圖紙類檔案管理標準及數字化創新策略研究

魯 松，劉利峰

（華北理工大學，河北 唐山 063000）

工程設計圖紙屬于設計人員和施工人員溝通的紐帶與橋梁，在項目建設中起到了重要作用。創新與改革是推動社會發展和進步的動力，只有不斷創新檔案管理工作的管理理念，才能夠提升檔案管理工作的整體水平和質量。在信息技術崛起和發展的時下，若想切實提高圖紙檔案管理工作成效，設計單位便要將數字化管理作為重點，結合相關法律法規制定圖紙檔案的數字化管理計劃，為檔案管理工作提供可靠的保障。

1 傳統圖紙類檔案的特點

1.1 數量繁多

工程設計圖紙主要以工程實際情況為中心進行檔案存放，每張設計圖紙均涉及了從前期可行性研究到工程最終結束的全周期過程。工程設計圖紙的形成通常要經過大量分析、研究設計等流程，在工程項目中起到了至關重要的作用。伴隨新工程項目的增加和時間的推移，工程設計圖紙的數量日益增加，由于每一份工程設計圖紙都擁有相應的保管價值，檔案要存放完好不得銷毀，為圖紙類檔案管理工作帶來的較大壓力，檔案管理人員工作量的增多，以及紙質檔案存放占用更多的庫房，都不利于圖紙類檔案管理工作的有序開展。

1.2 分類保管

工程設計圖紙在工程項目中具有較高的參考價值，對于不同項目，工程設計圖紙中的內容同樣存在差異，圖紙的專業性較強，管理的目的則在于滿足工程不同階段中的參考需要。在存放圖紙類檔案之時，會采取不同類型項目工程分類保管的模式，使檔案管理具備系統性特征，便于在施工人員使用圖紙檔案時可迅速按照檔案的項目類型、技術等分類進行定位，為工程建設的順利開展提供了資料支持。管理人員在保管圖紙類檔案使，應該嚴格按照工程項目分類做好整理、歸納、存放等方面的工作。

1.3 通用性強

工程項目的設計、建設等環節均與圖紙類檔案密切相關，擁有保存工作歷史和施工經驗等的價值，可以在今后同類工程項目設計、施工中提供可靠的數據和信息支撐。在實際建設中的部分工程項目，盡管內容有所區別，但在設計、技術、工藝等方面會存在相似、相通之處，說明工程設計圖紙存在較強的通用性。在實際開展工程設計之時，可借鑒過去的圖紙類檔案，有利于避免重復工作，從根本上縮短工程項目前期準備的時間，提高了工程項目的設計速度，降低了工程設計的投入成本，保證了工程建設的質量和效率。

1.4 多變性強

工程設計圖紙的產生來源于對工程建設從技術、成本、步驟等多層面的設計與規劃，屬于工程項目設計人員按照實際工程情況擬定的工作結果，帶有一定的主觀性。有時會在工程項目建設中因突發情況而產生計劃變更的情況，此時便需要對原本的圖紙類檔案進行補充、調整等，部分圖紙甚至要經過多次修改或作廢，重新按照工程項目建設情況對圖紙進行制定。工程設計圖紙的變更不可避免，針對圖紙檔案的多變性，需要檔案管理人員盡快掌握圖紙類檔案的修改狀況，避免為工程項目帶來損失。

2 圖紙檔案數字化管理工作創新的必要性

數字檔案是在網絡計算機時代下產生的，由于需要依托于網絡技術和計算機的使用，來實現整理虛擬檔案信息工作，相較于以紙質等檔案實體為載體的手工整理方式來說，存在著巨大的變化。主要表現在三方面中：

2.1 名目更清晰

以往針對于立卷的整理，是以“件”為單位，而由于電子檔案具有非實體化、虛擬化的特點，整理電子文檔就變成了整理“非實體”。而“件”是電子文檔整理期間文件歸檔的單位。檔案數據信息單元為“件”，在實際展開整理期間，先依據一定特征，通過檔案軟件管理系統設計多角度的整合相關文件，以此整理成目錄形式。為此，整理工作進行期間，在電子文檔中，傳統的案卷已經不復存在，傳統手工的各種整理模式也消失匿跡，包括：裝訂、立卷、組卷等。

2.2 便于長久保存

全程管理和監控產生電子文件再到最終永久性保存和銷毀的經過叫做全程檔案管理模式。產生電子文件再到永久性保存或者是銷毀，在電子文件時代中是一個完整的經過，并且不再像紙質檔案文件一樣易于區分各個階段間的界限，這便更要高度重視動態化的監控電子文件從形成、保管、轉運、銷毀、使用等全部經過，以此保證電子檔案文件的可靠性、完整性、安全性以及真實性。

2.3 功能更完善

檔案管理與電子文件在前段控制形式的網絡環境下已經難以對不同工作流程之間的界限進行清晰劃分，管理檔案開始于歸檔文件轉化為相關檔案，而是對形成文件的階段進行了延伸，在設計管理電子文件系統期間，便就參與其中，在系統功能設計中融合管理電子文件的要求。例如，在電子文件管理系統中，如若涉及巨大的電子文件數量，就需要預先設置各種功能，包括：期限保管、歸檔范圍等，在收到或者是生成文件期間，就能夠展開前段鑒定和動態化歸檔，從而確保電子檔案歸檔的安全性和穩定性。

3 圖紙檔案管理創新對策

3.1 制度的創新

檔案管理制度的創新是創新檔案管理工作的主要內容，促進著檔案管理行業的進步和發展，保證檔案信息管理的統一性和集中性。根據研究和調查我國管理檔案相關工作情況可以得知，現階段，制定的有關于圖書管理檔案信息的相關體系和制度缺乏健全性以及完善性，難以將管理檔案的效果充分發揮出來。雖然針對于檔案管理，有關單位與各個部門正在不斷加強重視程度，但是由于缺乏強有力的建設信息系統力度，難以對硬件設施和軟件設施進行有效優化。因此，需要確保檔案管理標準制定的統一性和完善性，明確檔案管理工作規范和標準的最終目的；還可以推廣集中管理檔案信息，依托于現代化科學技術的使用，確保檔案信息管理自動化作用的實現。

3.2 增加工作創新特色

現階段，圖紙檔案服務工作局限性較大，體現在查閱和使用的檔案僅限于本單位所產生的，而沒有深入分析和研究怎樣將本單位檔案對接外界，以此更好地服務于社會。針對于傳統登門查詢檔案的服務模式，檔案管理相關部門應當勇于做出改變，將被動服務朝著主動服務方向變化，通過對現代化計算機技術的使用，建立遠程服務機制。創建計算機檔案管理系統，依托于計算機數據信息處理的功能，構建局域網絡，有效連接單位內部的各個科室，切實達到一體化文檔和自動化各環節的效果，實現共享資源，提升使用資源的效率。管理方法的更新是檔案管理工作創新方法的重要手段，積極朝著現代化檔案裝備技術方向努力，主動處理和解決傳統手工操作方式中的不足之處，通過對多種現代化技術的使用，提升管理工作的整體質量和效率，加強其中的技術水平與技術含量，從而實現檔案管理手段的有效創新。

3.3 管理思路的創新

圖紙檔案管理工作缺乏先進的工作方式，并且工作內容單一乏味，導致一些管理檔案工作人員創新欲望和創新意識嚴重不足。在實際工作中，部分檔案管理工作人員依據傳統模式進行工作、循規蹈矩、依賴于傳統方法與理念，不清楚市場檔案資料所需的實際情況，檔案管理工作是否對現階段社會需求相滿足以及相關科學技術發展形勢怎樣等，上述這些內容了解甚少，更別說檔案管理模式思路的創新，隨著時間的推移，就會導致檔案管理與時代脫軌，難以提升工作效率。想要切實對此種狀況進行改變，就需要積極改善檔案工作的工作模式，將事后搜集模式朝著事中參與事前介入的工作理念方向轉化。只有高度重視工作理念的創新，才能夠依托于先進觀念和服務，順應時代發展的潮流與趨勢，從而有效提升自我的核心市場競爭力。

3.4 提升工作人員素質

創新檔案管理工作在數字化檔案改革中關鍵是提升有關管理工作人員的職業素質，這為實現信息化、科技化管理檔案提供了方向。第一，針對于自我信息技術能力和水平，檔案管理工作人員要積極進行提升，積極主動的加入與培訓教育有關的學習活動，努力了解和熟悉現代化的理論知識內容和操作技能，提升信息化管理檔案的整體能力和水平，從而為社會大眾提供更好、更周到的服務。第二，作為一名檔案管理工作人員要時刻維持較高的職業道德水平，包括：忠于職守、愛崗敬業、高度的責任感等。在實際進行管理檔案工作期間，要認真檢查其中可能涉及到的一系列問題，并及早地展開處理和積極，要按照一絲不茍、認真負責的原則處理工作，確保順利開展檔案管理的創新工作。第三，作為一個領導人員，管理者對工作的狀態和態度起著直接影響，為此，對管理領導者的創新能力進行提高十分重要，在工作中，管理領導者要時刻保持積極的工作態度，進而為創新檔案管理工作提出有用的建議和意見。

4 圖紙類檔案數字化管理標準設計方案及效果

4.1 設計方案

圖紙類檔案的數字化管理工作主要包括兩個層面，即按照檔案庫中已有的紙質檔案，選用掃描的方式進行數字化處理，使掃描完成的電子文件圖紙擁有特定的簽名，與紙質檔案內容一致且無法做出修改，保證了檔案的原始性、真實性；對于工程設計中產生的圖紙數字化文件，借助信息技術的力量，結合CAD或BIM技術，與圖片文檔管理軟件加以結合，構成數字化資料的收集、歸檔工作體系。為此對于圖紙檔案管理標準采用了以下設計方案：①以往的圖片文檔管理軟件難以適應基于數字化文件管理的工作模式，對于新型管理軟件加以投用和實施。②搭配歷史性紙質檔案數字化掃描工作，制定出了符合國家標準與設計單位自身實際情況的紙質檔案數字化工作標準，根據制定的標準對于所有已經歸檔的紙質檔案進行數字化掃描。③針對實時生成的工程設計圖紙檔案進行收集與歸檔工作，按照設計資料歸檔操作管理標準，使檔案的收集工作得到規范，明確規定圖紙的修正、簽名等相關問題，讓數字化檔案在原則性問題上能夠得到制度支持。④硬件上準備了計算機、掃描儀、服務器等數字化設備，軟件方面優選專業性、安全性、拓展性較強的綜合性數據庫檔案管理軟件——SQLServer。軟件集成了C/S和B/S架構，軟件功能上主要涵蓋了六個模塊，軟件安裝、系統設置、檔案管理、安全操作、軟件升級、網絡查詢，助推數字化圖紙類檔案管理工作的高效完成。檔案錄入人員可借助互聯網技術，分擔檔案錄入的工作量，由檔案管理人員進行嚴格審核，提高了工程圖紙檔案的錄入成效。⑤為解決數字化檔案的簽名與紙質文件一致性的問題，單位采用了統一管理模式，在設計人員的計算機位置安裝打印控件，及時提交打印文件，計算機會自動存檔處理和提取圖紙文件的屬性，用二維碼表示數字化檔案的版本，使存檔的文件和打印輸出的紙質文檔統一，不會發生歸檔遺漏的問題，在輸出完成后，可通過掃描二維碼自動提取出圖紙文件的屬性內容完成歸檔任務。在工程項目開展初期，為了降低由于圖紙更改發生紙質檔案和數字化檔案不一致問題的幾率，對檔案的輸出流程還進行了相應的調整。

4.2 實施效果

經過數字化管理處理之后，圖紙類檔案已由紙質載體轉化為了電子載體，實現了節約成本、提升使用效能的目標。①工程設計人員可直接使用計算機進行圖紙檔案的查閱，不必再前往檔案部門。②檔案數據庫中的數據不再是以往的條目數據，而搭配了各種格式的電子檔案，如能夠編輯的doc、dwg文件，只讀用的pdf、dwf文件，供打印的plt文件等，各類文件均會在工程設計相關工作中發揮出應有的價值。③紙質檔案除了底圖與文本原稿以外，歷史檔案中的文本打印稿可予以銷毀，降低了至少每年新增加的圖紙檔案50%，控制了檔案庫庫存量的增長趨勢，節約了檔案倉庫容量與人力管理的投入成本。④數據庫條目中的各類數據信息主要由系統自動提取生成，緩解了錄入人員繁重的數據輸入工作，提升了工作效果。⑤設計中可利用數字化圖紙檔案中的目錄、圖簽等功能，保證了檔案管理的實效性。

5 結束語

綜上所述，數字化建設達成了圖紙類檔案由紙質轉變為數字化載體的目標，是檔案管理的重要創新和變革。因此，設計單位要繼續加強檔案管理數字化工作，在實際工作中針對性解決遇到的問題，通過綜合利用檔案管理軟件、完善紙質檔案錄入工作、采用先進數字化管理制度等手段的運用，帶動我國檔案管理事業的長遠發展。