提高事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

閆林曉

河南省林州市人事檔案管理中心

引言

進入二十一世紀后，隨著計算機以及信息技術的創新與發展，大大提升了各行各業信息化建設水平效率。目前中國社會已經全面進入了信息化時代。對于企事業單位而言亦是如此。與傳統事業單位單位不同，事業單位承擔著特殊使命和責任。信息化技術在事業單位檔案管理中的應用，大大提升了檔案管理水平和效率，提升了檔案信息管理精準性和規范性。本文旨在研究事業單位檔案管理信息化建設意義及檔案管理信息化建設存在問題，探討新時期事業單位檔案管理信息化建設策略，為各地區事業單位，在檔案管理信息化建設方面提供可行性的思路。

一、事業單位檔案管理信息化建設的意義

對于事業單位檔案管理工作而言，積極進行信息化建設推進，是現代化社會和信息時代下，事業單位體制改革的重要途徑和思路。事業單位檔案管理工作，有著重要的現實意義和應用價值。首先,信息技術的發展，促使著信息技術在各行各業中有著極為廣泛性的應用。信息技術的不斷疊新，極大程度上影響著人們的生活和工作方式。而檔案管理工作，作為事業單位人力資源管理的關鍵，具有著安全性和有效性的要求。而信息化技術的滲透和植入，使得事業單位檔案管理工作，管理模式更加便捷和資源節約。其次，信息化技術在事業單位檔案管理工作中的應用，使得傳統檔案資源管理的復雜性得以改善。借助計算機技術與信息化技術，使得事業單位檔案管理快速的實現分類保存和分類歸檔，使得檔案管理工作者的工作效率和工作價值得以實現，減少了檔案管理工作中人力、物力、財力的投入。整體化提升了事業單位檔案管理整體社會效益和經濟效益。

實時性共享，是信息化檔案管理的重要應用優勢，檔案管理信息化建設能夠在一定程度上提高檔案的利用效率，而事業單位若想使信息化技術在文書檔案管理工作中最大化應用效果，便必須要構建相應的檔案管理信息化平臺，以此結合信息化技術在檔案管理當中的應用，進而從總體上提高文書檔案管理的應用價值，此外事業單位還需要通過網絡系統展開統一化的管理，以此提高事業單位各個崗位部門的溝通效率，實現檔案的共享應用。

二、事業單位檔案管理信息化建設中存在的主要問題

（一）檔案管理理念陳舊

信息化的檔案管理，需要建立在先進管理意識的基礎上和實際上，部分組織機構內部的工作人員忽視了此項工作的重要性，具體表現在：第一，管理層意識淡薄，未能重視信息化辦公這一格局的轉變，還停留在傳統辦公思想之中，對信息化檔案管理技術設備的投入較少，派遣的人力資源不足。第二，檔案管理人員未能提高對信息化檔案管理的重視，部分資料仍以紙質化的方式存儲，未能發揮信息技術的優勢。第三，管理層忽視了對相關人員的專業技術培訓工作，導致工作人員對信息化檔案管理工作模式意識模糊，更無從談起應用與創新。

（二）管理機制落后

近年來，我國許多事業單位已經開始認識到檔案管理工作的重要性，并積極對其探索和研究改革。然而，對于涉及檔案管理機制的改革，卻鮮有探討。一些事業單位忽視了檔案管理工作的重要作用和地位，也沒有意識到現代信息化手段對于檔案管理工作效率提升的重要作用。這導致檔案管理機制落后，無法適應當今社會發展的速度和進程。即使現代化信息化手段被引入，也無法快速被接受和使用，從而導致檔案管理工作效率與實際需求之間存在差距。

（三）管理規范不統一

事業單位內部的知識管理涉及到各個部門的工作內容，其組織體系龐大，但每個部門在進行知識管理信息化建設時因具體情況選擇適合自己的知識管理規范程序軟件，這雖然能夠提升本部門知識管理工作的效率和質量，但也導致不同部門之間很難做到數據互通，造成信息交流和溝通上的一定難度。另外，還有部分部門并沒有制定完整規范的知識信息化流程，導致知識在信息化管理中易出現規格模式不統一的問題，致使信息化知識的優勢作用無法得到充分發揮。

（四）安全管理的方式有待完善

事業單位的檔案中涉及到很多的私密信息，一旦信息泄漏，就會造成嚴重的后果。這就要求事業單位應該要重視安全管理，確保檔案資料的完整性和安全性。目前，在信息化建設的過程中安全管理的方式還不夠完善，導致檔案資料存在很大的安全隱患。一些管理人員在操作中沒有按照規范執行，很有可能會出現文件丟失或是被黑客竊取的情況。同時，對公開信息的審查程序也不嚴格，經常會出現各種安全漏洞。

（五）人員素養不足

為了確保事業單位信息化建設取得更加明顯的成效，管理人員的配備至關重要。他們需要具備應有的專業技能和業務水平，以發揮應有的人才支撐作用。然而，一些事業單位在信息化建設方面往往缺乏必要的人才和技術支持，相關人員也未能得到嚴格細致的培訓，存在業務素養低、職業道德不高、專業技能不夠硬等方面的問題，這限制了整體質量和水平的提升。同時，一些事業單位的信息化管理人員也缺乏創新意識和能力，不能充分掌握相關軟件和硬件的功能和匹配，對操作方法也不夠熟悉，沒有更好的把理論知識應用于實際工作中，這導致信息化建設的效率無法得到顯著提升。此外，一些管理人員年齡較大，缺乏與時俱進的精神，不能跟進專業技能和新技術的發展步伐，導致信息化建設無法適應時代的要求。尤其是在科技迅猛發展的背景下，如果相關人員缺乏學習能力和接受新成果的意愿，事業單位的信息化操作環節就會受到很大限制，工作效率也會受到影響。因此，事業單位需要加強人才培養和管理，提高管理人員的專業技能和業務水平，以確保信息化建設能夠順利實施。

三、事業單位檔案管理信息化建設實施和開展策略

（一）樹立科學理念，推動檔案信息化管理

科學的信息化管理理念是實現檔案管理工作信息化的第一步。首先，事業單位各個部門需要站在信息化的新視角重新認識檔案管理工作，了解其相關性和重要性，第二步，審視當前檔案管理工作中存在的問題，思考如何運用信息化技術與工作結合，并且在實際檔案管理工作中擁有敏銳的意識，善于發現和學習，將信息技術與實際工作進行優質結合，在信息化管理中，需要加大對高素質的信息技術人才的培養力度，因此事業單位領導應加強對相關人員在理念上和技術上的培訓，開展講座、專家培訓、技術學習等方式提升員工的信息化素養，培養信息化建設的理念，推動檔案管理工作信息化在理念上的樹立。

（二）健全檔案信息化管理制度

為了更好地管理事業單位檔案，建立完善的檔案信息化管理體系顯得尤為重要。事業單位檔案記錄了事業單位的歷史發展、戰略目標、決策過程等重要信息，是事業單位管理的重要依據和參考。隨著信息化時代的到來，傳統的檔案管理方式已經無法滿足現代事業單位的需求，因此必須建立起完善的檔案信息化管理體系，使之適應現代信息化建設的要求。在信息化建設的過程中，需要考慮到事業單位的實際情況和管理需求，建立適合事業單位的檔案管理系統，滿足各種文件的管理和利用需要，提高檔案管理的效率。同時，建立科學的績效考核體系也是必不可少的，以激勵檔案管理人員的工作熱情，提高檔案管理的質量。為了保證數字化文件的安全性，事業單位還需要建立相應的維護體系，對信息系統進行定期保養和檢修，并及時更新已有的信息系統，以保證系統在工作中的正常運行。只有這樣，事業單位才能更好地利用檔案信息化管理體系，提高事業單位的管理水平和競爭力。

（三）完善安全管理的方式

現階段，檔案安全性問題備受關注，也是信息化建設過程中需要重點考慮的問題，在事業單位信息化建設的過程中，保障信息系統的安全是非常重要的。為了進一步提升信息化建設的安全性，事業單位需要安裝防火墻和殺毒軟件，以防止信息系統受到外部攻擊。同時，事業單位也需要定期派遣專業人員對計算機系統進行檢查，一旦發現安全隱患就要及時處理，確保計算機系統能夠安全運行。在檢查的過程中，如果發現有病毒或木馬，也需要及時清除。管理人員在電腦操作的過程中，需要嚴格遵守相關規定，禁止連接外網，禁止外部U 盤與電腦連接，從根本上確保事業單位數據的安全性。為了方便管理者操作，事業單位需要制定統一的格式標準，確保電子文檔目錄信息能夠及時轉移。此外，事業單位還需要注意檔案人員在操作時做好電子備份，以防文件丟失。在檔案信息錄入的過程中，也需要依照規范詳細進行分類，確保數字信息錄入的準確性和完整性，方便后續的查詢。實現只需要輸入關鍵詞就能查找到相應的數據信息。

（四）提高事業單位工作人員的專業技能

事業單位檔案管理的信息化體制還不夠完善，主要表現就是現在很多事業單位對于檔案的管理，仍舊是人力管理與信息管理結合。在對信息的錄入歸類等較大工作量和智能化程度較高的工作上，仍舊是需要人力進行完成。但其實為了適應當下，信息化在各行各業之中程度地加深，相關的事業單位工作人員也需要具備專業技能。能夠在信息平臺之中熟練地對檔案進行操作管理。但是由于觀念問題，現今很多事業單位的工作人員仍舊不重視信息化方面專業技能的培養。仍舊保持原來的那一套工作流程，在信息錄入等方面仍舊使用人力進行操作，這樣不僅僅降低了信息保存的精度，很容易帶來錯漏。

樹立現代化檔案管理意識現在信息化管理，面臨的很多問題，主要因為涉及到的相關人員缺乏現代化的檔案管理意識所造成的。因此，改變觀念在整個信息化進程之中也十分必要?，F代社會發展十分迅速，科技的發展日新月異，而且從科技變為技術，最終投入生產的這個周期過程逐漸縮短。所以在生活和工作之中，我們所面臨的新事物新現象層出不窮，現代化的檔案管理也是大勢所趨。當下隨著大數據時代的到來，信息的規模越來越龐大，在各項工作之中，對于信息精度的要求也逐漸提升，只有現代化的檔案管理才能夠滿足當下對于檔案管理工作的需求，所以我們都要建立現代化的檔案管理意識，支持檔案管理工作信息化。落實到事業單位之中，最好是自上而下，從領導層開始樹立現代化檔案管理的觀念，帶動基層員工樹立相關意識，從而使得信息化工程的推進事半功倍。

（五）加快檔案信息管理基礎建設

檔案信息管理離不開完善的基礎設施建設。在加快檔案管理信息化的同時,事業單位也應注重加快檔案信息管理基礎設施建設的步伐。應構建統一的信息化管理平臺，使得檔案信息能夠實現更加快捷地檢索與管理，從而提升檔案管理的效率與質量。其中，在信息平臺的構建過程中，首先應注重的是要提高平臺的占有率，要注重做好宣傳工作,，強化學習，使得整體事業單位的檔案管理工作遷移至平臺實行統一管理。其次，平臺的運行離不開良好的硬件支持與軟件優化。因而在平臺的構建過程中，也應注重加強設備引入，確保信息設備的質量。同時做好對軟件的優化工作，開發軟件功能,，優化軟件運行，,確保檔案管理信息的儲存與保管，以提升檔案信息的可靠性。最后，為了更好地實現信息的傳輸，各事業單位也應注重加強信息共享與流通，應聯合起來制定統一的標準與體系，確保辦公設備與工作系統的一致性，并積極與國外軟硬件事業單位加強聯系，打造特色化的高效信息處理系統。

四、結束語

新時代的到來，讓信息技術走入生活的方方面面，事業單位檔案管理的信息化建設，要從管理、人才和細節進行改進，在新形勢下的工作中，要及時開展新工作、新方法，從優化檔案管理體制、細化檔案管理責任和強化管理人員素質出發，實現檔案信息化、數字化管理，促進事業單位的長遠發展。