單位檔案管理創新與服務模式的改革對策

李坤云 廣東省船艇訓練中心

為促進單位持續發展，不僅要不斷提升單位服務能力，還要加強各項管理工作，培養更多優秀的服務人才。為此，需要不斷強化檔案管理工作，收集詳細、準確的檔案信息，并且及時進行歸檔、分類，采取有效的保存管理措施，確保信息的真實性、完整性，為信息利用提供服務。還要結合具體的使用需求制定管理方案，詳細劃分檔案等級，保障檔案信息的安全性。在新形勢下，單位迅速發展，新技術、新方法不斷引入，檔案管理工作要求隨之提升。為發揮檔案管理工作效果，需要創新管理方法，同時革新服務模式，滿足各個部門、崗位的檔案利用需求。

一、單位檔案管理內容

檔案管理屬于單位的基礎建設內容，單位中的所有職工都應該了解檔案管理的內容，并且充分認識到檔案管理的重要價值，保障所有職工都可以積極配合檔案管理工作，使各個環節能夠順利落實[1]。在實際管理中，需要明確內容，然后確定管理步驟。檔案管理工作涉及多項內容，包括檔案收存、立卷歸檔、保管利用等等。檔案類型可以分為行政、人事、財務和業務四種。行政檔案包括各類文件和各部門的工作總結、計劃文稿等等，也包括各種會議通知、報表、記錄等。在實際管理的過程中，必須遵守制度規范，建立專門的檔案管理辦公室，對檔案資料進行統一管理。檔案室要做好正本檔案管理工作，確保原始部門使用檔案為副本，以此避免檔案丟失。在立卷、歸檔環節中，具體包括篩選、分項、立卷、標號和歸檔幾項工作。文件資料需要進行等級和類型的劃分，按照歸檔時間進行編號，確保立卷的規范性[2]。在實際歸檔時，應該確保內容真實完整，保障檔案具有較高的實用價值，并且根據要求做好保管工作，為以后各部門的查詢、使用提供便利。重點強化安全保密工作，避免隱私信息泄露或者信息檔案損毀等問題。

二、新形勢下單位檔案管理工作的變化

（一）檔案載體變化

在新形勢下，單位加快了建設腳步，檔案管理工作也因此發生變化。在傳統管理模式下，主要管理紙質檔案，采取紙張記錄、實物保存的方式。紙質檔案的保存難度較大，如果長時間存儲，會出現紙張發黃的情況，使閱讀受到影響。如果環境潮濕，還會出現發霉、腐壞等問題[3]。從使用的角度分析，紙質檔案很難調閱，需要多個環節檢查和審批，在檔案室中根據分類進行查找，花費時間較長。一些檔案必須定期更新，紙質檔案更新必須先向上級主管部門申請，不僅要進行審核，還要經過證明、蓋章等多個環節。雖然環節嚴謹可以確保檔案信息安全真實，但也會浪費很多時間和人力。新形勢下，單位開始進行信息化建設，檔案載體也因此發生變化，紙質檔案數量逐漸減少，數字檔案數量增多。可以直接在計算機數據庫中存儲數字檔案，有效解決壽命短、調閱困難、查詢耗時等問題。在使用方面，可以采用線上審核、線上傳輸的方式。雖然數字檔案增加了使用存儲的便捷性，但也為管理帶來了新的問題。因為隨著檔案載體的變化，各個環節也發生了變化，需要及時調整和改進。

（二）檔案性質變化

在傳統的檔案管理中，單位會設置專門的管理部門或人員負責管理工作，其普遍具有獨立性，與其他部門合作溝通較少，所以難以獲取資源，影響檔案利用率，呈現出私人化特征。在新形勢下，檔案不再私人化，而是逐漸轉為公共化。越來越多的單位開始建立信息庫以及共享平臺，部門之間的共享交流頻率提升，不僅查詢、存儲等工作更加便利，檔案利用率也明顯提升，使各個部門的檔案查詢與使用需求得到滿足[4]。不僅如此，傳統檔案以記錄和復制功能為主，用于保存各種信息，便于使用查詢。在新形勢下，檔案性質發生變化，在信息記錄的基礎上，更加注重檔案服務特性，會從瀏覽、查詢、數據分析等多個方面著手，同時實現檔案動態更新。檔案管理服務于單位中的各個部門，資源共享程度較高，各部門通過共享平臺獲取檔案信息。同時也可以為外部需求提供服務，需要不斷創新服務模式，使資源瀏覽更加便捷，提升資源利用率，為單位的人才流動、資源配置提供更多依據。

（三）管理模式變化

在傳統模式下，檔案管理普遍采用人工管理的方式，單位會培訓專門的管理人員，負責落實各項管理工作。雖然可以在一定程度上滿足檔案管理的需求，但也存在很多弊端。在實際工作中，檔案管理水平會直接受到人員素質的影響。人工管理模式的效率相對較低，且容易出現人為失誤的情況，管理水平和服務質量難以保障[5]。在新形勢背景下，檔案管理模式發生變化，越來越多的單位采用信息化的管理模式，利用傳輸、打印、掃描等現代化設備，提升檔案備份效率，減少檔案丟失、損壞等問題。各項設備操作簡單，經過簡單的指導學習即可掌握。在信息化建設不斷深入的背景下，檔案管理模式發生翻天覆地的變化，從原本的人工管理逐漸向數字化、智能化的方向轉變，極大地提升了管理效率，也能進一步確保檔案安全，并且節省人力資源。

三、新形勢下單位檔案管理創新與服務模式改革

（一）轉變觀念，完善技術

在新形勢下，單位的檔案管理工作發生巨大的變化，為滿足檔案管理與使用需求，需要創新檔案管理和服務模式，提升管理和服務質量。首先，需要轉變傳統觀念，強化服務意識、信息觀念。單位應該對檔案管理崗位進行詳細劃分，明確各崗位部門的職責任務和工作范疇，投入更多資金資源，為管理革新、服務優化提供條件[6]。在實際建設中，應該開展有效的宣傳與教育手段，提升各部門人員對檔案管理工作的認識，使部門之間形成良好的配合關系，便于檔案管理工作的開展。同時也要加強新技術、新方法的推廣，促進模式改革的深化推進。可以從檔案管理內容、服務流程、利用效率等多個方面著手，加強管理工作、服務理念的宣傳力度，使單位所有職工都認識到檔案管理的重要性，并且樹立服務意識。與此同時，促進新技術、新方法的宣傳，組織開展技術研發活動，采用產學研合作模式，聯合各大高校、科研機構等組織，針對單位檔案管理與服務中存在的技術問題進行討論，結合實際革新管理服務體系。重點強化檔案加密、存儲等工作，并且促進新技術、新方法的推廣。

其次，應該完善技術手段，加強信息化建設。可以采用階段性建設的方式，加強驗收工作，在檔案管理創新與服務模式改革中，充分發揮信息技術作用。可以從管理層入手，既要強化基層職工的工作主動性，也要提升管理層對檔案管理的重視程度，由管理層帶頭組織開展教育宣傳、培訓激勵等活動，引導單位中所有職工開展檔案管理、技術革新工作。在實際建設的過程中，可以廣泛征集所有職工的意見和建議，了解檔案使用需求，根據反饋優化檔案管理服務，彰顯服務的便捷性，有效提升檔案利用率[7]。可以開通電腦、手機等多個終端，實現24 小時檔案服務，全面提升檔案利用率。可以建設智慧檔案館，運用大數據、云計算等技術手段，基于傳統存儲與管理模式進行優化和創新。采用檔案云存儲的方式，存儲各類檔案信息，然后利用智能技術挖掘數據價值，提升檔案數據信息的利用率，使檔案管理向智能化的方向發展。以檔案收集來說，可以利用大數據技術進行收集，提升檔案收集效率，滿足實時獲取檔案信息的需求。與此同時，構建大數據平臺，采用RFID 技術進行智能信息分類，有效提升編目效率，滿足區位存儲的需求。可以建立更加完善的檔案管理制度，配合具體的工作模式，將單位管理與檔案管理聯系在一起，使各個管理環節更加規范，實現全過程、全生命周期的智能化檔案管理。重點強化物聯網RFID、語音識別、AI 等技術的應用，結合紅外感應器等設備，建立全滿智能采集、數據互聯的管理系統，促進信息之間的關聯性，實現紙電統一管理。

（二）建設基礎，搭建平臺

在創新改革的過程中，應該加強基礎設施建設，加大硬件與軟件設施的投入力度，構建完善的管理體系。應該結合實際更新檔案室中的基礎設施，將破舊的資料架淘汰，更新為獨立帶鎖的新資料架，使用密碼文件柜存儲高機密文件，避免重要文件丟失或信息泄露[8]。完善檔案室內的通風設備，可以應用智能管理設備、數字化設備，包括音頻采集、硬磁盤、掃描儀等等。可以采用掃描儀掃描紙質文件，將其轉化為數字檔案。通常，掃描儀可以分為膠片式和滾筒式兩類，可以根據實際需求選擇。音頻采集、數字化轉化設備也有很多種，在音頻類檔案資料不斷增加的情況下，此類設備的作用日益凸顯，可以轉化聲音信號，將音頻資料轉化為數字信號存儲在計算機中，既可以確保存儲安全，也可以為信息調用提供便利條件。應該不斷更新系統軟件，實現批量化音頻檔案處理。采用硬盤陣列、硬磁盤等數字存儲設備，滿足超大容量存儲需求。在強化基礎設施的同時，也要不斷升級系統軟件，結合管理需求引進新軟件、新系統，豐富功能模塊，使管理和服務更加便捷、多元。

與此同時，應該加強共享服務平臺的搭建。可以建立智慧檔案館，使用大數據、物聯網等技術手段，結合智能密集架、多媒體液晶觸摸屏等設施與系統，建立完善的管理體系，全面提升管理質量。可以采用智能采集的方式，同時增加自定義表單等新功能，實現自動化管理，促進標準化建設[9]。要從檔案收集工作入手，發揮信息技術的優勢作用，提升歸檔、整理、著錄等工作的效率，同時減少人力資源的投入。可以建立專業化的共享平臺，確保信息共享的安全性和便捷性。重點強化安全管理，可以采用流程驅動管理模式，搭載組織、門戶、集成等底層引擎，結合實際管理情況，提供各種解決方案，實現數字化管理，滿足個性化服務需求。利用平臺，不僅可以進行統一存儲，也可以實現檔案關聯、一鍵分享、元數據設置、鑒定銷毀等功能應用，有效提升管理效率與服務質量，同時切實維護檔案安全。

（三）健全制度，培養人才

在落實檔案管理工作的過程中，必須嚴格遵守《檔案法》，結合工作實際制定檔案管理制度規范。首先要明確的是檔案歸檔制度，詳細劃分檔案歸檔范圍和歸檔要求。以文書檔案來說，歸檔文件材料必須齊全、準確、完整。在歸檔的過程中，需要做好分類并標注準確的編號，保障歸檔的科學性。應根據要求按年份進行歸檔，結合《文書檔案保管期限表》進行期限劃分。長期和永久檔案在歸檔過程中，應該編制《歸檔文件目錄》，并且一式三份，附上年度歸檔說明。其次，強化檔案保管以及庫房管理，制定明確的制度規范[10]。對單位來說，檔案是重要的財富和資源，需要堅持統一管理原則，制定科學的管理方案，確保檔案完整與安全。管理人員需要認真鑒定、審查移交檔案室的各個檔案，確保內容齊全、準確，同時做好加工、分類、編目等工作。在檔案移交和接收的過程中，需要根據規范填寫《移交/接收記錄表》。應落實專人負責制度，堅持“誰保管，誰負責”的原則，嚴格落實各項管理制度，確保人員忠于職守。要做好防火、防潮、防蟲等工作，可以采用智能化溫室控制系統，自動調節室內溫度和濕度，避免出現受潮、發霉等問題。嚴禁在庫房中吸煙或存放易燃易爆品。此外，要重點完善檔案保密制度，加強教育普法工作，確保檔案人員可以嚴格遵守《保密法》《檔案法》等相關法規，嚴格執行單位制定的保密守則，避免檔案信息泄露。同時采用現代化的安全管理技術，針對數字檔案，通過使用密碼、指紋識別、面部識別等技術進行安全防護。

在人才培養方面，應該加強培訓教育與宣傳工作，提升單位職工的檔案管理和服務意識。各個部門必須積極配合檔案管理工作，并且主動參與改革，承擔文件積累、文件收集等職責。部門對檔案文件進行初步處理，然后根據制度規范要求移交給檔案室進行統一管理。每個部門都需要設置專門的檔案管理人員，為檔案管理工作的開展提供人力支持。在實際管理中，必須堅持以人為本的服務理念，發揮信息技術的優勢作用。可以創建專門的檔案服務機構，既要完善硬件和軟件設施，還要配備專業的管理人才。一方面，加強人才選聘工作，選聘專業的檔案管理人才，確保人才掌握管理知識，具備服務意識并掌握先進技術。另一方面，加強培訓與考核工作。根據實際管理需求，組織各類培訓活動，扎實管理人才的專業基礎，同時促進新技術、新方法的普及。落實嚴格的考核工作，根據考核結果進行人員評價，然后實施對應的獎懲措施，以此提升檔案管理人員的工作積極性。

四、結語

綜上所述，在新形勢下，單位檔案管理工作需要改革與創新。應該結合新形勢帶來的工作變化，制定完善的改革對策。首先，促進觀念的轉變，加強技術的研發與創新；其次，加強基礎設施的建設，搭建共享交流平臺；最后，建立完善的制度體系，培養優秀的管理人才。