工程內業資料在項目管理中的重要性探究

李曉晨

摘?要：工程內業資料能夠真實地反映出工程項目建設的實際情況，通過分析這些內業資料信息便可及時地發現工程建設中潛在的問題，因此做好工程內業資料的管理工作對于保障工程建設質量以及項目后期能夠順利竣交工是十分重要的。對此，將以內業資料管理工作為主體，基于工程項目的角度對其在項目管理中的重要性、存在問題以及優化策略等諸多內容進行探究和討論，旨在為從事工程內業資料管理工作的相關人員借鑒參考。

關鍵詞：工程項目；內業資料；項目管理；工程管理；優化策略

中圖分類號：TB?????文獻標識碼：A??????doi：10.19311/j.cnki.16723198.2023.18.084

0?引言

隨著我國社會經濟水平的不斷發展，工程項目的建設數量也在不斷增加，項目管理的難度也隨之加強。為了能夠更好地檢查工程項目，并且做好項目竣工交工的準備工作，企業應深入貫徹落實工程內業資料的管理工作，以此來強化項目管理成效，為工程建設提供價值性參考，以保障工程項目能夠按期、按質完成。

1?工程內業資料概述

1.1?內涵

內業通常是指在項目建設中負責項目資料檔案管理、計劃、統計管理及內部文秘管理工作。資料員可以使用文本、圖形來說明一個工程項目的施工流程，由此而產生的數據信息便稱之為內業信息，它是對整個工程項目的真實記錄與客觀描述。工程內業資料可以記載和反映工程項目在施工活動中各個環節的相互聯系，能夠為整個工程項目的交驗過程提供真實客觀的信息資料，同時也可以為整個工程建設項目后期的維護和管理提供可靠的數據。對于工程項目而言，內業資料則是跟蹤整個建設項目的實施進程，從起初的方案設計、開工、建設一直到交驗所記載的文字材料，最終再按照時序前后以及工程項目的技術標準和技術資料編制成完整的工程內頁材料。

1.2?特征

首先，工程內業資料具有連續性特征。

內業資料是隨著工程項目的建設與施工而產生的，從工程項目建設開始，直至整個工程項目竣工交驗，所有環節的數據信息都屬于工程內業資料的一部分。內業資料中記載著工程施工建設的全程，并對各個環節和細節資料進行詳盡的記載。由此可見，內業資料對工程建設而言體現出了連續性特征。

其次，工程內業資料具有監督性特征。

由于工程內業資料中對工程項目施工進度進行了詳細地記錄，各施工環節和工序情況均在工程內業資料中得以真實反映，因此工程內業資料對工程項目還具有監督作用。監管部門可利用企業內部的信息系統來查閱相應的工程內業資料，以此來全面了解有關工程的施工人員、物料、技術工藝等的各類信息數據，從而合理地監督工程項目的施工進度、質量水平等諸多內容。

最后，工程內業資料還具有借鑒性特征。

針對不同的工程項目，其所對應的工程內業資料中會記載各種不同問題及相應的處理方式，而這些內容則對于其他工程項目而言具有一定的參考價值。一方面，當工程項目在實施施工作業之前，企業可以查閱類似工程項目的內業資料，并借鑒其中與承建項目相似的建設問題及解決對策，從而為工程項目建設工程的順利開展提供保障。另一方面，對于工程項目本身的內業資料也具有一定的參考價值。通常情況下工程項目建設的工期相對較長，對于工程建設后期而言，前期階段的工程內業資料中所總結的優秀經驗與方法，也可在工程建設后期有效地執行，前期工程內業資料中所遇到的問題也可引起重視，避免后期工程建設再出現該類問題，從而確保工程項目能夠順利完成。

2?工程內業資料在項目管理中的重要性及存在的問題

2.1?工程內業資料在項目管理中的重要性

在工程項目的施工建設中，不可避免地會涉及各施工環節的材料質量、工藝技術等諸多內容，而這些內容也是工程內業資料的重要組成部分，因此在工程項目的建設過程中，整理資料是一件既復雜而又不可或缺的管理工作，其重要性主要體現在以下幾點：

首先，信息記錄。工程內業資料是對工程項目建設進行全面和詳細的記載。其不僅是工程項目施工中能夠進行查證核實的重要資料，同時也是企業后期維權的關鍵證據。

其次，信息查詢。在內業資料的支持下，項目負責人可以不再單純憑借零星的材料以及主觀記憶來控制工程項目的各個節點。當工程項目出現數量不符、規格不符等問題時，可以憑借整合好的工程內業資料快速查詢到相關信息，切實有效提高項目管理的效率。

最后，經驗積累。企業可以將內業資料作為其他類似工程項目建設的一種經驗借鑒，對以往工程項目中所應用的技術、遇到的問題、應對的策略以及最終的工程項目建設成果，都可以使類似工程項目在建設的過程中少走彎路。由此可見，定期學習和總結這些工程項目的內業文件對企業項目管理水平的提升有著積極的促進作用。

2.2?工程內業資料在項目管理中存在的問題

2.2.1?內業資料管理人員的管理意識薄弱

在工程項目的建設過程中，工程內業資料所涉及的范圍廣、內容復雜，因此對于內業資料管理人員而言是一項艱巨的任務。若企業缺乏對工程內業資料管理工作的重視程度，且負責內業資料管理工作的資料員缺乏管理意識，便會導致工程內業資料的獲取和收集不夠全面，工程內業資料的管理工作也會逐漸流于形式，無法在工程項目中真正發揮其作用價值。

2.2.2?內業資料管理人員缺乏業務培訓

工程內業資料管理人員的整體業務素質偏低也是當前企業運營中比較常見的問題，其主要體現在對工程內業資料檢測報告的填寫缺乏統一的標準、對有關工程資料的整理也不夠全面、所獲取的資料信息缺乏真實性和準確性等多個方面。究其根本是因為部分工程內業資料的管理人員并未經過統一的訓練，即便有進行業務培訓，也將培訓的重點放在填寫工程內業資料的相關檢測報告上，缺乏更為深刻的專業技能培訓，因而導致內業資料管理人員的整體素質偏低，無法真正落實工程內業資料的高質量管理。

2.2.3?內業資料管理信息化水平有待提高

目前我國已然邁入了先進的信息化時代，很多企業也大規模地引入了諸多先進的電子設備，但對于工程內業資料的管理工作而言，電子設備也只停滯在制表、資料整理等最簡單地使用上，管理人員暫未充分利用電子設備的功能特性來顯著提升工程內業資料管理的信息化水平。此外，由于工程內業資源的獲取與歸檔工作目前仍以紙質載體為主，這不僅會給工程內業資料的傳送、搬運和保管帶來諸多困難，同時還會導致大批紙張資源的消耗，違背綠色環保的工程建設理念。因此，盡快提升工程內業資料管理工作的信息化水平也是提高企業項目管理質量水平的關鍵所在。

3?工程內業資料在項目管理中的優化策略

3.1?加強領導對內業資料管理的重視

為了在項目管理中充分發揮內業資料的作用價值，確保工程項目最終能夠按期、按質完成竣工交工。企業的管理層需要對工程內業材料的管理工作引起高度重視，從而使得內業資料能夠為企業項目管理工作的高效開展提供參考依據。具體要點如下：

首先，加強對內業資料管理流程的重視，確保內業資料由上至下的管理工作能夠環環緊扣，確保項目管理與資料記錄能夠同步進行，從而更好地保障內業資料管理工作的高效性、真實性和及時性。

其次，加強對內業資料管理責任的重視，企業領導還可以針對內業資料管理工作制定相應的責任機制，要求項目管理中的各級負責人都應對內業資料的真實性承擔相應的責任，避免在項目后期竣交工階段，企業針對內業資料不真實進行追責時出現互相推諉的情況，切實提高內業資料管理工作的質量水平。

最后，加強對內業資料填報程序的重視，企業需針對不同項目的內業資料進行歸類劃分，制定出規范的內業資料范例，并針對內業資料的編制、裝訂、整理以及歸檔等相關工作做出詳細的規定，以確保管理人員能夠嚴格按照相關規定完成內業資料的填報工作，切實提高內業資料管理的規范性。

3.2?內業資料檔案的實時監督

為進一步強化工程內業資料的管理成效，企業還應做好對內業資料檔案的實時監督工作，以確保所獲取內業資料的真實性和可靠性，具體措施如下：

一是對工程項目所涉及的內業資料進行嚴格的監督和審查。

內業資料是否真實可靠將會直接影響工程項目建設的最終質量水平，因此在工程建設過程中，企業必須對與工程項目的相關內業資料進行把關，從多個角度對工程內業資料的真實性和準確性進行合理的判斷和評價。通常情況下，內業資料主要包括批復、請示、實施方案、咨詢評估報告、圖紙會審紀要、勘察及施工圖設計招標文件、施工招標文件、招標控制價、設計變更的批復、請示、預算書、設計變更申請報告等，工程內業資料管理人員應對相關檔案進行實時監督，以確保這些內業資料能夠為后續的工程建設提供參考依據。

二是對原始記錄或隱蔽工程的內業資料進行監督。

在工程建設中，內業資料的管理人員還應對原始記錄和隱蔽工程作出詳盡、真實、正確地記錄，同時做好相關內業資料的存儲工作，以便于為后續工程建設施工作業的順利開展提供參考，這也是規范工程項目建設的重要規定。

三是對檢驗資料進行監督。

所有分部分項工程在完工后，工程內業資料的管理人員都應針對分部分項工程的質量進行檢驗與評定，同時對分部分項工程的內業資料進行優化和完善，并設立相關臺賬以便于內業資料的歸檔和整理。

四是對管理性技術資料進行監督。

客觀來說，管理性技術資料是體現企業技術水平以及項目質量的關鍵所在，因此工程內業資料的管理人員應做好對管理性技術資料真實、確切記錄的實時監督，以確保該類內業資料更具參考價值。

3.3?加強對內業資料管理團隊的建設力度

企業要想進一步提高其內業資料管理人員的綜合素質水平，加強對內業資料管理團隊的建設力度，可結合當前企業的實際情況，采取以下措施：

首先，做好內業資料管理人員的培訓工作，以確保其能夠熟練掌握和深入了解內業資料管理工作的基礎知識內容。除完成培訓活動之外，企業還應組織內業資料的管理人員進行定期考核，并制定相應的獎懲機制，以此來提高內業資料管理人員的積極性，從主觀上提高內業資料管理人員的綜合素質水平。

其次，企業要想進一步提高內業資料管理人員的能力水平，還應結合內業資料管理的具體業務流程、實際操作步驟等內容對其開展針對性的技術培訓，以確保內業資料管理人員能夠嚴格按照業務流程標準來完成內業資料的相關管理工作。

最后，企業還應定期組織內業資料管理人員開展參觀、交流等學習活動，并在此類活動中向其宣傳最新的內業資料管理資訊以及先進的內業資料管理理念，使得管理人員能夠將其整合到企業當前的工程內業資料的管理工作中，在提高內業資料管理人員綜合素質的同時也能進一步強化內業資料的管理水平。

3.4?完善內業資料管理制度

首先，企業在對工程內業資料開展管理工作之前，需建立健全的內業資料管理制度，同時還要注重對該管理制度的可行性與操作性的優化和完善，以確保工程內業資料管理工作能夠充分發揮其積極作用。

其次，企業還應持續完善工程內業資料的內部管理體系，以此來保障內業資料的管理制度能夠與市場的發展趨勢相契合，從而幫助企業早日實現內業資料管理的標準化和精細化目標。

最后，內業資料管理人員還需針對項目管理所涉及的各個環節制定有針對性的內業資料管理制度，以保障內業資料管理工作開展的合理性和高效性。

3.5?實現工程內業資料管理的信息化

科技的快速發展和網絡信息的普及為工程項目內業資料管理工作的開展提供了新思路，信息化的內業資料管理技術手段也逐步代替了傳統的以紙質載體為主的內業資料管理模式。在企業開展內業資料管理工作時，可以充分利用先進的計算機技術和信息化手段對企業內業資料實行統一的管理，并針對工程內業資料創建相應的網絡信息平臺，并在企業內部構建獨立的內業資料信息庫，努力推動工程內業資料管理工作向信息化方向的發展步伐。在此基礎上，企業還可通過合理地利用信息技術手段，將工程項目中各施工環節的內業資料及相關數據信息進行統一編制，以便于企業的管理層在需要時隨時查閱相關內業資料信息，從而顯著提高企業對工程內業資料的管理效率，為工程項目的順利完工添加助力。

4?結論

雖然現階段部分企業在開展工程內業資料管理的過程中依然存在內業資料管理人員的管理意識薄弱、內業資料管理人員缺乏業務培訓、內業資料管理信息化水平有待提高等諸多問題，但是企業可以通過加強領導對內業資料管理的重視、對內業資料檔案進行實時監督、加強對內業資料管理團隊的建設力度、完善內業資料管理制度、實現工程內業資料管理的信息化等措施來有效地解決上述問題，以此來強化企業的項目管理成效，為工程內業資料管理工作的高效開展創造良好的條件。

參考文獻

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