加班管理，尋求“最優解”

文/李闖

案情提要

吳某于2019 年12 月入職某醫藥公司，月工資為18000元。該醫藥公司加班管理制度規定：“加班需提交加班申請單，按程序審批。未經審批的，不認定為加班，不支付加班費。”吳某入職后，按照該醫藥公司安排實際執行每天早9 時至晚9時，每周工作6 天的工作制度，公司規章制度中明確21∶00之后方起算加班時間，21∶00 之前不計入加班時間。吳某按照公司加班管理制度提交了加班申請單，但公司未實際履行審批手續。2020 年11 月，吳某與該醫藥公司協商解除勞動合同，要求公司支付加班費，并出具了考勤記錄、與部門領導及同事的微信聊天記錄、工作會議紀要等證明材料。該醫藥公司雖認可上述證明材料的真實性，但卻以“無公司審批手續”和“21∶00 之前的時間不應計入加班時間”為由拒絕支付。吳某遂向勞動人事爭議仲裁委員會（簡稱仲裁委員會）申請仲裁，請求裁決某醫藥公司支付2019 年12 月至2020 年11 月的加班費50000 元。仲裁委員會裁決該醫藥公司支付吳某2019 年12 月至2020 年11 月的加班費50000 元，該醫藥公司不服仲裁裁決，訴至法院。

法院認為，本案有兩個爭議焦點：一是該醫藥公司能否以“無公司審批手續”為由拒絕支付吳某加班費；二是規章制度規定的“21∶00 之前的時間不應計入加班時間”是否有效。

《勞動法》第四十四條規定：“有下列情形之一的，用人單位應當按照下列標準支付高于勞動者正常工作時間工資的工資報酬：（一）安排勞動者延長工作時間的，支付不低于工資的百分之一百五十的工資報酬；（二）休息日安排勞動者工作又不能安排補休的，支付不低于工資的百分之二百的工資報酬。”《工資支付暫行規定》（勞部發〔1994〕489號）第十三條規定：“用人單位在勞動者完成勞動定額或規定的工作任務后，根據實際需要安排勞動者在法定標準工作時間以外工作的，應按以下標準支付工資……”從上述條款可知，符合“用人單位安排”“法定標準工作時間以外工作”情形的，用人單位應當依法支付勞動者加班費。

《勞動合同法》第四條規定：“用人單位應當依法建立和完善勞動規章制度，保障勞動者享有勞動權利、履行勞動義務。用人單位在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項時，應當經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協商確定。……用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規章制度和重大事項決定公示，或者告知勞動者。”通過民主程序制定的規章制度，不違反國家法律、行政法規及政策規定，并已向勞動者公示的，可以作為確定雙方權利義務的依據。

針對第二個爭議焦點，公司的員工手冊規定21∶00 之后起算加班時間，并主張18∶00 至21∶00 是員工晚餐和休息時間，故 自21∶00 起算加班。鑒于18∶00 至21∶00 時間長達3 個小時，遠超過合理用餐時間，且在下班3 個小時后再加班，不具有合理性，在該公司不能舉證證實該段時間為員工晚餐和休息時間的情況下，其規章制度中的該項規定不具有合理性，人民法院依法否定了其效力。

本案中，吳某提交的考勤記錄、與部門領導及同事的微信聊天記錄、工作會議紀要等證據形成了相對完整的證據鏈，該醫藥公司亦認可上述證據的真實性。雖然該醫藥公司未實際履行加班審批手續，但并不影響對“用人單位安排”加班這一事實的認定。故仲裁委員會和法院均依法裁決該醫藥公司應向吳某支付加班費。

合法的規章制度既能規范用人單位用工自主權的行使，又能保障勞動者參與用人單位民主管理，實現構建和諧勞動關系的目的。不合理的規章制度則會導致用人單位的社會聲譽差、認同感低，最終導致人才流失，不利于用人單位的長遠發展。

典型意義

勞動爭議案件的處理，既要保護勞動者的合法權益，亦應促進企業有序發展。合法的規章制度既能規范用人單位用工自主權的行使，又能保障勞動者參與用人單位民主管理，實現構建和諧勞動關系的目的。不合理的規章制度則會導致用人單位的社會聲譽差、認同感低，最終導致人才流失，不利于用人單位的長遠發展。

用人單位制定的合理合法的規章制度，可以作為確定用人單位、勞動者權利義務的依據。一旦用人單位以規章制度形式規避應當承擔的用工成本，侵害勞動者的合法權益，仲裁委員會、人民法院就會依法予以審查，充分保護勞動者的合法權益。用人單位應當根據單位實際，制定更為人性化的規章制度，增強勞動者對規章制度的認同感，激發勞動者的工作積極性，從而進一步減少勞動糾紛，為構建和諧勞動關系做出貢獻。

專家點評

本案為最高院發布的勞動人事爭議典型案例，從案例中可以看出，該用人單位為了規避加班費風險，設置了加班審批制度，但是在實際履行中，員工本人提交了加班審批，而用人單位未履行審批手續，系用人單位怠于履行審批權。

從舉證責任的角度而言，《勞動爭議調解仲裁法》第六條規定：“發生勞動爭議，當事人對自己提出的主張，有責任提供證據。與爭議事項有關的證據屬于用人單位掌握管理的，用人單位應當提供；用人單位不提供的，應當承擔不利后果。”

加班管理是用人單位人員管理中的重要模塊，用人單位需要充分平衡單位的工作任務、員工的工作效率、員工的休息時間、單位的加班費成本等多方面因素，方能從中尋求最優解。

《最高人民法院關于審理勞動爭議案件適用法律問題的解釋（一）》（法釋〔2020〕26 號）第四十二條規定：“勞動者主張加班費的，應當就加班事實的存在承擔舉證責任。但勞動者有證據證明用人單位掌握加班事實存在的證據，用人單位不提供的，由用人單位承擔不利后果。”

可見，主張加班費的勞動者有責任按照“誰主張誰舉證”的原則，就加班事實的存在提供證據，或者就相關證據屬于用人單位掌握管理提供證據。用人單位應當提供而不提供有關證據的，可以推定勞動者加班事實存在。本案中員工提供了考勤記錄、聊天記錄、工作會議紀要等證據，已經可以就其加班事實形成證據鏈，而用人單位既認可勞動者相關證據的真實性，也未提出相反證據，在此情況下，法院支持勞動者的加班費訴求就屬于正常判決了。

那么，用人單位在進行加班管理或就加班費之訴應訴時，一般應該從哪些角度入手呢？

首先，要注意工時制度。我國實行三種工時制度，即標準工時制、不定時工時制和綜合計算工時制。不同的工時制度下，加班時長的認定及加班費計算的標準都不一樣。其中，標準工時制系目前通行的工時制度，適用人數最多，要求每天工作時間不超過8 小時，每周工作時間不超過40 個小時，每周至少休息一天，多數加班費爭議均產生在該工時制之下。不定時工時制和綜合計算工時制一般情況下需要經過勞動行政部門的審批方可使用。不定時工時制有如下特點：

（1）工作起止時間不固定，工作時長不確定，工作地點不固定。

（2）一般情況下，不執行加班規定。法定節假日安排不定時工作制員工工作的，部分地區（上海市、深圳市等地）需支付加班費。《工資支付暫行規定》規定，實行不定時工作制的勞動者，不執行加班的規定。

（3）一般不適用遲到、早退等考勤規定。

綜合計算工時制分為年、季、月三種類型，分別對應為：

以年度為周期的綜合計算工時，年度總工時為2000 小時[（365-52×2-11）×8]；

以季度為周期的綜合計算工時，季度總工時為500 小時[（250÷4）×8]；

以月度為周期的綜合計算工時，月度總工時為167 小時[（250÷12）×8]。

在對應的綜合計算工時周期內，可以出現日工作時間超過8 小時、周工作時間超過40 個小時的情況，但是不得超過對應周期總工時，超出部分需要按照1.5 倍工資的標準計算加班費。因綜合計算工時制度的特殊，該工時制對應人群不存在休息日加班的概念，但是由于綜合計算工時本身是剔除了法定節假日的，因此安排勞動者在法定節假日工作的，即使沒有超過本周期對應的工時數，也需要按照3 倍工資標準計算加班費，且該期間不計入本周期正常工時數中。

其次，規章制度中應當有加班審批制度的設置，且該設置應當符合合理性原則，同時該制度應當實際落地執行。用人單位應當設置具有合理性和合法性的規章制度，避免出現如本案中所示的晚餐時間3 小時、21∶00 點之后方才計算加班時長等違反常理性原則的規定。在內容合理合法的前提下，經過民主程序建立加班申請和加班審批制度，員工在加班前應當提前遞交加班申請，說明加班原因和預估加班時長，經單位同意后方可進行加班，在加班完成后應當根據實際加班情況遞交加班審批，單位經審批后方可確認有效加班時長。注意需要避免出現本文案例中加班審批流于形式的情況，實踐中，對于確實需要員工加班的情形，應當據實審批員工的加班申請和加班時間，在有確實的審批流程的情況下，法院方才認可加班審批制度的真實性，由此方能避免員工僅憑考勤記錄來認定加班的情況。

最后，如上述工時制度和審批制度都無法支撐用人單位減少員工工作時間記錄的，則用人單位需要注意從考勤時長中剔除休息時間，如用餐時間、午休時間等，對于存在值班的情況，用人單位需要證明值班期間員工并非處于工作狀態等，以此來盡量減少工作時間的認可。

綜上所述，加班管理是用人單位人員管理中的重要模塊，用人單位需要充分平衡單位的工作任務、員工的工作效率、員工的休息時間、單位的加班費成本等多方面因素，方能從中尋求最優解。