提高機關事業單位檔案管理信息化水平的對策思考

［摘 要］在現代科技迅速發展和公民民主意識不斷提升的背景下，我國機關事業單位的工作理念和工作方法也要不斷創新。機關事業單位檔案主要記錄單位在管理、服務等活動中的憑證資料，包含了單位發展歷史、管理經驗、業務成果等多項內容，可以為單位的創新發展以及各個建設項目的實施提供依據和支持。所以，機關事業單位應該認識到檔案管理工作的重要性，并且采取有效的管理措施。在現代檔案管理中，應重點加強信息技術的引進與應用，根據信息化建設現狀以及檔案管理要求，采取有效的創新手段，全面提升機關單位檔案管理信息化水平。

［關鍵詞］機關事業單位；檔案管理；信息化

［中圖分類號］G27文獻標志碼：A

2020年修訂的《中華人民共和國檔案法》增加了檔案管理信息化相關章節，對電子檔案的地位、作用、安全需求等進行了明確的規定。各個機關事業單位在進行信息化規劃的過程中，應該將檔案管理信息化融入其中，為電子檔案的歸檔、分類、使用等提供更多的保障，確保傳統平臺的各項數字化結果、資源可以得到有效運用和全面保存；電子檔案必須具備可靠且安全的源頭，同時具備規范化的程序及合法要素，電子檔案具有與傳統平臺檔案同等的法律效力、應用效力，可以作為電子化憑證使用；對電子檔案信息化系統、數字化檔案館等作出明確要求，從立法的角度完善了檔案管理信息化基礎。由此可見，國家對檔案管理信息化極其重視。所以，機關事業單位應該遵守國家規范、響應國家號召，采取有效的檔案管理信息化提升策略。

1 機關事業單位檔案管理信息化建設的問題

1.1 標準不健全

從機關事業單位檔案管理信息化建設現狀來看，大部分檔案已經進行分類，并且根據信息化要求落實管理工作。但部分檔案館沒有制定業務范圍、主要內容、資源配置等方面的規范標準，尤其針對各個新行業、新崗位的從業人員檔案，欠缺統一的管理標準，造成信息化管理與服務水平受限［1］。檔案館應該強化館藏檔案標準化管理工作，針對具體的單位業務、從業人員等進行精細化的分類，然后制定有針對性的標準。

1.2 投入不充分

很多機關事業單位為滿足信息化檔案管理要求，不僅采購了硬件設施，也搭建了軟件系統，落實全面信息化改造工作，通過信息化技術提升檔案管理服務水平。但在實際應用中，很多硬件設施的利用率較低，檔案管理受到傳統模式的限制，管理者的業務能力有待提升，對用戶、服務內容了解不充分，所以很多硬件設施無法得到充分的利用，軟件系統也沒有得到及時的更新和維護，在實際建設的過程中，欠缺足夠的資金支持，所以設施、系統的更新不及時。

1.3 人才不專業

在檔案管理信息化建設的過程中，人才是重要的支撐動力。但從目前的情況來看，很多機關事業單位缺乏檔案管理信息化人才，同時缺少完善的內部培育制度，無法滿足信息化建設的人才需求［2］。部分檔案管理人員學歷比較低，主要為專科或本科，檔案學、計算機等相關專業畢業生較少，在日常管理實踐的過程中，缺少專業理論與技術的支持，且單位不重視對檔案管理人員的培訓，所以專業能力很難提升。

1.4 利用率不高

檔案管理旨在為檔案使用者提供完善的服務，包括檢索、查詢等。根據相關要求，在運用檔案辦理登記手續時，信息化系統可以通過高拍儀獲取身份證、工作證中的信息數據，登記效率明顯提升。但檔案業務服務渠道依舊比較單一，很多用戶對系統應用并不了解，所以查詢利用效率依舊很低。

2 機關事業單位檔案管理信息化水平不高的原因

2.1 標準脫離實際

大部分機關事業單位已經開始檔案管理信息化建設，并且取得了一定的建設成果。例如，很多單位已經設立了專職檔案管理人員，做到各部門檔案資料應收盡收，并及時進行分類管理和信息化處理，日常檔案查詢需求得到滿足，但標準化水平不高［3］。雖然制定了相關的管理制度，但與實際不符，缺少可操作性，無法轉化為具體的操作準則，造成實際工作中依舊存在檔案材料缺失、分類與編目不規范等問題，甚至有一些單位會出現檔案遺失的情況。

2.2 經費投入不足

信息化建設需要大量資金、資源的投入，進而滿足檔案更新、系統優化等需求。但機關事業單位為非營利單位，經費獲取渠道比較單一，主要為財政補貼，很難滿足信息化建設中的大量資金需求。部分單位的設備設施已經落后，系統也需要更新升級，但由于資金不足，無法采購新設備，系統維護、技術人員聘請等工作也難以落實。

2.3 人才留用困難

很多單位都存在檔案管理人才短缺的問題，主要缺少掌握信息技術的復合型人才。具體來說，缺少日常管理與維護人員，部分檔案管理人員對信息技術了解不足，并非信息化、檔案學的專業人士。也有一些單位領導對檔案管理信息化建設并不重視，欠缺科學的人才管理與培訓機制，考核指標體系不健全，所以管理人員缺少學習提升的渠道與積極性。

2.4 服務意識欠缺

隨著信息技術的普及應用，檔案管理信息化建設水平不斷提升，但受到環境、經濟、政策等多項因素的影響，很多機關單位的信息技術應用水平還有待提升，很多先進的技術手段沒有及時推廣，對新技術、新政策的宣傳力度不足［4］。尤其在檔案管理方面，從業者缺少創新和服務意識，對新事物的接受能力較低，很難在短時間內適應信息化的工作模式。很多工作人員習慣性采用傳統的查詢與管理模式，對信息化系統不了解，對信息技術的應用也不熟練，導致檔案管理服務質量難以提升，檔案的查詢效率與利用效率受到影響。

3 提高機關事業單位檔案管理信息化水平的策略

3.1 整合資源，完善標準

在機關事業單位檔案管理信息化建設的過程中，應該將檔案信息資源建設作為核心內容。需要利用已有的各項檔案資源、技術手段，根據實際需求，制定明確的共享標準，保障標準具有可操作性和規范性。構建標準化系統可以減少操作差異，使信息技術充分發揮作用，促進檔案管理信息化建設的全面落實，有效提升管理的統一性［5］。檔案業務以信息化情境為基礎，圍繞檔案信息資源開展各項工作。為提升信息資源建設水平，應該開展各項基礎性業務，同時強化資源整合工作。在實際工作的過程中，需要將現有優勢資源整合起來，包括實物檔案、歷史檔案、社交檔案等。很多機關事業單位的檔案數量和種類較多，覆蓋多個領域，這些檔案匯集了與單位發展有密切關系的信息資源。所以，應該對檔案進行合理分類，然后根據具體分類制定標準規范，實現信息化采集標準化、信息查找標準化等。具體來說，應規范數字檔案格式、傳輸方式、共享平臺等，以此實現全品類資源管理，滿足全過程管理要求。

機關事業單位應該不斷加快檔案數字化建設腳步，運用檔案信息化管理手段提升事業單位服務水平，全面促進數字化檔案建設，強化檔案信息機構的主體責任，針對增量檔案，可以按照“產生者承擔責任”的原則進行管理。數字化檔案可以采用網上傳輸的報送方式，也可以采用光盤刻錄的報送方式，對檔案全文進行全面檢索，提升檔案查全率［6］。重點構建信息共享標準，結合國家相關規范，采用統一的管理系統，促進檔案系統與網絡系統的相互關聯，通過互聯網實現高效信息整合與歸檔，統一電子檔案入口，確保共享過程更加規范，有效提升檔案管理的安全性。在標準建設的過程中，可以從技術規范、數據格式、工作流程等多個方面著手，建立完善的標準化管理體系，同時加大監管力度，充分發揮標準的導向性作用。根據檔案局發布的各項標準，有序開展數字化、電子檔案歸檔、數據庫建設等工作，保證檔案數據格式統一，使其有更強的規范性，同時也便于閱讀和共享。

3.2 加大投入，優化設施

在檔案管理信息化建設的過程中，需要加大資金投入力度，有效完善硬件設施，同時升級軟件系統。機關事業單位應該設立專職、專業的檔案管理人員，確保人員具備操作設備、管理設備的能力，根據檔案管理信息化建設需求，做好新設備采購、日常維護管理等工作［7］。應該結合實際需求購置數字化軟件，完善數據庫、計算機終端、顯示屏等硬件設施，為軟件系統的應用奠定基礎。為保障系統的安全性，還需要設置安全防護設施，嚴格管控各項信息的傳輸與共享。結合機關事業單位的實際需求，購置全套的硬件和軟件設備，包括客戶端、防火墻、服務器等。在信息化辦公的基礎上，利用新設備、新系統實現檔案高效查詢、數據便捷提取，保障檔案全生命周期的安全性，并構建完善的安全保密制度，確保各項工作切實執行。在硬件和軟件應用的過程中，應該做好日常巡查工作，定期開展設備設施維護工作，保障設備在線率，同時降低故障率，為檔案管理的信息化建設奠定良好的設施基礎。

加強管理層的重視程度，合理安排財政預算，增加資金投入，使硬件與軟件設施優化有更多資金支持。可以根據《中華人民共和國預算法》《中華人民共和國檔案法》等法律規范，制訂事業單位檔案管理信息化建設專項經費方案［8］。根據信息化建設需求，設置專用檔案室，配備現代化檔案存儲柜，配置計算機、掃描儀等必要辦公設備以及防火、防潮、防高溫等智能化管理設施，以此確保檔案的安全性與完整性。重點加強檔案的電子化、信息化建設，合理安排年度預算，獲取充足的財政撥款，確保績效目標可以順利實現。

3.3 健全隊伍，培訓人才

為全面提升信息化水平，需要構建專業的檔案管理隊伍，引進和培養更多優秀人才。首先，針對人才欠缺的問題，需要從內部培育著手，加大人才培訓力度。定期開展專業培訓班，夯實檔案管理人員的理論基礎，同時組織“業務大練兵”等活動，主要針對信息化技術應用開展實踐培訓，提升檔案管理人員的設備操作與技術應用能力，使管理人員可以做好整理、歸檔、利用等各環節的工作，實現人人適應崗位、精通業務的培訓目標［9］。重點強化實踐培訓，針對檔案接受、存儲、立卷、共享等操作流程進行模擬實踐，采用現場演示配合教學指導的方式，使管理人員切實掌握信息化技術手段，并在實踐中積累豐富的經驗。

其次，加強外部人才引進，重點引進專業人才，實現人才之間的專業互補。可以通過校園招聘的方式直接引進專業應屆畢業生，在畢業生進入崗位之前，開展專題培訓活動，幫助畢業生熟悉工作崗位，使其專業能力可以得到充分發揮。也可以采用社會招聘的方式，通過網絡招聘平臺或人才中介等渠道，獲取豐富的人才信息，對人才進行嚴格篩選與考核，確保人才掌握檔案管理專業知識，同時能夠熟練應用計算機技術、具備創新意識，可以為檔案管理信息化建設貢獻力量。

3.4 轉變理念，強化服務

為提升檔案管理信息化水平，需要轉變傳統的管理理念，全面提升管理服務意識，優化檔案管理信息化服務，滿足各項管理與使用需求。一方面，從內容、流程、效率等多個方面著手，加強對檔案管理信息化技術與方法的宣傳，使事業單位所有員工都認識到信息化建設的重要性，并熟練掌握信息設備、信息系統的應用方式［10］。同時，加強對新技術、新方法的研發，開展產學研合作模式，與高校、科研機構形成合作關系，針對檔案管理信息化中存在的技術問題進行研究與改進，有效提升信息化水平，解決檔案服務中的各項問題。另一方面，構建完善的管理服務體系。基于信息安全、便捷服務、實時共享等服務需求，建立完善的管理系統，強化加密、存儲等工作，引入先進的智能化技術手段。采取全生命周期管理策略，以流程驅動數字化檔案為基礎，貫穿檔案收集、鑒定、整理、保存、檢索、利用等所有環節，實現檔案一體化管理，使檔案利用更加便捷。不僅要對紙質檔案和電子檔案進行管理，還要及時歸類數據文件，記錄用戶行為日記，開通手機、電腦、PAD多個終端，滿足24小時服務需求，有效提高檔案的利用率。

4 結語

機關事業單位在發展的過程中，需要加強檔案管理工作。為提升檔案管理水平，可以引進信息化技術手段，構建完善的檔案管理信息系統，滿足各類檔案存儲與使用需求。在實際建設的過程中，應該結合檔案管理信息化中存在的問題，全面分析問題產生的原因，然后采取有效的優化對策。具體來說，應該完善管理標準，優化硬件和軟件設施，建設專業的管理團隊，強化服務與利用意識。

參考文獻

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［9］曲娟，馬靜，王鄭文. 對機關事業單位檔案管理信息化建設的探討［J］. 蘭臺內外，2020（31）：13-15.

［10］孫璨然. 信息化時代機關事業單位業務檔案管理的創新［J］. 城建檔案，2020（9）：67-68.

［作者簡介］朱偉，男，山西渾源人，渾源縣退役軍人服務中心，助理館員，本科，研究方向：檔案管理。