淺談高校資產管理系統在資產檔案管理中的應用

齊魯醫藥學院 劉瀟瀟

資產檔案作為高校發展歷史的見證及直接形成的歷史記錄，高校資產檔案管理系統在提高資產檔案管理質量及實現資產檔案管理應用效應最大化及安全性上發揮著積極的作用。但當前高校資產檔案管理仍存在諸多問題亟待解決。針對這一情況，本文提出基于高校資產管理系統的資產檔案管理設計與實現，運用三層系統邏輯結構及數據采集功能，從資產領用、資產借用、資產報廢及歸檔管理四個方面論述了具體應用思路。

長久以來，高校資源都被界定為一種被私人管制的資產，缺少校際傳播流通。因此，怎樣才能有效強化高校資產檔案的有序管理，讓其發揮出最大作用，逐漸成為高等教育改革探索的重要問題[1]。對此，本文以高校資產管理系統在資產檔案管理中的價值性為研究方向。

1 高校資產管理系統在資產檔案管理的價值分析

1.1 提高資產檔案管理質量

高校資產管理系統的資產檔案管理主要包括內容體系、運作體系等。其中，內容體系指高校資產檔案所有內容，包括資產檔案形成、使用、開發與利用等；運行體系是指在對高校資產檔案進行管理過程當中形成的檔案資料，包括資產檔案管理部門各個崗位具體工作職責及具體管理制度和運行體系，通過對資產檔案形成及應用的可視化管理，對于提高整體檔案資產管理質量具有深遠意義。

1.2 促進資源最大化，提高安全性

資產管理具有較強專業性，因此對資產檔案有效管理需由專業資產檔案管理部門來完成，而不能根據工作人員管理內容劃分。有關高校檔案館必須有一名專門人員專門負責對資產檔案進行組織、協調和管理，資產管理部門也必須有一名專門人員負責對資產檔案進行收集、篩選、整理等工作。同時，各個分系統執行部門資產管理者也要在特定情況下做好本部門資產文件管理工作，在提高資產安全性的同時，使資源能發揮出最大作用，通過資產管理系統的科學應用及管理，有效地促進資源最大化及降低資產流失[2]。

2 高校資產檔案管理現狀及不足

2.1 高校資產檔案管理體系的建設難以適應高校發展的需求

目前，許多高校資產檔案管理存在如信息落后等問題，還存在著沒有將資產檔案管理和人員檔案管理系統有機地結合起來的情況，造成部分無形資產損失。此外，高校資產種類較多，導致資產檔案具體形成到完善的過程中所產生的檔案信息需要專業化人員實施，這就要求高校在發展時根據自身具體情況，構建更加完善、系統化的資產檔案管理體系以及與之相適應的績效考評機制，從而能夠對其檔案體系建設和管理進行考核，一旦發現任何問題，就可采取相應措施進行整治，從而提升資產檔案管理水平。

2.2 無形資產的忽視，資產利用率較低

高校資產檔案可劃分為有形資產和無形資產。高校對教學設備等可見資產的保護相對完善，比如，擴建時期投資建設產生高成本教學器具存在采購重復、設備閑置的情況。但對教學經驗、管理經驗等無形資產，卻沒有很好歸納總結，也沒有形成具有高校特色經驗的秘籍，比如，高校日常開展活動過程中，由于管理不便，會關閉一些學生課外活動教室，并沒有充分利用，致使某些寶貴無形財產損失。

3 基于高校資產管理系統的資產檔案管理設計與實現

3.1 高校資產管理系統設計

3.1.1 系統架構設計

高校資產管理系統設計以面向對表示層、業務邏輯層、數據存儲層的三層體系結構為核心，即在原有兩層體系結構外添加中間層，通過引入中間層概念，將原本復雜業務邏輯與傳統C/S 應用模型相分離提供易于訪問、易于管理的方法，依托分布式應用部署增強程序可用性、安全性以及復用性的同時，為高校資產檔案管理提供有力支撐，具體如圖1 所示。

圖1 三層架構設計模型圖Fig.1 Three-tier architecture design model diagram

3.1.2 數據挖掘

高校各部門數據庫不一，致使數據無法整合，無法實現不同系統間跨平臺信息共享與互動及以主題為導向的數據分析。對此，為提高資產檔案管理整體效率，應構建一套分析與決策系統對所收集到數據進行有效處理、研究，這樣才能有效處理所收集到數據。此次設計主要以基于數據挖掘數據倉庫技術為例。數據倉庫邏輯模型由兩部分組成：（1）挖掘主題所包含多個角度進行描述；（2）從不同角度對挖掘主題相關數據進行描述。數據倉庫高維數據集能夠為數據倉庫中各種數據提供統一、一體化視圖，是資產檔案報告、在線分析、數據挖掘的技術支撐[3]。

3.1.3 資產檔案管理模塊設計

（1）資產領用。資產認購是指企業在新增資產時按照規定到有關部門辦理購置手續，領取使用流程。當資產申購出現，申請人需向其發起資產申購申請，提交申購申請時系統會自動產生申請數據，并對申請數據進行驗證，以及對該資產是否存在、是否空閑、是否處于維修狀態等相關信息進行驗證。如系統不存在于驗證系統中，則會把申請數據上載到資產管理部門，在資產管理部門需要對要申購資產進行審批時，如管理部門認為要申購資產有必要申購，那么申請數據就會得到批準，如沒有就不會得到批準。系統將會由有關部門對當前資產狀況進行驗證，對提交申請進行驗證和答復，并形成審批存檔單，對該資產進行申購，具體流程如圖2 所示。

圖2 資產領用時序圖Fig.2 Asset acquisition timing diagram

（2）資產借用。當使用人想借用一項資產時，應先在系統中提出一項資產借用申請，等待有關部門對當前該借用資產狀態進行確認，例如，是否報廢、是否空閑或是否處于維修狀態，并給出相應答復。同時，資產借用有兩種類型：學院內部資產借用和學院之間資產借用。學院管理員可直接操作學院內部借用，而如果是學院間借用，則需高校管理員進行操作實現，具體如圖3 所示。

圖3 資產借用時序圖Fig.3 Asset borrowing timing diagram

（3）資產報廢。資產報廢職能主要是指在裝備達到服務年限后對其進行處置。高校固定資產達到使用年限后，由高校資產管理人員向高校提出報廢申請并對其進行處理。一旦得到批準，就會將這臺設備從資產管理倉庫中移除，并將其基本情況修改為報廢，具體如圖4 所示。

圖4 資產報廢時序圖Fig.4 Asset retirement sequence diagram

（4）歸檔管理。資產歸檔管理即資產賬冊管理，并以基礎賬冊為基礎，建立高校基礎資產庫，而資產的申請、領用、借用、維修和報廢等操作都會被保存在基本資產檔案庫中。同時，針對類型資產建立完整資產運行記錄，并對其運行記錄進行詳細記錄，系統設計階段為基礎代碼提供可維護性，為基礎詞典代碼提供可維護性界面，并建立動態管理機制。如有必要在系統中記錄動作，則時間序列圖就可被用來保存文件，其流程如表1 所示。

表1 歸檔管理流程Tab.1 Archiving management process

3.2 強化高校資產檔案管理的建議

3.2.1 創新完善資產檔案管理制度

根據《高等學校資產檔案管理辦法》《中華人民共和國檔案法》等法律，組建一支由專家組成的隊伍，對文件內容進行改進和強化，保證每個環節都能井然有序地進行，對工作內容進行細化，將各個部門工作內容和工作原則梳理得井井有條，并制定相應監督機制和獎懲制度，提高工作效率，嚴格工作態度，促進資產檔案創新發展。

3.2.2 提高資產管理信息化，提高利用率

伴隨著信息化時代來臨，信息技術也在持續提高并快速地發展著，傳統工作方式將會被新技術所替代，在抓住時代趨勢的同時，要對有形資產與無形資產之間的比例進行規劃，提前做好總結并將標準提高到更高水平，對采購清單進行合理規劃后再予以批準，規范資金使用標準。同時，日常場所申請使用中，要簡化流程，提高場所設備利用率，使其發揮出最大作用，通過不斷地提升利用率，以此保障高校資產管理信息化符合時代趨勢，并持續提升效率需要，將資源開放到最大程度，使時間與質量達到平衡，從而推動高校可持續發展[4]。

3.2.3 適時更換人員，加強崗前培訓機制

將各項工作有效落實到個人，各高校結合自身發展，建立專門審核考察機制，嚴格把控上崗人員，提高上崗人員素質。在上崗之前，要對管理人員進行有組織、有規劃的培訓，保證所有管理措施都能得到有效實施。與此同時，還需要持續地提升管理者和上崗管理人員的工作效率，建立起嚴謹、科學的工作作風，強化信息化技術學習與應用，在持續知識積累中提升自己業務能力[5]。

4 結語

伴隨著各大高校資產檔案管理改革深化，也在一定程度上對管理人員提出了要求，即管理人員要不斷地學習、發展，從而提高管理人員工作效率，并養成良好、積極的工作理念，對新管理方法和新管理技術進行持續的掌握，并在實踐中對管理機制進行創新，從而不斷地提高自身業務水平。