論檔案利用體系現代化的內涵與工作原則

何輝平

摘 要：檔案利用體系現代化的內涵包括九大方面：檔案利用服務提供者的“現代化”、檔案利用服務理念先進、檔案利用服務制度和規則完善、檔案利用服務范圍廣、檔案利用手段和服務方式便捷、檔案利用服務水平高、檔案利用服務能力強、檔案開放力度大共享程度高以及檔案資源開發力度大。檔案利用體系現代化必須堅持依法依規用檔、深化改革創新、安全底線、服務于中國式現代化四大工作原則。本文通過探討檔案利用體系現代化的內涵和工作原則，希望可以為中國特色檔案事業現代化理論體系的構建貢獻微薄力量。

關鍵詞：檔案利用體系；現代化；內涵；工作原則

檔案利用體系現代化是檔案事業現代化的重要組成部分。利用體系是檔案事業四大體系之一，與資源體系、安全體系和治理體系并列，彰顯了其不可或缺的重要地位。

一、檔案利用體系現代化的內涵

檔案利用體系指的是在檔案利用工作中所涉及的各方面、各環節、各層級的關系總和，包括檔案利用服務的提供者、檔案利用服務理念、檔案利用服務制度和規則、檔案利用服務范圍、檔案利用手段和服務方式、檔案利用服務水平、檔案利用服務能力、檔案開放力度、檔案共享程度和檔案資源開發力度等各種關系。筆者將從九個方面分析檔案利用體系現代化的內涵。

1.檔案利用服務提供者的“現代化”

檔案利用服務提供者即檔案館從事檔案利用服務的工作人員。“人”如何實現“現代化”？筆者認為，檔案利用服務提供者自身的業務素質過硬，業務能力精湛，與時俱進，緊跟時代和社會發展的步伐，能滿足時代和社會的需要，及時吸收并掌握新知識、新技術和新技能，做到與時代和社會同步，這就是“現代化”。

為了實現檔案利用服務提供者的“現代化”，必須著力加強檔案利用服務隊伍建設，可通過開辦檔案利用服務人員職業能力提升研修班、學習沙龍以及組織檔案工作者到國內外學習調研并借鑒行業的最新工作經驗，不斷提高檔案利用服務人員的工作水平。

2.檔案利用服務理念先進

理念和思想是指導實踐的，先進的理念和思想可以提升工作格局的高度。“以人民為中心”的檔案服務理念既先進又接地氣。“以人民為中心”，即檔案利用服務提供者的所思、所想、所行需照顧到人民群眾的需要，踐行全心全意為人民服務的宗旨，真正做到以民為本。要主動想群眾之所想、急群眾之所急、解群眾之所難，及時解決人民群眾急難愁盼問題。這樣的檔案服務理念深入人心之后，檔案利用服務水平會產生質的飛躍。“以人民為中心”的檔案服務理念有哪些具體表現呢？例如，各級各類檔案館向社會公眾延長開放時間，乃至全年向公眾開放，簡化檔案利用手續，盡量讓利用者“只跑一次”等。

作為一項服務事業，還應該建立“需求導向型”的檔案利用服務理念。在合法合規的前提下，檔案利用服務提供者應努力滿足利用者對檔案的使用需求。

3.檔案利用服務制度和規則完善

各級各類檔案館應當不斷完善檔案利用服務制度和規則，積極為檔案的利用創造條件，努力簡化手續，為利用者提供便利。檔案利用服務工作的規章制度必須與時俱進，不斷修訂、完善并發布，以便更好地適應實際工作的需要。

4.檔案利用服務范圍廣

檔案利用服務范圍廣包含兩層意思：一是服務對象范圍廣，二是提供利用的檔案范圍廣。服務對象范圍廣，指的是檔案利用服務的受益群體數量大，涵蓋不同職業、不同年齡、不同政治面貌的各類人群；提供利用的檔案范圍廣，指的是可供利用的檔案門類多且廣泛。

5.檔案利用手段和服務方式便捷

檔案利用手段和檔案利用服務方式是不同的概念，檔案利用手段類似于檔案利用形式。根據《中華人民共和國檔案法實施辦法》第二十一條，檔案的利用，是指對檔案的閱覽、復制和摘錄。因此，檔案利用有查閱、復制和摘錄三種形式。檔案利用服務方式可粗略分為線上、線下兩種。線上服務方式可以繼續細分為多種不同的線上服務方式，如通過郵箱、系統或平臺，線下服務方式一般就是指到館（現場）接受服務。要做到檔案利用手段和服務方式便捷，就要求檔案利用服務提供者在保障信息安全的前提下，盡可能精簡利用者的申請手續，使利用者盡量少跑路就是最大的便捷。如果確需到館才能利用檔案，則盡量做到使利用者只跑一次。例如，推進互聯網和移動端實現檔案查詢、檔案目錄和全文在線查閱以及提交檔案利用申請并獲得檔案遠程利用服務的功能等，有條件的檔案館可以將檔案查詢利用服務融入區域內“一網通辦”服務體系，推動檔案查詢利用服務延伸到村、社區基層一線，促進檔案服務均等化。檔案利用手段和服務方式便捷是大勢所趨，也是檔案利用體系現代化必然包含的內容。在此基礎上，各級各類檔案館還應當不斷創新服務方式。

6.檔案利用服務水平高

在先進的檔案利用服務理念指導下，依靠“現代化”的檔案利用服務提供者，通過持續優化檔案利用環境，強化服務功能等措施，可實現檔案利用服務水平的大幅度提升。檔案利用服務水平高的具體表現：第一，對于利用者的需求，能精準、快速地查找到所需檔案材料，查對了、找準了且沒有遺漏；第二，提高利用服務效率，盡可能地減少利用者的等待時間，使利用者能在最短的時間內收到所需的檔案復制件或數據信息；第三，從服務對象滿意度的角度講，服務對象滿意度高，沒有收到投訴等不良意見反饋，也是檔案利用服務水平高的重要表現。

7.檔案利用服務能力強

（1）檔案資政服務能力強。能及時精準地為各級黨委和政府決策提供參考，為國家機關制定法律法規、政策和開展有關問題研究提供支持和便利。

（2）檔案公共服務能力強。能為各類活動、建設項目、突發事件的應對等提供檔案數據信息的調度和支撐。

（3）檔案助推科研能力強。能為科技攻關、產品研制提供積極支持。

（4）檔案助力經濟發展。例如，通過開發檔案文化創意產品獲取經濟效益，并為經濟政策和相關措施的制定和出臺提供歷史資料以做參考。

（5）檔案服務文化教育能力強。包括檔案服務于教學科研、人才培養和宣傳教育等方面，如檔案服務于學校的校史、院史和系史研究；支撐校史校情教育；以檔案為依托，舉辦校史、校園文化講座和分享交流活動，搭建校史文化傳播平臺；挖掘利用館藏紅色檔案資源，服務學校黨團教育活動；充分發揮檔案中紅色基因的育人價值，有機融入課堂教學和專業課程實踐；舉辦檔案展覽，豐富校園文化育人空間；撰寫檔案故事推文，利用某信公眾號等新媒體開展宣傳教育等。在教育系統里面，檔案利用工作主要是服務于立德樹人的根本任務，服務于學校的中心工作，服務于廣大師生員工。此外，也鼓勵各級各類檔案館開發利用館藏檔案，通過開展專題展覽、公益講座、媒體宣傳等活動，傳承中華優秀傳統文化。

（6）檔案服務地方發展。例如，以檔案和校史為紐帶，助力地方歷史文化展陳館、名人故居紀念館和研學基地建設等。

8.檔案開放力度大共享程度高

各層級、各門類的檔案館在確保檔案涉及的各方人員、機構、團體乃至社會、國家的利益和安全不受侵犯的前提下，盡可能地實現更多的檔案開放。為了實現檔案開放和共享，必須建立和完善檔案的開放和審核機制，實現檔案開放審核工作法治化、規范化、常態化。檔案開放的一個重要方面是檔案解密，對于符合解密條件的涉密檔案，要及時依法依規解密。對于已開放的檔案，要及時和定期通過網站或其他方式向利用者公布開放的檔案目錄。

9.檔案資源開發力度大

為了充分實現檔案對國家和社會的價值，需要不斷“開源”，即開發和挖掘檔案資源。通過加大檔案資源的開發力度，進入利用環節的檔案會越來越多，從而更好地助推檔案利用服務工作。此外，加大檔案資源的開發，深入挖掘館藏資源，也意味著可以拓寬檔案資源利用的方式和用途。例如，努力統籌館（室）藏資源，積極鼓勵社會各方參與，圍繞重要的時間節點、重大紀念活動，通過陳列展覽、新媒體傳播、編研出版、影視制作和公益講座等方式，不斷推出具有廣泛影響力的檔案文化精品，這是對檔案資源的一種較為高級的利用。如果想再進一步，可以通過加強檔案文化創意產品開發，探索產業化路徑，助力經濟發展，實現檔案資源的高級利用。檔案利用體系現代化，必然要加大檔案資源開發力度，從而最大限度地實現檔案的價值。

二、檔案利用體系現代化的工作原則

上文對檔案利用體系現代化的內涵展開剖析明確了努力的目標，檔案利用體系現代化必須在正確的工作原則指引下開展，從而推動整個檔案事業走向依法治理、走向開放、走向現代化。筆者將根據自己的理解把檔案利用體系現代化的工作原則概括為四點。

1.檔案利用體系現代化必須堅持依法依規用檔

堅持在法治軌道上推進檔案利用工作，不斷提高檔案利用工作法治化、規范化和科學化水平。檔案利用工作的最高指南是2021年1月1日起正式實施的《中華人民共和國檔案法》和2017年3月1日后重新修正的《中華人民共和國檔案法實施辦法》。在上述法律和行政法規的指引下，各地各單位可結合當地的實際情況制定地方性檔案利用實施細則等。

2.檔案利用體系現代化必須堅持深化改革創新

建設社會主義現代化強國除了需要奠定堅實的物質、技術基礎之外，還要全面推進經濟、政治、文化、社會、生態文明以及其他各方面建設。這就要求檔案行業也要加強自身建設，實現高質量發展。為了實現檔案利用體系的現代化和檔案利用工作的高質量發展，必然要求檔案相關部門不斷深化改革和創新，才能適應新時代的發展步伐。在檔案利用體系現代化的實現過程中，必須適應新時代發展步伐，突出創新引領，以改革精神推動檔案利用實踐、理論和制度全面創新，推動檔案利用工作與新技術深度融合，為檔案利用事業發展提供持久動力。

3.檔案利用體系現代化必須堅持安全底線

中辦國辦印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中寫道：“貫徹總體國家安全觀，統籌發展和安全，堅持底線思維，強化風險防控，加強應急管理，壓實安全責任，確保檔案安全。”檔案利用體系現代化的安全問題很重要的一點是在檔案利用工作中確保檔案信息的安全。不該提供利用的檔案不予利用，對于可以提供利用的檔案，須引導利用往安全可控的方向發展。具體原則包括：（1）利用檔案涉及知識產權、個人信息的，應當遵守有關法律、行政法規的規定；（2）未經允許不得泄露檔案材料中的個人隱私信息；（3）負責所借閱檔案材料的完整、安全、保密；（4）不向他人提供查閱的檔案信息；（5）不在檔案上添加任何標記；（6）未經同意不攝制、復印檔案材料，確因工作需要摘錄檔案信息的，經檔案利用服務部門審核同意，方可摘錄許可范圍內的信息；（7）凡經檔案利用服務部門審核同意復制檔案的，在完成檔案利用后，須對持有的檔案復制件自行銷毀；（8）未經同意不公開、公布檔案信息、不在出版物中引用檔案信息。在實際操作中，檔案利用服務部門除了對利用者展開必要的口頭提醒和教育之外，可以讓利用者簽訂《檔案利用保證書》，以約束利用者的行為。

與到館利用檔案相比，檔案遠程利用的安全問題應得到更多的重視。為了確保檔案遠程利用工作做到安全無虞，可以從以下方面努力：提高檔案利用服務工作者的綜合素質，加強檔案遠程利用所依托的軟硬件建設，完善檔案遠程利用制度和技術，及時消除網絡層面的威脅，補充和完善信息安全保障體系，從人防、物防、技防上全力構筑安全屏障，建設完備的“容災”系統等。

4.檔案利用體系現代化必須堅持服務于中國式現代化

檔案利用體系現代化必須服務于中國式現代化這一中心任務，很重要的一點就是通過檔案利用體系的現代化，促進發揮檔案在中國式現代化各項事業中應有的作用。

三、結束語

檔案利用體系現代化是中國特色檔案事業現代化的重要內容，而中國特色檔案事業現代化又是中國式現代化的重要組成部分。在明確了檔案利用體系現代化的內涵和工作原則之后，檔案利用體系現代化就有了努力的方向、目標和實現路徑。筆者希望通過檔案利用體系現代化的實現，開創與習近平新時代中國特色社會主義事業相適應的檔案利用工作新局面，為建設檔案強國奠定堅實的基礎。

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（作者單位：中山大學檔案館）