數智背景下基于“成本—效益”視角的會展行業可持續發展研究

裴立飛 殷晨旭 李美芳

(臺州學院 浙江臺州 318000)

受新冠疫情影響，線下辦展全面停擺，促使線上辦展技術迅速發展，一定程度上緩解了行業壓力，但技術發展初期存在的體驗感差、線上交易信任不足及參展教育成本高等原因，導致行業在疫情期間整體發展較為困難。疫情3年間，AR、VR、云計算及AI智能等技術井噴式發展為會展數智化發展提供了基礎，同時經過3年的探索，線上辦展，參展業務模式已較為成熟，2023年初疫情影響降低后行業快速回溫，線下穩定流量結合線上獲客渠道的拓展大幅提高了辦展企業的經營效益，同時也為客戶提供了更加便捷的信息和服務獲取渠道。

中國經濟從高速發展進入高質量發展階段之后，企業之間的競爭也從傳統的粗放型市場競爭轉變為企業精細化管理競爭，而企業家往往注重追求最大的經濟效益，項目投資通常要進行成本效益測算，滿足既定效益目標的項目才值得投資。經營模式的變革，對辦展企業內部成本管理及效益評估模式提出了新的要求，辦展前組織預算、辦展過程中預算執行、辦展后效益評估等環節均涉及財務管理理念。新辦展模式下成本費用支出類別的增減變動與經營效益的匹配情況是衡量增加線上辦展所帶來經濟效益的重要指標，如何通過科學合理的方式去評判，是新經濟形勢下亟待研究的課題，基于此，本文以成本—效益為主要評估突破口，探究我國會展企業數智化過程中的經營效益水平與可持續發展路徑。

1 數智背景下會展行業發展現狀分析

數字經濟高速發展重構著傳統會展產業的業態模式近年來，國內以抖音、快手為代表的短視頻平臺所帶來的流量紅利值得所有傳統產業在流量平臺對自身業務模式進行重塑，會展企業天然對流量的依賴屬性決定著其走在改革的前沿，通過互聯網技術將線下業務數據接入線上平臺，在線下穩定獲客的同時能夠獲得線上流量額外的紅利，實現數據互通互動；對客戶而言，線上平臺有助于更便捷地獲取信息，提高決策效率，降低決策成本。經過新冠疫情三年對行業的“重整”，會展企業對線上業務已從2019年“企業未來利潤增長點”變成了現階段企業獲益不可或缺的部分。

辦展企業在“會展+”體系中的創新點層出不窮，以漢諾威米蘭展覽、海名云展覽等為代表的會展企業均通過企業官網推出了線上參展窗口，通過展前內容預告、展中線上共享直播、展后留存“云相冊”等方式拓展傳播渠道，提高企業，經營效益，客戶獲取信息更便捷。通過挖掘數字經濟潛在價值，主辦企業引導參展商轉變理念，聚焦產業本質，不斷加快數字技術和產業的深度融合。除大型展覽創新外，線上論壇、企業高管在線訪談、大咖線上面對面訪談等經濟活動模式也在疫情期間得以完善，成為經濟活動重要的交流形式，線上溝通渠道的搭建，大大降低了交流成本。經濟活動雙方通過第一輪先上架交流判斷是否進行下一步交流，提高了決策效率、降低了決策成本。

2 數智背景下會展行業成本管理存在的問題

2.1 業務成本核算不真實

會展企業主要成本類別主要為展館成本、運營成本、宣傳推廣及機票地接等大類，其中展館成本作為固定成本支出管控較為容易，但會展運營成本、宣傳推廣及機票地接幾大類成本支出因各地辦展環境、各類辦展主題等因素浮動較大，精細化管理難以實現。同時，企業對業務部門績效的考核主要以毛利率為主要財務指標，但企業在日常會計核算中將業務成本支出進行費用化處理，轉入銷售費用與管理費用科目，一方面導致企業毛利虛高；另一方面不利于企業進行績效管理。

2.2 財務成本管理無法支撐業務經營分析

近年來，會展企業不斷拓展新的業務形態，線上會展、新媒體運營已成為會展企業較為重要的業務板塊，但企業成本核算還是采用較為傳統的模式，重核算輕分析，成本費用核算無法精確匹配到具體業務，對每次業務的盈利情況分析存在數據基礎不足、再次統計成本較高等問題，企業財務信息化水平與財務人員數據分析能力均有所欠缺，企業管理者無法獲取有效財務數據以輔助決策，在經濟向好的情況下較為粗放的財務管理方式導致問題并不會凸顯，但新冠疫情期間劇烈的經濟沖擊讓企業管理者認識到優秀的財務管理在應對危機時所能發揮的作用。

2.3 會展項目預算執行不到位，成本管理不規范

預算管理的理念已被眾多企業管理者所接受，但部分會展企業預算編制無法獲取有效的歷史財務數據，預算的制定無法根據實際業務數據展開，前期制定的預算方案由于可落地性不夠，在執行過程中往往被旁落。同時，對于部分新開展業務，企業缺乏歷史成本數據及實際經營經驗，導致經營管理較為粗放，業務執行過程中存在庫存產品積壓、項目采購超過實際需求等行為，造成成本浪費，給企業帶來較大的經濟損失。企業內部預算管理人員專業化水平難以支撐復雜環境下全面預算管理，加之相關人員無法獲取相關方面知識技能培訓，進而導致其能力無法滿足經濟環境快速變革環境下企業對其能力的需求，預算編制無法全面結合企業戰略方向指導業務經營。

2.4 供應商管理困難，采購環節成本管理不可控

采購部門往往是企業的“重災區”。會展企業采購價格最高的項目種類為展館租賃，由于展館主要由各地方政府運營管理，同時企業對展館依賴度較高，導致其缺少相應的議價能力，同時為了業務能夠穩定開展，需要與部分展館建立長期合作，與政府的接觸過程中較低的議價能力及長期合作的屬性導致采購成本無法根據市場經濟情況及時對采購價格進行調整，從而產生較高的經營成本。對于小單價、多批次的日常經營用品，會展企業經營采購產品品類多、各類質量層次不清晰、采購人員與供應商私下可議價范圍較廣，數字新媒體服務采購無規范的行業標準等問題是管理者時刻關注的風險控制點。同時，由于企業內部管理不到位，采購無計劃，臨時性采購、隨機性采購等行為均導致無法進行有效管理。

3 數智背景下基于成本—效益視角下會展行業可持續發展的研究

3.1 成本—效益原則對會展行業可持續發展的意義

財務管理優秀的企業，財務部門能夠為業務部門決策所需數據快速做出響應，但現階段國內諸多會展企業財務管理手段還較為傳統，由于成本費用核算不準確，無法精確判斷項目成本支出與效益之間的關系，在業務部門提出數據需求后財務部門需通過較為煩瑣的方式進行數據二次統計，過程中存在前期數據基礎不統一、數據源之間無法協同處理等問題，無法滿足經營決策需求，響應時間慢，導致財務部門職能在企業家眼中僅僅只有基礎會計核算能力，對業務支持弱，往往不被重視。企業具備一定規模之后，需要進行債務融資、權益融資，再進一步到企業上市，在這些經濟活動中，由于債權人、投資人及上市發行審核部門等相關方要求，倒逼企業對自身財務進行規范，接受外部第三方審計、投資人與上市中介輔導等都幫助企業在擴大規模的同時為其提供了很好的財務管理規范指導，大多數企業在這個過程中實現了財務信息化管理，大大提高了其財務分析能力，這也為企業進一步發展奠定了財務基礎。

企業的可持續發展離不開以成本效益為核心的管理理念，會展企業財務工作要從傳統財務核算轉向財務分析，隨時能夠支撐業務決策，從單個會展項目的盈利水平預測、辦展過程中成本費用支出控制到企業主體的整體發展規劃，營收預測、成本控制及利潤測算，從事后核算的角色轉向事前控制，通過精細化管理為企業帶來增量利潤。

3.2 數智背景下基于成本—效益視角下會展行業可持續發展的建議

3.2.1 規范成本費用核算管理

會展企業財務成本費用核算水平應精確到生產經營各個關節，能夠準確反映每次會展活動舉辦的效益水平，為未來活動立項做預算管理提供有效的數據支撐。實際工作中主要通過作業成本法，將各項成本費用追溯分配至具體業務，劃分作業中心，明確企業內部前、中、后臺，前臺是業務一線部門，如招商、銷售、市場部等；中臺是支撐業務開展的部門，如采購、財務、人力等部門；后臺是決策體系，主要為公司董事會或股東會。通過劃分公司業務體系，明確每項成本費用支出動因，并以此為基礎進行決策分析，便于管理者分析業務各層級部門經濟效益與成本費用支出之間的匹配關系，同時有利于防范成本費用支出異常的環節。

3.2.2 從財務核算轉向財務分析

現代化財務管理理念主要是將會計工作從事后的會計核算轉向事前的財務分析預測，從企業歷史收入、毛利率及凈利率的企業經營思路入手，為企業制定戰略方向、經營方針、營銷方案及人力資源管理等經營活動提供關鍵的數據支撐。以往來款項為例，通過對往來款項的精準統計分析，有利于管理者及時了解自身企業在客戶及供應商之間的實際議價能力，下游客戶回款壓力是否能使企業保持良好的現金流，上游供應商付款是否滿足自身效益最大化。同時，通過財務精細化管理，能夠對會展每個子項目是否盈利、盈利水平是否達到預期進行及時監控，摒除以往“一筆糊涂賬”的財務管理模式。

為支撐財務精細化管理，企業需要加大財務系統信息化建設進程，打造信息化共享平臺，財務部門要將業務部門所需經營數據及時通過平臺進行共享，改變以往財務數據只在財務部門內部流轉的模式，對業務人員有計劃地進行財務知識培訓，提高其在業務管理過程中利用財務數據輔助其決策的水平。

3.2.3 加強會展企業預算管理能力，實現精細化管理

隨著中國會展行業從增量市場競爭轉變為存量市場競爭，會展企業之間內卷現象較為嚴重，不僅存在同行業企業之間的內卷，也存在跨行企業之間的內卷現象，不斷有新產品出現進行消費習慣替代，以新媒體、AI的大力發展為主要方向。已有企業除了要做好外部競爭工作也要修煉內功，而預算管理能力作為企業實現現代化水平象征性的能力之一，預算方案制定能否實際指導業務開展是衡量企業預算管理能力的重要體現。在規范財務核算的基礎上，會展企業要通過全面預算、重大項目單獨預算的形式，靈活運用零基預算與滾動預算的方法，探索適合企業自身的管理模式。

會展企業要結合自身優秀的項目策劃能力，對同類會展各個環節的成本費用進行精細化管理，在不影響企業經營效益的情況下，業務部門工作要根據既定預算方案執行，制定嚴格的預算管理流程，改變過分隨性不可控的業務流程與模式，借助信息化手段，在每個工作環節留痕，便于追溯。方案執行過程中要對不合理之處及時進行調整，在便于在經營管理和影響決策效率之間找到平衡。

3.2.4 規范企業采購管理

對于單個產品價值較低，但以大批量形式采購的經營用品，會展企業可通過制度要求業務部門對需求進行提前申報，進而通過招標采購的形式進行管理，精減供應商，采購端所節省的成本可直接轉化為純利。對于有長期合作價值的供應商，在經采購部門推薦、財務部門與業務部門聯合審查走訪之后簽訂長期合作協議，日常采購行為要設置較為全面的臺賬備查簿，通過數字化平臺對采購各環節進行管理，監督采購計劃申報規范性、采購方式選擇合理性、供應商評審經濟合法性及采購文件編制合規性等，從管人向管流程轉變，實現風險早發現、早制止，宣揚廉潔采購精神。

4 結語

綜上所述，國內會展企業在面臨行業內部市場競爭加劇、行業外企業需求替代等背景下，通過聚焦成本—效益管理理念，優化企業內部管理形式，實現精細化管理是會展業企業在業務模式變更、探索國際市場等做大做強過程中必不可少的條件，通過建設扎實的財務管理基礎，培養財務部門財務分析能力，為企業發展賦能，精準把控經營各環節成本支出與效益匹配水平，為管理層決策提供數據支撐，進而提高企業決策科學性，提升企業經營效益。