檔案管理信息化與數字化的思考

北京住總北宇物業服務有限責任公司 劉建慧

伴隨著信息時代的到來，信息技術以及互聯網從各個方面都在影響并改變著人們的生活。檔案作為單位、組織、企業的生產經營活動以及發展變遷的原始憑證與記錄，充分展示了檔案工作存史資政育人的重要作用，檔案工作在不斷地壯大和延伸。檔案管理是企業管理工作中非常重要的組成部分。做好檔案管理可以有效提升企業、單位、組織的管理水平以及管理效率。北京市“十四五”規劃中對檔案工作做出總體要求：以首都發展為統領，全面推進檔案治理體系建設，深入推進檔案資源體系，檔案利用服務體系和檔案安全體系建設，加快推進檔案信息化建設，強化科技和人才支撐，明晰了北京市“十四五”時期檔案事業發展的方向。其中6個分目標中要求：檔案治理效能明顯提升、檔案資源建設全面加強、檔案利用服務能力顯著加強、檔案安全保障更加夯實、檔案信息化程度大幅提高、檔案人才隊伍建設不斷加強。隨著社會的信息化與數字化發展，其建設也成為檔案管理的重要發展趨勢。做好檔案管理的信息化數字化建設可以有效地提升企業的管理水平與管理效率。因此企業要根據當前檔案管理信息化數字化建設中存在的問題，積極的尋找解決策略，進一步提升檔案管理的質量與效率，進而促進提升企業的健康穩步發展。

1 信息化數字化技術運用于企業檔案管理的優勢

1.1 資源共享匯集互通

信息匯集的網絡時代給人們的生活帶來了很多便利，而企業在進行檔案信息化數字化管理時，也會從中獲得有效的資源。網絡大數據的共享功能，使企業檔案管理更具有了互通性。現今，企業正積極的探索和開發與本企業能夠緊密聯合的檔案管理系統，以達到企業內部的資源互通與共享。基于此，企業中的檔案管理部門，能夠在信息技術的支持下，對信息數據進行搜集、儲存、總結、運用等操作。一定程度上使檔案數據的處理效率有了大幅度的提高，同時提升了檔案工作的前沿性，為檔案管理工作提供了動力。

1.2 靈活多樣的信息查詢

進行檔案的收集和對檔案信息的查詢，是企業中檔案管理部門的主要職能。傳統的檔案管理，多是以紙質版資料進行保存，每次在進行檔案資料的查找時，都要耗費大量的時間與精力。雖然投入了較大的人力資源，但工作效率卻不高，并且檔案信息的正確性還無法保障。但進入信息化數字化管理后，只需在電腦查詢系統中進行關鍵詞的檢索，就能夠搜索到相關要查找的資料，這大大強化了企業檔案管理的應用性、準確性、及時性。

1.3 檔案信息化數字化電子備份提升管理成效

與傳統的企業檔案管理形式相比，信息化數字化的檔案管理更具有儲存的優勢。紙質的檔案在進行保存時，空間上有一定的受限，如遇到天災人禍或人為影響，都有可能造成檔案文件的丟失或損毀，這對檔案信息的儲存有著極大的安全隱患。而網絡化管理則能夠隨時進行信息的備份，不僅方便檢索和查閱，還使檔案保存的空間得到解放，為檔案保存的時效性和安全性注入了全新的保護措施，使企業的檔案管理更加富有成效。

1.4 檔案管理決策整合效率提升

信息化檔案管理，能夠幫助企業管理者進行決策。通過對信息數據的整合與分析，將企業中的檔案數據信息進行大數據的歸類整合，從而給予決策者最優的決策方案。這就為企業中的決策提供了數據與信息的有力支持，使決策工作更有依據性和可靠性，并且信息資源的經費成本也得到了降低，進而為企業創造更高的經濟效益。

2 當前檔案管理信息化與數字化建設的問題

2.1 基礎設施建設不完善

當前我國大部分企業，仍舊對檔案管理的信息化數字化建設認識較為淺薄，并且對檔案管理工作的重視程度不足，管理層只顧著發展效益，在檔案管理方面投入的資金以及精力都較少，導致檔案管理基礎設施建設不夠完善，影響了企業檔案管理的信息化數字化建設進程。

檔案管理的硬件設置建設低下。很多企業不愿意對檔案管理中需要用到的計算機設備以及管理系統進行升級更新，并且部分企業甚至不具備檔案管理中需要的硬盤、掃描儀、刻錄機、相機等基礎設備，這都在很大程度上影響了檔案管理的信息化數字化建設。

很多企業的檔案管理軟件不能夠實現通用，資源的共享能力較差。軟件的落后也導致資源的尋找與利用不全面，不僅造成了企業檔案資源的浪費，還制約了檔案管理的信息化數字化建設的發展。

目前很多公司還沒有投入資金，進行檔案信息化數字化建設，還是依靠人力對檔案的排架擺放、檔案查閱時的文件查找進行處理，檔案數字化裝訂的基本設備投入均未落實，增加了人力成本及檔案管理難度，檔案數字化加工和管理水平亟待提升。

2.2 缺乏重視存在安全隱患

由于企業決策層領導對于檔案管理的不重視，導致很多管理層對于檔案管理信息化數字化建設中的安全問題，存在一定的忽視，并且在認知上也存在較大的偏差。很多企業在建設過程中會存在僅注重軟件建設的安全性，但是對于檔案資料數據的保密意識較為缺乏，這就導致了在進行檔案管理過程中，操作人員的操作技術與流程不夠完整規范，對于部分數據的備份存檔也不夠及時，再加上管理人員以及工作人員對于檔案管理工作的不重視，也為檔案管理的信息化數字化建設留下了一定的安全隱患。由于建設還不夠完善健全，部分企業網絡很容易受到競爭對手的惡意攻擊，這也對企業檔案的安全造成很大程度影響。

2.3 檔案管理人員專業能力與素質不高

在企業檔案管理的信息化與數字化建設中，必須要保證相關工作人員具備較高的計算機操作水平以及職業素養，才能保障信息化數字化建設的質量。當前我國很多企業的檔案管理缺少復合型的高素質、高能力的人才，管理人員的計算機綜合技能與水平相對較低，部分企業為了提升檔案管理的綜合水平，即使引進先進的設備與軟件，由于缺乏專業檔案管理人員，致使設備與軟件的作用不能被完全的發揮出來。很多企業中檔案管理人員時間有限，沒有太多精力放在檔案相關的工作上，他們還有許多其他的工作需要完成。因此，有時會在進行檔案管理的工作時有所懈怠。

2.4 檔案無法完整保存

借助信息網絡進行檔案儲存的檔案信息，被統一保存在企業的檔案管理系統中，這就形成了電子檔案。網絡信息化的檔案管理的方式，對企業的發展有著極高的利用價值，但同時在方便快捷的功能下，也會出現一些問題。檔案室計算機網絡也時常會出現運行障礙的情形，從而導致儲存的電子檔案丟失或保存失敗。例如，網絡中端斷開、計算機本身的硬盤損壞或計算機受到病毒的入侵等，這些都可能使電子檔案出現丟失或遺漏。檔案信息化數字化管理，需要依靠網絡進行文件的傳輸和保存，一旦網絡出現問題，就會使檔案文件出現上傳失敗或上傳錯誤的狀況，甚至會出現不完整的文件。這對檔案管理的完整性、全面性有著極大的不良影響，導致檔案文件在使用時出現信息誤差，造成不必要的麻煩。

3 檔案管理信息化和數字化的建設策略

3.1 加強對檔案信息化數字化管理工作的重視

檔案是企業與各個單位組織正常運行的信息資料，對于企業以及各個單位組織的建設與發展都有著非常重要的作用。

傳統的檔案管理形式，已經無法適應當前的社會需求，信息科技的加持變得愈發必要。現如今，將信息技術應用于檔案管理中，已經成為了一種不可或缺的管理手段。在企業的發展中，決策層需要根據檔案歷史資料進行發展戰略的謀劃；營銷層需要根據檔案信息進行營銷網絡的構建，分析營銷戰略；研發者需要根據檔案不斷的提升產品的質量與檔次；企業在競爭過程中也需要根據檔案尋找自身競爭優勢。因此企業領導以及檔案相關工作管理人員，一定要加強對于檔案管理工作的重視，明確檔案管理信息化數字化建設是社會發展以及企業發展的必然趨勢。企業應加大對于檔案信息化數字化管理的資金以及技術投入，并為檔案管理制定相應的管理規范及激勵制度。同時根據北京市“十四五”時期對檔案工作的總體要求，在2025年建成接收順暢、管理科學、長久安全、利用方便的數字化檔案管理系統。信息技術與檔案管理的有效融合，會給企業的進步與發展帶來有力支撐。要不斷地提升企業檔案管理的水平與質量，更好地發揮檔案的作用，為企業的發展提供更好的信息資源。

要及時開發利用本企業的檔案管理系統。企業在進行信息化的檔案管理時，一般運用的是受權威認證的檔案管理系統。但其歸根結底是為了服務更多樣的企業，是綜合多個企業模式開發的系統，無法做到與本企業完全的匹配。因此，企業在客觀條件允許的情況下，應當積極開發與本企業的管理和經營模式相符合的檔案信息化數字化管理系統。這樣能夠在管理的初始階段，獲得有力的技術支持，不僅使企業的信息化檔案管理工作效率和效果得到提升，還為企業的進一步發展帶來保證。

3.2 加強檔案管理基礎設施建設

檔案管理信息化數字化建設的基礎前提，是擁有優質、先進、高水平的基礎設施，因此企業要加大資金投入，并根據企業的具體發展情況，有計劃的進行軟、硬件設施的配置與更新，及時的更新網絡設置，及時進行安全設施的安裝使用。

首先從硬件設施進行基礎設施建設，這個過程中可以采用定期撥款、提前預算等方式，為硬件設備的后期更新升級奠定基礎，從而為企業檔案管理改善硬件條件。

其次針對軟件設施，企業要選用并研發適合企業檔案管理的軟件系統，提升檔案管理的科學分類以及查找搜索能力。

企業可以參考借鑒其他企業，檔案管理部門的信息化數字化建設中的經驗以及成果，以檔案的各級局域網為依托，結合自身當前的自動化辦公系統，建立起一個能夠實現檔案資料的電子儲存，以及信息資源共享的平臺。在加強對于檔案電子信息管理的基礎上，提升檔案資源信息的應用率，將企業檔案管理與企業各個部門以及工作環節有機結合，使其聯合成為一個有機統一的整體，為各部門利用企業檔案資源提供便利，進而進一步實現企業檔案管理信息化數字化建設[1]。

3.3 加強信息安全管理

檔案信息的安全管理，是檔案管理的信息化數字化建設過程中非常重要的組成部分。只有保障檔案信息的安全性與保密性，才能保障檔案管理的實際運用價值。

首先要保障檔案的物理安全，這是檔案管理發展建設的首要保障。檔案的物理安全主要體現在檔案的構建與交付，在具體的設施過程中，要首先注重檔案在構建過程中的設備安全，確保所有的設備符合國家安全并有國家保密局的安全認證。

其次要注意操作過程中的安全管理，要明確檔案管理的規范，制定相應的制度，通過培訓、教育、簽訂保密協議等方式加強并提升工作人員的安全意識，確保工作人員能夠按照安全規范的管理要求進行檔案管理工作。例如不帶電子設備進入檔案構建現場、本人不能對外泄露檔案管理的內容等。應創建嚴密的安全防衛系統，有方向的培養檔案信息化管理的思想意識，配設專業的硬件設備，有效防止電磁干擾，盡量有安全配套設施等。同時，對檔案信息化管理軟件進行實時更新，并建立安全防火墻，讓其可以更好地為管理提供服務。需重視提升檔案管理系統專業技術，檔案信息系統并不是一成不變的狀態，檔案管理人員應當定期維護和更新，使檔案管理系統充分發揮其最大職能。

3.4 提升工作人員的綜合素質

在檔案管理信息化與數字化建設的過程中，檔案管理人員需要具備較高的檔案管理工作的職業素養與綜合素質，并具備良好的計算機使用操作技能，以及對于電子信息檔案的構建能力，還應具備較高的電子信息安全意識。因此企業要加強檔案管理中高素質、高能力的復合型人才的引進，并對原有的工作人員進行定期培訓，培養新型信息技術人才。加強考核機制，提升工作人員的整體綜合素質以及職業能力，打造出一支能夠適應社會發展、符合檔案管理發展建設的中青年業務骨干人才隊伍，從而不斷地提升企業的檔案管理水平與能力[2]。

4 結語

近幾年隨著社會發展，檔案管理的信息化數字化建設已經成為企業管理的重要內容。為跟上時代發展的腳步，以及國家對檔案管理信息化的規劃要求，要提升檔案管理的水平與能力，企業就要加強重視、加大資金投入、做好基礎設施建設、提升對于安全管理的重視、注重檔案管理人員的綜合素質與能力。要有效分析當今時代檔案管理的新發展形勢，實施行之有效的舉措來規范管理檔案。檔案管理人員應及時轉換對檔案管理的策略和思路，跟緊信息化潮流，努力提高專業素養，充實專業技能。檔案工作作為企業、單位各項事業發展的基礎性工作，也要聚焦高質量發展，力爭在推動以信息化數字化為核心的檔案管理現代化方面取得重大發展，在科技創新和人才培養方面有新的舉措。

引用

[1]吳艷琴.解析檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].信息記錄材料,2020,21(03):77-78.

[2]陳薇薇,仲杰.信息化背景下企業檔案信息資源的管理及開發利用[J].電力勘測設計,2019,130(S2):144-147.