財務分析模板數據的自動采集處理

編制財務分析報告是企業的常規工作，其中包含大量的財務數據計算和財務指標分析，工作量大且容易出錯，綜合利用財務軟件、Excel、Word編制財務分析報告模板，實現數據采集和計算的自動化，對于減少計算錯誤，提高工作效率具有重大實用價值。財務分析模板數據的自動采集處理通過利用報表軟件從賬套中取數、利用Excel進行數據加工中轉、利用Word創建報告模板三部分實現。

財務分析報告包括報表分析、運營分析、指標分析等多種類型，不同單位對報告的格式和內容要求也不盡相同，但其本質是一致的，都包含大量數據計算表格，配以對數據的文字分析，因此編制分析報告模板的重點是各種表格的數據采集與計算。當前各單位使用的財務軟件不同，下面結合普遍使用的用友UFO報表軟件對報告分析模板的編制進行說明。

一、利用報表軟件獲取財務數據

主要包括設計表格模板、定義取數公式和生成數據表三部分內容。

（一）設計表格模板

用友UFO報表軟件的操作與Excel相似，但功能、靈活性不如Excel強大，如果是復雜表格，可以先在Excel中進行設計編輯，再用UFO報表軟件打開，另存為報表rep格式文件即可，但可能表格有些格式因不兼容而丟失。如果是簡單表格，可以直接設計。

UFO報表有“格式”和“數據”兩種狀態，通過表格左下角進行切換，設計表格模板是在“格式”狀態下進行。

建議將財務分析報告中的所有表格都放在一個文件里，這樣既便于管理，也便于設置取數公式。

1.新建一個空白報表，在其中按照財務分析報告中需要表格的內容、樣式進行設計，如果是常規財務報表，也可以在財務軟件內置模板的基礎上修改使用。

2.設置關鍵字，UFO中的關鍵字是游離于單元之外的特殊數據單元，可以指定表格取數的賬套時間，在菜單“數據—關鍵字—設置”下設置，也可以調整位置、取消，如圖1所示。

（二）定義取數公式

定義取數公式是最關鍵的步驟，可以使用工具欄中的公式向導f（x），也可以在相應的單元格直接輸入，格式正確后單元格會顯示“公式單元”，單擊公式單元格，可在工具欄中顯示定義的公式，如圖2所示。

根據公式定義的復雜程度，常用的定義方式大致可分為三類：

1.本文件當前表頁單元格——直接用單元格地址

UFO報表一個文件也可包含多張工作表，在同一張表頁中計算、引用單元格數據時，可以直接寫單元格地址，例如：本表b10單元格等于b6到b9的合計，記為：b10=b6+b7+b8+b9或用函數b10=ptotal（b6：b9），如果單元格公式只是簡單地加減乘除，可以使用拖拉快速填充，但要注意檢查確認，不同財務軟件都有自己的函數，與Excel不完全一樣。

2.本文件不同表頁——用@符號表明表頁頁碼

如果公式中取數涉及其它表頁的單元格，則需要指明是哪一表頁，避免不同表頁相同單元格地址重復。例如：本頁b2單元格取當前表第3頁c5單元格的值，記為：b2=c5@3；本頁c2等于第1頁d3值除以第5頁e3乘以10，記為：c2=（d3@1/e3@5）×10。

3.不同文件表間取數——標明路徑和文件名

路徑表示方法：“路徑＼報表文件名.rep”->單元格，注意公式中的標點符號全是英文，如誤用了中文，會顯示公式錯誤。例如，令當前表頁d5單元格取數d：＼bbfx＼資產負債表.rep第2頁d5的值，記為：d5=“d：＼bbfx＼資產負債表.rep”->d5@2；再例如，定義財務指標計算公式，存貨周轉次數=銷售收入/平均存貨，涉及利潤表和資產負債表兩個文件的多個單元格，記為：d5=“d：＼cwbb＼利潤表.rep”->c5×2/ （“d：＼bbfx＼資產負債表.rep”->c15+“d：＼bbfx＼資產負債表.rep”->d15），如果兩個文件在同一文件夾下（路徑相同），路徑可省略，只寫文件名即可。

（三）生成數據表

1.從賬套文件中取數

切換表格到“數據”狀態，在菜單“數據—關鍵字—錄入”中錄入表格取數賬套的日期，系統會自動重新計算，按照先前定義的公式，從賬套或相關報表文件中取數計算，就可以生成數據表了，如圖3所示。

2.保存表格模板

建議在除C盤之外的硬盤上單獨建立文件夾，在其中再建幾個子文件夾，分別保存表格模板、財務報表等數據源、導出的Excel格式數據表。建議文件夾及文件名稱使用簡明易懂的字母或數字，盡量避免使用漢字，因為數據表在定義公式時會用到作為數據源的文件名和路徑，否則寫起來會很麻煩，也容易出錯。

將設計好的數據表模板rep文件保存，以后就可以在UFO報表軟件中打開使用，如果表格模板只涉及到從賬套中取數，只需要更改取數的日期就可以生成新的數據表；如果表格模板涉及到從其它文件中取數，一定不要忘記更新數據源文件。

3.將數據表格另存為Excel文件

UFO報表軟件支持Excel文件，但并不能很好地兼容，在相互轉化時，部分格式、公式、圖標等不兼容的方面會丟失。制作財務分析報告模板只需要UFO的表格數據，其它方面可以用Excel完成，將其保存在事先建好的數據源文件夾內。

二、利用Excel軟件完善數據和格式

財務軟件一般只能對賬套內的財務數據和生成的rep格式的會計報表進行取數和計算，如果涉及財務軟件外的數據，以及對表格的格式、圖形等進行設計，則需要使用Excel的強大數據處理功能。

（一）新建數據表格

從UFO報表軟件中導出的Excel數據表格，建議只作為數據源使用，因為它可能只有財務分析模板數據表的一部分數據，而且其格式也不是最終樣式。新建一個Excel數據分析表，設計好財務分析模板中需要表格的內容及格式，這項工作和UFO報表的表格設計基本重復，先做好一個，另外一個可以在前一個的基礎上修改即可。

（二）補充其它數據

通過定義公式來實現取數和數據計算，方法與UFO報表定義公式類似，公式不太一樣。同一表頁內的取數與計算很簡單，在此不再贅述，重點說明表間取數。

表間取數的公式格式為：路徑＼[文件名.xlsx]表頁名！單元格地址。（引號是英文單引號，較老版本的Excel文件擴展名為xls，較新版本為xlsx，看數據源表是什么格式）。 同一文件夾下不同文件間取數路徑可省略，同一文件不同表頁間取數只需寫明表頁名。例如：當前文件f5單元格取d：＼yx.xlsx文件的sheet1表頁的f3單元格數值，記為： f5='d：＼[yx.xlsx]sheet1'！f3。

通過表間取數，從UFO導出的Excel數據表中將財務數據采集到新表中，如果是可以在新表中引用和計算的單元格，則既可以從導出的數據源表中取數，也可以另行直接在新Excel表中重新設置公式，后者更方便一些。定義好取數公式或表內計算公式后，可以通過拖拉實現快速填充公式。

（三）完善圖表等功能

有些單位可能要求財務分析報告圖文并茂，以增加閱讀的直觀性，Excel功能豐富，可以根據不同表格數據直接生成圖表，如圖4所示。

三、利用Word編輯報告模板

利用Word強大的文字編輯功能對整個模板進行格式設置，對于文字分析部分，首次需要按照單位要求結合數據表格進行撰寫，之后在此基礎上修改使用即可；對于復雜的表格部分，則可以直接從Excel數據分析表中取數，并自動隨著數據分析表的變化而變化，不需要任何處理，大大簡化了編制財務分析報告的工作量，提高工作效率和工作質量。

（一）將數據表復制為圖片對象格式

在Excel數據分析表中選擇復制報表模板中需要的表格，在Word財務分析報告模板適當的位置，打開“選擇性粘貼”，在形式中選擇“Microsoft? office? Excel 工作表對象”，左側選擇“粘貼鏈接”，確定后就將數據表格粘貼過來了。粘貼后的數據表是圖片對象格式，不能單獨編輯，表格內數據和格式都隨著Excel表的變化而變化，所以表格的格式要根據Word模板需要的格式事先在Excel中調整好，圖5所示。

（二）將數據表復制為表格格式

在Excel數據分析表中復制需要的表格，在Word中直接粘貼，先不要進行其它操作，這時在表格的右下角會出現一個粘貼選擇項圖標，打開后選擇“匹配目標區域表格樣式并鏈接到Excel”，這樣粘貼的表格就是Word表格樣式，可以直接進行格式編輯，它只從Excel數據分析表中取數，格式不會隨數據源表變化，但不兼容的特殊格式將會丟失，如圖6所示。

對于圖表對象，復制粘貼方式同表格一樣，第一種方法其格式、數據都隨著數據源表變化，第二種方法只有數據變，格式不變。以上兩種方法各有長處，可以根據自己的喜好習慣選用。

財務分析報告模板編制完成后，每次打開時都會提醒“此文檔包含的鏈接可能引用了其他文件，是否要用鏈接文件中的數據更新此文檔？”，關閉時提醒“是否將更改保存到文件中？”，選擇“是”，更新數據，如果確信數據沒有新變化，也可以不更新。

四、總結

財務分析報告模板編制要綜合利用各軟件的長處，賬套財務數據由UFO報表采集，非財務數據和數據計算由Excel處理，報告模板和文字處理由Word生成。為減少工作重復和計算錯誤，建議如下。

（一）建立一個文件夾，單獨存放數據源文件，包括UFO報表生成的財務數據和Excel格式的其它數據，文件夾和文件名要用簡明的字母數字，便于以后設置取數公式。以后每次編制報告，只需替換數據源文件即可。注意，替換文件要與原先文件除數據外其它如文件名稱、類型、包含表格和位置等都必須一樣，否則取數公式就會取數錯誤。

（二）編制新財務分析報告時，先打開UFO報表數據模板，從賬套文件中取數，保存為Excel格式文件，替換原數據采集源文件；其次打開Excel數據分析表，自動按照設置的公式從數據源文件更新表格數據，最后打開Word報告模板，自動從Excel數據分析表中調用更新表格。

（三）編制模板要經過仔細測試，確保設置正確，為避免以后誤操作，可以將一些關鍵的表格或單元格設置保護。

（作者單位：濰坊職業學院）

作者簡介：劉珍剛，男，1973年生，山東濰坊人，濰坊職業學院副教授，碩士，研究方向：管理科學與工程。