庫存管理理論在麻醉耗材管理的應用實踐*

胡康麗,張操,陳婷,黃艷美,徐建紅

(浙江大學醫(yī)學院附屬第四醫(yī)院,浙江省義烏市 322000)

耗材管理是醫(yī)院重要的日常工作,隨著醫(yī)療技術和醫(yī)療材料的進步,各類新型醫(yī)療耗材的使用在提高醫(yī)療水平的同時,也增加了醫(yī)院對耗材管理的成本[1]。隨著深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的逐步推進,現(xiàn)代醫(yī)療服務模式將從資源消耗型向資源節(jié)約型和服務改善型轉變[2],對醫(yī)院的管理提出巨大的挑戰(zhàn),目前許多醫(yī)院采用SPD供應鏈管理、精益化管理等理念對高值、高危、植入性耗材的進行管理[3-6]。SPD 是供應(supply)、管理(processing)、配送(distribution)的首字母縮寫,目前由于麻醉耗材品種類型多,規(guī)格型號復雜,因此管理難度大。但對麻醉科耗材管理的探索仍處于較初級階段,缺乏科學的庫存管理體系,存在耗材斷貨缺貨、耗材過期浪費、耗材庫存量大、庫房存放凌亂等問題,不僅增加麻醉耗材的成本,還會影響臨床使用,危及麻醉安全[7],因此亟待提高對麻醉耗材管理的精細程度。

目前庫存管理理論已經(jīng)廣泛應用于工業(yè)生產(chǎn)領域,包括ABC分類管理體系、TOC約束理論(Theory of Constraints)、JIT零庫存理論(Just In Time)等,在保障生產(chǎn)的同時可以有效降低庫存量,顯著降低企業(yè)的庫存成本。筆者對麻醉耗材管理問題進行分析總結,運用成熟的庫存管理理論梳理麻醉耗材管理流程,構建耗材管理閉環(huán),提高了耗材周轉效率降低庫存量,保障病人醫(yī)療安全。

1 資料與方法

1.1 一般資料

某省級綜合性三甲醫(yī)院2020年7月啟動本項目,第一階段實施醫(yī)療SPD供應鏈管理;第二階段運用TOC約束理論,分析麻醉耗材管理中的制約因素,并對耗材管理的相關流程進行改革;第三階段為運行調整階段,并對麻醉醫(yī)生進行麻醉耗材管理滿意度的調查。

1.2 SPD耗材管理模式實施

2020年7月,本院對醫(yī)療耗材進行改革,從醫(yī)院臨工科自主管理采購模式轉變?yōu)镾PD耗材管理模式,由浙江省微萌醫(yī)院管理有限公司參與,建立SPD中心庫及相應臨床科室的二級庫房,同時將麻醉耗材納入SPD管理體系。2020年7—9月,將所有庫存的麻醉耗材進行全面盤庫和重新賦二維碼,接入SPD信息系統(tǒng),形成基礎麻醉耗材數(shù)據(jù)庫。

1.3 運用TOC約束理論分析麻醉耗材管理中的制約因素

收集SPD系統(tǒng)中的麻醉耗材基礎數(shù)據(jù)庫以及2018年1月至2020年7月的麻醉耗材相關數(shù)據(jù),對數(shù)據(jù)進行整理分析。并運用TOC約束理論,針對耗材申領及供應鏈管理、庫存管理、耗材使用消耗等方面進行分析。

通過分析2018年1月至2020年7月的耗材相關數(shù)據(jù),發(fā)現(xiàn)問題如下:耗材管理權責不明,缺少監(jiān)管;庫存結構欠合理;耗材管理系統(tǒng)信息化程度不足;庫房設置、耗材擺放欠合理(見表1)。

1.4 對耗材管理的制約因素進行流程化改進

1.4.1 建立麻醉耗材管理團隊并明確權責。針對耗材管理的權責問題,由麻醉科牽頭,協(xié)同臨工科,建立耗材管理團隊,麻醉科主任全面負責耗材管理,1名麻醉醫(yī)生作為耗材管理小組組長,負責耗材管理具體事務,臨工科參與耗材供應鏈管理,監(jiān)督指導庫房工作, 2名耗材管理員負責庫房整理、出入庫、效期檢查、耗材盤點等工作,1名麻醉護士負責庫房管理監(jiān)督。

1.4.2 提高麻醉耗材管理信息化水平。臨工科協(xié)同麻醉科對耗材管理系統(tǒng)進行切換,從愛醫(yī)康耗材管理系統(tǒng)切換至微萌SPD耗材管理系統(tǒng),在SPD系統(tǒng)中對耗材的領用、入庫、消耗、出庫進行全面管理。切換期間對所有麻醉耗材進行全面盤點后,重新賦碼錄入SPD系統(tǒng)中,構建麻醉耗材基礎庫存并改進麻醉耗材的消耗流程,將耗材收費從醫(yī)院信息系統(tǒng)收費切換至SPD系統(tǒng)中掃碼收費,使臨床醫(yī)生在進行耗材收費時,可實時進行庫存消耗,確保SPD系統(tǒng)中實時庫存的準確性。

1.4.3 采用ABC分類方法對麻醉耗材分類,改善庫存結構。通過以下幾個步驟建立完善的庫存管理機制。(1)提高耗材物流穩(wěn)定性,根據(jù)SPD系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計每種耗材從領用至耗材到貨所需的平均物流時間,對于物流時間波動較大的耗材供貨商通過供應鏈考核改進物流配送穩(wěn)定性。(2)耗材的分類管理,根據(jù)科室內耗材在日常麻醉中的情況,采用ABC分類法對所有麻醉耗材進行分類,按A-B-C分為三級:A-完全不可替代耗材;B-部分可替代耗材;C-非必須耗材。根據(jù)耗材類別進行分類庫存管理。(3)預測耗材消耗量,回顧2018年1月至2020年12月的數(shù)據(jù),對麻醉科每一種品規(guī)耗材消耗數(shù)量進行分析,根據(jù)手術量數(shù)據(jù),預測估算每種耗材的月消耗量。(4)確定所有耗材的備貨量。根據(jù)公式對每一種耗材設置庫房備貨的低限值與高限值(如表2)。(5)每月底監(jiān)測麻醉科二級庫房庫存量和備貨比例(麻醉科二級庫庫存總金額/當月麻醉科耗材支出成本)。

表2 醫(yī)院耗材備貨基數(shù)

1.4.4 改進庫房擺放標準,提高庫房利用效率。由于手術室內空間不足,麻醉庫房無法進一步拓展空間,因此更需要進行庫房的合理安排利用。麻醉科由麻醉護士主持開展庫房整理的PDCA持續(xù)質量改進項目,采用6S整理,對所有麻醉耗材進行整理,依據(jù)高低值、消耗量、使用頻率、取用便利性等因素,對麻醉庫房進行全面整理,做到物品擺放整齊,耗材固定上架位置,標簽標記清晰醒目。

1.5 麻醉耗材監(jiān)管指標構建

1.5.1 麻醉科二級庫房耗材缺貨監(jiān)管。形成耗材缺貨上報分析機制,對庫房耗材缺貨進行監(jiān)管,由麻醉護士負責,即刻上報耗材缺貨情況,耗材管理小組組長對缺貨耗材進行原因分析,并上報麻醉科主任及臨工庫房,及時進行針對性的改進。

1.5.2 麻醉耗材庫存總額。庫存量過大不僅增加醫(yī)院的耗材運行成本,還增加耗材管理難度、庫房空間需求,更可導致耗材過期浪費等情況,麻醉耗材庫存總額是有效監(jiān)管麻醉耗材的庫存健康程度的便捷指標。

1.5.3 麻醉醫(yī)生耗材使用滿意度調查。麻醉醫(yī)生是麻醉耗材的使用者,通過對麻醉醫(yī)生進行問卷調查可以有效評價麻醉科耗材管理質量。從2020年10月開始每月對麻醉醫(yī)生進行問卷調查,通過0～10分數(shù)字評分法進行評分,共5項:耗材管理總體滿意度;耗材領用流程滿意度;耗材收費流程滿意度;庫房整理滿意度;對耗材管理小組運作滿意度。前期通過問卷調查分析麻醉醫(yī)生對耗材管理滿意度欠佳的部分,針對性地設計管理改進方案。在2021年2—3月完成更新耗材領用消耗流程后,繼續(xù)對麻醉醫(yī)生進行問卷調查。并以耗材領用消耗流程調整完成時間(2021年3月)作為分界點,將5個緯度的數(shù)據(jù)分為前后6個月對比進行統(tǒng)計學分析。

1.6 統(tǒng)計學方法

采用R語言軟件進行數(shù)據(jù)分析,計量資料采用獨立樣本t檢驗,計數(shù)資料采用Wilcoxon秩和檢驗進行統(tǒng)計學分析,P<0.05表示差異具有統(tǒng)計學意義。

2 結果

隨著手術量的增加,麻醉耗材消耗量逐漸增加,麻醉耗材的月度支出成本由2018年1月的25.5萬元增長至2021年10月的53.6萬元(如圖1)。

根據(jù)醫(yī)院財務數(shù)據(jù),麻醉科人均耗材消耗成本在2018年度平均為555.07元,2019年和2020年的人均耗材成本基本維持在約460.00元。麻醉耗材庫存管理改進后人均耗材成本降低至360.62元,較上一年度下降21.37%。月度人均耗材成本如圖2、圖3所示。

圖2 2018—2021年麻醉人均耗材支出成本

圖3 實施耗材精細化管理前后麻醉科人均耗材支出成本

對人均耗材成本進行統(tǒng)計學分析發(fā)現(xiàn),2018年人均耗材成本顯著高于2019、2020及2021年,2019年與2020年人均耗材成本無明顯統(tǒng)計學差異,2021年的人均耗材成本顯著低于2020年人均耗材成本,具有統(tǒng)計學差異。對使用庫存管理理論系統(tǒng)化管理前后人均耗材成本,人均耗材成本(382.79±62.21)元顯著低于管理改進前人均耗材成本(523.85±135.46)元(P<0.05)。

麻醉科二級庫的備貨總金額隨著手術量增加逐漸增加,如圖4虛線所示。備貨比例=麻醉科二級庫庫存總金額÷當月麻醉科耗材支出成本×100%。自2019年開始,麻醉科備貨比例基本高于100%,即麻醉科二級庫房庫存總金額大于每月麻醉科耗材總消耗量,庫存比例極高。麻醉科二級庫房其中每年的1月份和9月份二級庫備貨量較大,這與國慶和春節(jié)假期物流受限相關。

圖4 麻醉科二級庫房備貨情況

自2021年1月開始對庫房進行6S整理并根據(jù)ABC分類管理原則進行庫房耗材管理后,麻醉科二級庫房庫存量開始明顯下降。2021年1月的麻醉科二級庫房庫存總金額為91.8萬元,下降至2021年10月的23.7萬元,備貨比例為44.2%,麻醉科二級庫房備貨量明顯下降。

回顧2018年至2020年麻醉耗材斷貨情況, 2018年度共發(fā)生耗材斷貨4次,3次為雙腔氣管導管,1次為鎮(zhèn)痛泵,2019年度發(fā)生耗材斷貨2次,均為雙腔氣管導管。2020年度發(fā)生耗材斷貨2次,1次為自體血回收耗材,1次為血氣分析儀耗材。自使用SPD管理系統(tǒng)以來,2021年1—10月,未發(fā)生耗材斷貨情況。

2020年10月開始每月對麻醉醫(yī)生耗材管理滿意度進行調查,作為精細化改進的成效指標。調查結果如表3所示。以耗材領用消耗流程調整完成時間(2021年3月)作為分界點,將5個緯度的數(shù)據(jù)分為前后6個月進行對比分析。五個維度的調查中后6月均優(yōu)于前6月,在總體滿意度(P=0.003)、領用流程滿意度(P=0.029)、耗材管理小組運作滿意度(P=0.039)這三個維度上具有統(tǒng)計學差異。在收費流程滿意度(P=0.08)、庫房整理滿意度(P=0.09)上,無統(tǒng)計學差異。

表3 2020年10月至2021年10月麻醉醫(yī)生耗材管理滿意度調查數(shù)據(jù)(%)

3 討論

耗材管理是醫(yī)院管理的一部分,影響醫(yī)療安全、醫(yī)院運營成本、醫(yī)患滿意度等。ABC分類管理理念及TOC約束理論管理理念已經(jīng)在工業(yè)企業(yè)中得到廣泛的應用,可以有效降低企業(yè)運營成本,提高生產(chǎn)安全性。因此將這類管理理念應用于醫(yī)用耗材管理也是具有極強意義的。姚磊等[8]通過對醫(yī)院內醫(yī)用耗材管理全流程進行分析,并應用相應的精細化管理工具和庫存管理理念,有效優(yōu)化了醫(yī)院耗材的供應鏈管理、物流管理、信息平臺建設等方面的流程,提高耗材管理的效率。劉立文[9]的研究指出,高值醫(yī)用耗材的過度使用和浪費是目前醫(yī)院管理的重點和難點,而科學建立耗材管理流程,完善監(jiān)督和回溯機制,可以有效管理醫(yī)用耗材,建立節(jié)約型醫(yī)院。常琦和蘇菊寧[6]采用SPD耗材管理模式,提出了優(yōu)化醫(yī)院耗材庫存的方案,具有智能化、精細化、集成化的優(yōu)點,提高醫(yī)院的整體競爭力。

目前同樣有較多的學者對麻醉耗材的管理模式進行了探索,包括藥耗一體管理模式、品管圈活動、智能管理柜等,均可以有效降低麻醉耗材使用中的差錯率[7,10-13]。但是目前暫沒有同時應用庫存管理理論進行麻醉耗材管理的文獻報道,該科室從2020年7月開始使用SPD供應鏈管理、ABC分類管理、TOC(約束理論)對麻醉耗材管理進行梳理改進,從降低麻醉科耗材運行成本、強化麻醉耗材物流控制、降低麻醉庫房庫存量、提高麻醉醫(yī)生滿意度等方面入手,采用6S整理、流程優(yōu)化設計、SPD信息化系統(tǒng)優(yōu)化等手段,有效降低了麻醉科的耗材運行成本,由2018年人均555.07元的耗材成本降低至2021年的360.62元,下降幅度超過35%,麻醉科耗材的運營效率顯著提高。同時經(jīng)過6S整理等工作的開展,優(yōu)化麻醉耗材的領用和收費流程,不僅提高了庫房庫存管理的準確性,麻醉醫(yī)生的滿意度也獲得改善,其中需要指出的是在流程優(yōu)化過程中,對既往流程的改進可能會改變麻醉醫(yī)生的既往習慣,因此在2021年2月,剛開始實施新的麻醉耗材領用和收費流程時,麻醉醫(yī)生整體對耗材滿意度較低,這可能會導致流程優(yōu)化進程的失敗,這期間通過優(yōu)化SPD系統(tǒng)設置減少卡頓,科務會對比前后流程的差異,強調新流程的優(yōu)勢,經(jīng)過1個月的適應期,麻醉醫(yī)生對新流程完全熟悉習慣后,滿意度獲得改善。

隨著無線網(wǎng)絡技術的發(fā)展,越來越多的醫(yī)院采用RFID標簽、耗材智能柜等對醫(yī)用耗材進行管理,有效提高了耗材的管理效率和水平[14-16]。但是由于部署耗材智能柜等耗材管理系統(tǒng)需投入較大的成本,目前并未在各個醫(yī)院中進行廣泛使用。因此我院麻醉科采用SPD供應鏈管理,融合ABC分離管理、TOC約束理論等,在對現(xiàn)有的信息化系統(tǒng)進行深入挖掘潛能,在較小投入的基礎上,同樣可以有效降低麻醉科耗材的運行成本,降低麻醉耗材的人均使用金額,從而降低患者醫(yī)療負擔,提高醫(yī)院的整體效益。

4 結語

將庫存管理理論運用于麻醉耗材管理,加上SPD系統(tǒng)強化麻醉耗材物流管理、優(yōu)化耗材領用消耗收費流程、建立麻醉耗材庫存管理機制等手段,可以有效降低麻醉耗材的人均使用金額,提高耗材使用效率,并能提高麻醉醫(yī)生的滿意度,使耗材出錯率下降,更大程度地保障患者的安全。最終還可以降低麻醉科運營成本,提高科室競爭力。