財務報銷管理中存在的問題及規范化建議

李敏

摘要：隨著社會進步，事業單位體制改革不斷深化，勘測設計行業生存發展面臨層層考驗，加之部分重復性工作逐漸被人工智能替代，執行企業會計準則的自收自支事業單位在風起云涌的市場競爭中將面臨更多實質性的挑戰。據此，財務報銷管理工作也應不斷探索創新，謀求轉型，以期順應單位管理需要和市場發展要求，在經濟社會發展和財政管理大局中充分發揮會計基礎工作服務功能。本文基于當前工程勘測設計行業自收自支事業單位的角度，分析財務報銷實踐管理中存在的現象和問題，并針對性提出規范化解決建議，以期提高單位財務管理效率和服務水平。

關鍵詞：報銷審核；財務管理；財務制度

財務報銷審核是單位財務管理的重要組成部分，提高報銷審核的速度、效率與審核質量對單位財務管理高效運轉，保障單位職能正常行使有著重要作用，也是風險管理控制過程中的關鍵環節。財務部門作為單位發展中的一個重要職能部門，費用支出報銷審核是財務管理的關鍵環節，費用報銷的合規性、合理性一定程度上影響著單位賬務處理、稅收管理、資金的使用效率甚至是單位是否能正常可持續發展。而工程勘測設計類的事業單位財務報銷業務具有一定特殊性，財務管理上雖屬于自收自支事業單位但執行的是企業會計制度，資金既未納入財政國庫集中支付管理，資金流向也不屬于財政撥款，介于企業與事業單位體制之間的經營模式。如被稅務認定為一般納稅人，應按現代服務中的研發與技術服務繳納增值稅，即在事業單位體制管理制度模式下實行企業化管理，財務報銷標準應以財政部門發布的相關政策制度執行，同時應注重費用報銷票據、合同等附件審核，在規范進行賬務處理的前提下計算繳納各項稅費。在財務報銷管理過程中，容易出現制度建設不完善、職工未能深刻領會報銷要領、報銷流程繁冗、領導缺乏足夠重視、財務人員專業水平參差不齊、會計信息化建設落后等問題，造成報銷審核管理流于形式、內部控制管理缺乏監督機制等一系列問題的發生，造成資金管理效率低下，影響單位持續健康發展。

一、財務報銷管理中存在的問題

（一）財務制度不健全，執行力薄弱

健全的財務制度管理體系是事業單位經濟管理工作得以順利運行的重要保障。制度建設與執行是財務管理工作的根本，倘若財務制度不完善，缺乏整套有關報銷的管理辦法或者操作規范，不能很好地指導業務部門報銷實踐。主要表現為事前領導缺乏對制度制定足夠重視；過于強調報銷審核的事中控制，審核過程中礙于情面、細節把握過于粗放；事后缺乏監督考核機制等。當前，我國事業單位的財務報銷工作通常實行分級授權審批制度，在一定金額范圍內由分管部門領導、財務部門分管領導在費用報銷單上簽字之后才能實現審批，超過金額上限需由單位負責人審批。實際上經手人是經濟業務事項發生第一當事人，應對業務發生和票據開具的真實性負責，所在部門領導應根據財務報銷制度標準和要求，對業務真實性、原始票據的合規性進行初次審核，實際報銷過程中業務部門從當事人開始審核簽字流于形式，片面認為但凡和數字有關的事項皆為財務部門職責，費用報銷審批走完財務審核崗發現問題后予以駁回，進而促使財務報銷進程滯后，加劇部門間溝通障礙，這些情況在一定程度也可歸結為制度的不完善所導致的結果；此外，財務經營風險意識匱乏，缺乏有力的監督制度，許多單位內部控制管理制度也只是制定后掛在墻上、寫在紙上的制度，實際的執行情況不容樂觀。部分事業單位只有一個完整的審核制度，沒有意識到監督機制對于財務報銷的重要性，并未針對“虛假”報銷、“重復、錯誤”報銷當事人制定相應獎懲制度；財務審核也未設置專職專崗，存在事務繁多、一崗多責等情形，造成審核管理疏漏，財務內部管理混亂。

（二）制度認知有偏差，控制環節薄弱

隨著國家財政資金監管日趨加強，事業單位費用報銷和人員經費發放審核更加嚴格，審計和巡查力度增強，單位規范制度建設和內控管理迫在眉睫。面經濟業務發生應符合客觀實際生產經營所需，業務部門費用報銷時對報銷事項所需原始附件并沒有概念，不知道事項完備性以及發生的前后邏輯嚴密性。加之財務部門報銷制度主要通過單位自動化辦公軟件上傳發布，并未針對具體費用報銷項目發布詳細操作指南。由于勘測單位人員經常外出測量，關注和研究內網制度時間甚少，對財務報銷有關規定不熟悉，導致報銷票據開具不符合規范，報銷單填寫隨意性較大，各部門準備原始報銷附件良莠不齊；其次當事人應該對業務發生的真實性負責，是否按照制度標準和要求執行，應做到事前審批、事中控制、事后監督，業務發生的第一責任人就是部門領導，部門領導才知部門人員工作動向，如果存在內控管理不嚴，部門上下人員“沆瀣一氣”，極易導致日常財務報銷并不能真實反映資金流向，審核監督職能流于形式，甚至出現一些不必要的開支和花銷，為預算資金違規列支埋下隱患，最終使單位成為審計巡查重點對象。

（三）領導缺乏足夠重視，財務人員專業素養有待提高

從“打算盤”手工記賬到會計電算化，電算化會計發展為當今會計信息化管理，稅制改革，財稅制度更新迭代，財務人員不學習根本無法勝任崗位工作。縱觀當下，精于數據分析、知曉大局意識、懂得與時俱進的財務人員相對較少，大多事業單位缺乏專業的財務審核人員，很多只是照章辦事，憑經驗審核報銷，對于財務報銷工作的職能理解不全面，在一定程度上影響到了財務管理的質量；領導者對于內控管理風險認知上缺乏足夠重視，在許多管理層眼中內部控制是一種只會增加管理成本而不會增加收益的擺設；加之單位“一支筆”報銷頂層流程設計，很多單位都是領導審批后走財務復審，即使領導審批出現錯誤，也不會在第一時間查驗費用合理、合規性，財務監督作用沒有發揮實質性的作用，財務管理工作漏洞百出；隨著電子發票改革不斷深入，現行稅收制度下增值稅發票種類和形式多樣，紙電發票、數電發票接踵而至，稅收管控力度也在不斷增強，在一定程度上方便報銷人員的同時，提升了稅收管控效率。但就目前很多單位財務管理來講，在并未完全實現會計信息化管理的情形下，費用審核問題上面臨了極大挑戰。如何把握員工發票重復報銷問題，成了當下財務稅收管控一大痛點，也給財務人員工作帶來極大不便，以至于大部分時間花在了整理表格、統計數據、匹配數據和問題查重上，簡單片面的去整理，一旦人員換崗更替，工作交接或者在沒有理清工作思路時，很容易造成工作疏漏，甚至能否在企業所得稅前合規扣除也成了單位稅收難題。面對這些新問題、新情況、新挑戰要求會計人員持續提升素質，加速轉型。

（四）會計信息化建設滯后，管理問題突出

隨著經營業務逐步市場化，行業規模越來越大，覆蓋業務范圍越來越廣，給工程勘測設計類行業事業單位的財務管理工作帶來一定阻力。使原本會計處理效率低下、會計信息可靠程度降低、會計處理成本居高不下等問題暴露得一覽無余，尤其是近年來國家稅制改革，紙質發票已不再是唯一的稅前扣除憑證，逐步推行紙電發票、數電發票，實現無紙化以票控稅。傳統核算型財務管理已經不能滿足單位高質量發展要求，如果仍然停留在財務紙質檔案管理，提交各環節逐級審核的狀態，發票重復報銷問題屢見不鮮，合同附件報銷不規范，不易找出工作差錯的同時，導致財務工作效率極為低下。會計信息化建設在營商環境、宏觀經濟政策調控中發揮的作用越來越突顯，創新財務管理模式，改進工作方法，會計信息化改革已成為必然的發展趨勢。

二、財務報銷管理問題的規范化建議

建立健全的財務管理制度和費用報銷手冊，保證會計信息質量、規范會計程序，進一步提升事業單位整體經濟管理水平，增加單位經濟效益。

（一）梳理財務管理制度，優化報銷審批流程

財務制度須與時俱進，并不斷適應業務發展的需要和市場發展要求。近年來隨著工程勘察設計行業快速發展，為進一步落實經營發展戰略，規范財務費用報銷，財務制度化管理已經成為單位內部控制過程中的一項重要任務。應根據日常費用報銷中出現的問題，結合最新財政部門編制的報銷制度標準和規范準則，逐步修訂財務管理制度和報銷操作手冊，按費用開支類別等依據文件將開支標準、聯簽流程、費用報銷審批資料和附件要求分別羅列，使業務部門人員清晰報銷要求，當好費用報銷審核的“第一責任人”，進一步提高財務報銷工作效率，強化會計核算和監督職能。即從原來的單位負責人前置審批管理制度，轉變為費用報銷審核前置復審制度。“三重一大”事項應實行班子成員集體決策聯簽制度，逐級上報主管部門審核、當地政府審批；單位經費開支實行分級預算、逐級審核、授權審批制度，從業務經辦人開始，部門負責人對業務發生的真實性、合理性審核，經財務部門費用報銷審核崗對票據合規性和金額準確性復核后，報至分管部門領導、財務分管領導審批后提交出納支付，會計根據付款后憑證入賬，逐步規范財務報銷管理，建立一套有效的、科學的、合理的制度管理流程體系。

（二）重視財務管理，強化報銷責任意識

各部門應重視內部控制管理，注重加強部門間溝通交流。財務部門制度修訂不局限于在部門內部展開討論，在不違反財政、稅收、會計法等相關制度法規要求前提下，結合各業務部門實際情況，制定適宜單位發展的財務制度體系。制度正式修訂完后以紅頭文發文形式通過單位OA系統及時發布，財務部門可定期或不定期實地組織各部門人員，進行費用報銷或稅收等相關的主題培訓，讓員工內心搭建起誠信做人的制度理念，注重報銷業務的真實性和合理性。同時在新稅制推進改革進程中，如個人所得稅匯算清繳、勞務費報酬發票代開、合同簽訂涉稅常識等問題，可依據實際情況需要制作“掌中寶”操作手冊或稅收知識“小錦囊”，發布于單位對外微信公眾號或者交流群，便于各部門實時接收學習。業務經辦人只有清晰知道財務報銷辦理的具體流程，報銷審核必備原始資料要求、各級領導的審批權限后才能有效完成報銷手續。各部門領導應重視財務管理信息的重要價值，強化部門責任落實擔當，降低因虛假或重復報銷引發的財稅管理風險，防范徇私舞弊的行為發生，減少因虛假報銷給單位帶來的經濟損失。

（三）加強人才隊伍建設，深化財務管理體系改革

加強對財務人員的相關管理首先應當在人員的選用上嚴格把關，需具備良好的職業道德修養和專業能力素養，除每年繼續教育外還應關注國家財稅制度的變化，培養終身熱愛學習的習慣，不斷提高日常解決問題的能力和工作效率。做到提升專業技術服務能力的同時，讀懂政策、用好政策，開源節流，提升資金使用效率；其次應建立崗位競爭激勵機制，提升財務人員思想素質，明白自身崗位職責在單位發展中的重要性作用，避免出現思想上不穩定，工作中不積極，從而出現管理職責混亂的局面；再次可針對崗位設立相應的獎懲制度，激發財務人員對于本職工作的熱情，讓其有主動提升自己的專業水平的思想以及道德底線；最后，單位應建立運行良好的監督機制，不僅僅是財務人員對單位資金使用安排的監督，也是對財務人員本身工作進行監督，要定期開展各類專項培訓，加強財務人員的法治觀念，提升責任意識和風險意識，創造一個良好的監督環境。堅持崗位職責不相容原則，由出納、會計人員和財務主管三方進行相互制約，協同業務發展要求，充分發揮會計工作基礎性服務職能，提高財務管理水平。

（四）多部門協同管理，提升會計信息化服務水平

財務管理工作效率和水平提升，要依托單位各部門之間協作與配合，在現行管理體制下，財務軟件系統不僅僅是財務部門使用，上升到ERP管理信息系統或者新型財務共享服務模式，搭建人力資源平臺、資產管理平臺、合同管理、采購管理平臺、財務管理平臺等部門數據融合，建立起信息交互渠道，避免流程再造，進一步降低由分區辦公帶來的“信息孤島”效應，實現各部門數據共享，尤其是數電發票普及后，可將財務軟件升級為云上端口，實現與上下游企業及政府稅務系統之間信息共享，推動構建業財融合管理，會計職能從原來的報賬、算賬、記賬向價值管理、戰略投資、輔助決策等職能持續性升級；另外費用報銷提交線上審批后，應明確各部門職責權限、訪問查看權限，進一步完善使用人電子簽章管理。原始附件根據審批要求逐張上傳，流轉至各部門領導審核后，財務部門進一步審核票據合規性和金額準確性予以支付，連接線上網銀系統，以高質量的電子數據作為記賬依據，提升財務管理效率，將基礎工作智能化、復雜工作信息化，推動會計工作數字化轉型，實現財務全流程“無紙化”管理。

三、結束語

費用報銷工作是財務后續工作的開始，它如同一面鏡子，關乎著單位資金安全、賬務處理規范與稅務合規與否，也同樣關乎每位員工的切身利益，它也是會計工作開始的起點，審核不夠仔細后續將導致一系列問題產生，進而影響財務信息的準確性、合理性和真實性。因此，事業單位應加強財務報銷流程管理，探索財務報銷管理模式的創新路徑，進一步提高財務管理服務能力，助力單位持續健康發展。

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