央企物資采購成本管理與控制策略分析

王 潔

(北京中鐵建工物資有限公司，北京 100043)

1 相關(guān)理論

(1)采購是指企業(yè)通過交易的手段從市場中獲得原料、產(chǎn)品或者服務(wù)等資源，以此保證企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營活動得以順利開展而實(shí)行的一項基本經(jīng)營環(huán)節(jié)。采購和其他環(huán)節(jié)最大的不同之處就是存在很強(qiáng)的商業(yè)色彩，對于企業(yè)來說生產(chǎn)經(jīng)營活動最重要的保障就是采購，只有通過采購才能得到生產(chǎn)經(jīng)營所需的材料、物資、產(chǎn)品和服務(wù)等。采購活動除了是一項獲得資源的過程，還是一項重要的經(jīng)濟(jì)管理過程，更是物資和資本流動的過程[1]。企業(yè)的采購十分復(fù)雜，包含很多的流程，企業(yè)想要獲得市場的主動權(quán)和競爭優(yōu)勢，就需要明確了解采購的所有流程和環(huán)節(jié)，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況和市場的發(fā)展趨勢創(chuàng)新自身的采購模式，只有這樣才能保證企業(yè)在全球化的市場中站穩(wěn)腳跟，得到長久發(fā)展的契機(jī)。

(2)采購成本是指企業(yè)在進(jìn)行采購活動中產(chǎn)生的支出，主要包括外部支出和內(nèi)部支出兩個部分。內(nèi)部支出主要是指企業(yè)為了獲得物資支付的資金成本、質(zhì)檢成本、儲存成本、運(yùn)行成本以及處置成本等；外部支出還包括和供應(yīng)商交易產(chǎn)生的額外交易成本。采購成本的定義也分為狹義和廣義兩個方面，狹義上講是指企業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)品的原材料成本；廣義上講是指除了原材料成本之外，還包括采購活動中支付的所有成本以及采購活動失誤產(chǎn)生的額外成本。對于企業(yè)來說，日常經(jīng)營需要的物資很多，因此物資的采購成本管理就會比較復(fù)雜。

(3)成本控制是指企業(yè)提前設(shè)立成本管理的目標(biāo)，通過在物資采購過程中對成本影響因素的控制和調(diào)節(jié)，保證企業(yè)可以有效地控制物資采購成本。企業(yè)采用物資成本管理的方式是降低成本、獲得更多利潤的有效手段。目前出現(xiàn)了很多采購成本管理和控制的方法，主要有生命周期成本分析法、總所有成本法、作業(yè)成本法、經(jīng)濟(jì)采購批量法等[2]。

(4)成本管理體系。宏觀成本管理體系：國家通過對市場的宏觀調(diào)控達(dá)到間接管理企業(yè)的目的，就企業(yè)的成本管理來說，主要就是通過完善企業(yè)管理成本的相關(guān)法律條文來實(shí)現(xiàn)對企業(yè)的規(guī)范管理，但是國家目前在企業(yè)成本管理方面制定的法律條文比較分散而且繁多，這也為企業(yè)根據(jù)法律條文制定自身的管理制度帶來了一些障礙。因此國家需要針對出臺的政策條文協(xié)調(diào)各部門的責(zé)任和功效，完善宏觀成本管理體系。

企業(yè)內(nèi)部的成本管理體系：企業(yè)內(nèi)部的管理體系是整個成本管理的重要環(huán)節(jié)，直接影響到成本管理的功能和效用，為了達(dá)到控制成本的目的，企業(yè)一般會從以下四個方面進(jìn)行成本管理：①核算制度方面：企業(yè)根據(jù)自身的經(jīng)營管理情況以及具體的目標(biāo)設(shè)計適合自己的成本核算制度，這其中包括成本費(fèi)用的計算方法、操作流程以及費(fèi)用的分?jǐn)偡椒ǖ取３杀竞怂阒贫葹槠髽I(yè)制定經(jīng)營發(fā)展的方向和規(guī)劃提供了參考；②管理制度方面：企業(yè)內(nèi)部的管理制度除了需要根據(jù)國家的法律法規(guī)來設(shè)計之外，還需要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，做到科學(xué)合理。針對物資采購管理制度來說，企業(yè)的物資采購費(fèi)用可以說是企業(yè)很大的費(fèi)用支出項目，因此企業(yè)需要針對這部分的費(fèi)用設(shè)計科學(xué)合理的管理制度，有效控制企業(yè)的物資采購成本；③責(zé)任制度方面：由于企業(yè)的成本管理是一項繁重復(fù)雜的工作，因此企業(yè)在進(jìn)行成本管理的時候需要建立配套的責(zé)任制度，明確各部門的責(zé)任，并且將各部門的成本控制和績效掛鉤，加強(qiáng)各部門工作人員的責(zé)任意識，進(jìn)一步提高成本管控的效率；④考核制度方面：成本費(fèi)用考核制度是企業(yè)評價各部門工作業(yè)績的重要指標(biāo)，主要就是通過將各部門的業(yè)績指標(biāo)和責(zé)任指標(biāo)相對比，為管理層評價各部門指標(biāo)完成情況提供參考。

成本管理評價體系：成本管理評價體系是作為成本管理體系的保障存在的，企業(yè)為了檢驗(yàn)成本管理的質(zhì)量，需要使用成本管理評價體系進(jìn)行檢查，也就是利用考核標(biāo)準(zhǔn)對企業(yè)的成本管理效果進(jìn)行檢驗(yàn)和評價，方便企業(yè)的管理層充分明確管理的質(zhì)量和效果，進(jìn)一步調(diào)整和控制成本。為了保證成本管理評價體系的科學(xué)性，企業(yè)可以從成本利潤、單位成本和總成本、主要產(chǎn)品及項目成本等角度制定考核指標(biāo)，采用系統(tǒng)化的評價體系完成對成本管理評價體系的設(shè)計，及時發(fā)現(xiàn)體系存在的缺失，采取科學(xué)合理的解決辦法。

2 央企物資采購成本管理現(xiàn)狀

2.1 央企物資采購市場情況

采購工作既是央企運(yùn)營管理的重點(diǎn)，也是央企管理的難點(diǎn)。從20世紀(jì)80年代以來，央企就采取了招投標(biāo)的方式開展采購工作，這種方式的引入對于央企來說意義重大，不僅在提高企業(yè)效益方面發(fā)揮了很大的作用，而且對于提高自身的競爭力、防止企業(yè)內(nèi)部腐敗問題以及加深體制改革都有很強(qiáng)的推動作用。不過央企在開展物資采購工作的時候，也存在一些不足和缺失，比如一些央企在采購的時候沒有認(rèn)真了解自身的需求、充分做好市場調(diào)研工作；在質(zhì)量方面沒有給予足夠的重視等，結(jié)果在采購方面出現(xiàn)了“人情物資”“關(guān)系物資”“高價物資”“假冒偽劣物資”等現(xiàn)象。當(dāng)前，央企物資采購市場混亂，央企內(nèi)部也存在很多采購管理不善的問題，一直到1999年，黨和國家總結(jié)了一批優(yōu)秀央企的采購經(jīng)驗(yàn)，推薦央企使用采購比價管理模式。這種模式的推出和普及，大幅度提升了央企的采購質(zhì)量。直到今天，央企的采購模式從當(dāng)初的粗放式到今天的集約式，不管是對于央企還是市場來說都是一個質(zhì)的飛躍[1]。

2.2 央企物資采購成本管理需求

央企進(jìn)行物資采購成本管理主要是為了控制物資采購的成本，在保證物資質(zhì)量的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步降低采購的價格，提高內(nèi)部物資管理的水平，實(shí)現(xiàn)更高的收益。首先需要明確成本管理的目標(biāo)，就是為了控制物資采購的費(fèi)用，在保證物資質(zhì)量的基礎(chǔ)上，控制成本實(shí)現(xiàn)更高的收益。另外，就是完善央企物資采購成本管理的制度，按照央企的實(shí)際情況以及物資市場的情況制定科學(xué)合理的物資采購成本管理的制度和標(biāo)準(zhǔn)，保證物資采購合理合規(guī)，避免出現(xiàn)物資質(zhì)量不合格或者是高價買進(jìn)的現(xiàn)象。物資成本管理的質(zhì)量還取決于物資購買人員的專業(yè)素質(zhì)以及物資購買成本管理人員的素質(zhì)，物資購買人員需要充分了解企業(yè)對物資的需求標(biāo)準(zhǔn)，然后進(jìn)行充分的市場調(diào)研，這樣才能在保證質(zhì)量的前提下控制成本。物資購買成本管理人員需要詳細(xì)分析市場價格以及購買的信息數(shù)據(jù)，綜合多方面的消息合理判定物資購買的成本消耗情況。

2.3 央企物資采購成本管理的必要性

其一，央企是我國經(jīng)濟(jì)體系重要的組成部分，央企加強(qiáng)對物資采購成本的管理，可以更有效地控制物資采購的價格和質(zhì)量，提高央企的經(jīng)濟(jì)效益；其二，央企加強(qiáng)物資采購的成本管理可以為企業(yè)帶來價格優(yōu)勢，幫助企業(yè)在激烈的市場競爭中獲得主動權(quán)，保證企業(yè)的發(fā)展；其三，加強(qiáng)對物資成本的管理控制也是央企內(nèi)部控制重要的環(huán)節(jié)，有利于完善央企內(nèi)部的成本控制制度和體系，健全成本控制流程；其四，央企進(jìn)行物資成本管理是保證企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)措施，物資是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要保障，加強(qiáng)對物資成本的管理和控制可以有效地降低央企產(chǎn)品和項目的費(fèi)用，進(jìn)一步保證央企的收支平衡。

3 央企物資采購成本管理存在的問題

3.1 央企物資采購流程不完善

一些物資采購的項目沒有提前規(guī)劃科學(xué)合理的采購計劃，在審核監(jiān)督方面也存在漏洞，導(dǎo)致物資采購的整個流程出現(xiàn)缺失和漏洞，一旦物資采購的某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題就會給企業(yè)內(nèi)部物資成本管理的整個體系帶來影響，甚至?xí)绊懳镔Y成本的變化，嚴(yán)重削弱了企業(yè)對于物資采購成本的控制。目前央企一般使用訂單采購方式、合同采購方式以及招標(biāo)采購方式，具體采用哪一種方式對于企業(yè)來說也會產(chǎn)生影響，一些項目的物資采購沒有充分考慮到央企和項目的特點(diǎn)，導(dǎo)致選擇的采購方式出現(xiàn)問題，可能會使物資的采購成本大幅度上升的情況。物資采購是企業(yè)和物資供應(yīng)商之間的交易過程，因此供應(yīng)商的質(zhì)量也會影響到企業(yè)物資成本管理的質(zhì)量。供應(yīng)商會影響到物資的價格和質(zhì)量，可見對于供應(yīng)商的選擇直接關(guān)系到企業(yè)物資成本管理。一些中央企業(yè)在供應(yīng)商選擇和采購方式選擇等環(huán)節(jié)缺乏合理的流程設(shè)置，導(dǎo)致企業(yè)的物資采購出現(xiàn)問題[3]。

3.2 管理過程中面臨的挑戰(zhàn)

一些央企在針對物資采購方面并沒有建立完備的監(jiān)督機(jī)制，日常的監(jiān)督工作進(jìn)行得也不徹底，造成物資采購的自主性過大，嚴(yán)重影響到物資成本管理的質(zhì)量。監(jiān)督方面的松懈也成了項目成本不可控、風(fēng)險增加的首要原因。另外，央企一般涉及很多的項目，因此在項目物資采購方面十分的復(fù)雜，通常央企的物資供應(yīng)商很多，這些供應(yīng)商也不是固定的，央企會根據(jù)市場變化和項目變化等因素更換供應(yīng)商，其中可能就會出現(xiàn)對供應(yīng)商的審核不嚴(yán)等現(xiàn)象，導(dǎo)致供應(yīng)商的質(zhì)量良莠不齊。供應(yīng)商的不穩(wěn)定性也給央企物資成本管理工作造成了一定的障礙。集中采購是目前黨和國家比較提倡央企采用的制度，央企的很多項目可能會涉及全國各地，因此采用分散采購或者是項目獨(dú)自采購的方式不利于物資成本的統(tǒng)一核算和控制，也會導(dǎo)致央企監(jiān)管力度削弱，在采購方面不能形成規(guī)模效應(yīng)，因此推薦央企實(shí)行集中采購的制度。但是目前一些央企在集中采購方面運(yùn)用程度比較低，嚴(yán)重影響了央企物資采購成本控制的效力。

4 央企物資采購成本管理與控制策略優(yōu)化

4.1 確立央企物資采購成本控制目標(biāo)

央企想要在市場競爭中獲得競爭力，就需要在采購制度方面和世界接軌，通過制定物資采購成本控制的目標(biāo)，完善成本控制流程和相關(guān)的制度，來提高自身的管理控制質(zhì)量。要保證物資采購的質(zhì)量，合理控制成本價格，提高國有資產(chǎn)的資金使用效率。央企需要結(jié)合以往的采購經(jīng)驗(yàn)以及存在的問題和不足，挑選合適的供應(yīng)商，確認(rèn)資金預(yù)算以及物資采購的流程，從采購的細(xì)節(jié)中保證采購預(yù)算成本的準(zhǔn)確性，防止出現(xiàn)資本浪費(fèi)的現(xiàn)象。

4.2 制定央企物資采購成本控制方案

央企需要針對物資成本管理的目標(biāo)，結(jié)合央企的實(shí)際情況制定詳細(xì)科學(xué)的采購管理制度，及時上報采購計劃合同、采購信息等，為之后物資采購成本管理工作奠定基礎(chǔ)。同時這些數(shù)據(jù)也可以成為之后實(shí)際生產(chǎn)時調(diào)整物資采購計劃和制度的參考，進(jìn)一步保證物資采購的利益最大化，降低物資采購成本。在央企內(nèi)部大力實(shí)施集中采購制度，將項目的物資總需求整合起來，達(dá)到規(guī)模采購的標(biāo)準(zhǔn)，利用規(guī)模采購的方式降低總成本。另外是大力推進(jìn)招標(biāo)采購的方式，利用信息技術(shù)和現(xiàn)代化的采購系統(tǒng)，吸引更多的供應(yīng)商，為央企的物資采購提供更大的選擇權(quán)，挑選合適的供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議[4]。

4.3 完善央企物資采購工作精細(xì)化流程

第一，梳理采購流程、明確工作內(nèi)容。一是應(yīng)該做好供應(yīng)商選擇與價格確定。在招標(biāo)環(huán)節(jié)，應(yīng)邀請更多的投標(biāo)企業(yè)參與，并盡可能選擇擁有直接生產(chǎn)權(quán)利的國家，從而將價格成本壓到最低。在確定物資采購價格后應(yīng)避免管理人員與采購人員的主觀意識的影響，加強(qiáng)對物資產(chǎn)品的市場調(diào)查，同時也要分析網(wǎng)上相關(guān)產(chǎn)品的市場價格。二是應(yīng)該做好物資采購的貨物驗(yàn)收管理。物資采購過程中，貨物驗(yàn)收管理是關(guān)鍵。對此，應(yīng)建立獨(dú)立的驗(yàn)收隊伍，與采購、財務(wù)進(jìn)行切割。三是企業(yè)收貨部門應(yīng)對采購的貨物進(jìn)行質(zhì)量檢測，通過質(zhì)量檢測后才能進(jìn)行驗(yàn)收。如果存在物資數(shù)量規(guī)格不符、產(chǎn)品包裝破損以及產(chǎn)品質(zhì)量問題，應(yīng)及時記錄并反饋到采購部門進(jìn)行解決[6]。

第二，優(yōu)化采購體系。一是合理選擇參照對象，正確使用采購方式，在進(jìn)行物資采購的過程中，相關(guān)采購必須符合法律法規(guī)，并結(jié)合央企自身行業(yè)特點(diǎn)制訂有針對性的實(shí)施細(xì)則，以保證采購行為的公平性、市場性和程序規(guī)范性。二是做好成本分析，盡可能降低采購價格，并設(shè)置緊急措施，以便及時進(jìn)行預(yù)警。三是重視對成本的管理，減少不必要的成本支出，提升成本的有效使用率，促使各項成本支出都有據(jù)可查。比如：優(yōu)化審批審核工作流程；加強(qiáng)監(jiān)督管控，實(shí)現(xiàn)對采購全過程的動態(tài)監(jiān)管[7]。

第三，健全采辦人員精細(xì)化管理機(jī)制。在進(jìn)行精細(xì)化管理過程中，管理人員也需要根據(jù)采購工作不同崗位的工作特點(diǎn)明確考核指標(biāo)和管理制度，并在企業(yè)內(nèi)部加強(qiáng)采購工作精細(xì)化管理的宣傳工作，保障采購工作人員能夠充分認(rèn)識并理解精細(xì)化管理對央企采購工作提升的意義。通過健全采辦人員及其他采購相關(guān)工作人員的績效考核指標(biāo)，還能夠有效促進(jìn)其工作積極性，進(jìn)而提升采購工作的效率，促進(jìn)精細(xì)化管理在采購部門的有效推進(jìn)。

4.4 夯實(shí)央企物資采購人員隊伍

第一，要加強(qiáng)工作人員對先進(jìn)的采購系統(tǒng)的應(yīng)用能力。央企在建設(shè)先進(jìn)招標(biāo)采購管理系統(tǒng)過程中，要注意做好規(guī)劃，在豐富系統(tǒng)功能、提升系統(tǒng)穩(wěn)定性的同時，加強(qiáng)新型采購管理系統(tǒng)與企業(yè)管理系統(tǒng)的對接。同時也要對新系統(tǒng)的各項功能進(jìn)行介紹，促使采購人員能夠盡快習(xí)慣并熟練應(yīng)用相應(yīng)采購管理系統(tǒng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)采購人員隊伍的精細(xì)化管理提升，提升央企的運(yùn)營效率。在推行采購管理系統(tǒng)的過程中，企業(yè)的管理人員也要定期對系統(tǒng)進(jìn)行檢測，進(jìn)一步提升系統(tǒng)的穩(wěn)定性，避免因系統(tǒng)癱瘓而造成資料丟失、項目停滯等問題[8]。

第二，加強(qiáng)人員培訓(xùn)、提升人員素質(zhì)。首先，要提升采購人員的綜合素養(yǎng)和職業(yè)道德水平，央企采購工作涉及的金額通常比較大，工作人員在完成相應(yīng)的采購工作時，必須要做到以集體利益為先，有意識地提升自身抵制誘惑的能力。其次，要加強(qiáng)工作人員的專業(yè)能力和信息化應(yīng)用水平。央企要結(jié)合采購工作的開展要求，注重對工作人員采購管理平臺應(yīng)用能力的培養(yǎng)，進(jìn)而提升央企采購工作的精細(xì)化管理效率。

4.5 加強(qiáng)央企物資采購成本監(jiān)督管理

央企的物資管理部門需要根據(jù)目前企業(yè)內(nèi)部物資采購出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析和整改，完善企業(yè)內(nèi)部的監(jiān)管機(jī)制，建立相應(yīng)的監(jiān)管部門，實(shí)現(xiàn)物資采購全過程的監(jiān)管，對采購產(chǎn)生的成本費(fèi)用進(jìn)行仔細(xì)的審核和檢驗(yàn)，這樣才能充分發(fā)揮監(jiān)管的作用。另外，還需要對物資的供應(yīng)商進(jìn)行監(jiān)管，加強(qiáng)對供應(yīng)商資質(zhì)、供應(yīng)產(chǎn)品的質(zhì)量、價格以及供貨時間等因素的監(jiān)管，并且需要著重調(diào)查供應(yīng)商的經(jīng)營情況和生產(chǎn)水平，保證供應(yīng)商可以如期供貨，這樣才能保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的需求得以滿足。

5 結(jié)論

總之，面對如今經(jīng)濟(jì)全球化和市場全球化的趨勢，央企想要在激烈的市場競爭中站穩(wěn)腳跟、得到進(jìn)一步發(fā)展的機(jī)會，就需要加強(qiáng)自身內(nèi)部的管理和控制。加強(qiáng)物資采購成本方面的管理和控制程度是進(jìn)一步提高央企經(jīng)營管理能力的有效手段。物資采購可以說直接關(guān)系到央企的運(yùn)營發(fā)展情況，在當(dāng)前央企改革的背景下，為了保證央企的發(fā)展活力更需要從物資購買成本管理的角度提高央企的管理水平。央企加強(qiáng)對物資采購成本的管理，可以有效地控制物資采購的成本，增加企業(yè)效益。