地震圖書館查收查引自動化系統(tǒng)建設(shè)介紹與展望＊

張晉輝 馬秀丹

1) 中國地震臺網(wǎng)中心， 北京 100045

2) 中國地震局發(fā)展研究中心，北京 100036

0 引言

查收查引又叫收引查證、文獻(xiàn)查證、代查代檢等，是圖書館、情報(bào)機(jī)構(gòu)或信息服務(wù)機(jī)構(gòu)提供的一項(xiàng)日常服務(wù)項(xiàng)目。通過對用戶發(fā)表或指定的論文或著作在SCI（Science Citation Index）、EI（The Engineering Index）、CSCD（中國科學(xué)引文數(shù)據(jù)庫）和CNKI（中國知網(wǎng)） 等國內(nèi)外著名檢索工具中的收錄及引用情況進(jìn)行檢索并出具檢索報(bào)告，為用戶項(xiàng)目申請、獎勵申報(bào)、職稱評聘等工作提供客觀、準(zhǔn)確的依據(jù)[1]。

隨著大學(xué)和科研機(jī)構(gòu)職稱評審、基金申請、學(xué)位申請、工作量核定、獎學(xué)金評定、科研獎勵等科學(xué)評價定量化，用戶根據(jù)人事、科研或教務(wù)等部門關(guān)于科研成果評定的相關(guān)規(guī)定，要準(zhǔn)備論文收錄或引用的檢索證明材料時，查收查引服務(wù)通過文獻(xiàn)檢索出具論文收錄或引用的檢索證明材料，查收查引系統(tǒng)為圖書館和信息服務(wù)機(jī)構(gòu)開展查收查引服務(wù)提供在線申請和受理的解決方案。

地震系統(tǒng)圖書館有沒有自己的查收查引服務(wù)？目前地震圖書館查收查引服務(wù)開展的情況如何？存在哪些問題？查收查引服務(wù)有沒有實(shí)現(xiàn)自動化？系統(tǒng)如何開發(fā)和建設(shè)的？有什么優(yōu)勢？如何提供服務(wù)的？等等這些問題都是本文重點(diǎn)關(guān)注和闡述的。筆者作為中國地震局圖書館科技查新工作負(fù)責(zé)人親身經(jīng)歷了地震系統(tǒng)查收查引服務(wù)的發(fā)展歷程及查收查引自動化系統(tǒng)的開發(fā)和建設(shè)過程，希望通過對該工作的介紹，幫助廣大用戶深入了解地震系統(tǒng)查收查引工作的開展情況和自動化系統(tǒng)的建設(shè)情況，并以此推動地震圖書館科技查新工作的開展。

1 地震圖書館查收查引服務(wù)開展情況及存在的問題

1.1 地震圖書館查收查引服務(wù)開展情況

中國地震局圖書館于1998 年建立，是由中國地震臺網(wǎng)中心（原地震信息中心）主辦，中國地震局系統(tǒng)各單位協(xié)辦的專業(yè)圖書館。查收查引服務(wù)是中國地震局圖書館最早開展的服務(wù)項(xiàng)目之一，自1999 年經(jīng)中國地震局科技發(fā)展司批復(fù)建設(shè)地震系統(tǒng)唯一的科技查新室以來，幾代地震圖書館人不斷摸索、開展服務(wù)，至今已有20 余年的歷史。中國地震局科技查新站是中國地震局批準(zhǔn)建立的地震系統(tǒng)唯一一個地震科技查新咨詢機(jī)構(gòu)，依托豐富的地學(xué)館藏資源及電子文獻(xiàn)資源，為中國地震局系統(tǒng)內(nèi)外用戶提供地學(xué)及相關(guān)專業(yè)的科技查新和查收查引服務(wù)，為地震監(jiān)測預(yù)報(bào)、震害防御、應(yīng)急救援等領(lǐng)域的地震科研人員及相關(guān)管理部門提供重要的信息支撐[2]。

中國地震局圖書館原有查收查引申請方式主要為到館申請、郵件申請，查收查引工作大部分環(huán)節(jié)都由手工完成，即科技查新員通過接收查新檢索申請單，根據(jù)用戶需求，手工查詢數(shù)據(jù)庫，獲取文獻(xiàn)的收錄和引用情況，復(fù)制到檢索報(bào)告中，再經(jīng)過手工編輯、排版，最后產(chǎn)出檢索報(bào)告，這一過程大約需要5～7 個工作日。隨著查收查引工作的開展，原有查收查引服務(wù)存在問題日益突顯。

1.2 地震圖書館查收查引服務(wù)存在的問題

1.2.1 用戶查收查引知識缺乏

由于缺乏科技查新和查收查引相關(guān)必備知識，很多用戶普遍對查收查引的概念認(rèn)識不夠，對服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)流程了解不夠，認(rèn)為查收查引服務(wù)只是一項(xiàng)立等可取的服務(wù)。查收查引申請單出現(xiàn)各種各樣的低層次錯誤，例如有的訂單缺少待檢索論文清單，有的訂單沒有勾選待檢索的數(shù)據(jù)庫，有的訂單沒有正確勾選數(shù)據(jù)庫檢索時段，有的訂單甚至提供錯誤的檢索人姓名信息等，這些問題需要工作人員花費(fèi)時間來修改和完善已提交訂單。

1.2.2 自動化程度低，查收查引效率低

查收查引流程一般包括服務(wù)受理、數(shù)據(jù)庫查詢、數(shù)據(jù)下載、開具并核對證明、收費(fèi)并開具發(fā)票等，都需要館員人工處理，尤其在項(xiàng)目申請、成果鑒定、獎勵申報(bào)、職稱崗位評聘等工作重疊時，工作量非常大。查收查引繳費(fèi)需要與財(cái)務(wù)部門反復(fù)溝通，需要用戶來圖書館繳費(fèi)，或者銀行匯款，或者內(nèi)部轉(zhuǎn)賬（本單位職工），存在耗時、支付困難、服務(wù)流程繁瑣等問題。查新員人工修改報(bào)告模板，計(jì)算收錄和引用記錄費(fèi)用、開發(fā)票稅費(fèi)等容易出錯。

1.2.3 處理流程不透明、工作量統(tǒng)計(jì)困難

圖書館原有查收查引服務(wù)與用戶之間沒有建立統(tǒng)一的服務(wù)平臺，缺乏協(xié)同辦公，導(dǎo)致查新員和用戶無法及時了解服務(wù)進(jìn)度，無法快速查詢工作的歷史記錄；檢索申請文檔以紙質(zhì)形式存檔，難以查詢歷史委托單的情況，年末人工統(tǒng)計(jì)工作量，只能根據(jù)保留下來的紙質(zhì)申請單，人工計(jì)算工作量。

1.2.4 重復(fù)勞動非常大

由于缺乏經(jīng)驗(yàn)傳承機(jī)制，前期工作不能得到有效積累和重復(fù)利用，導(dǎo)致新申請訂單都要從零開始、重新檢索，從而造成了大量的重復(fù)勞動以及時間和人力的浪費(fèi)。

若干年來，科技查新室一直飽受上述問題的長期困擾，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，原有的工作模式已不適應(yīng)信息時代用戶獲取信息和科技查新工作的需要。為適應(yīng)時代發(fā)展，提高工作效率和工作質(zhì)量，迫切要求建設(shè)自動化的查收查引系統(tǒng)。因此，地震圖書館于2018 年勇于創(chuàng)新、大膽嘗試、積極探索，結(jié)合地震行業(yè)實(shí)際情況，將人工智能、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息技術(shù)有機(jī)融合到傳統(tǒng)科技查新和查收查引工作中，自建自動化查收查引系統(tǒng)，努力提升查收查引服務(wù)的自動化、標(biāo)準(zhǔn)化程度和工作效率，提升圖書館的信息化水平和深度知識服務(wù)水平[3]。

2 地震圖書館查收查引系統(tǒng)建設(shè)

查收查引自動化系統(tǒng)自2018 年建設(shè)完成并投入使用，經(jīng)過幾年的不斷迭代完善，實(shí)現(xiàn)了前臺申請和后臺受理，并通過系統(tǒng)、郵件和微信號提醒進(jìn)度。由于相關(guān)的評價工作經(jīng)常有處理高峰，需要將查收查引服務(wù)用系統(tǒng)管理起來，優(yōu)化服務(wù)流程，并實(shí)現(xiàn)對收錄和引用的文獻(xiàn)進(jìn)行自動處理，以及報(bào)告的自動形成。

2.1 系統(tǒng)架構(gòu)

地震圖書館查收查引系統(tǒng)的總體架構(gòu)如圖1。地震圖書館查收查引系統(tǒng)由數(shù)據(jù)預(yù)處理、收錄檢索、引用檢索和報(bào)告生成4 個功能模塊組成。為了提升系統(tǒng)的精準(zhǔn)性、便捷性、實(shí)用性和高效性，系統(tǒng)專門設(shè)置數(shù)據(jù)預(yù)處理功能和算法，增加了檢索數(shù)據(jù)源、人機(jī)交互模塊及自引排除等功能模塊[4]。同時，開發(fā)適用于SCI、CDCD、EI 和CNKI 等國內(nèi)外主流引文數(shù)據(jù)庫的接口程序，實(shí)現(xiàn)以文獻(xiàn)標(biāo)題（收錄）或作者&刊物（引用）中關(guān)鍵詞自動提取收錄或引文數(shù)據(jù)。

圖1 地震圖書館查收查引系統(tǒng)架構(gòu)Fig.1 The cited reference retrieve service system framework of earthquake library

2.2 系統(tǒng)軟硬件、系統(tǒng)配置和服務(wù)界面

查收查引自動化系統(tǒng)搭建的服務(wù)器為Windows Server 2012 及以上，4 核CPU，16 G 以上內(nèi)存、200 G以上硬盤。系統(tǒng)基于Apache+PHP+MySQL 的服務(wù)器架構(gòu)，使用邏輯、數(shù)據(jù)、界面顯示分離的MVC 方法組織代碼，采用模塊化的開發(fā)設(shè)計(jì)模式，保證了系統(tǒng)的二次開發(fā)和可擴(kuò)展性。查收查引報(bào)告兼容Office 各版本的Word 軟件[5]。

系統(tǒng)界面（圖2）采用左右布局，左側(cè)為導(dǎo)航欄，分為科技查新、查收查引等服務(wù)，以及與這些服務(wù)相關(guān)的人力資源、系統(tǒng)功能、個人設(shè)置等模塊；右側(cè)為導(dǎo)航欄中各模塊對應(yīng)的工作界面，默認(rèn)頁面為各常用模塊的最新數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)情況、代辦事宜，以及進(jìn)入各模塊的快捷鏈接。在打開多個模塊的工作界面后，可以通過工作界面上方的選項(xiàng)卡對已經(jīng)打開的模塊的不同子頁面進(jìn)行切換。

圖2 地震圖書館查收查引系統(tǒng)后臺服務(wù)界面Fig.2 Background service interface of cited reference retrieve service system in earthquake library

2.3 系統(tǒng)主要功能

系統(tǒng)針對傳統(tǒng)查收查引服務(wù)存在的問題，實(shí)現(xiàn)如下10 項(xiàng)功能：

（1）實(shí)現(xiàn)在線申請和進(jìn)度查詢：用戶前臺在線填寫《查收查引申請單》，通過系統(tǒng)查詢和郵件提醒功能得知查收查引的進(jìn)度；

（2）實(shí)現(xiàn)對前臺用戶申請的后臺處理功能：工作人員在后臺受理查收查引，修改查收查引報(bào)告的相關(guān)信息，包括用戶的基本信息和每種類型索引的信息，工作人員可查看與自己相關(guān)的任務(wù)信息；

（3）具有統(tǒng)合檢索入口的功能：系統(tǒng)可快速切換至各個數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檢索；

（4）具有文獻(xiàn)處理功能：系統(tǒng)能夠?qū)CI、EI 等數(shù)據(jù)庫的純文本題錄數(shù)據(jù)進(jìn)行自動處理，進(jìn)行格式簡化、查重、排重、快速獲得入藏號、期刊統(tǒng)計(jì)等操作；

（5）具有格式簡化功能：系統(tǒng)對中科院期刊分區(qū)導(dǎo)出的Excel 進(jìn)行簡化打印；

（6）具有相關(guān)文檔和單據(jù)的打印功能：工作人員在線打印查收查引的相關(guān)單據(jù)，自動導(dǎo)出Word 版的查收查引報(bào)告；

（7）具有費(fèi)用計(jì)算功能：系統(tǒng)根據(jù)表單填寫的相關(guān)屬性自動計(jì)算查收查引費(fèi)用；

（8）提供統(tǒng)計(jì)功能：系統(tǒng)可以導(dǎo)出歷史查收查引數(shù)據(jù)，也可實(shí)時統(tǒng)計(jì)工作人員的工作量，根據(jù)查收查引的目的、類型等維度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)；

（9）用戶可對工作人員的服務(wù)進(jìn)行評價，填寫意見反饋表單，促進(jìn)服務(wù)質(zhì)量的不斷提升；

（10）記錄系統(tǒng)后臺與前臺的日志：采集用戶對前臺的訪問和使用日志，包括訪問頁面、檢索、登錄等，及時發(fā)現(xiàn)惡意訪問的IP 地址并禁用，采集系統(tǒng)管理員對系統(tǒng)的使用日志，包括系統(tǒng)登錄和相關(guān)模塊的增刪查改等。

3 系統(tǒng)建設(shè)總結(jié)

地震圖書館查收查引自動化系統(tǒng)解決了制約原有查收查引服務(wù)開展的若干瓶頸，改進(jìn)了查收查引工作模式，提升了工作效率和報(bào)告質(zhì)量。查收查引自動化系統(tǒng)投入運(yùn)行后，圖書館查收查引量大幅提高，2018—2020 年查收查引量為263 份，較系統(tǒng)投入運(yùn)行前年均數(shù)量增加155%。自動化系統(tǒng)具有以下顯著優(yōu)勢：

（1）平臺建設(shè)的科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化提高了報(bào)告數(shù)據(jù)的可靠性和定制化，提升了用戶體驗(yàn)。系統(tǒng)對查收查引報(bào)告中的清單、收錄、引用、指標(biāo)等數(shù)據(jù)均進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)化細(xì)分管理，數(shù)據(jù)可以通過自動檢索數(shù)據(jù)庫的標(biāo)準(zhǔn)接口獲得，也可以通過導(dǎo)入國際通用的文獻(xiàn)題錄數(shù)據(jù)格式獲得，符合科技查新站的全國業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)庫商的國際通用標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)教育部科技查新工作指導(dǎo)，平臺對查收查引報(bào)告的產(chǎn)生制定出網(wǎng)頁和Word 版本的統(tǒng)一模板，從頂層設(shè)計(jì)適應(yīng)各科技查新的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和需求，同時也根據(jù)地震圖書館的個性化需求進(jìn)行了定制開發(fā)，比如報(bào)告水印、模板風(fēng)格和新增個別字段的顯示需求等。

（2）收錄引用的檢索范圍、檢索效率和數(shù)據(jù)完整性提高了報(bào)告生成的時效性和準(zhǔn)確性，提高了工作效率。系統(tǒng)既對接Web of Science 引用的標(biāo)準(zhǔn)接口檢索（檢索SCI 引用數(shù)據(jù)在10 s 以內(nèi)），又提供非標(biāo)準(zhǔn)引用檢索（通過標(biāo)題或作者、期刊、年份模擬瀏覽器操作進(jìn)行引用檢索），可通過標(biāo)準(zhǔn)接口快速高效獲得引用數(shù)據(jù)，也可通過非標(biāo)準(zhǔn)接口查全引用數(shù)據(jù)。平臺實(shí)現(xiàn)對查收查引所需的Web of Science、Scopus、EI、CSCD、CSSCI、CNKI 等若干主流數(shù)據(jù)庫都能進(jìn)行自動檢索，國內(nèi)其他供應(yīng)商只做到了部分?jǐn)?shù)據(jù)庫[6]。此外，系統(tǒng)還能根據(jù)文獻(xiàn)所發(fā)表期刊和年份高效關(guān)聯(lián)JCR 影響因子、JCR 期刊分區(qū)、中科院期刊分區(qū)、CNKI 影響因子數(shù)據(jù)，在一定程度上反映文獻(xiàn)品質(zhì)，突出數(shù)據(jù)完整性和定期更新速度。

（3）論文清單、收錄數(shù)據(jù)、引用數(shù)據(jù)的智能匹配提高了查收查引工作的自動化程度，避免了重復(fù)勞動。系統(tǒng)對論文清單、收錄數(shù)據(jù)和引用數(shù)據(jù)的獲得進(jìn)行邏輯設(shè)計(jì)與智能算法匹配。支持用戶在線提交查收查引的論文清單，通過人工智能算法自動解析用戶提交的論文清單的若干種格式，同時也支持用戶直接提交數(shù)據(jù)庫的標(biāo)準(zhǔn)格式或Excel 模板，讓用戶將論文清單的查詢需求格式化地反饋給查新人員；在獲取收錄數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)可以根據(jù)用戶的作者姓名和地址自動查詢出可能屬于作者的潛在收錄數(shù)據(jù)，再通過論文清單中的標(biāo)題通過人工智能算法匹配出用戶所需的論文；在獲取引用數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)通過自引判斷標(biāo)準(zhǔn)（施引文獻(xiàn)作者包含被引論文全部作者、委托人自己、第一作者、通訊作者或作者團(tuán)隊(duì)），可以根據(jù)作者簡稱和全稱的匹配機(jī)制自動區(qū)分論文的被引頻次、他引頻次、自引頻次。在收錄和引用數(shù)據(jù)都獲得之后，系統(tǒng)可以將收錄和被引文獻(xiàn)與作者的論文清單進(jìn)行匹配，準(zhǔn)確地給出作者提供的論文清單中被收錄和引用的論文，以及未被收錄或引用的論文。

4 下一步工作展望

地震圖書館經(jīng)過前期建設(shè)和近幾年的不斷完善，雖然已經(jīng)初具雛形，并以此為基礎(chǔ)為地震系統(tǒng)內(nèi)外用戶提供了多年的信息檢索服務(wù)，累計(jì)出具查收查引報(bào)告460 余份，但仍然存在著若干需要進(jìn)一步改進(jìn)的地方，例如查收查引申請單填寫有些繁瑣，有些數(shù)據(jù)如期刊引證報(bào)告、北大核心刊源等更新時間較慢等，需要在日后實(shí)踐過程中加以改進(jìn)。為建設(shè)功能完備的地震行業(yè)自己的科技查新和查收查收系統(tǒng)，我們還需要在以下幾個方向努力：

（1）加強(qiáng)與用戶之間的互動。用戶是信息系統(tǒng)的服務(wù)需求方和最終使用方。建設(shè)一個易用性強(qiáng)、體驗(yàn)友好的信息系統(tǒng)，必須要加強(qiáng)與用戶的溝通和聯(lián)系，通過設(shè)計(jì)調(diào)查問卷、抽樣訪談、用戶培訓(xùn)等方式充分掌握用戶的使用體驗(yàn)和改進(jìn)建議，加強(qiáng)系統(tǒng)的迭代升級和優(yōu)化完善，將是一項(xiàng)持之以恒、久久為功的工作。

（2）加強(qiáng)與其他信息系統(tǒng)尤其是單位業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)之間的融合。數(shù)據(jù)管理和信息服務(wù)效能的提升依賴充分的數(shù)據(jù)共享和數(shù)據(jù)融合。除了圖書館和情報(bào)機(jī)構(gòu)，單位人事、科研等管理部門對單位員工科技成果產(chǎn)出都具有比較強(qiáng)的信息獲取和跟蹤需求。圖書館查收查引系統(tǒng)需要與單位自身人事、科研等信息管理系統(tǒng)進(jìn)行無縫銜接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，最大限度提升單位內(nèi)部信息化程度和業(yè)務(wù)管理水平。

（3）對接圖書館微信公眾號和小程序。充分利用大數(shù)據(jù)和融媒體技術(shù)手段，開發(fā)服務(wù)接口，與微信等社交軟件整合[7]，可以通過微信公眾號和企業(yè)號來對系統(tǒng)中的服務(wù)進(jìn)行申請、受理和查詢，在微信平臺上提供移動端便捷式查新服務(wù)。