建筑工程資料管理中常見問題及規范管理措施

韋一玲

（甘肅第三建設集團有限公司，甘肅 蘭州 730030）

在實際施工過程中，建筑工程資料管理工作不僅對施工過程中各項工作能否順利開展有著一定的影響，而且可以較好地控制施工中出現的各類問題，從而保障建筑工程的安全性和整體質量。工程在施工過程中會生成各類資料，這些資料能夠準確地反映出當下的施工情況、施工效果以及施工過程中存在的質量問題，由此可見，建筑工程資料是工程驗收過程中必不可少的一項考量標準。

1 建筑資料管理工作的重要性

1.1 建筑資料具有憑證作用

建筑資料就是指建筑單位在進行施工建設過程中所產生的各項原始檔案數據，這些數據極具真實性和可靠性，它可以作為切實可信的證據來保護全體員工和業主雙方的合法權益，避免出現問題時雙方由于責任不明確而出現互相推諉現象。

因此，建筑資料在建筑工程中所起的作用是其他材料無法替代的，它是重要的憑證，具有極強的權威性。

1.2 建筑資料具有可參考性

建筑工程施工的各個環節均會產生相應的資料，建筑資料最為顯著的特點是成套性和整體性。倘若建筑項目在進行施工的過程中沒有建筑資料可參考，那在實際的施工過程中極易出現由于管理不科學、計劃不合理等原因而造成的不必要的損失。建筑單位必須高度重視資料管理工作，只有這樣實際施工中所產生的建筑資料才能夠得到更為精準詳細的記錄，從而更加方便同類招標項目、主管部門檢查等工作的順利開展。所以，建筑資料是建筑項目中必不可少的檔案材料，它對建筑工程后期的各項工作有著較大的參考價值。

2 工程資料管理中的問題

2.1 不完善、不健全的資料管理制度

第一，管理制度不完善。一些建筑企業還沒有建立起科學完善的管理制度，他們對資料管理工作也不夠重視，這就使得在實際的施工過程中某些施工環節非常混亂，所產生的工程資料也雜亂無章，從而嚴重阻礙了資料管理工作的開展。與此同時，當施工過程中出現事故時，由于制度的不完善性，以至于無法明確第一責任人，從而出現互相推諉、無人負責等現象，嚴重損害了企業的經濟利益。第二，無明確工作目標，工作效率低。工程資料管理工作就是對施工過程中各環節所產生的資料數據進行系統管理，這就需要相關管理人員具有較強的專業知識和素養，只有這樣才能夠對建筑工程資料進行高效且精準的管理。但是在實際施工過程中由于資料管理制度的不完善性，以至于一些工作人員消極怠工，極大程度降低了企業的施工效率，使工程無法在規定時間內竣工。

2.2 相關工程資料管理人員專業素質不高

建筑資料管理工作具有較高的專業性，因此建筑工程資料的管理工作人員一定要具備較高的專業素質，否則會非常不利于該項工作的順利進行。現階段，一些施工企業所選用的資料管理工作人員并不是專業的，他們大多數沒有相關的從業資格證，資料管理專業的知識水平較低，從而嚴重影響了管理工作的效率。不僅如此，還有一些資料管理工作人員還身兼數職，他們在此工作上所投入的時間和精力較少，從而嚴重阻礙了資料管理工作的發展。

2.3 相關資料收集中的問題

豐富性和復雜性是建筑工程資料管理工作的顯著特點，相關工作人員要想提高工程資料管理工作的效率，就必須對施工各環節所形成的資料進行精準且及時地收集。但是在施工中，一部分資料管理人員由于工作態度散漫使得各項資料無法及時完整地收集起來，給后續工作帶來了一系列的問題。如對整個工程在施工過程中各個環節所產生的資料時，工作人員由于工作積極性不高而對各項數據收集得不夠準確，從而影響到整個建筑項目。綜上所述，建筑企業要想從根本上提高資料管理工作的質量，就要對該項工作高度重視，定期對收集的資料進行核實，確保資料的精準性，避免不必要問題的發生。

2.4 工程資料移交滯后

工程資料移交滯后是指相關管理人員沒有第一時間將施工過程中所收集到的資料移交到建筑單位，出現這種問題的主要原因是一些建筑單位的工程資料管理體系不夠完善，以至于工作人員無法充分認識到資料管理工作的重要性。除此之外，工程資料移交滯后的問題還易在工程驗收階段出現，其主要原因是相關部門對資料驗收工作的監管力度較低，沒有相應的處罰規定，以至于施工單位對資料移交工作不夠重視，不能及時在三個月有效期內將資料移交到城建檔案館，從而造成工程資料移交滯后問題。

2.5 工程資料編制中的問題

相關工作人員在進行工程資料收集的過程中需保證所收集資料內容的真實性與完整性。當下，由于部分建筑單位對工程資料管理工作并沒有一套完善的管理體系，建筑單位各部門之間各自為戰且對資料管理工作的落實度不足，導致收集的資料與實際施工資料存在一定的誤差，從而阻礙了工程資料管理工作的進度，對工程的整體質量造成了一定的影響。

3 建筑工程資料規范管理的有效措施

3.1 加強重視

建筑企業要想提高資料收集和整理工作的效率，就必須高度重視資料管理工作，建立起完善的管理制度，確保該項工作的規范性和準確性。所以，建筑企業應結合工程的實際情況制定出切實可行的管理制度，使責任落實到人，并定期舉辦交流會、講座等一系列的活動來提升管理工作人員的管理意識和專業知識。比如，企業可在工程施工前舉辦講座來宣傳與建筑工程資料管理有關的法律法規，使相關工作人員對后續工作有一個明確的認識，從根本上提高他們的工作效率。同時還可以對管理人員進行集中培訓和個別指導，以此來提升他們的專業知識與技能。

3.2 構建完善的資料管理體系

建筑企業只有與時俱進建立起科學完善的管理制度，才能提升建筑工程資料管理工作的質量，由此可見，相關管理人員要想提高管理效率，就必須嚴格按照相關的規章制度，科學地對施工過程中形成的資料進行分類別的搜集與整理。此外，管理人員在進行資料搜集的過程中一定要了解該工作的價值，結合施工現場的實際情況如實進行收集，與此同時建筑企業還應不斷地對管理制度進行完善，使體系更為健全。建筑企業所制定的管理制度一定要符合以下幾點：首先，所建立的管理制度一定要符合相應的法律法規，以此來確保管理工作的全面落實。與此同時，管理人員在搜集工作過程中還應確保各項資料的真實性與規范性。然后，及時補充工程項目數據庫里的資料信息，使各項資料更為詳細完整。這就需要管理人員認真仔細地對建筑工程的原始信息以及竣工后的資料進行記載和整理，確保數據庫中的資料極具權威性與準確性，從而發揮出數據庫的最大價值。除此之外，建筑企業還可舉辦一些培訓來提高資料管理人員的知識技能和工作積極性，確保他們能更好地擔任自身的崗位職責。最后，建筑企業應提升資料管理人員的工作態度和校對能力，以此來增強建筑資料的精確性。

3.3 對施工資料進行的科學編制

施工資料能夠反映出施工現場的實際情況，因此資料管理人員在進行資料收集工作時一定要嚴格按照相關的制度真實精準對資料進行收集。建筑工程的施工環節較多，各環節的施工周期和施工方法也有所不同，這就需要資料管理人員從整體出發，對工程的各個環節所形成的資料進行實時收集與整理。如：建筑企業在編制項目建議書時，應嚴格按照相關的法律法規進行編制，積極對資料進行整理和備份，從而保證資料管理工作的順利進行。管理工作者應對施工過程中所產生的施工圖紙、技術型資料等各類資料進行全面的檢查與分析，一旦發現圖紙有變更現象，應重新對該方面的資料進行收集，并第一時間交付給相關負責人，以此來提高資料管理工作的規范性和科學性。

3.4 加強工程管理資料的分類工作

建筑工程的施工過程極為繁瑣且施工環節眾多，這就使得施工過程中所產生的資料眾多。因此，在進行資料管理工作時，相關管理人員應分類對資料進行收集與整理，通常情況下工程資料可分為監理資料、竣工圖紙、基建文件以及施工資料四個類別。工作人員可分類存放這幾類資料，以便于后期資料查詢工作的展開。同時，管理人員還應有序、科學地對收集和整理好的工程資料進行裝訂，在裝訂過程中盡量避免出現漏頁、錯頁的現象。

3.5 做好資料的記錄與收集工作

建筑工程資料管理工作的涵蓋范圍較廣，其工作內容也較為枯燥繁瑣，這就需要管理人員在收集、整理、借閱、管理、保管資料時做到有條不紊、認真負責。建筑企業要想做好資料的記錄與收集工作，就必須遵循以下三點：第一，及時參與。相關管理人員應深入施工現場并跟緊建筑工程的各個環節，積極參與施工過程中有關技術、質量、安全等問題的各項會議，及時對收集的數據進行整理核查。第二，保持同步。施工過程中的各環節均會產生相應的資料，因此工作人員應確保資料的收集管理工作與實際的施工進度相一致，提高工程資料的時效性和準確性。第三，認真負責。各管理層在進行工程資料管理的過程中一定要互相配合，團結協作，明確每一位工作人員的責任范圍，對施工中產生的資料進行規范收集、核查，對資料的質量進行嚴格的把關，將資料管理工作落實到位，從根本上提高工程資料記錄與收集工作的效果。

3.6 重視專業素養的提升

建筑企業應重視管理工作人員專業知識和能力素養的提升，加強實施人才培養戰略，只有這樣才能切實有效地提高管理工作的整體質量。建筑企業可邀請經驗豐富或極具權威的專家開展一些與資料管理有關的知識技能培訓課和指導課，以此來提高員工的實際管理能力和自身的專業知識，培養員工高度的工作責任感和積極性。與此同時，管理工作人員還應具有不斷學習的良好品質，做到與時俱進敢于創新，結合當下建筑行業的發展前景及時對建筑工程資料管理制度進行科學合理化的完善與革新，從而達到提升自身專業素養的目的。建筑企業所選用的資料管理工作人員一定要具備相關的知識儲備和經驗，盡量做到持證上崗，在進行管理人員的選拔工作時，最好分為筆試和面試兩個環節，從而確保工程資料團隊的整體水平，提升資料管理工作的整體質量。

3.7 參建各方均履行工程資料管理職責

一是施工單位在進行施工資料的管理工作時，應建立完善的管理體系，使責任明確到人。高效精準地對施工過程中各分包部門的施工資料進行審查，對施工資料的形成、組卷和歸檔進行監督，確保各部門資料的真實性與可靠性。二是建設單位在參建招標完成后應第一時間和招標方簽訂合同，對建筑工程進行實時的監督管理，同時還應明確所簽合同工中的監理資料和施工資料的編制責任。三是監理單位依據相關法規受業主委托而對整個施工現場進行實時監督的單位，因此監理單位應建立起完善合理的監理資料體系。

3.8 行政部門應增強對工程資料編制的監督檢查力度

施工企業要想提高工程資料管理工作的整體水平，就需要行政主管部門對其進行嚴格的監督檢查。建筑工程質量監督站應建立在地基、基礎、隱蔽工程、主體、竣工驗收等工程施工各階段，應充分認識工程資料在質量監督中的重要作用，督促施工單位應高度重視建筑工程資料的收集、整理、歸檔等工作，對資料收集過程中發現的問題及時進行修改，避免工程資料編制中出現違規現象。此外，行政部門還應加大對部門工作人員的管理力度，嚴厲查處無證上崗、弄虛作假的員工，對工作人員工作量的分配要科學合理，從而提高工作人員的工作效率。工程在進行竣工驗收工作時，城建檔案管理部門應先對需要驗收的工程進行預驗收審查，這就需要建設單位第一時間將工程資料移交給檔案管理部門。

4 結束語

隨著國民經濟的提升和建筑行業的飛速發展，越來越多的建筑企業開始重視工程資料的管理工作。盡管當下工程資料管理工作的內容繁瑣，既耗時又耗力，但它卻貫穿在建筑施工的各個環節中，相關工作人員只有對其進行科學的管理，才能從根本上提高工程的質量。由此可見，良好的工程資料管理手段不僅可以提高工程各環節的工作質量和效率，而且可以作為工程竣工后的重要依據和相關政府監管機構手中的有效證據，從而提升建筑工程資料管理水平，推動建筑企業的發展。