科技期刊采編系統功能及其優化措施探析

秦 雪，王少朋，王 巍，楊 益，袁澤軼

（1.國家海洋信息中心 天津 300171；2.中國石油集團工程技術研究有限公司 天津 300451）

在21世紀，利用計算機降低“人力、物力、財力”成本的例子不勝枚舉，互聯網的發展與普及縮短了人與人、人與物之間的距離，讓溝通更便捷、有效。與此同時，運用計算機技術和平臺實現學術期刊組稿、收稿、審稿、編輯加工到發排全過程的系統也日趨成熟［1］。目前國內比較成熟的采編系統有勤云稿件處理系統、“騰云”期刊協同采編系統、三才期刊采編系統等；國外比較流行的是Elsevier Editorial System（EES）和Scholar One Manuscripts（SOM）兩大采編系統［2］。基于采編系統的功能和優越性逐漸被關注，且期刊社、編輯部需求不斷增加，越來越多的學術期刊開始使用采編系統，也為采編系統的優化帶來了驅動力。簡而言之，采編系統和學術期刊具有相互推動作用；采編系統有助于提高學術期刊的出版效率與影響力；學術期刊為采編系統提供了市場與建議，給采編系統的優化帶來了智慧與經濟的雙資助。

采編系統使用率的提升引起了期刊界對采編系統的重視。不少學者對采編系統設計、實踐、優勢等進行了研究，且研究熱點隨著時間不斷變化。20世紀90年代，馮黎［1］探討了期刊編輯部計算機采編系統的配置與管理，提出了對期刊硬件配置、軟件配置的認識。2000—2010年，一些期刊發布了關于使用采編系統的公告，如《氣候變化研究進展》《華西口腔醫學雜志》等，與此同時，基于采編系統的實踐與使用經驗積累開始分析采編系統的功能和簡單優化等［2-5］。在此之后，越來越多的期刊開始使用采編系統，學者們也開始根據采編系統的特點及使用經驗對其應用效果進行研究：如魯立等［6］結合編輯部應用在線采編系統的經驗和體會，提出了進一步優化采編系統、提高管理效能的措施；張瑞麟等［7］通過國內外期刊廣泛使用的網絡采編系統種類及其功能的比較和分析，發現了現有采編系統存在的問題和不足；馮黎等通過查閱資料研究期刊稿件采編系統的發展現狀，揭示了其優勢與劣勢；庫學非等［8］通過分析采編系統的構成部分，指出了其運行中存在的優勢與弊端。當前大多數學者關注同行評議制度，忽略了采編系統也可作為論文同行評議的實踐平臺。基于此，筆者希望通過對采編系統的研究分析激發學術期刊編輯部與學者對采編系統更深一層次的重視。

筆者在分析前人研究成果的基礎上，結合自身使用經驗與問卷調研結果（使用問卷星進行問卷調研，收回問卷160份，其中作者身份140人次，編輯身份25人次，審稿專家身份40人次，同一份問卷的身份可能有重合），總結作者、編輯、審稿專家3個人群對采編系統的應用體會，探究采編系統的作用，并以提升學術期刊影響力為目的，為系統優化提出意見與建議。

1 系統框架

目前國內學術期刊使用較多的采編系統包括勤云稿件處理系統、“騰云”期刊協同采編系統等，由于整體流程大致相似，所以筆者不再一一介紹。筆者以騰云系統為主，參考勤云系統，介紹作者、編輯、審稿專家3個身份的使用流程，并以流程圖的形式表現出來，最終形成采編系統的基礎框架。

1.1 作者身份

作者首次使用需要注冊、填寫個人信息、選擇投稿稿件、填寫稿件信息等，投稿后會經歷退修、錄用、版權保密協議上傳等流程，具體流程見圖1。

圖1 作者通過采編系統提交論文的流程Fig.1 Process for authors to submit their papers through editorial system

1.2 編輯身份

編輯流程相對復雜，不但有“三審三校”等基本流程，還包括開審稿會、收版面費、發稿費等其他流程。鑒于三校、收版面費、發稿費等操作現多采用人工模式，流程圖中不予體現，具體流程見圖2。

圖2 編輯通過采編系統審稿流程Fig.2 Review process for editors through editing system

1.3 審稿專家

專家審稿流程相對簡單，包括拒絕審稿與同意審稿，同意審稿又包含提出意見與建議、復審等，具體流程圖見圖3。

圖3 審稿專家通過采編系統審稿流程Fig.3 Review process for review experts through editing system

2 系統作用

本節基于筆者經驗與問卷結果，從作者、編輯、審稿專家3個視角統計分析采編系統的作用。

2.1 作者視角

2.1.1 投稿方式

郵寄投稿通常對稿件格式要求較少，加之當前物流業發展成熟，投稿方式相對簡單；郵箱投稿對稿件的格式有一定要求，只要符合稿件格式，論文就可直接發送郵箱，發達的網絡技術也為郵箱投稿提供了便利；系統投稿通常對稿件格式要求較高，登錄之后需要填寫論文中英文摘要、中英文關鍵詞等，投稿方式略顯復雜。

2.1.2 投稿成功率

郵寄投稿可能會因為地址錯誤導致郵件被退回，進而引發投稿失敗；郵箱投稿通常會收到投稿成功的自動回復郵件，但是由于期刊郵件通常較多，一個郵箱又由多個編輯共同使用，所以郵件的誤擊可能會導致郵件從未讀到已讀，進而導致投稿失敗，除此之外，論文郵件被誤認為垃圾郵件等問題也會使投稿失敗；采編系統投稿后，論文會直接存于系統，新到稿件會有專門的分組，投稿失敗率相對較低。但3種投稿方式都可能因為虛假官網的虛假信息造成投稿失敗，最終導致論文泄露。

2.1.3 跟進論文狀態及互動

郵寄投稿大多只能通過電話與編輯部聯系，作者礙于擔心頻繁聯系編輯會對自己論文的錄用造成不利影響，所以通常只在論文很久沒有消息的情況下才會去聯系，互動較差。郵箱投稿則可以通過電話、郵箱2種方式與編輯部進行聯系，但若類似郵件過多，編輯部通常不予理睬，而電話聯系同郵寄投稿，互動一般。系統投稿則可以隨時跟進論文狀態，能減少不必要的咨詢，除了電話聯系和郵箱投稿2種方式外，作者還可以通過系統發送消息進行咨詢，互動更好，且更有效率。

2.1.4 作者心理

郵寄投稿通常無法短期內收到投稿成功的信息，郵箱投稿則大多會收到含有類似“2個月后如仍未收到回音，請自行轉投他刊”的自動回復郵件，這些行為會帶給作者“投稿此類學術期刊是一種‘雞肋行為’”的心理，從而讓作者潛意識將此類學術期刊劃為“躺尸版”學術期刊。由于投稿方式簡單，所以作者投稿其他學術期刊時也會給“躺尸版”學術期刊投稿，而且并不認為這種行為屬于“一稿多投”。此外，首次投稿的作者尤其是學生，遇到這種“躺尸版”學術期刊會讓他們惴惴不安，甚至產生與退稿相似的挫敗感。而在采編系統投稿后，可以通過系統查看稿件動態，讓投稿作者感覺心安并產生期待。另外，一些采編系統在作者投稿過程中會顯示正確的參考文獻格式甚至論文查重率，作者正式投稿前可根據系統提示修改論文，以進一步貼合學術期刊需求，給予作者一種期待感與收獲感。雖然采編系統第一次投稿需要繁瑣的信息注冊，但是只要投過一次，個人信息就會被系統記錄，再次投稿的個人信息填寫則相對簡單。基于心安感、期待感、收獲感等作者心理，即便論文最后沒有被錄用，作者再次投稿也會傾向于選擇擁有采編系統的學術期刊。

2.2 編輯視角

2.2.1 監測學術不端

學術不端在損害科學求真精神的同時也損害了科學工作者的形象，對學術期刊發展非常不利。陳志凌［9］指出學術不端是指在科研立項、方案實施、報道或評議研究結果等過程中偽造或篡改實驗數據，或剽竊、抄襲他人成果等舞弊行為。劉春明［10］認為學術不端常見抄襲與剽竊、捏造與篡改、重復發表3種形式。王雁等［11］提出學術不端包括代寫、代投論文。筆者參考學者們的研究將學術不端分為論文剽竊、一稿多投、數據捏造、論文代寫4種行為。紙質投稿無法自動檢測論文剽竊；郵箱投稿能通過購買的查重系統檢測論文剽竊；采編系統能自動檢測論文剽竊比率（如騰云系統選用的是知網檢測，勤云系統會顯示相似文獻）。此外，系統對論文在同種采編系統投稿會有警示標識，編輯可以通過查看分析論文具體信息判斷是否為“一稿多投”。數據捏造行為需要審稿專家、編輯判斷，而論文代寫檢測仍是當前學術界的難題。相比而言，采編系統在檢測學術不端上更具優勢且能夠更大程度上節省物力與人力。

2.2.2 建立學術期刊“三支隊伍”

“三支隊伍”指作者隊伍、審稿專家隊伍和約稿專家隊伍，主要用于支撐學術期刊的成果產出、成果評價、學術期刊發展等。作者在注冊時已經填報了專業、研究方向等信息，系統基于此類信息形成一個初期作者隊伍，同時，系統保存了作者的所有投稿記錄，編輯可以依據作者的職稱、學歷、投稿成功率、學術不端等判定是否將其納入作者隊伍。初期，審稿專家隊伍的建立是由學術期刊根據自身需求選定并在系統中錄用專家信息而成的，后期審稿專家的增加與淘汰則可以參考系統提供的數據。如可以將一些投稿率高、研究深入的作者納入審稿專家隊伍，也可以將作者推薦的資深審稿人納入審稿專家隊伍。此外，每個審稿專家審稿結束后，編輯可以依據審稿專家的審稿質量、速度、態度等給審稿專家打分，學術期刊可以依據專家評分，定期淘汰分值低的審稿專家，進而形成優質的審稿專家隊伍。此外，編輯可以利用采編系統設定約稿專家隊伍。約稿專家的初步注冊可由編輯根據約稿專家的基本信息完成，之后需要約稿時，采編系統會通過郵件把網址、賬號和密碼發給約稿專家，專家可以自行修改個人信息，對于多次或明確拒絕約稿的專家，可以將其從約稿專家隊伍淘汰。此外，部分系統會提供學者庫或專家庫，為“三支隊伍”的建立貢獻資源。利用這“三支隊伍”，編輯可以邀請優秀作者寫稿、選擇優秀審稿專家審稿、向資深專家約稿，能夠實現學術期刊論文數量與質量雙提升。

2.2.3 優化編輯流程

在學術期刊編輯工作中，基于對時效性、準確性和公正性的考慮，形成了一系列的編輯流程，這些流程有一定的次序、安排、標準和要求［12］。2020年5月28日，新聞出版署印發《報紙期刊質量管理規定》，明確報紙、期刊出版單位應當落實“三審三校”等管理制度，加強業務培訓，保證出版質量［13］。“三審三校”制度的嚴格落實體現了編輯流程的復雜性，流程中一旦出現疏漏，將可能導致整個流程的混亂。因此，編輯通常會將大量的精力投入編輯流程運行中，尤其是編審環節。由于采編系統能夠將編審環節系統化、明晰化、高效化、規范化，所以編輯可以通過系統查看每一篇文章的進度，從而保障學術期刊編審工作有序進行，減少流程中常見問題，如新稿未分稿、專家未審稿、作者未回稿等，在降低人力資源成本的同時提高編審效率，進而控制學術期刊發文時滯和縮短論文發表周期。筆者對其中一些具有重要作用的細節具體闡述如下。

①提供有效數據。系統統計來稿數量、退稿率、基金占比、作者職稱分類、作者研究領域、編輯部人員工作量、各個階段退稿率等，這些數據有助于分析當年研究熱點來稿處理能力、來稿質量等，進而為學術期刊下一步發展提供借鑒。

②提升交接速度。采編系統可以加快工作交接速度、保障交接質量，可在人員調配中極大程度地保障學術期刊正常運行。

③提高審稿質量。手動分稿時，主管編輯可以根據編輯的專業方向、能力與工作量等因素為稿件選擇合適的編輯負責整體流程，編輯也可以根據審稿專家研究方向、分值與在審稿件數量等條件選擇審稿專家，進而提升審稿質量。

④完善管理制度。管理制度分為2個方面，即編輯管理制度和審稿專家管理制度。編輯管理制度方面，學術期刊可以依據采編系統總結分析編輯審稿量、退稿率、審稿時長和互動性等，判斷編輯的工作態度，并依據編輯工作態度設定編輯獎罰制度，進而提升編輯的工作積極性和學習主動性。審稿專家管理制度方面，編輯可以根據審稿專家評分、審稿數量、拒絕率等因素設定獎勵淘汰機制，提升審稿專家的工作效率與責任心，最終完善審稿專家隊伍。

按無菌操作將各個菌株接種于對應的固體培養基，36 ℃培養48 h，觀察菌落大小、形態、顏色、光澤度、透明度等，做好記錄。

⑤提升審稿速度。編輯可以通過采編系統查看審稿專家在審稿件數量，錯開在審篇數多的審稿專家，從而縮短審稿時間。此外，采編系統會顯示審稿專家是否同意審稿、是否按時回饋審稿意見，以便及時更換專家或催審專家，進而提升審稿速度。

2.3 審稿專家視角

①靈活性。主要體現在審稿專家是否接受審稿方面。審稿系統在為審稿專家推送審稿文章的同時也限定了截止日期，審稿專家可以通過論文研究方向、截止日期和自身工作規劃決定是否接受審稿，且無需說明拒審原因。

②便利性。采編系統會為審稿專家提供選題、設計方法、數據真實性、文章價值等論文基礎評定的勾選，如數據的判定分為數據可靠、有待驗證、處理不當等，內容分為有創新、有經驗、無創新有參考價值、無參考價值等，專家可以通過判定進行勾選，無需寫在評審意見中，以便將更多的精力用于撰寫具體細節的建議。

③可保留。審稿專家在不退稿的情況下通常會選擇修改后再審。采編系統會保留專家每一次審稿意見，再審時，審稿專家可以查看之前的審稿意見與作者的修改說明，在對修改后的稿件質量進行評判的同時也可以提出新的審稿建議，從而避免提出不必要的重復意見。

④少遺漏。通常審稿并非一個審稿專家的主業，忙碌的工作容易讓審稿專家遺漏需要審讀的論文。編輯可以通過采編系統提醒審稿專家審讀論文，從而降低論文在審稿環節中被遺漏的可能性。

3 采編系統的個性化使用

本文基于《海洋通報》勤云系統的部分功能，結合實際工作進行稿件初審和系統專家隊伍建設的個性化使用。

初審時，編輯通過點擊文章題目查看文章是否給其他期刊投稿（投稿結果，投稿后修改度、相似文獻等），這些信息為初審提供了參考依據；此外，編輯還可以參看作者留言，對作者的問題給予回復，從而提高互動性。

在選擇審稿專家時，編輯可以打開審稿專家庫，通過搜索論文研究方向尋找領域相近的專家，并參考專家的信譽度、審稿周期與待審稿篇數等信息選擇合適的審稿專家。此外，在專家隊伍建設中，也可以通過專家的信譽度、審稿周期、審稿篇數等對專家隊伍進行優化，淘汰信譽度低、審稿周期長及多次拒絕審稿的專家。

4 系統優化

采編系統優化主要以適用性、創新性、信息多元化為目標，具體的執行與操作還需要技術支撐。

4.1 優化已有模塊，提升采編系統適用性

①版權保密協議提交。投稿流程中，可以要求作者先提交版權保密協議再進行下一步，以達到版權保密協議提交的硬性要求。當前大多數系統對作者提交版權保密協議并沒有硬性要求，加之作者對版權保密協議不了解［14］和編輯對版權保密協議的忽視，學術期刊常出現見刊論文未提交版權保密協議的情況。在國內，作者一旦向學術期刊社投稿， 就意味著將其作品的匯編權、（文字性）修改權、印刷版的復制權及發行權授予學術期刊社使用，這已成為約定俗成的共識［15］，但并不具備法律效力。簽訂版權保密協議有利于保護學術期刊的權益，便于學術期刊運作和制約“一稿多投”現象，能夠減免連帶責任［16］。通過采編系統強制作者上傳版權保密協議，一方面，在某種程度上彌補了學術期刊版權保密方面的漏洞；另一方面，系統可以做到妥善保管版權保密協議，允許協議實時下載，以防不備之需。

②突出留言板塊位置。互動性是采編系統的一個亮點。采編系統可以制作一個小彈窗，讓編輯登錄后即可一眼看到未回復的作者留言，從而進一步加強編輯與作者之間的互動。

③優化審稿模塊。通常情況下，編輯會讓專家通過系統對稿件進行審稿，而專家評審屬于同行評議。現在的系統多需要提交盲審，使用雙盲評審，而雙盲評審只是同行評議中多種方式的一種。隨著開放科學運動的興起，系統審稿不應拘泥于盲審模塊的設計，應使審稿模塊更靈活，達到既可以盲審又可以開放評審的目的，以便編輯選擇同行評議的方式與我國學術期刊同行評議改革趨同。

4.2 加入創新模塊，提升采編系統優勢

①加入排版用戶登錄模塊。當前多數學術期刊的排版由專業排版人員完成。相對審稿編輯，排版人員對排版后的頁面評估更準確。添加排版人員登錄模塊可以實現排版人員對新錄用論文進行實時排版，相比一次性給排版人員多篇論文的方式，這種排版方式更高效，并且能更快捷、更準確地收取版面費。

②增加作者對編輯、審稿專家對編輯的評分模塊。這個模塊主要用于評價編輯學術能力、工作能力等，同時，也可以用于研判當前的分稿是否合理。

③增加系統評價模塊。反饋意見能直觀體現系統的問題所在，能為系統的優化提供思路。因此，采編系統可建立一個系統評價模塊，讓作者、編輯、審稿專家等分別對采編系統進行評價并提出意見與建議。編輯可定期統計分析有價值、有操作性的意見，并將其提交給采編系統制作方，以便實時對系統進行優化，進而提升采編系統的適用性和操作性。

4.3 融合期刊新媒體平臺，提升采編系統的便捷性

2020年我國的4 931種科技期刊中：1 790種沒有官方微信公眾號，占比36.30%；3 552種沒有官方微博，占比72.03%［17］。2021年，微信月活躍用戶數量已經達到12.682億［18］，2022年第一季度微博的月活躍用戶已達5.82億［19］。不難發現，期刊的兩微使用率與兩微用戶量形成了鮮明對比，也體現了期刊利用“兩微”實現自身轉型的潛力之大。將采編系統與“兩微”相融合，與官網融合，與手機軟件融合，將采編系統、官網、公眾號、微博、手機軟件一體化，實現作者可隨時跟文、讀者可隨時看文、審稿專家可隨時審文，進一步提升采編系統的便捷性與適用性，拉近期刊與讀者、作者、審稿專家之間的距離，提高采編系統的使用價值。

5 使用建議

在使用采編系統時需要注意多種問題，本文就常見問題或易忽略問題提出以下幾點建議。

5.1 實時維護，防止黑客

現在的采編系統看似成熟，但在這個黑客橫行的時代，采編系統存在的任何漏洞都可能導致系統被攻擊，因此，一定要做好系統的實時維護工作。一般情況下，國內采編系統的后期維護是免費的，但維護效率通常不高。因此，采編系統的后期維護不僅需要系統負責人付諸行動，更需要編輯付出心血，需要編輯不定時以不同身份登錄系統，以保障系統正常運行。

5.2 及時發布公告，避免作者上當受騙

目前在搜索頁面搜索期刊官網后，排在頁面首位的通常不是真正的期刊官網，而是一些代投網站。同時，由于一些中介網站頁面與官網頁面十分相似，讓作者難辨真偽。因此，學術期刊初次使用或更換采編系統后，需及時在紙質期刊上發布公告，相關公告也要在一些與本專業相關的論壇中予以發布；另外，具備網絡首發資質的學術期刊可將公告作為網絡首發稿件發布在知網上。

5.3 切莫完全依賴采編系統

無論作者、編輯還是審稿專家，切莫完全依賴采編系統，重要材料仍需做好保存，以防不時之需。作者需要保留自己的初稿、修改稿、版權保密協議等；編輯需要記錄稿件流程，保存初稿、修改稿、版權保密協議及審稿專家意見等；審稿專家需要保存審稿意見、修改稿、修改說明等。

5.4 培養復合型編輯人才

采編系統的運用與優化需要一個會靈活使用系統、擅長解析信息的編輯。只會簡單登錄系統去編輯一篇文章并不能完全體現采編系統的價值，采編系統的目的是將瑣碎、重復性工作所耗費的人力轉移到信息的深度分析中。尤其在未來，采編系統與大數據分析軟件融合后，更需要能夠深度解析信息的編輯人員，通過系統提取、分析信息，總結歷年稿件投稿方向、當年錄用稿件研究方向、預判翌年的研究方向等，為學術期刊發展提供有力支撐。因此，需培養復合型編輯人才，以更好地利用采編系統收集分析更多有效信息，從而獲得有效分析結果，趨利去弊，推動學術期刊持續發展。