖分類號］C93文獻標志碼：A

在國有建筑企業中，辦公室起到了連接各職能部門的作用，同時也起到了信息傳遞及后勤服務等作用。在建筑企業辦公室的行政工作中，要把精細化管理的概念融合進去，需要從多個角度入手，通過明確部門職責，督辦各崗位愛崗敬業，讓每一個工作人員都能按時完成工作。在這一背景下，本文對辦公室管理的創新進行了較為全面的探討，希望通過本文的研究，能對我國國有建筑企業提高經營管理能力起到一定的借鑒作用。

1 辦公室精細化管理的概念

精細化管理是企業的一種管理思想，其實質是分解、細化、執行企業的戰略和目標的一系列管理行為，將企業的戰略計劃落實到各個業務環節、管理環節的過程。

1.1 項目量化

細化、量化管理項目，就是把整個行政管理作為一個目標，分成幾個項目，然后對這些項目進行重構，來實現對業務管理流程的優化以及發揮辦公室管理的效能。其功能主要表現在兩個維度：一是將行政管理工作進行定量監管，讓相關人員對工作的整體情況進行把握，從而加大對行政管理細節監督的力度；二是對管理工作進行量化，對管理過程進行細化。

1.2 流程規范化

將精細化管理的概念引入辦公室管理，用某種方法將任務目標按照特定的方式進行重構，并按照流程來對工作進行重新分配，這樣就可以完成對業務部門的整體梳理，同時構建出一個和目標匹配的工作規范。

1.3 樹立協同意識

協同意識引入就是在多個部門的協作基礎上，對有關部門進行協調，從而確保工作的順利進行［1］。在行政工作方面，辦公室雖不直接從事生產，但是其工作涉及企業的方方面面，所以必須取得各個單位的配合，提升企業的經營效率，并推動企業經營目標的實現。

2 國有建筑企業辦公室管理創新理念

在國有建筑企業的經營中，要把精細化的管理思想貫徹起來，根據國有建筑企業的特征以及計劃目的，有針對性地開展國有建筑企業的經營活動，明確精細化管理的實施過程，最終形成一套長期有效的精細化管理保障措施。

2.1 確立管理目標

國有建筑企業的主營業務是建設工程項目。建筑企業在建設工程項目方面積累了豐富的經驗，也為國家的基礎設施建設作出了重要貢獻。為了更好地管理項目，建筑企業建立了“法人管項目、項目經理責任制”的項目管理體系，該體系以建設工程項目為核心。建筑企業的組織架構包括總公司、專業子公司和項目部，以項目經營為企業管理模式的核心。這種管理模式可以更好地實現項目的高效管理和運營，從而提高企業的整體效益［2］。此外，每個建筑企業都有自己的特色，比如有的企業注重環保，有的企業注重創新等。然而，建筑企業的行政粗放管理也可能存在問題。在實踐中，一些企業的行政管理不夠嚴格，執行拖沓、流程不協調等問題也時有發生［3］。為了解決這些問題，建筑企業需要加強對行政管理的規范和監管，加強項目管理的信息化建設，提高項目管理的精細化水平，從而更好地實現企業的可持續發展［4］。同時，也需要加強對項目經理的培養和管理，提高他們的專業素質和能力，從而促進建筑企業的發展和壯大。

具體的目標包括以下幾個部分：第一，樹立精細化管理的理念，讓精細化管理的工作方式得到貫徹；第二，在國有建筑企業生產過程中，減少浪費，拖延等現象，從而達到降本增效的目的；第三，根據建筑企業的需要，對業務流程進行優化，并對業務范圍進行相應的縮減；第四，確定工作職責、工作規范，建立一套科學的工作業績考核機制。

2.2 確立管理內容

根據國有建筑企業的特征及辦公室的職能，行政管理工作具體有以下幾個方面。

2.2.1 行政費用精準化

行政費用精準化是指將費用的概念與辦公室工作的全過程相結合，從而達到減少公司管理費用的目的［5］。例如，制定業務招待標準、控制公務用車成本、減少辦公用品的浪費，同時提倡電子化辦公，減少在國有建筑企業管理過程中出現的各種浪費現象。

2.2.2 執行力度精準化

國有建筑企業的經營管理必須落實到位。在行政執行力的精準化方面，需要對國有建筑企業辦公室部門的職能進行細化，并以此為依據，明確辦公室主任、副主任、文員的職能。制定年度、季度、月度的工作內容及評估指標，從而對國有建筑企業的經營管理工作進行全流程管控。

2.2.3 行政協同精準化

建筑企業、子公司和項目部是建筑行業的三個重要層級，它們共同構成了一個完整的建筑生產體系。然而，在實際運營過程中，這種層級式管理模式存在一些行政管理流程延伸的問題，可能會導致協調和溝通不暢通，影響組織系統的效率和生產經營目標的達成。為了解決這些問題，國有建筑企業應該構建行政協同機制，使各級部門之間能夠有效協調和溝通［6］。在這個機制下，企業的各級部門應該明確其職責和責任，并建立相應的考核和監督機制，以確保各級部門能夠順利地完成其任務。在具體實施時，需要對項目行政管理與企業行政管理部門的協同職責進行明確。例如，項目部應該負責項目的具體實施和管理，而企業行政管理部門則應該負責企業的日常管理和協調工作。這樣一來，各個部門之間的職責和責任就會更加明確，工作也會更加有序和高效。除此之外，還需要建立責任考核和監督機制，以確保各級部門能夠履行其職責。例如，可以采用績效考核的方法，對各級部門的工作進行評估和評價，以發現問題并及時解決。同時，還可以建立監督機制，對各級部門進行監督和管理，以確保工作的質量和效率。

2.3 實行精細經營的戰略

國有建筑企業的行政工作，主要是文件往來、工作關系的協調、固定資產和檔案的管理等。具體包括以下幾個方面。

2.3.1 公文函件

公文的管理是辦公室的一項主要工作。辦公室應該按照政府機關公文管理的標準，對公文的書寫形式和公文的處理流程進行詳細的規定。從文件的規范化入手，使國有建筑企業文件的管理工作與國家有關部門的工作銜接更加順暢，使國有建筑企業文件的管理工作更加規范化。

2.3.2 制度標準化

辦公室擔負著對建筑企業內部控制制度進行編纂的主要責任，它應該以質量管理體系標準和相關規定的要求為基礎，牽頭組織職能部門、技術部門對企業管理制度進行完善。

2.3.3 年度計劃

在建筑企業的生產經營過程中，年度計劃的起草和總結是一個非常重要的環節，它將行政管理工作與企業生產經營工作相結合，以實現企業的戰略目標，保證項目中心任務的順利完成。在這個過程中，辦公室以企業的年度重點工作任務為基礎，將建筑企業的戰略目標和項目中心任務作為具體的目標，并分解到各個部門和崗位［7］。這能夠讓每個部門和崗位都明確自己的職責和任務，從而更好地完成工作。同時，行政管理部門協調職能部門、業務部門對工作目標和工作任務進行分解，制訂具體的年度工作任務計劃、計劃任務監控指標和量化標準。這樣做的目的是讓企業的工作目標更加具體、可操作，同時也能夠更好地監控任務的完成情況，以便及時調整和優化工作。

2.3.4 資產管理

隨著企業的發展，其固定資產也在逐漸增加。但是，企業固定資產以非生產性資產為主，這給企業的經營管理帶來了不小的壓力。因此，需要加強對固定資產的精益管理，以提高其使用效率［8］。為了實現對固定資產的精細化管理，可以從以下幾個方面入手。首先，需要對固定資產的需求、采購、分配、使用、維護、報廢等全程進行記錄，以便及時了解企業固定資產的情況。其次，需要對固定資產進行統一編號，按照類別、使用部門進行分類管理，并定期進行清點，以確保賬目與實物對應。同時，還需要落實責任部門和人員，確保固定資產的管理工作得以順利開展。

2.3.5 檔案管理

在國有建筑企業中，檔案管理是一項重要的工作，包含企業生產經營決策、OA公文、項目建設文件等信息的管理。檔案管理是建筑企業經營管理各個方面工作的信息記錄，它能夠為公司的管理和項目的結算提供一個可追溯的依據。在檔案管理工作中，辦公室應與檔案管理工作相聯系，明確部門和項目檔案的收集范圍、流程和要求。同時，需要協調各個部門和項目設置兼職的檔案管理員，并對其進行檔案管理的訓練，以保證建筑企業的檔案和項目檔案都能被及時地收集起來。檔案管理對于建筑企業來說非常重要，因為它能夠記錄下企業的歷史和發展過程，對于企業的經營決策也有著重要的作用［9］。

3 國有建筑企業辦公室管理創新策略

首先，為解決目前我國國有建筑企業經營方式不完善、經營不規范等問題，應完善國有建筑企業經營體制。要規范員工的行為，提升員工的工作效能，讓員工明白其職責所在，建立合理的工作制度，讓整體工作過程明晰通暢，力求提高工作效率。辦公室工作人員要時刻保持清醒的頭腦，勇于創新，勇于挑戰自我，努力提高自己的素質，為企業的管理工作作出自己的貢獻。

其次，要對市場有更多的認識，以市場為中心，不斷地進行革新，尋找出一條與企業發展相適應的路徑。企業管理層應發揮好“引領”與“服務”的雙重作用，洞悉市場發展的趨勢，在日常生活中做好“服務”工作，做到合理安排，有條不紊；辦公室人員要把細節做好，為上級、同事提供良好的服務，充分發揮自己的作用與價值。與此同時，在管理工作中，辦公室人員要將工作落實到具體的細節上，努力提升企業的核心競爭力。

第三，要建立自己的企業文化，營造一個溫暖、和諧的工作環境，這樣才能實現企業內部的和諧［10］。同時，還應建立一套完善的培訓制度，以提高員工的素質和工作能力。建立薪酬激勵體系，開展專業的培訓，提高企業的效益，提高員工的創新能力和工作效率。

第四，轉變傳統管理方法，以人為本，調動員工的積極性，讓他們認識到自己的價值，并改變傳統的、落后的管理方法，為企業提供長期的發展空間。提升員工的總體文化水平，提高工作效率。

4 結語

激烈的市場競爭對建筑業的發展提出了更高的要求，即從粗放型走向精細化，以降低成本，提升國有建筑企業的競爭能力。在管理過程中，需要辦公室充分發揮其統籌職能，以各單位、各崗位的職能作為出發點，對其進行科學的設定，創新管理方法，從而推動國有建筑企業的行政管理工作向高質量發展。

參考文獻

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