工人文化宮傳統檔案與電子檔案管理探討

摘 要：工人文化宮，指的是組織職工開展文化活動的場所，也是職工進行文化活動的重要園地。為做好工人文化宮日常工作，需對其檔案管理工作充分重視，確保日常工作能夠有據可依。本文以工人文化宮傳統檔案與電子檔案管理的關系為切入點，分析了工人文化宮電子檔案管理的優勢以及電子檔案管理存在的問題，并提出了革新電子檔案管理的具體措施，旨在全面提升工人文化宮檔案管理工作的質量水平。

關鍵詞：工人文化宮；傳統檔案；電子檔案；具體措施

工人文化宮，在職工開展文化活動方面起到了至關重要的作用。為了做好工人文化宮日常管理工作，需要以做好其檔案管理工作為基礎，確保工人文化宮日常管理工作能夠有效追溯，并為未來工作提供科學的參考依據。在新形勢下，隨著公益性事業單位不斷發展，其在檔案管理方式方法方面也在不斷發展變化，即由傳統的紙質檔案逐步朝向電子檔案管理方向發展。因此，需了解傳統檔案管理與電子檔案管理之間的異同，借助電子檔案管理優勢，落實有效策略，促進工人文化宮檔案管理工作改革發展。總體而言，為全面提升工人文化宮檔案管理工作質量水平，本文圍繞“工人文化宮傳統檔案與電子檔案管理”展開分析探討，價值意義顯著。

一、工人文化宮傳統檔案與電子檔案管理的關系與差異

1.兩者關系

在工人文化宮檔案管理中，傳統檔案與電子檔案關系密切。

電子檔案是在傳統紙質檔案的基礎上發展起來的。工人文化宮傳統檔案管理，采取紙質檔案管理模式，紙質檔案管理模式需要充分發揮檔案管理人員的主觀能動性，做好檔案收集、分析整理、存儲管理和利用服務等工作，會增加檔案管理人員的工作負荷，不利于檔案管理工作效率的提高。而電子檔案管理通過對計算機技術、信息技術和大數據技術的合理、科學應用，可實現檔案電子、信息化和智能化管理，能夠減輕檔案管理工作人員的工作負荷，提高檔案管理效率及質量。由此可見，工人文化宮傳統檔案管理與電子檔案管理之間存在發展層面的密切關系。

豐富傳統檔案資源，提升傳統檔案資源的利用價值及安全性。工人文化宮傳統檔案存儲于檔案室，存儲空間有限，傳統紙質檔案存儲數量受到限制。而電子檔案存儲在電子系統當中，空間容量大，可存儲大量具有價值的傳統檔案資源，能夠豐富傳統檔案資源。與此同時，在設置“雙軌制”檔案管理模式的基礎上，即在傳統紙質檔案管理的基礎上，利用掃描儀、計算機將紙質檔案實現電子化，可以提升傳統檔案資源的利用價值，實現備份、安全加密處理，提升傳統檔案資源的安全性。

由此可見，工人文化宮傳統檔案管理與電子檔案管理關系密切，電子檔案由傳統檔案發展并形成全新的管理模式，需以紙質檔案為基礎，不斷改進管理方式方法。而傳統檔案在電子檔案的支撐下，可使檔案資源更加豐富，利用價值提升，且安全性更有保障。

2.兩者差異

工人文化宮傳統檔案與電子檔案，在管理方式方法上存在明顯差異，具體表現如下。

管理理念差異。傳統檔案管理主要針對生成的紙質檔案實行管理，屬于事后管理的范疇，注重事后質量管理；電子檔案管理在檔案管理理念上要不斷革新，多注重前端控制管理，即檔案生成和管理同步進行。兩者相比，電子檔案管理理念更具創新性，既注重檔案資源的質量管理，又注重檔案資源的安全管理，對檔案資源利用價值的提升更為有利。

管理方法差異。傳統檔案管理采取的是單一化紙質檔案管理方法，其過度依賴檔案管理人員與檔案室，檔案管理人員工作負荷較大。而電子檔案管理，采取的是雙套管理制度，即紙質檔案資源借助掃描儀、計算機設備及技術形成文字、圖像及音視頻為一體的電子檔案資源，既可以減輕工作人員的工作負荷，又能夠提升檔案各環節工作的便利性。

總之，工人文化宮傳統檔案與電子檔案在管理理念、管理方法方面存在明顯差異。了解兩者差異，認清電子檔案管理的優勢，進一步實施電子檔案管理方式方法，有助于提升工人文化宮檔案管理工作的效率及質量。

二、工人文化宮電子檔案管理的優勢

1.減輕檔案管理工作人員的工作負荷

在工人文化宮檔案管理工作開展期間，實施電子檔案管理方法，在檔案收集分析整理、存儲管理和后期利用各環節中，檔案管理工作人員可以從傳統人工作業模式中解放出來，只需參與各工作環節，保證工作環節的規范性及安全性即可，減輕了檔案管理工作人員的工作負荷。

2.提高檔案管理工作效率及質量

工人文化宮檔案管理是一項系統化的工作，諸多檔案資源利用價值頗高，通過實施電子檔案管理方法，檔案資源可以快速歸檔，并根據用戶權限，為用戶提供相應的檢索、瀏覽、閱讀、下載和利用等服務，能夠有效提高檔案管理工作的效率及質量，提升用戶的滿意度。

3.保證檔案資源的安全

傳統檔案紙質管理存在一些不安全因素，如檔案缺損、失竊和丟失等，難以保證工人文化宮檔案資源的安全。而實施電子檔案管理方法，在計算機技術、信息技術和大數據分析技術的支持下，構建電子檔案管理系統，并引進安全密鑰技術、防火墻技術以及各類殺毒軟件，有助于檔案資源安全性的提升，使工人文化宮檔案資源被竊取、被篡改等安全風險大大降低。

4.實現檔案資源共享

在傳統紙質檔案管理模式下，工人文化宮檔案一般只能夠在單位內部實現資源共享。而在電子檔案管理模式下，突破了時間與空間的局限，通過構建電子檔案管理系統，在信息技術、大數據分析技術、計算機技術、物聯網技術的支持下，可以使檔案資源實現高效共享，不僅不用局限于單位內部共享，在具備權限的基礎上，還可以實現各單位、各部門之間的檔案信息資源共享，進一步使檔案資源的利用價值得到有效提高。

三、工人文化宮檔案管理存在的問題

1.電子檔案管理制度不完善

從現狀來看，工人文化宮電子檔案管理制度不完善。比如，在歸檔制度不健全的情況下，難以提升電子檔案資源歸檔的規范性，易出現歸檔不及時或歸檔不完全的現象。在電子檔案未能完全歸檔的情況下，會進一步影響其利用價值。此外，獎懲機制、績效考核機制不完善，難以對檔案管理工作人員起到警示、規范和約束的作用，難以保證工作人員對待檔案管理工作的積極性，也難以保證工人文化宮電子檔案收集、分析整理、存儲管理等工作環節的規范性。

2.電子檔案信息化建設較為滯后

從現狀來看，一些地區工人文化宮在檔案管理工作環節投入的資源有限，包括人力資源、物力資源、資金資源等，在各項資源不足的情況下，會使電子檔案信息化建設呈現滯后的局面，如所需軟硬件設備設施不足，技術引進不足，使工人文化宮電子檔案管理工作流于形式，缺乏實效性。

3.檔案管理工作人員專業能力不高

部分檔案管理工作人員的專業能力不高，在單位未能定期組織培訓教育活動的情況下，在崗的檔案管理人員素質水平便難以得到持續提升。與此同時，若單位沒有引進電子檔案管理專業人才，難以充足保證工人文化宮檔案管理人才儲備，人員配置不足，影響工人文化宮電子檔案管理工作的質量，難以提高檔案服務水平。

4.檔案資源利用價值有待提高

一方面，存儲檔案資料未能合理、科學地應用到當地的相關活動中，從而使檔案資源呈現“有存儲管理價值，但無利用價值”的現象；另一方面，在工人文化宮檔案資源挖掘過程中，對鄉土文化挖掘不足，在此情況下便難以合理利用鄉土文化檔案資源開展鄉土文化傳承活動。

四、工人文化宮電子檔案管理的措施

工人文化宮電子檔案管理工作的改進，需要結合現狀問題，實施相應的優化措施。

1.健全制度，提升電子檔案管理的規范性

一方面，完善電子檔案歸檔制度，使工作人員嚴格按照工人文化宮電子檔案歸檔制度流程，前期按照規范做好電子檔案的收集、分析整理工作，并規范歸檔，進一步檢查歸檔檔案的完整性和真實性，針對不完整的電子檔案，需組織相關工作人員調研、補充，及時補充完善電子檔案資源。另一方面，完善電子檔案保管利用制度，確保電子檔案保管環境的適宜性及安全性，設置電子檔案室，并做好電子檔案備份管理，以此確保電子檔案管理的安全。在電子檔案利用方面，嚴格按照制度要求，了解用戶權限等級，為其提供相應的電子檔案資源利用服務，保證電子檔案資源利用價值的發揮，進一步提升電子檔案資源的安全性及保密性。此外，完善檔案人員管理制度，并明確績效考核機制、獎懲機制等，以此規范和約束檔案管理工作人員的行為，促使他們積極、認真及負責地做好電子檔案管理工作，提升工人文化宮電子檔案管理工作的質量水平。例如，利用獎懲機制，對工作表現突出的檔案管理人員給予精神層面或物質層面的獎勵；對工作怠慢、存在失誤的工作人員給予一定的懲罰，提升檔案管理工作人員在崗責任意識，進而全面提高電子檔案管理的規范性。

2.豐富資源，加快電子檔案信息化建設

工人文化宮電子檔案管理質量水平要想得到進一步提升，單位需豐富資源，投入充足的建設資金，用于電子檔案信息化建設。一方面，購進電子檔案信息化建設所需的軟硬件設備設施，包括用戶管理軟件、系統維護軟件、OA辦公軟件等，硬件設備設施包括電子檔案室、電子檔案掃描儀、數碼攝像機、打印機和服務器等，均需逐一完善，確保工人文化宮電子檔案信息化建設的基礎保障得到有效滿足。另一方面，應構建電子檔案信息化管理系統平臺，優化管理界面與用戶服務界面，并積極引進計算機技術、信息技術和大數據分析技術，使電子檔案管理人員與用戶之間能夠通過系統平臺實現不受時間、空間限制的溝通，提升電子檔案資源傳輸、利用的效率。此外，重視安全密鑰技術、防火墻技術及各類殺毒軟件的合理應用，保證系統平臺運行的可靠性及安全性。

3.組織教育培訓活動，提升檔案管理工作人員的綜合素養

檔案管理工作人員在工人文化宮電子檔案管理工作中發揮著重要作用，單位有必要組織教育培訓活動，提升檔案管理工作人員的綜合素養。一方面，單位可以對檔案管理人員開展檔案管理理論知識及實踐技巧培訓活動。通過培訓提高其對信息技術和大數據技術的了解及應用能力，使他們能夠合理應用現代化科學技術，提升檔案管理工作的質量水平。單位還要注重培訓考核，只有考核達標的人員才能持證上崗；考核不達標的人員，需要繼續考核，直至考核達標為止，切實提升檔案管理工作人員的綜合素質。另一方面，單位需要組織檔案管理工作人員參與實踐活動，將工人文化宮作為主陣地，以市職工文化體育協會各文藝團體為依托，將陣地服務延伸到基層，在文體藝服務站點充分挖掘檔案資源，收集整理檔案資源，記錄文藝團體活動內容，為后續開展相關文藝團隊活動提供有效的參考依據，確保通過文藝團隊活動，培育吸納基層文藝骨干人員，在發揮檔案資源價值的基礎上，促進工人文化宮文藝事業的發展。此外，單位還有必要加深與高校以及社會各界之間的合作，挖掘具有文體藝術類專業特長及影響力的優秀人員，組建“百師志愿團”師資人才庫，進一步滿足單位對檔案管理專業人才的儲備需求，發揮人才的作用，促進工人文化宮電子檔案管理工作質量全面提升。

4.挖掘鄉土文化，提升工人文化宮檔案資源價值

我國鄉土文化源遠流長，且各地區鄉土文化資源的傳承及發揚意義深遠。為提升工人文化宮檔案資源價值，有必要注重挖掘鄉土文化資源。比如，在相關地區工人文化宮開展了“慶五一‘頌勞模、畫勞模”巡展、“慶七一‘紅歌嘹亮紅心向黨”演出專場和“慶八一‘軍歌嘹亮紅心向黨”匯報演出活動，其目的在于通過重大法定節日，引領廣大職工凝聚愛黨愛國的情感和價值認同。檔案管理工作人員有必要挖掘其中的鄉土文化，做到傳承鄉土文化，弘揚革命精神；又比如，在“紅色文化大課堂”，通過“講、學、演、誦、讀、唱、拍、畫、觀”，既能夠引導廣大職工樹立社會主義核心價值觀，又能夠使檔案管理人員從中挖掘鄉土紅色文化，通過文化宣傳、教育，引領廣大職工凝聚愛黨愛國的情感和價值認同，進一步提升工人文化宮檔案資源開發利用的價值。

五、結語

綜上所述，工人文化宮傳統檔案管理與電子檔案管理關系密切，鑒于電子檔案管理優勢明顯，需將電子檔案管理方法合理應用到工人文化宮檔案管理工作當中。與此同時，要結合工人文化宮檔案管理工作現狀，通過健全制度、加快電子檔案信息化建設、針對檔案管理人員開展培訓教育以及對鄉土文化的挖掘，豐富工人文化宮檔案資源，提升電子檔案管理規范性及信息化水平，提升檔案管理工作人員的綜合素質，提升工人文化宮檔案管理的質量，促進工人文化宮管理建設事業可持續發展。

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作者簡介：周立強（1970—），男，漢族，山東高青人，本科，副研究館員，研究方向：檔案專業。