大數據背景下企業檔案管理的創新

摘 要：在企業管理中，檔案管理是不可或缺的一部分，其管理成效的優劣在一定程度上影響著企業的發展。當前，在大數據技術得到不斷完善的情況下，越來越多的企業將大數據技術引入檔案管理工作之中，但想要充分發揮大數據技術的應用價值，企業需要立足實際做好檔案管理工作的創新，才能切實提高檔案管理的有效性，繼而推動企業的穩健發展。對此，本文從大數據對企業檔案管理產生的促進作用出發，重點探討大數據背景下如何進行企業檔案管理的創新。

關鍵詞：大數據；企業；檔案管理；創新

近年來，大數據技術在諸多領域的發展中得到了應用，從實踐效果不難看出，其對各領域的發展帶來了不可忽視的促進作用。目前，越來越多的企業在檔案管理中也引入了大數據技術，相比傳統檔案管理方法而言，基于大數據技術的企業檔案管理不僅工作效率和保存質量得到了顯著提升，還能進一步提高檔案信息的利用效率，這對最大化發揮企業檔案管理的價值效用具有重要意義。因此，針對大數據背景下企業檔案管理的創新進行研究尤為重要。

一、大數據對企業檔案管理產生的促進作用

（一）有助于提高檔案管理的工作效率

傳統檔案管理基本都是由相關工作人員針對紙質檔案進行搜集、保管等，在這樣的管理模式下，檔案管理工作不僅耗時費力，也非常容易受到人為因素的影響，導致這項工作在開展中出現一系列的問題，從而降低了工作效率。與此同時，大數據背景下企業檔案信息呈現海量化、多元化的特征，企業在檔案管理創新中引入大數據技術，不但能解放大量勞動力，還可以提高檔案管理的工作效率，最終促使企業整體工作水平提升。

（二）有助于提高檔案信息的保存質量

從以往企業檔案管理工作的開展情況不難看出，檔案資料基本都是以紙質檔案的形式為主，而紙質檔案由于其本身的特性，容易受到外部因素的影響而使其出現損壞，如火災、潮濕的環境等，所以對于保存要求極高。即便有的企業能夠為了滿足紙質檔案的保存需求而投入相應的資源，但很難將所有的紙質檔案都進行完好無損地保存，尤其是一些重要的檔案資料需要經常使用，這樣就會造成其受損。但是在大數據背景下，企業可以將紙質檔案轉化為電子檔案，這既便于保管和查閱，還可以確保原始檔案的完整性，這對提高檔案信息的保存質量具有重要價值。

（三）有助于提高檔案信息的利用效率

在傳統的企業檔案管理中，僅靠檔案管理人員很難實現對各種檔案資料的充分利用，致使檔案服務水平不高。其中，最直接的體現就是沒有對企業檔案信息的潛在應用價值進行挖掘，同時受到空間、時間等因素的限制，無法實現對檔案信息的共享，這就會降低檔案管理的有效性，使其流于形式化和表面化。而在大數據技術的支持下，企業可以借助大數據技術對檔案信息進行搜集、整理和分析，同時在信息化系統的支撐下促使檔案信息的共享，使其能為企業各項工作的高效開展提供幫助，提高了企業檔案信息的利用效率。

二、大數據背景下企業檔案管理的創新路徑

（一）創新檔案管理的觀念

一直以來，企業在日常管理都比較重視對檔案資料的管理，所以在長時間的實踐中相關管理人員的觀念和意識都已固化，主要表現在檔案管理中缺乏有效創新，對大數據背景下的企業檔案管理認識不全面等。因此，在推進企業檔案管理的創新中，一是企業領導層需要認識到檔案管理創新以及引入大數據技術的重要性，在此基礎上，要充分利用各種宣傳途徑提高廣大員工對檔案管理工作的認知，以促使他們積極配合與參與企業檔案管理的創新實踐中。二是要改變相關管理人員的固有觀念，使其可以深刻、全面地認識大數據背景下企業檔案管理的特征，如檔案信息的內容海量化、檔案信息的類型多元化等，同時需要充分認識到對企業檔案管理工作進行創新的重要性和迫切性，以此加大對檔案管理信息化建設的重視程度。三是要牢固樹立服務意識，不能將檔案管理看作簡單地搜集、保管相關資料，而是要從服務企業發展的角度出發，充分利用大數據技術挖掘企業檔案資料的潛在應用價值，從而提高檔案信息服務水平。為此。

（二）加強管理團隊的建設

在大數據背景下，企業檔案管理雖然在人力資源方面不用投入太多，但是對這部分工作人員的綜合素質提出了更高要求，假如缺少復合型的檔案管理人才，即便有大數據技術的支持也無法確保企業檔案管理工作的順利開展，甚至會造成各項資源的浪費。所以，為了切實保障企業檔案管理創新的有序進行，企業務必要重視對檔案管理團隊的建設，加強對檔案工作人員的教育培訓，使其既懂得檔案管理的知識與技能，也具備操作現代技術設備的能力，同時具有良好的職業道德和素養，這樣才能順利推進企業檔案管理的創新，最終達成預期的目標。

（三）調整檔案管理的模式

在企業檔案管理的創新實踐中，對檔案管理模式的調整是十分重要的一項工作，主要是改變傳統人工作業模式，借助信息化設備進行文件的起草、接收、查找、借閱、歸還等，簡言之，就是要實現檔案管理工作網絡化、數字化和信息化，這樣才能提高企業檔案管理的水平，從而更好服務于企業的發展。對此，企業一是要加大對檔案管理工作資金的投入，以用于購買各種先進的信息化設備，建立符合企業發展需要的檔案信息化管理系統。二是要建立健全相關的工作制度，這樣才能對各項工作的開展予以合理引導和約束。對企業而言，對檔案管理的創新主要是為了提高檔案服務質量，為企業發展提供更多幫助，所以企業需要通過建立健全相關工作機制，對現代化企業檔案管理的職能及內容進行明確，并輔助以考評機制，確保各項工作的有效落實，進而真正實現對企業檔案管理的創新。

（四）重視檔案數據的保護

大數據背景下，企業對檔案管理工作的創新主要是構建信息化的檔案管理系統，以便充分發揮大數據技術在檔案管理中的價值效用，從而提高這項工作的整體水平。但就現實情況而言，部分企業只知道大數據技術可以為檔案管理工作產生的促進作用，并沒有考慮到其帶來的負面影響，比如檔案信息的安全受到威脅，一旦企業的重要檔案資料丟失或被盜竊，將對企業的發展造成巨大影響。因此在企業檔案管理的創新中，需要重視檔案數據的保護，具體可以通過強化企業檔案信息化管理的安全體系予以實現。簡單來講，檔案管理人員首先要將企業的檔案信息資源按照不同安全需求進行分類，然后明確各個級別的安全要求，在此基礎上采取針對性的管理措施，比如對于安全等級較高的檔案信息資源，必須要有相應的權限才能進行訪問，并且在登錄中要進行人臉或指紋驗證。除此以外，在加強企業檔案信息資源的安全防護中，要重視防火墻技術、數據加密技術等先進技術的應用，從而有效保證企業檔案信息資源的安全性。

三、結束語

信息化時代下，在企業檔案管理中應用大數據技術已成為發展趨勢，其對于提高檔案管理的工作效率、檔案信息的保存質量以及利用效率等具有很大的促進作用。因此，為了進一步提高企業檔案管理的實效性，相關工作人員可以通過創新檔案管理的觀念、加強管理團隊的建設、調整檔案管理的模式、重視檔案數據的保護等措施，以此確保檔案管理的價值效用得以發揮，從而促使企業穩健發展。

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作者簡介：項楊（1980—），女，本科，唐山人才發展集團有限責任公司助理館員，研究方向：檔案管理。