ERP 在企業財務信息化的應用

文/鄭曉韻（浙江天工緊固件股份有限公司）

近年來我國市場經濟不斷發展，很多企業借助信息技術提高了企業的管理水平。ERP 作為企業財務信息化的重要工具，借助ERP 能夠幫助企業實現資源整合，讓財務第一時間了解業務信息和數據，從而提高企業競爭力，幫助企業在激烈的競爭中獲得發展。但是很多企業未認識到ERP 管理中各項工作的要求，無法全面提高ERP 對企業管理的有效性。因此本文針對ERP 進行分析，探討了ERP 在財務信息化應用的相關要求，通過ERP 讓企業的財務充分融入業務的各流程，為企業提高競爭力奠定基礎。

一、相關概念

ERP 是企業資源計劃，能夠集成財務、生產、人力資源管理等方面功能于一體。在ERP 出現以來，經過長時間發展已成為企業重要的管理工作，通過ERP 實現對財務流程與業務流程再造，幫助企業達到優化經營管理流程的目標，協調企業各部門工作職責，達到提高企業競爭力的目標。

二、企業財務信息化應用的不足

第一，基礎財務工作不健全。在傳統的財務信息化管理過程中，財務工作僅能夠實現數據的線上處理，無法通過系統實現之間的整合為企業財務上工作提供數據，財務工作的本質未發生變化，財務工作還是僅能實現事后核算與監督，無法參與到經濟業務事項的事前與事中進行預測和控制，不利于幫助企業提高財務工作附加值。

第二，信息處理效率低下。傳統財務信息化由于財務信息系統和其他系統之間未建立完善的接口，各項數據難以在不同模塊之間進行傳遞，經濟業務事項發生之后無法第一時間傳遞給企業的財務模塊，不利于幫助企業發現財務工作中的薄弱環節并形成完善的改進機制。

第三，內部控制體系不科學。內部控制體系要對企業的經濟業務活動進行控制與分析，并對重點活動進行控制。但是傳統財務信息化模式下內部控制主要依靠人工進行管理，無法通過系統設置相應的控制規則對企業各項事項進行控制，內部控制效率大打折扣。

第四，財務和業務的配合力度不足。在傳統管理模式下，業務信息難以及時傳遞給財務模塊，財務無法為業務提供有價值支持，不利于提高財務工作的附加值。

三、ERP 在企業財務信息化應用的思路

（一）優化基礎財務工作

通過使用ERP 的方式，能夠大幅提高企業對各項業務流程的管理水平，提高企業核算的精細化程度，讓企業的各類信息通過簡單處理生成記賬憑證，從而大幅減少財務人員的工作量，并通過對憑證進行自動匯總，防范人工管理過程中產生的問題，提高管理流程的科學性，達到財務與業務同步管理的目標[1]。例如在銷售收款業務中，企業在接受了客戶訂單完成產品的銷售，直至收回款項的全過程會涉及主營業務收入、主營業務成本、應收賬款、銀行存款等科目。在傳統的財務核算模式下，財務核算的信息無法準確體現出各項科目狀態，例如應收賬款發生時，應收賬款賬齡、客戶信用情況等信息無法第一時間得到傳遞，部分企業可能會設置應收賬款明細賬的方式對相關信息進行記錄，但是耗費大量人力、物力。通過使用ERP 系統能夠將銷售收款流程形成信息化的管理機制，在銷售部門談判之后，能夠生成客戶名稱、地址等方面信息。當企業接收到客戶的訂單時，錄入信息并結合庫存系統數據分析是否需要進行采購。完成發貨之后，在信息系統中形成記錄，企業收到客戶的貨款能夠對應收賬款進行沖銷。通過ERP 方式，企業各項流程的信息都從業務環節獲取，并且能夠第一時間分析業務環節的狀態。例如企業分析銷售情況時，能夠通過信息系統第一時間追蹤到應收賬款的賬齡、客戶情況、合同信息的方面因素，企業的業務部門信息可以通過系統流轉到財務部門，大幅提高財務信息準確性，讓財務人員從基礎核算中解放出來。

（二）提高信息處理效率

第一，借助ERP 實現信息共享。ERP 在企業應用的核心是消除信息孤島，實現信息共享。通過對信息資源進行統籌管理的方式，實現對各類信息的無縫整合，借助ERP 系統實現對信息的管理，能夠實現價值增值的目標。在傳統管理模式下，企業各部門的信息難以及時共享，存在信息孤島的問題。ERP 模式能夠有效消除信息孤島，通過強化管理的規范性，針對日常工作問題形成科學控制措施，實現對信息的高效傳遞，實現對資源調配的功能，促使企業實現價值最大化的目標[2]。例如在ERP 系統中，包括采購、生產、庫存等模塊，在企業的銷售模塊中錄入客戶名稱、賬期、信用額度等信息，在采購模塊中錄入供應商信息、物料編碼等信息，在生產模塊中錄入產品成本等信息。在錄入信息之后，發生業務事項時，能夠借助提前錄入的信息實現對信息的傳遞。銷售部門在接收到銷售訂單之后，會將銷售訂單傳遞給庫存模塊，庫存模塊結合是否有足夠的存貨分析是否需要采購。如需要采購，將信息傳遞采購模塊，由采購人員結合供應商情況選擇最佳供應商，由系統匹配供應商之后開展采購。當企業采購的貨物到達企業之后，通過庫存模塊進行驗收，檢查存貨是否符合企業的要求，符合企業要求的通過驗收并將信息傳遞給生產模塊，生產模塊結合所采購的各類材料開始生產，生產完成的貨物傳遞給庫存模塊，庫存模塊發出信息要求銷售部門完成銷售工作。與此同時，企業的各環節信息會同步流轉至財務系統生成憑證，從而大幅提高企業財務數據和業務數據共享力度。通過信息共享的方式，能夠讓財務了解業務所處的環節及業務工作狀態，包括明確業務工作中具體的信息，形成一體化的信息管理機制，消除了信息孤島。又如，企業在采購流程中，為了提高企業采購的規范性，建立ERP 價格數據庫。通常企業成本中的材料成本比重較高，企業原材料價格波動將給企業帶來一定風險。為了確保企業材料價格能夠得到有效監督，幫助企業掌握材料價格變動情況，企業要形成完善價格跟蹤機制，及時收集原材料的價格波動情況，并將原材料價格情況及時輸入到ERP 系統中。企業在開展采購之前要進行市場詢價，并將詢價結果錄入ERP 系統。在開展采購環節，要將采購價格和詢價結果由ERP 系統進行比對，避免企業采購到的產品價格過高的風險。企業在每筆采購之前都將采購價格和市場公允價值進行對比，能夠分析企業采購價格的合理性，以此實現對采購人員的獎懲。

第二，通過多維度數據滿足企業管理需求。在傳統財務核算中僅涉及少量的數據，主要是會計憑證所產生的各類數據，無法為企業管理提供有效的決策支持，導致管理效率低下，財務工作附加值較低，不利于幫助企業在激烈的市場競爭中提高競爭力。在使用ERP 之后，數據處理的效率大幅提高，能夠幫助企業掌握各項活動實施狀態，并結合企業的工作情況對各環節工作進行優化，實現對資源的有效整合。通過ERP 的應用，其優勢在于能夠提供多層次、多樣化的數據，滿足數據分析的需求。例如在ERP 系統中能夠根據企業的實際開發個性化功能，將企業各項業務活動進行集成，并根據企業業務活動的特點，對業務數據進行分類管理，幫助企業發現業務流程中的薄弱環節。企業通過對各類數據進行分析，幫助企業了解業務狀態。同時企業根據自身需求了解業務狀態，掌握如何優化企業的業務流程，制定更為科學的決策，大幅提高數據獲取效率及數據準確性、可比性，為企業提供更加全面、及時、準確的數據，為企業各項工作提供支持。

（三）優化內部控制

第一，通過ERP 系統對關鍵內部控制環節進行管理。ERP 系統通過對數據進行集成，讓企業不同系統形成一個整體，達到各項信息統一管理的目標，并及時監控企業的管理情況，為管理層開展決策提供支持。在ERP系統中對各類信息進行全面管控，發現企業管理中的不足，并提高企業的管理效率，優化企業的業務流程，實現價值最大化目標。例如在發生應收應付賬款時，自動導出信息生成相應的記賬憑證并更新總賬，幫助企業第一時間發現應收賬款管理不足并優化應收賬款管理流程。企業通過對關鍵控制點進行信息化控制的方式，有效消除管理工作中不規范行為給內部控制帶來的影響，提高企業管理流程的科學性，實現對關鍵控制點的跟蹤。例如通過ERP 跟進應收賬款管理流程，當應收賬款逾期時能夠通過ERP了解客戶逾期的情況，并根據逾期的嚴重性制定恰當解決方案。同時企業要針對各層級人員的工作情況形成對財務管理工作的嚴格控制，借助ERP系統對各崗位工作職責進行分析，并以此為內部資源調配提供支持，從而優化企業的管理流程，實現對人員權責的監督，提高企業管理工作的規范化水平。

第二，借助ERP 實現預算內部控制。預算作為內部控制的重要環節，通過預算能夠合理規劃企業的資源配置機制，幫助企業實現對各類風險的防控，并對資源進行合理調配。在預算編制過程中，ERP 系統能夠實現滾動預算，不斷對原有的預算數據進行調整，克服傳統模式中預算無法適應日新月異市場環境的弊端，從而讓企業在預算管理中能夠在整體視角分析管理工作的薄弱環節，幫助企業由財務部門對各環節工作進行有序管理，確保企業的生產經營活動有序推進[3]。同時通過對企業的經濟業務事項進行不斷調整與修正，能夠讓企業預算更加吻合自身經營實際，實現對企業各項工作的有效控制。全面預算管理工作所涉及的信息量較大，要求對企業各類數據進行全面統計。傳統的人工匯總數據方式，將導致工作量大幅增加，這也是傳統預算管理模式中的重要問題。借助ERP 系統建設，有助于全面改善傳統模式的弊端，實現信息的集成。在采用ERP 系統時，企業各項業務預算的數據由業務部門根據實際情況錄入系統，財務部門在此過程中僅需要對數據進行簡單處理，就能夠實現對數據的傳遞。企業銷售部門根據市場信息編制銷售預算，之后將銷售預算信息傳遞至生產部門。生產部門根據銷售部門的數據以及自身生產能力編制生產成本預算和制造費用預算。采購部門根據物料清單編制采購預算。人力資源部門編制人工預算。通過這樣的方式，在編制預算過程中，預算信息由信息系統自動采集和流轉，大幅提高預算管理的及時性。

（四）強化業財融合

第一，通過ERP 讓財務透視業務。傳統的財務工作主要是對各項經濟業務事項進行事后的核算，財務與業務環節相互分離，無法對企業經營活動進行有效監控。ERP 秉承著精益管理以及對數據進行統籌管控的方式，促使財務工作融入業務前端，由事后控制轉變為事前預測、事中監督、事后管理，形成全環節管理的目標。通過讓財務透視業務的全流程，幫助企業的財務部門優化各項經營管理機制，持續改進企業的管理效益。在ERP 的管理流程中，能夠形成相互支持的子系統，各子系統緊密協同，共同提高企業的管理水平。在ERP 的環境下，企業各項財務信息來源前移，各項信息來自業務模塊并匯集到財務模塊，企業的資金管理、資產管理、財務核算等環節能夠形成一體化的管理機制，各子系統之間的業務數據能夠第一時間通過信息系統進行集成。例如在開展銷售業務時，銷售系統中的信息能夠傳遞給財務模塊，通過分析銷售毛利等方面的信息，由財務部門將分析結果反饋給業務部門，并找到相關數據變動成因，判斷若銷售收入下降是由于市場不景氣，還是由于企業產品宣傳不力等因素，從而結合企業管理中所存在的問題形成科學的分析建議。又如在分析企業的生產環節，分析企業生產效率、產品質量等信息，判斷企業生產管理出現問題是由于機械設備效率低下，還是由于質量不佳等因素。再如在企業的倉儲管理中，ERP 系統能夠了解企業的收貨和發貨數據，形成存貨賬齡報告以及存貨明細。通過分析企業進銷存情況，判斷企業存貨管理的合理性，并分析企業是否存在呆滯等問題，判斷是由于企業采購環節管理不當，還是由于銷售不及時，并以此制定科學的應對措施。借助ERP 系統能夠讓財務掌握業務的情況，發現業務工作的薄弱環節，從而針對流程中所存在的問題對癥下藥，提高管理工作規范性。

第二，財務流程融入業務要求。傳統的財務工作是通過手工方式對各項經濟業務事項進行處理，管理效率較低。在使用ERP 的管控模式中，財務人員能夠根據信息系統進行管理，提高企業的管理效率以及信息準確性，大幅改善企業財務和業務配合的力度。通過統一標準、統一流程，實現對信息的共享及數據管控。企業大量信息通過業務人員直接錄入系統，并經過各項模塊的流轉傳遞至財務模塊，財務人員能夠從大量的基礎工作中解脫出來，參與到與業務工作的配合流程中。因此在企業ERP 的模式下，財務崗位也要發生重大調整，以實現業財融合的目標。首先，對財務分析的崗位進行調整。在引入ERP 之前，企業開展財務分析僅能夠通過分析企業的財務數據判斷企業財務報表中相關數據的情況。在使用ERP 系統之后，企業各項數據來源前移，企業的財務部門能夠全面掌握業務部門的工作情況，形成對業務數據的有效分析，實現和業務部門的有效配合。在企業的財務分析中，能夠增加對供產銷各環節的分析。若企業收入不達標，應收賬款周轉率未達成等因素發生時，能夠通過信息系統找到差距，并通過財務分析幫助企業發現管理中的不足，提高企業管理工作規范化程度，確保企業的業務問題能夠得到第一時間整改。其次，對財務管理崗位工作內容進行調整。在使用ERP 系統之前，企業核算流程較為粗糙，企業各項成本核算信息傳遞滯后，無法第一時間實現管理。企業在使用ERP 時，企業的成本核算工作由系統自動完成，企業能夠實現對各項工作的有效管理，幫助企業了解各項工作的問題，并分析成本數據是否合理以及所需要的資源是否科學。若存在不規范之處能夠得到及時整改，從而幫助企業的生產部門優化生產管理體系。

四、結語

ERP 作為現代企業管理過程中的重點，通過信息系統將企業各類資源進行合理配置，能夠幫助企業實現轉型。在ERP 模式下，企業的各類信息能夠實行歸集，各項業務數據都能夠在信息系統中進行分析，解決管理流程的問題。ERP 具有較強靈活性，ERP 能夠對企業的各項活動形成全方位、多角度的管理，并通過ERP 讓財務透視到業務環節，實現財務與業務的有效銜接。ERP 管理流程中財務信息化要求不斷提高，在管理活動中還存在一定的問題有待進一步研究，因此本文針對相關問題進行探討，認為企業在未來還要進一步優化管理流程，從而確保企業適應時代發展的要求。