計量技術機構內部審核案例與質量管理探討

陳怡璇，王 偉

（1.晉城市市場監管綜合行政執法隊，山西 晉城 048000；2.晉城市綜合檢驗檢測中心，山西 晉城 048000）

1 內部審核的基本知識

內審工作由計量技術機構質量負責人依據機構質量管理體系文件要求提出并組織。質量負責人確定本次內審的內審組成員及組長人選，然后再由內審組編制內審檢查表組織實施。內審一般分為內審策劃、現場審查、審查分析、審查報告、糾錯改進5個步驟。內審一般要做到覆蓋所有要素（活動）、所有資源、所有崗位及部門，但要注意首次和后續內審的不同，首次內審務必全覆蓋，后續內審可根據計量技術機構平時工作實際以及以往內外審情況，有側重點、有針對性地開展內審。作為內審員，在進行內審前對審核依據至少要做到了解知悉，在內審過程中必須秉持公正、客觀和學習的態度，獨立于被審核活動，一定要站在計量技術機構風控管理的角度進行審核。內審流程圖如圖1所示：

圖1 內審流程圖

2 內審案例

隨著市場監督管理部門持續加強對檢驗檢測機構證后監督力度，以及“雙隨機、一公開”監督檢查的常態化管理，計量技術機構務必要警惕，時刻增強風控管理意識，不斷加強內審工作，努力提升機構技術能力與質量。某機構為依法設置的計量技術機構，在2017～2021年連續5年內審中共發現30個不符合項，以下為不符合項在審核要素分布統計（詳見表1、圖2和圖3）。

表1 不符合項在審核要素統計

圖2 內審不符合項分布

圖3 年度內審不符合項數量

從上圖、表可知，近5年內審開具的30個不符合項，對照JJF1069-2012《法定計量機構考核規范》和JJF1033《計量標準考核規范》要求，發現不符合多集中在人員、設備、文件、記錄、量值溯源、結果質量保證以及內審后的跟蹤驗證等環節，其中包括人員檔案信息不全、年度培訓有計劃有實施但未做評價；儀器檔案（包括履歷書、作業指導書）更新不及時，多次出現當年度計量標準穩定性記錄、檢定或校準結果重復性試驗記錄未填寫；校準證書未做計量確認，極少部分計量標準溯源時間不連續；原始記錄數據處理不當，數據單位丟失，部分缺少核驗人簽字；日常監督記錄未能提供監督試驗記錄及相關證據；實驗室部分儀器設備擺設未做隔離，一些標準器三色標識不全；質量管理體系有年度修訂未見體系宣貫證明；上年度內審不符合項在當年度又重復出現。近5年每年不符合項的數量基本維持在6個，分布在14個要素中。不符合項排在前兩位的分別為“6.4設備”占比最高超過三分之一，為33%，其次是“6.2人員”占比為23%，兩者之和超過50%，人員和設備的不符合項目幾乎每年都出現。

3 該機構內部審核存在的問題

該計量技術機構近5年的內審工作，總體來看，人員、設備問題是年年審，年年審出問題，而且每年都會有新的不符合項目出現。出現這些問題的原因，筆者歸結為以下幾個方面。

一是管理層的重視程度不夠高。管理層未從質量管理的角度深入理解內審的重要性，實驗室質量管理工作的有效、有序運行，既取決于實驗室在檢測、校準中做好過程控制，更依賴與自身的內部監督，作為八大計劃中的“內部審核計劃”，可以幫助實驗室及時發現工作中存在的問題，不斷完善和改進質量管理體系。管理層多將內審作為一項管理業務工作目的為完任務，多流于部署，不關心審核結果，能應付外審就行了。

二是內審員素質參差不齊。雖參加內審的內審員均是通過內審員培訓取得證件后上崗，但有證不代表有能力，因為內審員培訓多以CNAS CL01：2018《檢測和校準實驗室能力認可準則》或者RB/T214-2017《檢驗檢測機構資質認定能力評價 檢驗檢測機構通用要求》作為培訓材料，計量技術機構（未通過CNAS認可）的內審員在實際內審中還需要轉換成JJF1069-2012《法定計量檢定機構考核規范》、JJF1033-2016《計量標準考核規范》和本單位的管理體系。內審既要覆蓋全要素、還要覆蓋全過程、全部門，部分內審員在分配的審核領域相關技術專業知識缺乏，多是泛泛地看待問題，問題多關注在面上，不能保證內審工作的公正性、客觀性和有效性。該機構每年都有6個不符合項提出，但每年都會有1～2個新問題出現，那是否還有深層次的問題未被內審員提出或者說找出。

三是內審的策劃和實施過于草率。內審工作是一項系統工作，內審計劃通知發放、內審工作的啟動、內審組員的確立、內審檢查表的編制、文件、記錄、報告及現場的審核到最后內審報告的形成，需要環環相扣，層層遞進。實際內審中，質量負責人多會組織召開首次、末次會議，內審過程中會聽取各內審組的匯報，但在內審中內審組與被審核部門發生爭執或被審部門不配合內審時，確沒能及時參與解決協調。內審組長在安排內審時，多是現場審核在前，內審檢查表在后，導致內審員審核時多以固化自身內審經驗來內審，內審程序顛倒。再者是內審中對往年的內審不符合項以及后續跟蹤驗證關注度不高，所以才會導致同一個要素“6.4設備”年年反復出現。內審在改進質量管理體系方面沒有起到應有的作用，成為擺設。

4 如何更好地發揮內審的作用促進質量管理

4.1 統一認識，做好內審頂層設計

國務院《計量發展規劃（2021—2035年）》要求計量技術機構要有力推動實驗室質量建設，提升計量能力和服務水平，全面開啟計量事業發展新征程，推動經濟社會高質量發展。2023年年初，中共中央、國務院發布的 《質量強國建設綱要》中指出要“牢固樹立質量第一意識”“加強全面質量管理”“著力提升產品、工程、服務質量，著力推動品牌建設”。計量技術機構生產的產品就是證書/報告，其生存的動力就在不斷降低證書/報告的時效率、差錯率，提升證書/報告質量，提升技術服務能力。作為最高管理者或是說管理層，一定要清晰地認識到質量在機構運營中的作用，務必要高度重視內審，深刻理解內審對改進質量管理體系、推動質量管理體系高效運轉的意義。質量負責人是內審的提出者、組織者，但內審作為發現和驗證管理體系運行最便宜、最實用的工具，單有質量負責人還不行，管理層也要加入到內審工作中來，作為輔助配合內審員完善內審方案、優化內審方式、及時分析糾錯。對標單位質量方針和質量目標，還需注重機構品牌建設。對內審發現的不符合項，要時刻保持風險意識，緊緊抓住“質量”不放手，結合往年通盤考慮，不斷提升日常業務水平，防止同一問題反復發生砸了招牌。

4.2 精化流程，運用好標準化，改善內審質量

推行計量技術機構內審精細化、標準化管理，通過對內審中各關鍵環節、重點要素的標準化、精細化管理，實現整個內審過程的質量控制，進而改進單位質量管理體系。內審工作一般會安排兩天時間，時間緊任務重，兩天時間既要做到審核精準抽樣，還要找到問題，沒有精細化、標準化的準備安排是無法實現的。那么怎么實現呢？一是作為最高管理者或管理層，要做“會前動員”，讓每一位職工都知道一年一度的內審工作要開展，引起大家的高度重視；二是作為質量負責人，需統籌組織好內審，制定好年度內審計劃，選定好內審員，安排好內審員與被審核部門的銜接，做到內審策劃實施標準化；三是內審組及組員一定要根據單位實際編制好內審檢查表，檢查表要接地氣，審核要注重資料審核與現場詢問相結合，對照質量方針與質量目標，多看多查多問，講證據重實效，客觀工作，不走馬觀花。四是糾錯要及時，長期跟蹤不能少。內審不是“單程”，是“往返”，需要形成閉環，內審組要督促不符合項部門糾錯、更正、改進。最后將內審報告輸入單位質量管理體系評審。

4.3 抓好內審隊伍建設，提升業務素養

質量管理體系“人機料法環測”六要素中人是排在第一位的，人是機構發展壯大的基石，是質量管理的核心。內審工作質量與內審員的素質密切相關，機構要真想提升內審質量，適應新時代發展需求，就需要持續加大對內審員隊伍建設，提升業務技能。一是不斷加強業務理論的學習培訓。機構應每年組織針對內審員的外部或內部培訓，既要幫助內審員熟悉掌握CNAS CL01、RB/T214、JJF1069、JJF1033、JJF1059.1以及機構《質量手冊》和《程序文件》等相關管理體系文件及運作，還要精通機構授權領域基本專業知識；二是增強實戰經驗，在實戰中見真章。重點關注現場審核，現場審核是內審質量好壞的關鍵一環，內審員要秉持客觀、公正的職業素養，“多聽、多看、多問、少說”，不偏不倚、真實準確的審核每一個要素，不放過任何一個證據，不主觀臆斷。審核不符合項的提出要有理有據，要基于機構風險管控措施，要多從服務客戶的角度。三是做好內審傳幫帶。傳就是要傳承單位優良作風，將內審中好的風尚傳給年輕人；幫就是要幫助解決內審過程中遇到的問題、麻煩，教導其內審技巧、方式方法；帶就是要帶動年輕內審員成為單位質量管理提升的骨干，給年輕人搭臺，讓其挑大梁、當主角。

4.4 利用信息化手段，做好數字內審

數字經濟已經融入生產生活的方方面面，傳統的內審手段隨著數字時代的到來必然無法滿足質量管理的改進，不能及時發現問題及時糾錯起到預警效果。因此，機構需利用信息化手段，做好數字內審。一是建立內審數據庫。將往年內審外審工作數據、信息、資料進行收集匯總形成內審數據庫，有效保存，索取方便。二是強化數據分析。應用大數據手段通過多方位多維度研究內審數據，深入挖掘數據中隱藏的風險，精準防控，持續改進。三是加強內審數據與技術記錄數據配合，降低證書/報告差錯率，提高客戶滿意度。

5 總結

總之，內審是一項系統化的質量管理體系驗證改進工程，是一項需要實驗室全員參與的工作。實驗室管理體系要想全面有效的提升其中就需要高質量的內審。作為計量技術機構，要深刻領會認識內審工作的重要性，要充分發揮內審工作的監督作用，不斷加強內審人才隊伍建設，推動內審工作精細化、標準化，有效利用好數字內審的方式，持續提高實驗室體系運行適宜性、充分性和有效性，真正體現內審工作的價值與效用。