系統(tǒng)整合視角下的科研事業(yè)單位財務(wù)一體化管理

■黎志云

引言

隨著社會的發(fā)展以及企業(yè)、事業(yè)單位工作人員效率的提高，財務(wù)一體化的概念被提出來，以往的會計信息系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)流程以及財務(wù)流程是分離的，這樣系統(tǒng)的效率非常低，而在財務(wù)一體化的背景下，這些問題將會被解決。財務(wù)一體化中財務(wù)人員和管理人員的聯(lián)系更加緊密，使得他們能從日常的工作中解脫出來，可以把更多精力放在工作的其他方面，例如分析、策劃、決策等。財務(wù)一體化主要通過系統(tǒng)整合來實現(xiàn)，系統(tǒng)整合主要強調(diào)系統(tǒng)之間的互相協(xié)作，對獨立系統(tǒng)進行統(tǒng)一管理、合并。因此系統(tǒng)的安全性就會下降，尤其是對于科研事業(yè)研究單位來說，安全性至關(guān)重要。

在財務(wù)一體化的研究中部分學(xué)者針對公司現(xiàn)階段的發(fā)展戰(zhàn)略和實際情況，依據(jù)管理會計理論、流程重塑理論、組織變革理論等對公司存在的問題進行了分析，設(shè)計了業(yè)務(wù)財務(wù)一體化實踐及優(yōu)化方案，解決公司目前業(yè)務(wù)財務(wù)一體化進程中出現(xiàn)的問題，提高企業(yè)的運營效率。具體的優(yōu)化方案包括完善財務(wù)信息系統(tǒng)、加強財務(wù)共享建設(shè)、強化全面預(yù)算管控、建立科學(xué)的績效管理體系、打造高質(zhì)量的財務(wù)團隊、組織架構(gòu)變革等，以解決公司目前業(yè)務(wù)財務(wù)一體化中存在的問題。而隋忠常和王文舉通過將企業(yè)的財務(wù)核算模塊和采購銷售模塊整合到一起，消除信息孤島現(xiàn)象，對企業(yè)的資金鏈、各類數(shù)據(jù)、上下游供應(yīng)鏈等實施統(tǒng)籌和分析決策。同時對企業(yè)的組織架構(gòu)進行重組，合理分配各個職能崗位，實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化共享模式，破除金字塔式組織架構(gòu)，提高企業(yè)運作效率。在一體化平穩(wěn)運行之后，再逐步推廣到企業(yè)的其他層面。從而提高企業(yè)運營資金使用效率、降低企業(yè)風(fēng)險、減少損失、擴大交易、提高利潤、全面增強企業(yè)生存、發(fā)展和競爭能力。

基于傳統(tǒng)的研究，本文通過對科研事業(yè)單位的信息管理系統(tǒng)進行優(yōu)化，通過大數(shù)據(jù)分析提高事業(yè)單位的工作效率，降低人力成本，首先對財務(wù)一體化管理系統(tǒng)的基本情況進行描述，之后對目前系統(tǒng)存在的問題進行分析，最后優(yōu)化了財務(wù)一體化管理系統(tǒng)并進行說明。

一、財務(wù)一體化管理的概念及基本結(jié)構(gòu)

財務(wù)信息系統(tǒng)是指利用互聯(lián)網(wǎng)通訊技術(shù)和現(xiàn)代計算機理論，對財務(wù)管理中的計劃、分析、預(yù)測、管理、監(jiān)督等各個環(huán)節(jié)進行全面控制的系統(tǒng)，該系統(tǒng)是依靠不同模塊的集成來實現(xiàn)。一般來說，財務(wù)信息系統(tǒng)包括會計賬務(wù)處理模塊、財務(wù)主管審批模塊、財務(wù)信息管理模塊以及財務(wù)決策分析模塊四個部分，其中會計賬務(wù)處理模塊的作用是進行傳統(tǒng)會計的賬務(wù)處理，并形成憑單與賬冊，提高財務(wù)工作效率；財務(wù)主管審批模塊、財務(wù)信息管理模塊、財務(wù)決策分析模塊是從不同的視角、不同的高度解決財務(wù)管理中的計劃、管理、決策等問題。一體化的原意是指把若干分散的企業(yè)或者組織聯(lián)合起來，組成統(tǒng)一的企業(yè)或者組織。這種統(tǒng)一的形式可以是公司，也可以是跨區(qū)域的政治集團。從學(xué)術(shù)來看，一體化就是綜合化，在社會學(xué)及經(jīng)濟學(xué)類的文章寫作中，一體化被廣泛引用。從一體化的發(fā)明本身來看，更多的是從社會學(xué)和生物學(xué)的范疇來提，但在技術(shù)發(fā)展的今天，一體化被各行業(yè)應(yīng)用的范圍不斷擴大，財務(wù)信息系統(tǒng)也被引入了相關(guān)概念。

在財務(wù)信息系統(tǒng)中，它具有很鮮明的建設(shè)特點。首先就是信息系統(tǒng)的搭建以一體化貫穿項目始終，信息系統(tǒng)方案設(shè)計、規(guī)劃選型、實施運行，最終要以系統(tǒng)的上線作為成功標(biāo)志。其次，一體化的財務(wù)信息系統(tǒng)是要能夠?qū)I(yè)務(wù)流程、信息流程、管理流程、財務(wù)流程等各流程有效融合，并通過流程再造和優(yōu)化創(chuàng)新，實現(xiàn)端到端的物流、資金流、信息流的統(tǒng)一和財務(wù)業(yè)務(wù)的協(xié)同。最后一體化的財務(wù)信息系統(tǒng)為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者、企業(yè)員工、關(guān)聯(lián)第三方、外部客戶、供應(yīng)商等不同角色提供統(tǒng)一的信息集成平臺，滿足不同用戶角色的財務(wù)信息需求。對于財務(wù)一體化管理系統(tǒng)的設(shè)計有五大原則，如圖1 所示：

圖1 財務(wù)信息一體化管理系統(tǒng)的設(shè)計原則

財務(wù)信息一體化系統(tǒng)始于2015 年，后來被科研事業(yè)單位，企業(yè)等爭相使用，因為其功能強大，覆蓋面廣，是對科研事業(yè)單位，企業(yè)等從采購到生產(chǎn)、預(yù)算到支出、內(nèi)部到外部等方面的整個供應(yīng)鏈的全面囊括反映。它的基本架構(gòu)如圖2 所示：

圖2 財務(wù)信息一體化管理系統(tǒng)的基本架構(gòu)

二、現(xiàn)有科研事業(yè)單位財務(wù)一體化管理面臨的問題與發(fā)展前景

科研事業(yè)單位的財務(wù)信息化建設(shè)一直是單位領(lǐng)導(dǎo)高度關(guān)注的，首先面臨的問題就是現(xiàn)有的科研事業(yè)財務(wù)信息化系統(tǒng)開發(fā)的平臺較多，除事業(yè)單位自己開發(fā)的平臺以外，還有其他第三方的平臺系統(tǒng)在使用，各個平臺、各個系統(tǒng)之間無數(shù)據(jù)實時交換功能。財務(wù)信息化系統(tǒng)并沒有得到根本改變，與財務(wù)保障一體化改革之間也沒有互助互補的關(guān)系。其次是財務(wù)信息系統(tǒng)一體化不是簡單的將財務(wù)保障管理集中化，而是要將現(xiàn)有的各種資源整合，最大效能的發(fā)揮財務(wù)信息系統(tǒng)促進綜合保障一體化改革的作用。現(xiàn)有一些企業(yè)的財務(wù)信息系統(tǒng)，不僅具有財務(wù)自動核算功能，還將業(yè)務(wù)、人力資源等信息整合在內(nèi)。而現(xiàn)有的科研事業(yè)單位一體化綜合保障，只是局限于機構(gòu)的整合，并沒有對財務(wù)信息系統(tǒng)進行整合，此外現(xiàn)有的科研事業(yè)單位財務(wù)信息系統(tǒng)并不具備與人事等獨立系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交互功能。因此，要將一體化綜合保障提上一個臺階，就需要搭建一個能夠具有更強大功能的一體化財務(wù)信息系統(tǒng)，并且這個系統(tǒng)能夠配套承載相關(guān)的人事、業(yè)務(wù)信息等。

現(xiàn)有財務(wù)信息系統(tǒng)的一體化改革依然是線下審批，線上財務(wù)數(shù)據(jù)報送。審批流程和方式并沒有根本性的改變，依然是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)審批，會計檔案依然需要大量的精力進行管理，無紙化辦公的理念沒有得到應(yīng)用，這樣就會浪費大量的人力資源和時間成本。同時會計人員并未得到解放，依照現(xiàn)有的財務(wù)信息系統(tǒng)架構(gòu)，成立一體化綜合服務(wù)保障中心后，保障中心的財務(wù)人員依舊要承擔(dān)大量的重復(fù)勞動，甚至比以往更加繁瑣。財務(wù)人員不能得到解放去從事更多的分析管理工作。長期下來，對會計人員工作的積極性造成打擊。

從以上問題可以看出有的科研事業(yè)單位財務(wù)信息系統(tǒng)已經(jīng)不能適應(yīng)新的改革形勢下的要求，目前科研事業(yè)單位正在進入從規(guī)模化效應(yīng)向管理化效益的時代轉(zhuǎn)變，財務(wù)管理的創(chuàng)新必然伴隨著技術(shù)手段的革命，科研事業(yè)單位財務(wù)信息化必然迎來新的革命性變化。大數(shù)據(jù)時代正在走向我們，數(shù)據(jù)價值正在逐漸凸顯，數(shù)據(jù)信息在財務(wù)管理中發(fā)揮的作用正在日益加強，新興的數(shù)據(jù)處理、信息挖掘和傳輸技術(shù)正在平民化，財務(wù)信息系統(tǒng)一體化不是簡單的整合舊有的系統(tǒng)，而是基于新的技術(shù)手段改變現(xiàn)有的管理模式和組織架構(gòu)，并以此打造全新的共享信息平臺。大數(shù)據(jù)在財務(wù)系統(tǒng)中的應(yīng)用必將帶來整個人類經(jīng)濟社會的重大變革，涉及到文化、商業(yè)體系、管理模式、信息基礎(chǔ)、員工管理等方面。如何運行新的技術(shù)手段對單位的財務(wù)管理體系進行變革和優(yōu)化，并建立一體化的財務(wù)管理信息系統(tǒng)，成為各個組織和企業(yè)優(yōu)先考慮的目標(biāo)。

三、系統(tǒng)整合下財務(wù)一體化管理系統(tǒng)設(shè)計

科研事業(yè)單位財務(wù)信息系統(tǒng)經(jīng)過多年的發(fā)展，已經(jīng)由最初的單機版發(fā)展到現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)版，并且還在繼續(xù)的升級擴容中，該系統(tǒng)承擔(dān)了科研事業(yè)單位財務(wù)數(shù)據(jù)信息的大部分功能，對科研事業(yè)單位財務(wù)的管理、規(guī)范化運作起著功不可沒的作用。但是隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)有的科研事業(yè)單位財務(wù)系統(tǒng)已經(jīng)具有了很大的局限性，具體表現(xiàn)為：（1）基層財務(wù)人力資源缺乏，管理型財務(wù)人才得不到時間學(xué)習(xí)和培養(yǎng)；（2）重復(fù)勞動較多，不同部門要求報送相同口徑的數(shù)據(jù)；（3）各分管報賬的流程和模式不一，上級各個部門對財務(wù)管理沒有統(tǒng)一口徑；（4）依賴于紙質(zhì)化管理，財務(wù)檔案保管等基礎(chǔ)工作安全性缺乏保障；（5）審計過分依賴審計人員本身的經(jīng)驗和素質(zhì)，缺乏智能化判定手段。

基于企業(yè)的一體化財務(wù)信息系統(tǒng)的發(fā)展、架構(gòu)、管理模塊、運行流程等方面進行研究梳理、歸納、整理，提煉出一些適合科研事業(yè)單位自身財務(wù)改革的模式和方法。因此本文設(shè)計出適合科研事業(yè)單位的財務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)，如圖4 所示：

圖4 系統(tǒng)整合下科研事業(yè)單位財務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)架構(gòu)圖

其中在線審批模塊主要是為了解決無紙化辦公的問題，從而將財務(wù)核算從紙質(zhì)模式轉(zhuǎn)化為電子化模式，并進一步提高財務(wù)核算的智能化程度。現(xiàn)在電子簽名在銀行系統(tǒng)的應(yīng)用已經(jīng)普及化，但政府機構(gòu)還相對滯后。此項技術(shù)己經(jīng)具備實施的成熟條件，所以科研事業(yè)單位財務(wù)信息系統(tǒng)將其整合不需要太大的成本。比如有些事項的審批需要幾個部門簽字蓋章，即便所有部門的負(fù)責(zé)人都在，但也要在幾個部門之間來回周旋，浪費了資源成本，一方面內(nèi)控不能缺失，另一方面又帶來管理的繁瑣。所以電子簽名和簽章技術(shù)的引入可以改變現(xiàn)有的審批模式，單證提交人只需要在一個端口提交數(shù)據(jù)資料，負(fù)責(zé)人可以在全國各地實時的進行審批簽章，節(jié)約了時間。

影像傳輸模塊用于所有科研事業(yè)單位紙質(zhì)單證的電子化轉(zhuǎn)換及傳輸，主要是為了實現(xiàn)在線審批及財務(wù)自動核算等模塊的功能，也是移動辦公和在線審批的先決條件。財務(wù)信息系統(tǒng)集成一個主要突出的矛盾就是財務(wù)處理的集中化和原始單據(jù)之間分散的矛盾。為此，影像管理系統(tǒng)的建設(shè)是十分必要的。影像傳輸模塊對科研事業(yè)單位財務(wù)信息系統(tǒng)一體化起著關(guān)鍵的集成作用。模塊搭建后，各個辦事處的原始憑證可以掃描形成電子化文件，并傳送至財務(wù)信息管理平臺。前紙質(zhì)會計檔案不僅要花費大量的空間保存，還需要花費一定的時間進行打印、歸類、裝訂，拖延了整個流程的辦公效率，而且讓財務(wù)人員花費很大的精力在該項工作上。使用新技術(shù)后，會計檔案可以遠程儲存和訪問，提高檔案使用效率，減少辦公成本，提高檔案的整體管理水平。電子的會計檔案還能提高檔案管理的精細度，使用大數(shù)據(jù)管理模式，可以將檔案歸類自由化和細致化，傳統(tǒng)的檔案歸類只能按照某一模式進行，如果換一種模式，則可能耗費大量的人力、物力重新梳理，現(xiàn)在只需要一個電子指令，檔案就可以按照指定的設(shè)想進行任意組合排列。

財務(wù)報銷模塊是科研事業(yè)單位財務(wù)信息系統(tǒng)一體化的核心模塊，承擔(dān)了科研事業(yè)單位財務(wù)單據(jù)審核、報銷、記賬、匯總財務(wù)數(shù)據(jù)等職能，該模塊還要接受預(yù)算模塊的制約，在預(yù)算符合規(guī)定的情況下執(zhí)行報銷政策，該模塊還要能通過把財經(jīng)政策法規(guī)轉(zhuǎn)化為系統(tǒng)中的設(shè)置條件，將財務(wù)事后審計變?yōu)閳箐N的事前監(jiān)督。現(xiàn)有的政府財務(wù)管理受傳統(tǒng)方式的影響嚴(yán)重，這種高度集權(quán)的審批模式嚴(yán)重影響了財務(wù)人員的中立性。一般報銷人員拿到單據(jù)后都是找到分管領(lǐng)導(dǎo)簽字然后就由財務(wù)人員執(zhí)行報銷，領(lǐng)導(dǎo)在審批的時候假如對政策把握不夠準(zhǔn)確，就會存在嚴(yán)重的非執(zhí)法領(lǐng)域風(fēng)險，而這些風(fēng)險往往是在事后的審計中。發(fā)現(xiàn)模塊主要是為了實現(xiàn)業(yè)務(wù)與財務(wù)的數(shù)據(jù)交互。科研事業(yè)單位不僅要及時收稅入庫，還要管理企業(yè)的加工貿(mào)易保證金，減免稅設(shè)備等。

結(jié)束語

財務(wù)一體化管理系統(tǒng)的出現(xiàn)，提高了企業(yè)工作的效率，減少了企業(yè)事業(yè)單位的人力成本，但是隨著科技的發(fā)展，管理系統(tǒng)已經(jīng)存在的局限性太多，對于科研事業(yè)單位來說，革新勢在必行。所以本文通過對科研事業(yè)單位財務(wù)一體化管理信息系統(tǒng)的優(yōu)化，來解決這些問題。文章首先說明了財務(wù)一體化管理的概念及結(jié)構(gòu)，其次對目前科研事業(yè)單位財務(wù)一體化管理面臨的問題進行了說明；最后通過增加系統(tǒng)模塊，重新設(shè)計了財務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)，使其更加智能化和科學(xué)化。本文亦有不足，設(shè)計的系統(tǒng)中沒有考慮到外來人員的操作，在后續(xù)的研究中會對系統(tǒng)進行更精細優(yōu)化。時代不斷在進步，相信未來會有更加科學(xué)和先進的技術(shù)手段出現(xiàn)，財務(wù)一體化信息系統(tǒng)也會迎來更大的變化。