社會保險檔案管理中計算機技術的應用分析

摘 要：伴隨科技水平持續提高，中國計算機應用水平大幅提升，計算機技術在各領域運用甚廣。國內社保檔案管理在傳統管理模式中長時間處在人工操作狀態，不但不能節省時間，還容易發生錯誤，對開展工作有很大的限制。本文針對社會保險檔案管理中計算機技術的應用問題進行分析與探討，以供參考。

關鍵詞：社會保險；檔案管理；計算機；應用

引言

目前，計算機技術在人們日常生活與生產中運用甚廣，并得到了不錯的運用效果，在一定程度上提高了現代人生活的便捷性，在社保檔案管理環節中同樣需要運用計算機技術，以順利開展相關管理工作，使社保檔案管理工作質量方面有所提升，推動社保部門為人們提供優質的服務。

一、社會保險檔案管理中運用計算機技術的可行性與必要性

1.可行性

計算機技術與互聯網技術發展給優化與整合社會保險檔案管理工作提供了新的模式，電子檔案由此誕生了。在社會保險檔案管理過程中運用計算機技術彌補了傳統檔案管理方式的缺陷與不足。比如，無紙化辦公提升了檔案的儲存水平，保證了檔案信息資料的完整性，檢索信息迅速、便捷，降低了檔案管理工作人員工作量。在社會保險檔案管理當中合理運用計算機技術，可以促進檔案管理工作的有效性以及合理性。在實際工作中，檔案工作者還需要持續創新，把理論知識使用在實踐中，可以提升社會保險檔案管理的工作水平。

2.必要性

近期，各領域均使用了計算機技術與信息系統。在社會保險行業迅速發展的情況下，服務對象與內容越來越多，大量的資料需要查詢，運用計算機技術能夠立即完成該項工作，計算機技術具備相當強的檢閱功能以及儲存功能，能夠快速應對復雜的社會保險工作。所以，計算機運用于社會保險檔案管理中已經是保險行業的發展趨勢，同時，還是社會保險檔案管理工作人員提升工作質量與工作效率的重要措施。在社會保險檔案管理過程中運用計算機技術，可以減少社會保險工作成本，還可以有效修改與完善社會保險檔案管理工作，開拓服務領域，改變社會保險檔案管理方式，所以，計算機運用于社會保險檔案管理中有著相當高的實用價值。

二、社會保險檔案管理中運用計算機技術的重要意義

1.實現檔案信息永久性與安全儲存

過去的社會保險檔案管理容易受到各種因素的影響，如自然和人為因素，難以達到永久性與安全性儲存，特別是時間較長的紙質版檔案信息，如果保管不到位就會導致檔案信息受潮發霉等，導致檔案受損，當查閱使用時可能會由于檔案受損致使字跡模糊，很多信息無法辨認，影響正常的檔案工作順利開展。如果在社會保險檔案管理工作中使用計算機，有利于確保檔案文件原樣，由于計算機是通過各種形式結合起來儲存檔案，如聲音、圖像及文字等形式，可以按照實際工作需求展開多個備份，就算計算機受損，提前做了備份工作，檔案信息也不會受任何影響，在一定程度上確保了社會保險檔案信息永久性以及安全性儲存。

2.減少檔案管理成本

檔案本質在于記錄原始材料，不但表現在檔案內容方面，還體現在儲存檔案的形式上。過去，社會保險檔案記載大多是紙質的，成本很高，檔案檢索和儲存均不便捷，在無形之中增加人員工作量的同時，還將檔案管理工作變得非常復雜，造成檔案管理工作效率較低。和過去的檔案管理方式比較，計算機運用于社會保險檔案管理中有很多的優點，如檔案管理方式十分簡單精準，有利于查漏補缺，在某種程度上減少了檔案管理人員的工作量。檔案電子化不但可以節約紙質成本，還可以節約檔案儲存占地，節省資源，使用計算機開展檔案管理工作，可以節約人力，益于保存檔案信息資料。

3.有利于構建完善的檔案管理人才隊伍

在信息網絡時代發展背景下，強化社會保險檔案管理工作人員的信息化與現代化意識變得十分重要，是從傳統社會保險檔案管理模式朝著現代化檔案管理模式改變的重要之路。檔案管理需要運用計算機技術，管理工作者需要掌握計算機操作基本技能，如果要科學運用計算機，就需要從方方面面提升社會保險檔案管理工作者的業務能力。計算機知識不僅復雜，形式較多，在持續發展過程中，檔案管理工作者要想做好檔案管理工作，就必須持續學習新技能和新知識，并科學運用在實際工作中。檔案管理工作人員職業技能與綜合素養提升了，就能促進信息技術在檔案管理中的運用，兩者相互輔助與成就，進一步促進社會保險檔案管理網絡化以及信息化構建。

4.促進檔案管理朝著信息化與網絡化發展

進入信息化時代，社會保險是確保參保人合法權益和實現社會保障的重要體現，需要凸顯其公眾服務性，因此，現階段社會保險檔案管理系統需要主動進行信息化建設，提升社會保險檔案管理工作質量與工作水平。促進社會保險檔案管理朝著網絡化和信息化趨勢發展，需要依托計算機技術，以實現檔案管理數字化以及高效性的要求。在社保檔案管理工作中引入計算機，可以讓社保檔案管理與時俱進，快速進入數字化和信息化管理模式，加強社保檔案管理改革，提升管理水平，促進社會保險事業可持續發展。

三、社會保險檔案管理中計算機技術運用的現狀

1.各地區社保使用信息技術系統缺乏統一性與標準性

盡管檔案管理信息化系統可以有效提升社會保險工作效率，可是，現階段國內社會保險工作中運用的計算機技術尚未構成統一的操作標準，各地區社會保險信息系統相差很大，社會保險資料又有跨地域的特點，為統一的社會保險管理信息、監督以及各地社會保險轉移傳遞造成了很大的麻煩。

與此同時，還對深入完善社會保險制度帶來了障礙。此外，各地社會保險部門基本是與當地企業合作構建社會保險工作系統，企業社會保險網絡系統與政府部門使用的網絡系統有所不同，不一樣的網絡系統具備差異化的算法，就會造成其處理結果和政府數據信息處理結果有所不同，繼而需要使用第三方軟件加以轉換，再錄入政府社會保險部門，從而增加了社保檔案管理部門與企業的工作量，對提升社會保險檔案管理效率造成了負面影響。

2.社保數據采集不精準

在社會保險檔案管理工作中運用計算機技術能夠有效處理人工解決不了的問題，提升了數據信息的處理速度，防止由于管理人員工作導致的誤差而出現對參保人員數據信息采集不精準，采集的信息與實際參保人員信息有所偏差。在運用計算機技術以前，社會保險工作均是由人工記錄，容易產生主觀上的錯誤，造成錄入計算機的數據信息與實際數據信息出現差別，還會給后期工作帶來很多麻煩。計算機可以提升工作效率，但不能有效分辨數據信息是正確的還是錯誤的，如社會保險信息里面常常出現重名，計算機很難對其準確識別，所以，使用計算機技術還會影響下一步工作的進程。

3.社會保險檔案管理投入資金不足，設備設施滯后

隨著社會保險事業迅速發展，參加保險的人數持續增加，社會保險有關業務范圍持續拓展，在社會保險檔案管理工作過程中需要處理的數據信息不斷增加，必須持續提高計算機系統的數據處理能力和處理速度。過去的檔案管理設備設施和軟件系統已經很難滿足現階段社保檔案工作的要求，但因為資金投入較少，造成設備設施不能及時更新，軟件系統無法優化升級。

此外，因為社會保險檔案管理數據信息十分重要，計算機的運用讓傳統的社會保險檔案管理工作模式轉變成了計算機賬戶管理模式，所以，對計算機系統安全性提出了更加嚴格的要求。

四、社會保險檔案管理中運用計算機技術的措施

1.構建統一、標準化的社保信息數據庫和網絡標準

增強計算機技術在社會保險檔案管理工作中的利用率，重點是構建統一的社會保險信息數據庫和網絡系統軟件標準。社保檔案管理需要合理使用數據庫把全國各地區的社會保險參保數據信息聯合起來，把離職、退休、在職工作人員資料整合起來，以此精準掌握參保人員的社會保險信息。若個人社會保險信息產生變動，系統可以立即調整，跟進參保人員的實際情況，及時更新，補充資料信息，及時更改過去采集的不正確的信息，這就需要統一化管理各地區的社保資料，以此提升社保檔案管理工作效率，為人們提供優質的社保服務。在社會保險信息共享的同時，完成本地區、部門和企業等社保信息管理工作，實現社會保險檔案管理信息化建設。除此以外，嚴格規范社保使用的網絡軟件，避免軟件系統不統一，造成社會保險信息數據傳遞和共享出現差錯，優化社保信息管理系統，通過共建統一的社會保險網絡系統，可以實現社會保險數據的有效傳遞和共享。

2.提高社保檔案工作人員的業務素質，培養社保檔案管理工作人才

在社保檔案管理中運用計算機技術可以提升社會保險檔案管理效率，因此，對精通社保業務和計算機專業的人才需求量持續提升，造成了人才缺口。政府社會保障部分必須要與企業共同處理對應人才管理問題，增加社會保險檔案管理人才專業建設。

首先，應嚴格要求社保工作者的業務素質能力，保證其在精通專業的基礎上，還可以熟練使用計算機。可以對其開展計算機技術培訓，以此提升工作人員計算機操作能力，讓其成為社保檔案管理工作所需的復合型人才，充分滿足社保部門和企業對人才方面的需要，提升檔案管理的工作效率。

其次，嚴格規范社保工作，構建計算機網絡管理制度，保證社保信息網絡操作者和管理者的職責，把責任貫徹落實到位，加強人員責任意識，經過構建社會保險網絡工作制度，提升社保檔案管理工作的高效性和標準性。

3.針對社會保險檔案管理增加資金投入

社會保險應用系統建設有關責任人需要主動和檔案管理部門領導溝通，充分反映社會保險系統建設對于社會保險檔案管理工作的重要性，使有關領導真正意識到社會保險應用系統對社會保險檔案管理工作的重要作用，將社會保險應用系統建設整合在財政預算當中，保證社會保險應用系統建設獲得財政上的支持，從而為系統建設購買、更新基礎設備設施及提供專業人才帶來充足的資金，快速構建社會保險統籌體系。

4.提高檔案管理人員信息化管理方面的意識

社保檔案管理領導人員應從過去的工作中汲取經驗教訓，充分認識到計算機技術在社保檔案管理中的重要性，增強檔案信息化管理工作的意識，在未來工作中，積極提供計算機技術支持，提升社會保險機構檔案管理信息化程度，提高檔案工作的管理效果。此外，在管理層的社會保險檔案管理信息化意識提升以后，需要對檔案管理工作人員開展檔案管理知識以及計算機技能培訓，保證檔案管理工作者通過學習培養檔案信息化管理意識，有效處理好社會保險檔案管理中的各項工作。

5.構建社會保險檔案管理系統平臺

社會保險檔案管理有關部門在平時工作過程中，需要合理使用先進的計算機技術構建社會保險檔案管理系統平臺，從而對社會保險檔案開展電子化管理，將過去使用紙質檔案有關信息詳細記錄于系統中，有效儲存社保檔案信息，避免檔案信息被不良分子竊取，從而濫用檔案信息。而且，當人們需要翻看相關信息時，能夠直接從系統平臺登錄，實現全國各地社保數據檔案聯網管理和調度使用。

6.制定健全的檔案管理信息化工作機制

傳統的社保檔案管理制度有一定的弊端，導致工作中出現各種問題，所以，現階段社保檔案管理部門需要結合檔案管理信息化需要，科學擬定檔案管理相關制度，給予檔案管理工作者開展工作的制度依據，讓運用計算機技術管理檔案變得越來越規范。

同時，全面分析制度涵蓋的內容，充分了解社會保險檔案管理過程中的操作程序和范圍，詳細說明檔案管理責任機制等方面的內容，通過制度嚴控管理工作，保證遇到問題能夠處理，為檔案管理工作正常推進提供制度保障。

7.健全社保檔案管理工作體系

在新時代發展背景下，社保檔案管理工作時運用計算機技術是未來發展的必然趨勢，必須要有健全的社會保險檔案管理工作體系作為重要支撐。在健全的管理工作體系下，應用計算機技術的障礙就會有所減小，能夠使其得以充分應用。

第一，嚴格規范計算機技術應用行為，合理制定完善的操作流程，如檢索流程、采集檔案的流程和借閱檔案流程等。

第二，科學擬定計算機應用安全防范對策，辦公用計算機嚴禁任意登錄網頁瀏覽，以免被病毒攻擊。

第三，具體說明計算機設備與儀器日常管理與維護，確保計算機可以長期應用，防止設備設施發生故障問題。

五、結束語

總的來說，傳統的社會保險檔案管理工作模式易于發生錯誤，有一定的局限性，科學運用計算機技術能夠減少社會保險檔案管理工作的成本，在某種程度上提高了檔案管理工作水平，實現了檔案信息永久性與安全性儲存，提高了社保檔案管理工作效率的同時，為檔案管理工作可持續開展奠定扎實的基礎。

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作者簡介：姜永光（1971—），男，漢族，山東濰坊人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。