管控采購成本，讓大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)價(jià)值變現(xiàn)

文/高楊

企業(yè)降本增效是當(dāng)下比較熱門的話題之一。當(dāng)企業(yè)處在經(jīng)濟(jì)下行時(shí)期，除去直接裁員之外，企業(yè)還可以在許多地方下功夫，例如降低人力成本、營銷成本、運(yùn)營成本等等。從企業(yè)層面來看，成本控制情況會(huì)影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益及生存與發(fā)展，也是決定企業(yè)市場競爭力的一個(gè)重要指標(biāo)。從員工角度來看，成本過高會(huì)影響企業(yè)利益，成本過低會(huì)影響員工的工作積極性。所以，成本控制需要極強(qiáng)的科學(xué)性。為了更好地對成本進(jìn)行管理，一些企業(yè)借助大數(shù)據(jù)的力量，通過成本的量化管理，整體提升企業(yè)成本管理的精益化水平。采購是企業(yè)重要的供應(yīng)鏈端口之一，更加智能化和數(shù)字化的采購管理能夠幫助企業(yè)升級采購方式，進(jìn)而改善企業(yè)與供應(yīng)商關(guān)系，提高敏捷性，對企業(yè)提高核心競爭力意義重大。

采購：降本增效的第一道關(guān)卡

大數(shù)據(jù)是指數(shù)據(jù)量巨大、類型多樣、速度快、價(jià)值密度低的數(shù)據(jù)集合。這些數(shù)據(jù)來自各種不同的渠道，包括企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)和外部的數(shù)據(jù)，如社交網(wǎng)絡(luò)、電子商務(wù)、物聯(lián)網(wǎng)等。大數(shù)據(jù)的主要特點(diǎn)包括數(shù)據(jù)量巨大、數(shù)據(jù)類型多樣、數(shù)據(jù)速度快、價(jià)值密度低等等。企業(yè)成本管理是指通過各種手段和方法，控制和降低企業(yè)的成本，提高企業(yè)的利潤率和盈利能力。隨著經(jīng)濟(jì)的不斷轉(zhuǎn)型升級，傳統(tǒng)的成本居高不下，極大地制約了企業(yè)效率的提升，因此，越來越多的企業(yè)開始利用大數(shù)據(jù)手段降低成本。大數(shù)據(jù)在企業(yè)成本管理中的應(yīng)用主要包括以下幾個(gè)方面：采購管理成本、生產(chǎn)管理成本、能源管理成本、物流管理成本、人力資源管理成本。其中，采購成本成為降本增效的第一道關(guān)卡。

企業(yè)采購的流程可以簡單概括為需求確認(rèn)、供應(yīng)商篩選、執(zhí)行與追蹤以及交付驗(yàn)收四個(gè)環(huán)節(jié)。通常而言，主營物資是企業(yè)成本的重要來源，一旦管理不當(dāng)，不僅無法幫助企業(yè)合理降低采購成本，更容易造成庫存積壓或物資短缺，對于供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)的把控能力將直接影響企業(yè)的日常經(jīng)營活動(dòng)。而非主營物資方面，采購的品類繁多、涉及需求部門不一，企業(yè)需要對接多個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)比價(jià)，工作流程煩瑣且容易出錯(cuò)，雖然整體金額不及主營物資，但對采購人員仍然有較高的能力要求。此外，近年來服務(wù)型采購的增加也讓傳統(tǒng)的采購工作面臨挑戰(zhàn)，如網(wǎng)紅達(dá)人等服務(wù)型采購更直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)營效益，建立數(shù)字化采購進(jìn)行全流程管控的價(jià)值進(jìn)一步凸顯。

大數(shù)據(jù)：有效降低采購成本

隨著企業(yè)對采購精細(xì)化管理的要求越來越高，數(shù)字化采購開始由ERP（企業(yè)資源計(jì)劃）時(shí)代邁向SRM（供應(yīng)商關(guān)系管理）時(shí)代。狹義的數(shù)字化采購即SRM 軟件，覆蓋從采購尋源到交付結(jié)算、供應(yīng)商評估的整個(gè)生命周期，能夠?qū)χ鳡I物資、非主營物資進(jìn)行不同維度的管理。企業(yè)采購流程復(fù)雜、品類繁多，供應(yīng)鏈流轉(zhuǎn)效率低、成本居高不下，制約企業(yè)發(fā)展。科學(xué)運(yùn)用數(shù)字化采購的手段，可以幫助企業(yè)低成本、高效率地構(gòu)建緊密的采購與供應(yīng)關(guān)系，提高庫存周轉(zhuǎn)率，加快供應(yīng)鏈響應(yīng)速度，減少資金占用。

C 公司是一家全球制造業(yè)公司，為降本增效，C 公司引入大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，采集了2020—2023 年的采購數(shù)據(jù)。通過對成本的確認(rèn)、計(jì)量，最終計(jì)算產(chǎn)品成本，同時(shí)將成本計(jì)算深入到執(zhí)行層次，對企業(yè)所有作業(yè)活動(dòng)進(jìn)行追蹤及動(dòng)態(tài)反映，進(jìn)行成本鏈分析，為企業(yè)決策提供準(zhǔn)確信息，指導(dǎo)企業(yè)有效地執(zhí)行必要的流程，消除和精簡不能創(chuàng)造價(jià)值的流程，從而達(dá)到降低成本、提高效率的目的。以下是大數(shù)據(jù)在該公司采購管理中的應(yīng)用。

●供應(yīng)商評估和選擇

數(shù)據(jù)應(yīng)用：C 公司收集了供應(yīng)商的歷史交易數(shù)據(jù)、供貨穩(wěn)定性數(shù)據(jù)、質(zhì)量指標(biāo)和交貨準(zhǔn)時(shí)率等數(shù)據(jù)。建立大數(shù)據(jù)平臺，對供應(yīng)商的產(chǎn)品價(jià)格進(jìn)行實(shí)時(shí)更新。當(dāng)供應(yīng)商對相關(guān)產(chǎn)品的價(jià)格進(jìn)行調(diào)整時(shí)，企業(yè)可以通過大數(shù)據(jù)平臺第一時(shí)間知曉供應(yīng)商價(jià)格的變動(dòng)。最大限度地保證信息對稱，根據(jù)自己的需求選擇最匹配的供應(yīng)商，降低相應(yīng)的交易成本和信息成本。通過分析數(shù)據(jù)，公司發(fā)現(xiàn)與供應(yīng)商A 合作的產(chǎn)品平均質(zhì)量指標(biāo)高于其他供應(yīng)商，但交貨準(zhǔn)時(shí)率較低。C 公司決定與供應(yīng)商A 保持合作，同時(shí)與其他供應(yīng)商建立備選關(guān)系，以確保產(chǎn)品質(zhì)量和交貨穩(wěn)定性。

●采購需求預(yù)測

公司采集了歷史銷售數(shù)據(jù)、市場趨勢數(shù)據(jù)和產(chǎn)品庫存數(shù)據(jù)。利用大數(shù)據(jù)分析公司歷史數(shù)據(jù)，對每種商品的歷史采購數(shù)量、采購價(jià)格、采購質(zhì)量、到貨速度等進(jìn)行分析，選擇性價(jià)比最高的采購公司、采購渠道進(jìn)行采購；再利用大數(shù)據(jù)將銷售數(shù)量、銷售速度、購買人群、暢銷滯銷時(shí)間等生成報(bào)表，進(jìn)行細(xì)化分析，最終選擇采購數(shù)量和采購時(shí)間，降低采購成本。基于對歷史數(shù)據(jù)的分析，可以預(yù)測商品未來的銷售情況以及消費(fèi)者未來的需求。根據(jù)預(yù)測情況制定動(dòng)態(tài)的采購計(jì)劃，確定當(dāng)前應(yīng)該采購的商品種類。

通過對歷史數(shù)據(jù)的分析，C 公司發(fā)現(xiàn)某產(chǎn)品的銷售與季節(jié)和市場活動(dòng)相關(guān)，并且具有一定的周期性。公司利用預(yù)測模型結(jié)合市場數(shù)據(jù)和歷史銷售數(shù)據(jù)，精確預(yù)測該產(chǎn)品的需求，以便及時(shí)調(diào)整采購計(jì)劃，避免庫存積壓或供應(yīng)不足。

●采購成本優(yōu)化

C 公司收集了供應(yīng)商報(bào)價(jià)、原材料價(jià)格、運(yùn)輸成本和交易條款等數(shù)據(jù)。利用網(wǎng)上采購平臺系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)，通過詢價(jià)采購、競價(jià)采購、招標(biāo)采購等等環(huán)節(jié)，引入供應(yīng)商充分競爭，降低采購價(jià)格。數(shù)據(jù)分析：通過分析數(shù)據(jù)，公司發(fā)現(xiàn)某個(gè)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)較高，但其運(yùn)輸成本較低，而另一個(gè)供應(yīng)商的情況則相反。C 公司在選擇供應(yīng)商時(shí)綜合考慮報(bào)價(jià)和運(yùn)輸成本，并與供應(yīng)商協(xié)商交易條款，以優(yōu)化采購成本，并確保物資的及時(shí)供應(yīng)。

●建立績效考核

對采購人員的績效考核一直是考核難點(diǎn)，采購成本通常可細(xì)分為原材料成本、運(yùn)輸成本、廢棄成本、期限成本、倉儲(chǔ)成本等。把這些指標(biāo)一一量化，并與前一周期的相同指標(biāo)進(jìn)行對比所得到的綜合評價(jià)，就是對采購人員績效考核的基本流程。采用大數(shù)據(jù)技術(shù)便可對企業(yè)的采購總成本和各分項(xiàng)成本進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對比，將成本的變化作為績效考核指標(biāo)。根據(jù)績效評估結(jié)果對采購人員實(shí)施獎(jiǎng)懲措施，激勵(lì)采購人員不斷提升業(yè)務(wù)能力、加強(qiáng)對采購成本的控制。

●提升采購人員能力

隨著大數(shù)據(jù)在采購全流程的廣泛應(yīng)用，企業(yè)對采購從業(yè)人員的能力需求也發(fā)生了變化。傳統(tǒng)的基礎(chǔ)性、重復(fù)性的人工操作逐漸被自動(dòng)化取代，而對從業(yè)人員的數(shù)據(jù)分析能力、算法應(yīng)用能力和大數(shù)據(jù)管理能力的需求逐漸增加。當(dāng)然，大數(shù)據(jù)并不是要取代人工采購，而是為其在選擇供應(yīng)商、價(jià)格談判等過程中，提供更好的決策支持。采購從業(yè)人員可以利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和預(yù)測，做出更加理性的決策，降低采購風(fēng)險(xiǎn)，提升自身價(jià)值。可以說，大數(shù)據(jù)技術(shù)給采購從業(yè)者既帶來了挑戰(zhàn)，也帶來了機(jī)遇。

除了以上應(yīng)用外，企業(yè)在引用大數(shù)據(jù)技術(shù)的同時(shí)，還要關(guān)注以下三點(diǎn)。第一，企業(yè)采購指標(biāo)不是獨(dú)立存在的，而需要依靠大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行體系化的建設(shè)，才能避免盲點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)收益最大化。第二，當(dāng)企業(yè)規(guī)模增長，業(yè)務(wù)線繁重的時(shí)候，需要進(jìn)行預(yù)算管控，以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的自助式治理，從而實(shí)現(xiàn)持續(xù)控本目標(biāo)，這樣做，大數(shù)據(jù)團(tuán)隊(duì)可以釋放更多精力進(jìn)行一些技術(shù)相關(guān)的成本優(yōu)化探索。第三，大數(shù)據(jù)團(tuán)隊(duì)一個(gè)重要的使命是通過技術(shù)手段和健康的運(yùn)營，實(shí)現(xiàn)減少業(yè)務(wù)損失、優(yōu)化和控制成本的目標(biāo)，而不是通過迫使采購部門減少流程等粗放的手段達(dá)到降低成本的目的，成本的限制僅僅是兜底的措施。最后，大數(shù)據(jù)場景具有多樣性，且具有個(gè)性化特征，成本優(yōu)化需要持續(xù)精進(jìn)并不斷地探索。