堅持先行示范 把握守正創新
——創建全國示范數字檔案館的若干舉措

林平/德清縣檔案館

2023年5月，德清縣檔案館順利通過“全國示范數字檔案館”測試驗收，6月正式獲批“全國示范數字檔案館”，這是浙江省第4家、湖州市首家獲批“全國示范數字檔案館”的區縣級檔案館。

1 提前提早抓好謀劃，鼓足干勁凝聚力量

1.1 注重強化組織保障

縣檔案館自2021年起將全國示范數字檔案館創建工作納入年度重點工作任務。館黨組定期將全國示范數字檔案館創建工作準備事宜納入館黨組會會議議程，解決實際問題。針對創建準備工作中難點任務實行重點攻堅，單設六個專項攻堅組，制定工作方案，每月召開專題例會，聽取工作進展匯報，推動具體工作落實。全館總動員參與創建準備工作，尤其是在涉密數據篩查工作中，歷時6個月時間，全員分工協作、密切配合，將存量的涉密數據全部從非涉密數據庫分離。

1.2 健全精細管理機制

縣檔案館通過整體規劃檔案資源總庫、管理庫和利用庫等“三庫”管理，實現數字檔案管理、保存和利用更加全面、準確和規范。先后制訂和完善了機房管理、設備管理、人員管理、數字化加工等10余項管理制度，建立起涵蓋檔案業務工作全流程的制度體系，確保了數字檔案館運行中各個環節的操作均有章可循、管理規范。全面筑牢數字檔案安全屏障，加強安全硬件支撐，購置配套的防火墻、上網行為管理、日志審計、漏洞掃描等網絡安全設備。持續加強安全環境監控，實時監測機房和庫房環境數據，及時做好設備的巡查和維護。

1.3 緊盯問題查漏補缺

全國示范數字檔案館測評指標涉及五大方面99個測評項，其中基礎設施、系統功能等涉及到大量軟硬件支撐。縣檔案館提早申報項目，爭取經費保障和政策支持。在硬件改造上，2022年通過實施機房微模塊數據中心提升改造、檔案庫房精密空調維修改造、數字化加工室規范化改造等“三大改造”項目，全面升級數字檔案館硬件設備及場地設施。在軟件提升上，通過優化局域網、政務網、互聯網等“三網”布局和功能，搭建起滿足“收、管、存、用”全流程管理應用的檔案信息化管理體系，數字檔案館運行更加精準高效。

1.4 常態長效抓整改促提升

檔案資源在測評指標中占分最多，也最容易失分，重點是要抓好常態化長效化整改和提升?？h檔案館先后梳理出300多個檔案數據質量核查整改提升項，完成涉及到265.96萬件數據格式轉換、2.98萬條音視頻媒體資源整理、59.3萬件開放數據清洗、2.7萬條條目整改與提升工作。在狠抓數據質量的同時，也注重豐富數字資源，館藏民生檔案“一鍵可查、秒辦出證”涵蓋婚姻、出生醫學證明、土地確權、社保等，全文數據達59.36萬件；館藏圖書、民國地圖、地方志、報刊、媒體等數據條目全文93.89萬條/件，供查閱；“德清縣檔案信息網”發布專題展覽、編研成果、數字報摘、德清文獻、檔案?？荣Y源5500條。

2 聚焦創建目標任務，精準發力專項攻堅

2.1堅持“基礎為先”，同步推進硬件設施與軟件系統建設

一方面，建成標準的中心機房、規范化的數字加工室及安防系統等配套設施，相關指標和安全措施達到全國示范數字檔案館的標準。另一方面，對照數字檔案館總體架構和規范要求，搭建檔案信息化管理體系，實現數字檔案的全流程管理，全面支撐數字檔案館安全運行。

2.1.1 建成全域檔案共享服務平臺。全域檔案共享服務平臺依托政務網，全面貫通縣鎮村三級檔案室，全縣各級室藏數據資源實現同一平臺承載、同一軟件管理、協同服務利用的一盤棋管理，打破了檔案“信息孤島”，真正實現了數字檔案資源互聯互通。平臺打造了數字檔案室、查檔直通車、共享資源、監督指導等四大功能模塊，集成了數字檔案的數據管理、查檔利用、檔案協查、資源共享等日常應用，實現了館室間數字檔案的移交、接收、備份等功能，創新了檔案局館在線指導、實時監管等管理模式。

2.1.2 完善數字檔案管理系統。“德清縣數字檔案管理系統”是面向館內工作人員的局域網基礎平臺，為積極應對新時期檔案數字化發展需求，打造了“收、管、存、用”功能及輔助檔案實體管理功能，實現了館內所有實體檔案和數字檔案資源的一體化管控。

2.1.3 拓展公眾在線服務平臺。主要包括門戶網站“德清縣檔案信息網”，以及“德清檔案”微信公眾號、“德清檔案”政務微博等3個平臺，集成了信息公開、開放檔案、服務指南、查檔服務等功能，是面向廣大社會公眾的公共檔案信息互動服務及宣傳弘揚地方歷史文化、展示檔案工作特色的重要載體。

2.2 堅持“資源為王”，同步抓實館藏與基層數字檔案資料建設

堅持局館協同，不斷強化館藏數字檔案資源建設，同步推進基層檔案資源數字化建設，全面貫通各級室藏數字檔案資源，為數字檔案開發利用打造結構更合理、資源更豐富的數字檔案資源。

2.2.1 加快實施存量檔案數字化。按照“存量數字化”的要求，德清縣從2013年起實施館藏檔案數字化加工?，F已建立涵蓋全部館藏案卷級、文件級目錄數據庫，館藏紙質案卷40.34萬卷、一文一件73.82萬件的檔案數字化率分別達到93.72%和98.68%。

2.2.2 積極推進增量檔案電子化。根據“雙套制”移交進館的要求，2018—2022年期間，通過在線、離線方式共接收數字化成果44.84萬件、302.51萬頁，條目40.09萬條。按照“增量電子化”的要求，積極開展電子文件歸檔接收，已接收24家單位電子檔案和電子公文7.4萬件，接收數碼照片、音視頻數據等0.9萬件。

2.2.3 全面達成基層檔案數字化。根據省委省政府辦公廳《關于新時代全面推進檔案工作數字化轉型的意見》精神，德清縣局館多措并舉，大力推進村級檔案資源數字化進程，至2021年底，全縣171個行政村（社區）存量文書檔案100%完成數字化，增量紙質檔案數字化工作保持常態化，并全面入駐一體化平臺，落實數字檔案規范化管理，實現了縣鎮村各級室藏檔案數字化管理全覆蓋的目標。2021年，德清縣順利通過浙江省檔案工作服務農村基層社會治理試點工作驗收。

2.3 堅持“安全為要”，牢牢守住檔案信息安全底線

堅守“安全第一，預防為主”思想，樹牢底線思維，積極構建系統防范機制，著力防范和化解檔案安全風險，提升檔案安全管理水平。近年來數字檔案館未發生過安全事故。

2.3.1 完善防護設施。實行局域網、政務網和因特網物理隔離，改造建成微模塊數據中心，并配置防火墻、數據庫審計、運維安全管理、準入控制、日志審計、殺毒等安全防護軟硬件和物理磁帶庫等備份軟硬件，強化打造安全的數字存儲環境。館內配備防盜、監控、消防、溫濕度監管等安全保管設施，全方位保障檔案實體存放和電子檔案數據保管安全。

2.3.2 落實安全管理。通過組織安全培訓、模擬演練等活動，切實提高應急處突能力，并將安全工作落實到崗到人。建立管理臺賬，全程跟蹤記錄，推進數字檔案館運行各環節操作有跡可循，確保數字檔案安全利用。

2.4 堅持“服務為本”，推進數字檔案高效利用

扎實推進數字檔案管理智能化水平，積極開拓數字檔案便捷查詢、共享服務，真正讓檔案數據動起來、跑腿需求少起來、群眾滿意高起來。

2.4.1 有效提升治理水平。積極打造數字檔案監管智治應用場景，依托平臺對收、管、存、用各項工作要素進行指標設定，通過數據可視化圖形，在線監管全縣檔案資源建設情況；每年初在線發布鄉鎮、部門檔案工作重點任務清單，通過完成指數和數據分析，對各單位年度目標完成情況實現自動評價；根據在線監管情況，隨時對各級檔案館室開展工作落實督導和業務指導，對發現問題實現在線指導、實時反饋、及時整改、隨時復查，檔案治理效率得到明顯提升。

2.4.2 查檔服務進入快車道。建成“1+N”檔案查詢、聯動協查檔案查詢服務體系，依托全域檔案共享服務平臺，查檔服務覆蓋縣鎮村三級檔案室和各級便民服務中心，利用云簽章等技術，實現縣域內“一網查檔、就地出證”，部分民生檔案即時“秒辦”出證。全面開通“機關查檔直通車”服務，機關查檔使用浙政釘掃描登陸平臺申請協查，實現機關查檔“零跑腿”。3年以來，累計服務1.9萬人次。

2.4.3 大力優化資源共享。積極推動不同類別數字檔案資源在不同范圍內的分類共享，主動開放共享館藏圖書報刊、縣志古籍、民國地圖等數據資源，梳理出婚姻登記、出生醫學、土地確權等成熟的民生檔案資源提供共享查詢，整理機關部門工作急需數字檔案資源實施定點共享，引導各級檔案館室甄選檔案資源發布共享。2022年以來，為全縣退役軍人及優撫對象建檔立卡工作提供數字檔案資源服務1972人次；為全縣計劃生育規范性文件清查清理工作的13個鎮（街道）、44個機關單位專門開辟數字檔案自助查檔通道，有效出證493件；為“雙女”獎扶政策兌現工作提供線上核查檔案數據358人次等。

下階段，德清縣檔案館將繼續完善數字檔案館建設，緊跟檔案工作數字化轉型步伐，以建成全國示范數字檔案館為起點，開拓創新，踔厲奮發推進檔案工作數字化轉型，勇毅前行走好新時代檔案工作趕考路。