電網(wǎng)物資協(xié)議庫存采購管理模式分析

吳曉倩

（國網(wǎng)天津市電力公司物資公司，天津 300300）

隨著電力需求持續(xù)性增加，國家電網(wǎng)架構快速擴容升級，電力物資采購實際數(shù)量和金額快速增長，公司對采購物資管理標準及要求愈發(fā)嚴格。為從本質(zhì)層面解決該瓶頸，電力企業(yè)實施協(xié)議庫存招標采購模式，按照企業(yè)物資實際需求進行合理劃分，將擁有承接能力的供應商納入框架內(nèi)，作為后續(xù)戰(zhàn)略合作供應廠家。基層項目負責人員應結合實際物資采購需求，在合約期限內(nèi)確定最佳供應商進行合作，以此生成項目專用物資訂單，促進各環(huán)節(jié)工作實施更具規(guī)范化。

1 協(xié)議庫存采購管理分析

電網(wǎng)企業(yè)為了提升物資供應的響應速度，優(yōu)化庫存結構，以供應商庫存管理理論作為基礎，形成了協(xié)議庫存供應商庫存采購管理。協(xié)議庫存是指電網(wǎng)企業(yè)作為物資需求單位，對未來一定時間內(nèi)的物資需求進行預測，對需求物資制定標準的技術規(guī)范以及物料編碼進行分類，通過招標的形式確認需求物資供應商，最后與供應商簽訂框架采購協(xié)議，由需求單位進行具體的物資需求申請，按照協(xié)議直接分配給供應商。通過協(xié)議庫存的方式，供應商會提前進行生產(chǎn)，將需求物資備貨在自己的倉庫內(nèi)，因此當需求單位有物資使用需求時，供應商能夠直接進行供貨，從而縮短了供應周期，為工程建設爭取時間，同時需求單位自身庫存壓力也會降低，減少運營的成本。隨著電力企業(yè)的不斷發(fā)展與業(yè)務規(guī)模的擴大，導致了現(xiàn)有協(xié)議庫存的供應商數(shù)量大且分布范圍廣，目前的協(xié)議庫存供應商能夠穩(wěn)定保持在100 家以上，并且每年還會有數(shù)個批次新增協(xié)議庫存供應商，這對協(xié)議庫存?zhèn)湄浐瞬閹砹溯^大的業(yè)務壓力，因此對協(xié)議庫存采購管理管控策略進行優(yōu)化已經(jīng)到達了刻不容緩的階段。此外，為了優(yōu)化營商環(huán)境，在低壓業(yè)擴以及架空線入地重點工程等一系列項目物資供應壓力較大，尤其是線路、塔材類等物資時長遇到需求高峰，因此如果協(xié)議庫存供應商庫存儲備不充分，將會產(chǎn)生較為嚴重的物資供應問題[1]。

2 相關理論概念

2.1 協(xié)議庫存采購管理理念

傳統(tǒng)的庫存管理主要解決的問題即為如何把控訂貨量與訂貨時間，大批量、小批次訂貨能夠減少訂貨費用，但卻會增加倉儲費用；過早訂貨能夠防止缺貨，但也增加了倉儲費用。因此需要尋找最佳的訂貨量與訂貨時間。這樣的庫存管理方式具有一定的合理性，但是從整個供應鏈運作來看，僅僅通過這種方式對庫存進行管理明顯是不夠的，其信息傳遞效率較低，無法控制庫存管理過程中的不確定性。

而協(xié)議庫存是讓供應商與企業(yè)進行合作，把下游的需求企業(yè)與供應商看作一個連續(xù)的整體，兩者之間信息共享，企業(yè)將需求給到供應商，供應商根據(jù)需求更好地做生產(chǎn)計劃。同時，庫存交由供應商進行管理，直到下游企業(yè)將其售出為止。在該模式下，由供應商對庫存水平進行控制并執(zhí)行維持庫存狀態(tài)的相關策略，庫存的決策權從企業(yè)手中轉移到了供應商的手中。協(xié)議庫存管理的優(yōu)勢在于供應商對庫存狀態(tài)、訂貨量以及訂單狀態(tài)都有清晰的認知，減少了由于預測而帶來的不確定性。

執(zhí)行協(xié)議庫存管理策略的主要步驟分為以下幾點：一是需求企業(yè)與供應商之間簽訂框架協(xié)議，雙方通過溝通交流共同決定控制庫存的相關參數(shù)、庫存信息的交流方式以及雙方各自的工作職責。二是雙方需建立一體化的信息系統(tǒng)，同時供應商必須建立完善的生產(chǎn)管理系統(tǒng)，解決產(chǎn)品分類、編碼等標準問題。三是提供相對應的技術支持，包括條形碼技術、物流識別技術和電子數(shù)據(jù)交換等。

2.2 協(xié)議庫存管理發(fā)展背景

早在20 世紀80 年代末，沃爾碼和寶潔已經(jīng)開始對供應商實施協(xié)議庫存管理，在各種企業(yè)行業(yè)中都出現(xiàn)了優(yōu)秀的成功案例，協(xié)議庫存在國外已經(jīng)是相當成熟的一種管理模式了。

對目前的國內(nèi)而言，供應鏈管理還處在相對前中期的階段，會嘗試協(xié)議庫存管理的企業(yè)也并不算多，實施協(xié)議庫存管理的許多國內(nèi)企業(yè)都為由國外跨國公司在中國設立的產(chǎn)品制造工廠，通過協(xié)議庫存來管理在華分銷商，來管理分銷商和分銷商系統(tǒng)。而隨著國內(nèi)企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，對信息化程度要求的不斷提升，為協(xié)議庫存的發(fā)展提供了良好的空間。其次，許多企業(yè)逐漸意識到企業(yè)成本控制的重要性，一大批集倉儲、運輸甚至供應鏈方案設計一體的現(xiàn)代多功能物流企業(yè)的涌現(xiàn)，為協(xié)議庫存創(chuàng)造了良好的條件。與此同時，國內(nèi)軟件企業(yè)正在迅速發(fā)展，如ERP、CRM 等軟件都是為特定企業(yè)編寫的程序，具有很強的針對性，通過對軟件進行一定程度的修改，完全能夠與協(xié)議庫存管理方式相結合。

3 電網(wǎng)物資采購管理的相關需求分析

將協(xié)議庫存運用在電網(wǎng)物資管理中之前，需要先對現(xiàn)階段電網(wǎng)企業(yè)的物資管理現(xiàn)狀進行分析，目前電網(wǎng)企業(yè)的物資管理主要在以下三方面存在著較大問題：一是倉儲資源緊缺，尤其是上海地區(qū)，部分電網(wǎng)企業(yè)甚至沒有自己的獨立倉儲設施，物資的存放保管存在較大壓力。二是物資供應效率還需進一步提升，現(xiàn)階段電網(wǎng)企業(yè)協(xié)議庫存?zhèn)湄洏I(yè)務已具備一定的規(guī)模，但是在業(yè)務的整體執(zhí)行與信息流轉上不夠及時有效，供應商時常會出現(xiàn)不能按照要求提前進行備貨的情況。三是庫存成本還有待繼續(xù)降低，目前由于協(xié)議庫存供應商備貨仍舊存在一定的偏差，會出現(xiàn)物資供應緊缺或者是倉庫物資積壓的情況，使得庫存管理成本上升。

協(xié)議庫存管理與電網(wǎng)企業(yè)協(xié)議庫存?zhèn)湄洏I(yè)務兩者之間有著一定的相似之處。協(xié)議庫存管理與協(xié)議庫存?zhèn)湄浌芾矶夹枰枨笃髽I(yè)與供應商在溝通后共同決定庫存管控的相關策略，在供應商的倉庫場地內(nèi)由供應商對庫存物資進行管理，而區(qū)別在于協(xié)議庫存管理是由供應商對庫存水平進行控制，協(xié)議庫存?zhèn)湄浌芾硎怯呻娋W(wǎng)企業(yè)定期對供應商進行備貨核查，確保供應商備貨量符合相關要求。因此，可以將協(xié)議庫存管理的相關理念運用至協(xié)議庫存?zhèn)湄浌芾碇校M一步完善電網(wǎng)物資供應鏈體系[2]。

4 電網(wǎng)物資協(xié)議庫存采購管理模式優(yōu)勢

協(xié)議庫存管理模式從本質(zhì)層面簡化甲乙雙方招投標工作，以此達成長期戰(zhàn)略合作關系，為其雙方賦予一定的靈活度，屬于雙贏方式。協(xié)議庫存方式核心優(yōu)勢在于可減少甲方招投標頻次，降低采購價格，進一步減少與多個合作廠家磨合耗損成本支出，保證項目有效獲取所需物資。通過大規(guī)模采購，企業(yè)可以獲得優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品，并縮短交付時間，同時保持與供應商的穩(wěn)定合作關系。通過讓乙方參與協(xié)議庫存采購，企業(yè)能夠更好地維護客戶群，并且能夠更好地滿足客戶的需求。這樣，企業(yè)就能夠更加穩(wěn)定地獲得更多的客戶，并且能夠更好地平衡營銷淡旺季帶來的生產(chǎn)效率問題。根據(jù)庫存協(xié)議，供應商將在收到客戶的訂單時，立即將貨物配發(fā)到客戶的工廠，而無需等待客戶的付款。這樣做的目的是為了防止倉庫的過剩，減少對儲備資金的需求。由于每個倉庫的數(shù)量都很龐大，通常情況下，企業(yè)將根據(jù)地理位置來確定供貨商的服務范圍，從而減少運輸?shù)呢摵伞Ｍㄟ^協(xié)議庫存采購模式，供應商不僅能夠在節(jié)約大部分投標費用的前提下，不必在全國各地都要求配送，而且還能夠與運輸公司形成友好的協(xié)議，從而有效地減少報價。在框架招標結束之后，雙方將會簽署1 年的協(xié)議，從而形成一個持久的、穩(wěn)固的合作伙伴關系，有效地減少了采購活動的運營成本，減少了企業(yè)的財政包袱，也減少了企業(yè)的日常生產(chǎn)經(jīng)營所面臨的財政壓迫。

5 電網(wǎng)物資協(xié)議庫存采購管理模式實施流程

5.1 協(xié)議庫存物資需求提報功能

根據(jù)公司的全年綜合規(guī)劃、資金準備以及以往的供應情況，電力需求部門會向項目管理機構報告有關物資需要的數(shù)量和尺寸。為了更有效地實現(xiàn)這一點，企業(yè)在每個供應商處都配備了一名ERP 協(xié)議庫存管理人員，他們會對所有供應商的請求進行整理和評價，并且會有專家來審查這些請求，以便更有效地實現(xiàn)宏觀的統(tǒng)一。最終，企業(yè)會把所有的請求記錄在ERP 的協(xié)議庫存模板上，以便省級的物質(zhì)管理機構能夠更加準確地評價和處置這些請求。在收到國家電網(wǎng)公司的供應請求后，經(jīng)過認真審核，企業(yè)將繼續(xù)進行相關的操作。

5.2 采購尋源管理

根據(jù)ERP 協(xié)議，各國家電網(wǎng)企業(yè)可利用電商網(wǎng)絡平臺進行購買，采用招投標的形式，并遵守有關的法律法規(guī)。為了更好地服務客戶，ERP 系統(tǒng)將為各國家電網(wǎng)企業(yè)提供了一個可供數(shù)據(jù)交換的服務，從而更好地支持客戶的各種業(yè)務。由于采用協(xié)議庫存招標的模式，企業(yè)能夠更好地實施項目管理。這種模式的核心思想是：根據(jù)不同的物質(zhì)，如產(chǎn)品種類和質(zhì)量，采用不同的投標策略，以滿足項目的需求。這種模式的優(yōu)勢是，能夠更好地滿足項目的需求，并且能夠更好地保證項目的順利實施。在進行購買時，企業(yè)會根據(jù)分標的結果來進行分包。這些包被用來簽訂采購協(xié)議，并且是企業(yè)選擇供應商的依據(jù)。在選擇供應商時，企業(yè)會根據(jù)它們的實際情況，如貨物的數(shù)量、特點以及地理環(huán)境的不同來決策[3]。

6 電網(wǎng)物資協(xié)議庫存采購管理模式不足及改進策略

6.1 電網(wǎng)物資協(xié)議庫存采購管理存在問題

電網(wǎng)物資選用協(xié)議庫存采購管理方式，可進一步節(jié)省成本的基礎上，提高物資計劃管理精細化、集約化程度，提高資金利用率，促進電網(wǎng)事業(yè)良好發(fā)展。協(xié)議庫存采購模式實施過程中，仍存在部分不足，影響整個采購管理成效，主要體現(xiàn)在以下幾方面：

（1）協(xié)議庫存采購整體周期較長、涉及單位主體目標較多，現(xiàn)下協(xié)議庫存全過程缺乏與之吻合的管理規(guī)范，尤其是初期招標環(huán)節(jié)和供應商匹配環(huán)節(jié)，易受技術變更、交貨質(zhì)量等影響。（2）協(xié)議庫存目錄作為協(xié)議庫存采購管理基礎保證，現(xiàn)下其目錄形式難以吻合實際需求，采購層級、交貨方式等關鍵性信息缺乏明晰化；協(xié)議庫存匹配規(guī)則不吻合現(xiàn)下電網(wǎng)實際采購現(xiàn)狀，易出現(xiàn)供應商產(chǎn)品積壓、供貨周期波動大等現(xiàn)象；隨著電網(wǎng)建設速度加快，技術要求較高，促使物資技術更新頻率較高，現(xiàn)下技術變更應對難以具有較高的精細化水平，無法解決技術變更狀況發(fā)生。（3）后端供應對供應商監(jiān)控難以實現(xiàn)閉環(huán)，對其履約反應速度估測不準，促使供貨效率降低。協(xié)議庫存物資技術變更、合同履約變更等信息難以高效、及時反饋至相關部門，促使信息缺少一致性，進一步干擾采購活動有序?qū)嵤＃?）省、各地區(qū)域內(nèi)公司項目管理部門物資協(xié)議庫需求不準確，存在較大的差異性，促使后續(xù)產(chǎn)生多個錯誤和重復性工作。（5）協(xié)議庫存招標、合同簽約等環(huán)節(jié)均存在流程缺乏通暢性，系統(tǒng)間接錯誤、供貨單數(shù)量較大等問題。（6）合同執(zhí)行難以實現(xiàn)集中化，小數(shù)額、小金額合同執(zhí)行成效較低[4]。

6.2 電網(wǎng)物資協(xié)議庫存采購管理模式改進策略

協(xié)議庫存采購模式可保證全年正常物資批次招標，將技術標準相統(tǒng)一、需求量較大物資納入?yún)f(xié)議庫存采購范圍內(nèi)，處于特定時間節(jié)點內(nèi)對一定周期內(nèi)分散物資需求進行評估，以此實現(xiàn)一次性采購，在協(xié)議有效周期內(nèi)進行動態(tài)化匹配，從本質(zhì)層面解決緊急物資正常批次采購時間固定、供貨周期長瓶頸。協(xié)議庫存物資采購模式主要為現(xiàn)下采購模式延伸及補充，其方式更具靈活性，供貨周期縮短，有效節(jié)省成本。應積極把握其未來發(fā)展及改善方向：（1）全流程標準化。協(xié)議庫存作為一個完整的物資供應鏈價值鏈，其自身物資供應鏈較長，涉及多個物資專業(yè)領域，主要包含招標管理、合同管理、倉儲管理等，要求物資各子專業(yè)管理相關部門及單位人員進行全過程管控。（2）重點環(huán)節(jié)循環(huán)優(yōu)化。項目正式實施過程中，需結合實際狀況，構建協(xié)議庫存長效管控機制。協(xié)議庫存全過程業(yè)務提升成效，難以短周期內(nèi)實現(xiàn)，需不斷采取措施對協(xié)議庫存采購供應策略進行持續(xù)性調(diào)整，對協(xié)議庫存短周期內(nèi)響應不足做好強有力的補充。（3）全環(huán)節(jié)監(jiān)控、修編協(xié)議庫存考核標準。需積極在協(xié)議庫存關鍵實際應用中形成業(yè)務系統(tǒng)改造方法，形成涉及供應鏈全鏈條、物資部及供應商長效閉環(huán)監(jiān)控管理機制。（4）會同項目管理部門按照協(xié)議庫存招標批次計劃，進一步實現(xiàn)需求估測，精準性對以往ERP 合同貨物數(shù)據(jù)分析，綜合年度投資計劃、年度部門預算等信息，做好各類物資需求、數(shù)量及金額協(xié)調(diào)，確定常用各類物資規(guī)格及需求數(shù)量[5]。

7 結語

協(xié)議庫存采購模式主要強調(diào)，按照未來一定時間周期內(nèi)物資采購需求估測數(shù)量，統(tǒng)一物資技術和商務采購標準，通過招標或其他采購方式，以此確定相匹配的供應商，可進一步降低采購成本，實現(xiàn)與供應商進行戰(zhàn)略合作的目標。協(xié)議庫存物資采購管理模式在實施過程中仍存在部分問題，需積極采取有效解決措施，保證物資采購更具標準化、規(guī)范化。