基于治理視角的企業檔案工作作用研究

焦妍

摘 要：隨著大數據等各種信息技術被廣泛應用，傳統意義上的信息記錄機器載體均發生了翻天覆地的改變，如何最大限度地將企業檔案的重要性發揮出來，并以此為基礎打好這場“數據之戰”，是當前各企業開展工作中最為重要的一環。企業檔案的主要內容是企業生產經營所使用的信息材料，還包括企業管理活動中的各項信息，對企業檔案進行深層次挖掘以及進一步管理，能夠充分反映出企業的信息化建設進程。本文主要基于治理工作開展視角下，著手探究企業檔案管理工作，分析目前企業數據治理路徑所能夠使用的方式和內容，如動態化管理企業檔案，明確企業管理工作的實際內涵，促進企業檔案管理工作良好開展，助力企業獲得更強大的核心競爭力。

關鍵詞：治理視角；企業；檔案工作

處于信息化時代浪潮中，我國市場經濟的競爭環境與之前有著非常大的差異性，并且，在海量、復雜的數據信息中，如何挖掘、利用對企業發展具有良好作用的信息，從而掌握市場主導權是企業面臨的巨大挑戰。目前，大多企業采用的仍是傳統的檔案管理模式，對各項數據的錄入采用簡單、機械化手段完成，在對檔案數據信息挖掘、集成以及處理的過程中，并不知曉該如何正確地操作信息化。在新形勢下，檔案管理工作人員以及企業負責人都應充分認識到檔案管理工作的重要性，認識到檔案管理工作能夠對企業發展產生積極的促進作用。隨著時代發展，開展更加系統、現代化以及科學化的檔案管理工作是保障企業順利發展的有效措施，檔案管理人員和企業領導應充分發揮主觀能動性，不斷創新企業檔案管理工作模式，提升企業的檔案管理水平。

一、信息化時代背景下，檔案管理信息化與傳統管理方式的差異性

1.檔案信息來源的變化

大數據時代，一方面，企業的檔案信息資源能夠從更加多元化的渠道獲得，隨著企業所擁有的運營方向出現相應的變化，不僅局限線下，而是轉變為線上線下并舉，也正是因為物聯網所擁有的數據粘連這一特征，企業的生產經營環節能夠與網絡實現完美接軌，擁有更加龐大的電子交易數據，不僅能夠提供企業經營決策所必需的數據信息，同時，相應信息資源的來源也不斷增加。另一方面，當前企業所開展的檔案管理工作，其獲取相應信息的渠道也有了非常大的變化，相關途徑變得更多樣化。

例如，就市場調研所獲得的數據來看，傳統企業所開展的市場調研工作主要是通過線下方式完成對數據的獲取，而在信息化時代背景下，在企業市場調研工作中，可以通過線上+線下互相轉變的方式完成，企業可以使用網絡社交媒體等相關平臺，獲取各類商品信息，并且，能夠獲得潛在的市場用戶數據信息。

2.檔案信息資源整合的變化

信息全球化進程的不斷推進，所謂“護城河”這一企業效應的正常運行受到嚴重阻礙。企業能夠更加充分地掌握相應信息，能夠在競爭激烈的市場環境中掌握牢固的主導權。有些企業的檔案信息種類繁雜、內容瑣碎，各部門之間的檔案沒有連接，沒有規范地收集、整理和歸檔，只有制定相應環節檔案管理制度，明確各部門職責，才能按照實際的發展情況，對企業的各類檔案信息歸類與整理，使企業檔案信息能夠充分得到挖掘和使用，獲得更高的應用價值，給企業帶來一定的經濟利益。

除此之外，企業擁有更加成熟的資源計劃技術，不僅能夠讓業務流程重組這一目標得到實現，而且使企業檔案信息能夠重新得到整理與歸納。為了達到企業檔案信息資源與實際業務的良好對接，可以在使用企業資源計劃技術下完成，還能在更短的時間內將檔案信息資源做到實時推送，保證企業在實際經營的過程中匯總，實現對經營狀況實時監控，企業能夠知曉現代化時代的熱潮，并做好充足準備。

3.檔案信息資源共享以及技術的改變

檔案信息資源共享是企業目前開展檔案管理工作的目標之一，檔案管理工作的智能化改變，使得企業管理者所接收信息的準確率和有效性更高，能夠幫助其提出最理想的經營決策，也是公眾對企業充分了解的一個重要途徑。

例如，某乳業在完成對乳制品的采集和生產一系列的環節，可以通過錄制視頻，將各種數據公布在企業的官網上，讓社會大眾根據視頻上的相應數據信息，對企業的生產情況進行監督，通過這樣的方式讓企業擁有的市場美譽度也得到了有效提升。企業還可以從檔案信息技術作為切入點，該項工作的開展重點是為了將信息技術融入檔案管理工作之中，如互聯網、大數據技術、物聯網以及云存儲等各種先進技術和智能檔案管理系統理念。通過智能檔案管理工作系統，企業自身能夠完成對相應檔案數據信息的分析與管理，使得企業能夠在眾多繁雜的數據中篩選出符合自身企業需要的各項數據與信息，完成所需信息資源的歸檔與整理，從而讓檔案數據信息的獲取變得更加便捷，提升企業現代化信息處理以及實時分析能力。

二、企業開展檔案管理工作的具體措施

1.強化企業檔案管理機制建設

企業開展智能檔案管理工作，可以使用非結構化技術完成數據采集工作，并實現對企業經營管理階段所出現的孤立信息的調整與整合，其所涉及對象有文本信息、圖像和視頻等。后續可以通過二次分類整合，讓具有一定關聯的信息整合到一個范圍內，從而能夠達到數據資源智能化重組這一最終目標，讓企業內部對于相應檔案資源的獲取效率更高，做到隨時拿取，并獲得更快捷的信息獲取方式，有利于提升檔案資源綜合利用率。不僅如此，企業還應該主動對檔案數據獲取的途徑不斷擴展。

另外，企業為了能夠實現數據整合工作，需要不斷引入現代化的技術平臺，擁有更高兼容性的數據管理系統，以此為基礎管理平臺，將不同的管理系統連接，實現對外部資料的實時監管工作，使得不同檔案資源之間有更高的聯動性，讓檔案數據管理工作實現多方向的貢獻。除此之外，對于企業而言，檔案管理軟件系統和硬件基礎設備設施的建設工作也是非常重要的內容，企業不僅需要充分使用OA辦公自動化系統，還應該引進更高效且先進的技術處理方式，完成對企業檔案的管理工作，能夠有效拓寬檔案數據管理的路徑。

同時，通過基于治理視角的企業檔案工作管理，能夠創建無障礙的溝通通道，其中，涉及橫向和縱向溝通，不管是企業管理還是企業治理工作都需要無障礙的溝通交流，也因此需要得到充分的信息支持，才能獲得更加詳細且客觀的信息，只有對溝通渠道不斷的擴寬，才能及時發現相應問題，為臨床正確決策的提出提供有利的基礎條件。因此，企業需要將溝通納入經戰略發展體系，從而獲得更為合理且有效的溝通模式，輔助開展治理工作，讓各部門的聯系增進，在確定共同目標的情況下開展各項企業管理活動，讓公司能夠得到更好的發展，管理人員所開展的管理工作能夠更加順利實施。

2.加快企業檔案管理信息化建設進程

當前，與企業檔案信息化建設有緊密聯系的是推行檔案資源共享機制。在信息化時代背景下，為了保證企業檔案管理信息化建設順利開展，需要保證企業擁有更多的渠道獲取更多的資源信息。大數據時代背景下的企業所擁有的檔案信息資源獲取途徑變得更多樣化，國家宏觀政策發生了一定的變化，確保企業能夠順利完成各項經營活動，就需要獲得更加真實、有效的檔案信息資源，也因此需要知曉本企業產品的競爭對手的發展情況。為了能夠更加牢固地掌握市場競爭主動權，企業應該完成對智能檔案管理模式的深度挖掘，從而實現數據資源的深層次管理。

以產品戰略方案為例：

第一，企業能夠通過智能檔案管理系統，調取關于該產品5年內的銷售情況，同時，還可以調取競爭對手對同一產品的銷售情況，再通過對數據所產生的變化情況實施對比，找到與對方企業競爭的突破口。

第二，企業還可以使用各種線上平臺，充分調研，了解該產品的受眾對象，明確目標消費者的消費方向，使產品的銷售目標更準確，并以此作為產品改進的主要著手點，并不斷深入研究，從而使得產品所擁有的受眾影響力得到提升。需要注意的是，在企業檔案信息化建設中，企業領導和檔案管理工作人員要時刻具備保密意識，確保檔案信息的安全。檔案數據信息的保密是為了避免企業所擁有的重要數據出現丟失、被竊取的問題，從而造成的檔案管理工作無法正常開展，甚至給企業帶來不必要的經濟損失。企業不僅需要擁有高精尖的軟硬件設備設施，為了保證企業檔案數據資源的高安全性，還需要不斷地升級與更新對智能檔案管理系統以及病毒庫，確保相應檔案數據信息的準確性、原始性、真實性和完整性，為檔案數據管理工作提供安全保障。

3.優化企業檔案管理人力資源團隊，推進企業信息化建設

為了能夠讓在治理角度下所開展的企業檔案管理工作得到更加順利的實施，最主要的措施就是更新人力資源配置。作為企業經營管理者，應該擁有企業檔案管理對于企業發展有著重要作用的思想意識，明確該管理工作能夠順利完成數據治理，并且需要企業更加積極地引入具有檔案管理相關經驗和專業知識的“高精尖”人才，為智能檔案管理工作順利開展創建堅實的人才基礎條件。

此外，通過不斷完善檔案管理人才的培養方案，促進檔案管理人力資源團隊進步。在日常開展的培訓工作中，不僅需要相應工作人員詳細學習有關檔案管理軟硬件設備設施的專業應用能力，還應使其在學習過程中，對檔案數據管理工作擁有新的思路與想法，創新企業檔案管理模式，從而能夠更加精準地完成對檔案信息資源的分析。

4.有利于促進企業戰略目標的達成

在企業管理過程中，相應管理人員應該從企業本身的戰略發展層面重點審視檔案數據信息管理工作，以具有更加全局性和綜合性的發展角度去看待該問題，不能僅僅將目光停留在檔案數據信息管理的某個方面。在對企業發展應該做什么、如何做、怎么做等問題的思考時，不僅要在企業戰略目標作用下完成人員職責調配，還應該根據企業實際情況選擇最為合適的管理方式，為企業提供更加科學、合理的治理結構，這不僅能夠讓企業的戰略執行力得到提升，還能夠保證企業在對應的時間內實現所設定的運營目標，使企業的核心競爭力得到增強，使企業資源得以優化，獲得更高的生產效率，對企業的發展產生了非常的積極影響和作用。同時，在治理視角下所開展的檔案管理工作，通過對治理結構的不斷調整，能夠更好地決定企業的發展方向。

三、小結

大數據時代，企業檔案數據信息管理工作的重要作用顯而易見，智能檔案管理系統的實施能夠為企業的戰略決策提供基礎的數據支撐，但當企業面對大量數據資源時，若不能正確管理檔案信息數據，數據分析消耗更多時間和經濟成本，將會導致企業經營效率低下。為了能夠讓檔案管理工作的作用得到有效體現，就需要對其開展現代化、科學化和智能化的管理工作，以期更好地推進企業信息化管理工作的建設。

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（作者單位：山東省日照市園林環衛集團有限公司）