農業科研單位收文管理的幾點思考

劉美彤，陳江燕

（遼寧省農業科學院，遼寧沈陽 110000）

0 引言

收文管理工作是農業科研單位行政管理的重要組成部分，是承上啟下的紐帶，能否規范地進行文件收發及其快速完成辦文程序，直接影響著整個單位的辦公水平與效率。現階段，大部分農業科研單位的收文管理方式仍較為粗獷，收文辦理流程不夠細化，存在問題也比較多。通過對農業科研單位收文管理現狀進行探析，以期提升收文管理工作的質量。

1 現階段農業科研單位收文類型

1.1 上級文件

黨中央、國務院及各級政府文件：分送范圍為市地師級、縣團級等，各級單位按文件要求接收。該類文件保密要求較高，多數單位采用傳統收文方式，一般通過郵政或機要電腦打印接收，然后進行手工登記，登記內容主要包括文件名稱、發文單位、收文時間等。涉密文件占比大，涉密與非涉密文件需要分開管理，隔年按上級單位要求進行文件清退。

1.2 與業務相關的文件

該類文件專業性較強，收文數量較大，辦理的時效性要求更高。因涉及單位的重點工作任務，農業科研單位的收文中可能會涉及較多農學專業詞匯，需要收文人員具有農業專業素養，對于每天大量的收文工作能夠做到分級、分類、分時處理，合理安排領導閱文順序，急事急辦，及時傳達文件內容，避免出現材料沒有如期報送的現象。

1.3 其他文件

邀請函、培訓通知、賀信、請示、批復等臨時性文件，占全年收文比例的25%左右。收文時間不固定，緩急程度不同，需要收文員按文件截止時間做好分級處理，隨時跟進辦理進度，交相關業務處室辦理。

2 農業科研單位主要收文處理方式及其優缺點

2.1 手工收文登記

該方式主要是采用收文簿手工登記，相較于信息化方式具有存儲介質穩定、不易被破壞或丟失的優點。文件的簽發分送均由經辦人簽字，文件轉運過程清晰。但這種登記方式缺點是效率較低，收文員耗時耗力，人工書寫易出錯，無法滿足現代文件管理要求，適用于整體收文較少的農業科研單位[1]。

2.2 信息化辦公系統收文

這類收文管理模式時效性強，不易漏接文件，方便文件收發、歸檔的統籌管理。該類管理模式適合擁有收發文功能內網的單位。誠然此模式也有一定局限性，內網多是本單位系統內部使用，用于接收外來文件的功能開發的少。國家及省市發文存在大量涉密文件，而絕大多數收文辦理系統不能接收涉密文件，單獨使用此方式收文對于保密級別較高的農業科研單位并不適合。

2.3 信息化辦公系統與紙質登記相結合的收文形式

特點是可以將涉密與非涉密文件分開處理，符合保密規定。非涉密文件通過內網線上辦理，涉密文件使用涉密介質登記，這樣能避免全部手工登記浪費的時間與精力，又能提高收文辦理效率。適用于擁有辦公內網，但無法在內網處理涉密文件的農業科研單位。

3 農業科研單位收文管理目前存在的不足

3.1 收文管理制度不完善

在農業科研單位中，管理制度的完善與否，直接影響收文工作的效率與質量，收文管理制度應包含在公文管理制度中，而大多數單位的公文管理辦法重點都放在了發文管理上，沒有制定完善的收文管理細則，這也導致了本單位對此項工作沒有引起足夠重視。農業科研單位的收文管理人員每天的收文數量較大，作為具有文秘工作性質的收文員，還會承辦一些文件材料上報工作。制度不到位，職責不清晰，影響收文員工作積極性，也會影響工作的創新[2]。

3.2 收文管理人員專業素質較低

目前，農業科研單位收文管理崗多為管理學類專業人員，收文員入職前基本沒有農業科研基礎，入職后缺少崗位培訓與學習，對單位的整體研究方向和研究領域缺乏了解。農業科研單位的收文類型中專業性文件較多，這會影響收文員對文件的整體把控。以省級農業科研單位為例，年收文數量在1700份左右，傳閱次數上萬，涉密文件較多，保密責任重大，休息日接收文件是常事，高強度工作使得收文人員很難在這一崗位長期堅持下來，所以崗位調動頻繁也是目前影響收文管理工作的一個不利因素。

3.3 文件收集歸檔不完整

一是文件收集不全面。農業科研單位部門多，有些文件沒有通過正常收文渠道轉運到辦公室收文員手中，可能直接由上級部門通過郵箱、傳真等方式發送至直屬科室人員。大部分科研工作者缺乏文件管理意識，沒有及時上交，導致文件源頭不齊全。二是歸檔質量不高。由于文件材料的不完整導致檔案材料不齊全、可用性不高。例如，閱辦文件的處理結果，辦理部門沒有及時將材料上交，收文員也沒有及時督辦，年底歸檔缺材料，嚴重影響歸檔質量[3]。

3.4 收文辦理工作信息化水平較低

隨著辦公自動化的不斷發展，農業科研單位的收文管理工作信息化程度也在不斷提高，但還存在很多不足。一是沒有做好廣泛宣傳，系統應用不到位。少部分單位即便可以實現網上轉運，也更愿意打印紙質版傳閱，造成系統資源與紙質資源的雙重浪費。二是系統開發不夠完善，功能不齊全。例如，在滿足正常文件傳閱的基礎上，應加設提醒督辦功能。功能的后續維護跟進不及時，目前系統開發多為一次性服務，后續維護跟進一般由單位信息部門的職工完成，開發新功能較為困難。

4 優化建議

4.1 完善收文管理制度，規范文件辦理流程

收文工作作為辦公室一項重點任務，需要有全面系統的管理制度做支撐。目前部分農業科研單位對收發文工作不夠重視，認為科研才是重點工作，對收文工作的關注度較低。實際上，收文工作是一項非常復雜瑣碎的工作，包括簽收、分類、登記、擬辦、傳閱、歸檔等很多方面。建立收發文管理制度，有利于全單位提高對收文工作的重視，提升收文員工作積極性，也有利于明確職能分工，強化責任意識，杜絕文件泄密，避免一崗多責，提高辦公效率[4]。

4.2 加強收文人員崗位培訓，提升專業素質

在農業科研單位收文工作中，接收的農業專業相關文件較多。此類文件屬于單位核心業務，需要收文人員對本單位業務有清晰的認知，接收后能準確定位辦理處室，為領導提供文件辦理參考，傳閱過后及時通知相關部門領取。為此，需要本單位對收文員進行崗前培訓，并在入職后也要定時進行業務學習培訓。隨時了解單位各部門所負責的業務，鼓勵支持收文員到外單位學習調研，提升收文員的專業化水平，才能更好地適應科研單位收文的特殊性[5]。

4.3 做好文件督辦工作，提高運轉效率

收文部門應加強對收文各環節的督查催辦，若業務部門有單獨收到的文件應在第一時間交收文員傳閱。對閱辦類文件，收文員要在送文時提醒業務部門簽收文件時不能只簽字不辦理，并在落實后及時將相關材料附后歸檔。對沒有落實的文件進行催辦，若無相關附件應在文件上標注并由負責人簽字。監督部門也應建立相關的監督管理制度，把收文辦理作為一項工作指標，與職稱評定或績效掛鉤，提高單位人員對收文辦理的重視程度，從而提高收文辦理運轉效率。

4.4 加強收文管理的信息化建設

隨著數字化辦公的發展，農業科研單位收文工作也必將不斷進步，實現無紙化收文將是大勢所趨。數字化收文系統的優勢相較于傳統的收文工作，更能夠將操作流程有效規范，保證文件處理的流程全面無遺漏。科研單位也要積極推進收文辦公系統信息化建設，加大資金支持，依靠網上辦公實現在線收文、擬辦、閱辦處理、檢索與歸檔，并不斷探索更多的系統功能，在使用過程中不斷地優化改進，創新工作方式方法，以滿足收文管理的需求。