探索數字化技術在不動產檔案管理中的應用

文／范曉美 吉林市不動產登記中心 吉林吉林 132013

引言：

以往不動產檔案管理依靠人工管控方式有著諸多弊端，因此新時期開始對不動產檔案管理實施升級，使其更好地保障管理目標實現。文章對不動產檔案管理中數字化技術的應用進行了簡要描述。

1.不動產檔案管理數字化轉型的必要性

如今已經進入到數字經濟發展時代，各種新型數字技術在各領域廣泛應用，其中極具代表性的技術包括云計算、移動互聯網、大數據以及物聯網等，數字技術對人們生活與生產方式帶來很大影響。隨著智慧城市建設與電子化政務建設推進的逐步深入，為保證社會管理和城市運轉的高效性，城市發展相關檔案管理工作也開始應用數字化技術。檔案資料是對歷史情況客觀化、真實化記錄的反映，新時期檔案管理轉型的方向即為電子化、數字化。將紙質文件作為載體的檔案管理模式已經逐漸無法滿足現代社會管理實踐的需求，故而傳統檔案管理模式也開始被數字化管理模式取代。與此同時，國家及地方部分相繼出臺了有關法規政策內容，電子文件歸檔管理工作要求人員盡快轉變以往觀念，基于網絡化、信息化要求，逐步探索適應檔案管理的全新模式[1]。

新形勢背景下的檔案事業發展也開始被大數據理念所引領，實體經濟正逐漸與數字技術實現深度融合，從而形成了許多新動能，對于這種新動能的利用，可以有效提高工作效率與質量。基于數字化要求的電子政務和大數據技術應用也成為社會發展中必不可少的一部分，因此不動產檔案管理工作也有必要應用新型技術。不動產檔案作為不動產信息的重要載體，其包含了不動產在交易流轉、生產經營以及市場運行多個環節中產生的具有價值的信息，國家在針對文件歸檔和整理的工作要求文件中也指出，檔案部門對不動產檔案信息的接收和整理過程中，應保證不動產相關資料將房屋登記、交易以及納稅等多維度信息完整反映出來。故此，對于日常不動產檔案管理而言，要完整收集房屋有關各類文件信息。實施數據歸集過程中，則是從電子文件中提取數據再進一步校驗、歸檔，完成信息收集后，及時將其分類整理并保管，還要保證原本的紙質檔案管理系統和電子文件歸檔系統間良好對接，避免出現信息遺漏或錯誤問題。

2.不動產檔案管理的現狀分析

2.1 管理模式

不動產檔案通常是指關系到不動產產權歸屬的有關憑證資料，在實施該類檔案管理工作時，以往會采用幾種管理模式。第一，圍繞檔案內容的集中化整合管理模式，即對于下屬各區域檔案管理機構設置檔案管理權限，再促使檔案資料的集中化管理實現。第二，基于不同檔案種類的分層管理模式，具體來說是將檔案管理分別交給不同層次管理部門實施差異化種類信息檔案管理工作。第三，檔案信息的分散管理，由各地方區域最基層的管理機構開展對應檔案管理，主要對用戶登記檔案資料妥善管理，相關管理基礎數據也會上報到管理部門。

當前不動產檔案登記管理中，會涉及到多種類型的檔案信息，比如房屋所有權檔案、農村土地承包權檔案等，許多地方在管理此類檔案時會采用人工借閱模式，也有部分地方借助用戶網絡實現管理，人工借閱模式最為廣泛。一般是用戶對不動產登記進行預約，隨后管理人員基于用戶差異化需求開展檔案借閱確認操作，然而當前時代檔案查閱頻率大幅度提升，這種模式也漸漸顯現出及時性不足的缺點，和最傳統的紙質化檔案管理相比雖然存在一些優勢，但檔案信息實時更新和共享方面的功能欠缺，未完全實現數字化發展。在不動產檔案信息登記的統一制度出現并落實之后，對于不動產檔案類別劃分的管理，這種模式也體現出過程繁瑣的特點，再結合考慮實際不動產檔案管理情況，各職能部門協同開展管理的成效偏低，檔案歸檔與存儲的實效性同樣很難提升，由此可見，不動產檔案管理實施數字化建設已然勢在必行[2]。

2.2 數字化管理的基本情況

當前許多不動產檔案管理的機構都開始重視數字化技術應用，推動實現檔案管理數字化、信息化發展，許多紙質檔案資料也開始轉換為電子檔案，有效提高了各類檔案數據的利用率。近些年，對不動產登記管理系統的創設為數字化技術應用落腳點，差異化不動產檔案信息管理水平也得到進一步提升，檔案信息完善性增強。在此基礎上，可借助GPS 定位系統準確采集不動產檔案信息的數據，和過去的檔案管理模式比較分析來看，數字化檔案管理機制顯著提高了檔案的利用效率和完善性，所創建的系統當中包含了不同類型地籍信息檔案數據，使檔案管理趨向于高效化、智能化方向發展，為用戶瀏覽、利用檔案信息提供便利。在當前背景下，數字化不動產檔案管理在數據資源種類劃分、檔案信息屬性明確、檔案資料可視化呈現等方面是值得深入探究的課題，同時也應重視推進區域地籍信息數據庫的建設，采用合適手段解決一系列問題[3]。

3.數字化技術在不動產檔案管理中的應用優勢

不動產檔案的管理與民生息息相關，尤其影響到不動產業主方的財產安全維護工作，因此，這類檔案管理始終是群眾關心的重點問題。過去不動產檔案管理多是人工操作執行，而管理人員可能在工作時出現疏忽，進而導致不動產檔案管理程序一系列不良問題。新時代社會發展過程中的顯著特征就是數字化技術出現并成為許多產業的支撐技術，數字化技術在不動產檔案管理中也體現出許多應用優勢。例如，數字化建設可構建電子檔案數據庫，同時設計共享信息平臺，讓業主直觀看到不動產所有權完成登記，還能隨時對自己房屋檔案信息進行查閱，提高管理質量，從宏觀角度來說，融合了數字化技術的不動產檔案管理也能保證各地區管理趨向于一致性。再如，不動產檔案管理應用數字化技術也利于增強檔案原件資料的保護，提升了管理的安全水平，傳統紙質檔案管理模式，導致存放時間較長的不動產憑證文件資料容易發生丟失、損毀等問題，而數字化處理之后則能更好地保護歷史久遠的檔案，且數字化存檔系統中設計了訪問權限，避免檔案信息被人篡改，影響到后續不動產相關事務推進。數字化技術還能實現遠程監控不動產檔案信息調用，確保各類檔案的規范化提取和利用，對于降低不動產檔案管理成本來說也很有益處，像是降低組織與存檔數據的人力成本、減少紙質文件存放的空間占用，從而有效提高不動產檔案管理的經濟效益[4]。

4.數字化技術在不動產檔案管理中的實際應用

4.1 管理目標和出發點

4.1.1 數字化技術下不動產檔案管理目標

數字化技術應用下不動產檔案管理工作執行需要相對完善的管理系統，便于將產生的檔案信息資料集中錄入到系統中，數字化技術也帶來分級管理功能，將傳統紙質檔案資料轉變為電子形式存儲，同時也能實現數字化檔案信息的檢索。對不動產領域交易市場發展趨勢與業務系統變化情況了解后，能夠總結出數字化技術在不動產檔案管理中的應用目標，具體是包括下述幾點。

一是針對電子版不動產檔案信息集中收集并科學管理，同時也要實現不動產檔案資料的共享，提高管理效率與利用價值；二是檔案管理系統在應用數字化技術后，其靈活性與可操作性都進一步增強，后續還要根據不動產檔案管理實際業務的變化進行擴容，使檔案管理持續升級；三是要保證數字化技術應用后檔案管理具有良好安全性，尤其是網絡、業務以及管理系統的對接保持安全穩定；四是檔案管理人員可以獲得統一的數據接口，能夠快速響應管理系統，按照要求存儲或查詢檔案資料，系統也能提供其他業務有關內容的應用請求[5]。

4.1.2 數字化技術下不動產檔案管理執行的出發點

為了保證不動產檔案資料得到良好利用，在不動產業主方對房屋買賣契約及相關信息資料復印時，會安排檔案管理人員采用計算機設備及時調取不動產圖片資料并進行打印，從而節省實際資料入庫存檔與提取的時間。但是在過去的檔案管理模式下，經常會遇到檔案信息丟失問題，這源于管理方式的不適宜，具體表現出三點不足：第一，對應不動產業務未在登記處完成產權歸屬登記；第二，管理人員在工作中疏忽導致檔案位置的放置出現誤差；第三，在檔案利用之后的整理中，人員將使用后的資料與其他檔案文件混合放置，造成檔案資料的丟失問題。而隨著不動產檔案管理開始應用數字化技術，其管理執行出發點則是建立電子檔案后檢查不動產業主是否存在權屬登記不完全情況，進一步規避上述提到的問題。為保證房產檔案的安全，數字化管理中也要為業主方提供查看房產檔案信息的服務，其有助于解決相關不動產民事糾紛、行政訴訟等產權問題。同時，若有人要隨意進行檔案信息內容的涂改和增減，或是要抽出委托書，則會造成本來滿足法定程序的不動產資料在登記中出現資料信息丟失和不嚴謹問題，帶來更深的負面影響，對此，數字化檔案管理人員也要重視實時監督檔案查閱人員行為，防止查閱人行為上的不規范和偏差，也可在檔案查閱室內安裝上攝像頭，監督檔案查閱環節，從而規避各種問題的出現。

4.2 數字化技術在不動產檔案管理中的應用流程

4.2.1 數據資料掃描

不動產檔案管理應用數字化技術時，首先需進行數據資料掃描，將以往的紙質文件材料使用設備掃描處理為電子化形式，如此才能更便于開展數字化檔案管理。在掃描錄入不動產檔案資料時，也要注意將文件中的偏差內容及時糾正，且轉換為電子資料后可滿足數字化管理的查閱與提取習慣，整理掃描的不動產檔案資料過程中，若遇到某項信息缺失，需與原有檔案核對并適當補救，確保不動產檔案信息資料掃描處理的完整性。每完成一套檔案資料的掃描后都應核對，確保錄入信息的準確，才能進行下個環節。此外，紙質檔案掃描處理為電子化形式時，也要重視圖像信息的完整性與正確性，保證圖像資料具有良好清晰度，對每個細節能夠準確辨識，信息內容真實可查，若實際掃描的紙質資料并非原件，導致掃描后資料圖像信息清晰度不佳，則還需做進一步處理。

4.2.2 分類管理

以往不動產檔案管理會進行人工操作分類，這種分類方式在實效性方面明顯不足。而有效應用了數字化技術之后，不動產檔案信息能夠統一高效管理，在分類管理方面也得到優化，數字化管理系統會設計多個檔案管理分類標準，再準確劃分、歸檔以及整合各類檔案文件，為后續檔案信息的利用提供便利條件，也助力檔案管理工作質量的進一步提升，像是可依據不動產檔案信息的不同數據信息類別，獲得檔案文件包含的基本地籍信息、權證信息、工程信息等。例如，某市針對不動產領域的檔案登記管理工作，截止到2022 年共頒發約68533 本權證書文件，其中包含35930 本國有土地使用權文件和25602 本集體宅基地使用權文件，辦理的個人或單位相關服務共6142 件，在通過數字化技術進行分類管理后，可自助查詢權證文件和轉移登記情況，有效提高檔案管理水平。

4.2.3 數據對接

不動產檔案管理的數字化技術應用，也要重視數據對接方面，保證對接的有效性及可靠性，完成數據對接可以為后續檔案文件的編號管理奠定基礎。結合不動產檔案管理工作的特點，采用數字化技術實施數據對接時，需要依據各類差異化文件業務編號，再進一步對接目錄數據與圖像文件，對接過程中的各類信息都應確保不出現錯誤情況，整理檔案信息文件時也要檢查驗收，確認檔案無誤后順利存檔。檔案按要求編號完成后安排專業人員基于登記工作類型實施管理和監督，結合檔案屬性查看其最后管理狀態，為后續管理工作提供支持。

4.2.4 平臺創建

在應用數字化與信息化技術的過程中，還需基于各類不動產檔案管理需求和特點，搭建高質量的檔案管理平臺，該平臺可有效實現信息共享，確保需求差異化的不同類別檔案信息都能得到高效利用。具體來說，在進行平臺創建時也有必要充分發揮出不動產檔案管理相關各部門的職能作用，部門間實現良好聯動，突破原本模式中的信息共享阻礙，實時共享各類管理資源。與此同時，平臺搭建的信息安全性保障也要得到重視，避免數字化技術應用后，不動產檔案信息面臨著泄露、損壞以及被惡意篡改等威脅，對此，要結合數字化平臺特性構建可靠的安全系統，以此來保證檔案平臺信息的安全流動、可靠使用，減少風險事故的出現。

不動產檔案管理的數字化平臺搭建過程中，需要挑選出數據接口適宜、滿足BIM 模型分析需求的云端平臺，再將BIM 模型和基礎檔案數據上傳到平臺中完成存儲，之后經過平臺管理模塊系統的科學設計來優化BIM 模型接口實用功能，檔案數據也能完成良好對接，促進模型、數據以及檔案的一體化管理，平臺也能直觀呈現出不動產檔案管理信息，發揮出數字化技術的優勢。

除此之外，平臺管理系統的設計也要參考傳統不動產檔案管理機制，主要參考其管理權限與需求，為強化管理力度，保證網絡硬件配置到位，對網絡服務器系統應用進行優化。研究檔案文件整合的數字化流程，采用科學的文件上傳方式，設置檔案管理人員的具體權限，對各類關聯文檔進行差異化類別處理與合理存儲。

4.2.5 信息利用

檔案數字化管理的最終目的還是利用信息，在數字化技術的作用下，不動產檔案價值性信息能夠進一步被挖掘，提高其利用的質量和效率。像是對于不動產檔案文件的登記管理，可以直接改造登記功能，比如說在登記大廳通過數字化技術建設自主服務模塊，促進檔案管理工作效率的進一步提高，目前，許多地方不動產登記大廳已然可以實現稅務申報、土地交易、方案報審、稅務申報、登記審批、銀行存儲以及規劃許可等多項服務數字化開展，還能并行辦理業務，使不動產檔案管理高效執行，不動產辦證流程則落實“放管服”措施，但要規避同一申請材料的重復提交問題，將房屋交易中土地報告評估環節取消，減輕個人與企業的負擔，審批環節也更為高效和簡化，不動產資料審批管理需要盡量精簡處理申請材料，比如不同審批階段在數字化技術作用下可共享同一份申報材料，既能夠提高效率，也避免浪費材料重復提交的資源。

數字化技術針對不動產檔案信息的管理利用，還要進行信息屬性構建，基于設計標準來劃分數據庫中的參數，定義數據種類與相關字段長度。在此基礎上，工作人員還要運用專業軟件對傳統數字化模型的項目屬性實施參數擴展，使其能夠更具備地籍信息屬性。地籍信息參數可依據標識數據、數據類型進一步擴展并實施細分，由于地籍信息類型豐富，因此可設計不同字段與屬性，保證信息的高效利用。

不動產工程項目和權證檔案信息的利用，由于信息本身具有繁瑣性特征，因此會表現出格式繁多的不同文件，對其進行分類并可視化展示，再按照有關設計標準處理文本、圖片、影像以及錄音等檔案資料，有永久性留存價值的檔案資料備份處理，最后妥善保管，使檔案信息利用的可靠性明顯增強。除此之外，不動產檔案管理在應用數字化技術期間，為保證檔案信息利用率提高，對應管理人員也需更新管理觀念，逐漸提高專業技術水平和職業素養，更好地適應新的管理技術形式，尤其是數字化管理軟件會不定期升級，人員更要切實掌握管理知識和技能，比如相關單位可以為管理人員安排專門的培訓課程或知識技能競賽，使其應用數字化技術的水平增強，推動不動產檔案管理在新時期的智能化發展。

結語：

綜上所述，不動產檔案管理實現數字化發展轉型，對于提高檔案管理效率、增強檔案管理質量以及節省檔案管理成本來說都很有幫助，但現今許多地區的不動產檔案數字化管理還有待完善，在實際應用數字化技術時，應明確不動產檔案管理的目標和出發點。由本文分析可知，數字化技術在不動產檔案管理中的應用流程包括：數據資料掃描、分類管理、數據對接、平臺創建、信息利用。