制造型企業合同管理數字化轉型實踐與探索

張岳林 許曉婷

（中航西安飛機工業集團股份有限公司，陜西西安 710089）

0 引言

信息技術的飛速發展，為企業管理創新帶來了不竭的動力。采購和銷售業務是制造型企業運營管理工作的靈魂，而作為承載采購和銷售業務的載體—合同，就成為企業運營管理工作中一項重要的管理活動。隨著時代的發展，合同管理手段經歷了紙質合同、電子文本合同向數字化合同的演變[1]。數字化合同即合同的起草、審核、簽訂、履行、歸檔等全過程依賴信息系統管理，其核心要義是合同簽訂的依據、基本信息、履約條款等充分結構化，這些數據可以被信息系統自動識別、管控，為企業科研生產運營管理、風險預警提供數據支撐，實現合同管理的“5 種能力”：合同數據資源體系的自主配置能力，多層次、多維度的合同結構化能力，合同履約過程中數據歸集能力，合同履約狀態的自動化識別能力，基于合同看板的日常監管能力。數字化合同順應了“數據時代”的企業管理要求，賦能企業智慧運營。

1 合同管理數字化轉型的必要性

1.1 合同管理數字化轉型的內涵

數字化轉型的核心是企業對組織活動、流程、業務模式和員工能力的方方面面進行重新定義，利用數字化技術推動企業組織轉變業務模式，旨在利用信息技術為企業組織構想交付新的、差異化的價值。合理并且有效地運用數字化管理工具，不僅可以讓管理工作井然有序地進行，還能最大程度保證工作目標的達成。具體到合同管理數字化，就是利用數字化技術賦能合同管理，合同要素充分結構化，既可以為其他業務管理提供數據支持，也可以接受其他業務管理中有關合同要素的執行結果，根據合同履行結果感知企業運營績效[2]。

1.2 合同管理的現狀

（1）紙質合同或者電子文本合同，難以滿足業務部門對合同管理工作的需求。無論是紙質合同，還是電子文本合同，屬于合同不同的表現形式，滿足了企業管理最基本、最樸素的要求，是供需雙方意愿的文字記錄。紙質合同起草、審核、履約是否規范，受主觀因素影響較大，有關數據利用需要人工處理；電子文本合同實現了部分數據結構化、在線審批，提升了合同審核的合規性，可以為其他業務系統提供有限的數據支持，但難以實現合同全生命周期管理。不同部門、不同崗位對合同管理有著不同的需求，合同業務主管部門關心合同簽訂的合規性以及履約過程中存在的風險，財務部門關心銷售合同回款、采購合同付款信息，決策層關心資金使用效率、企業運行質量等。紙質合同和電子文本合同管理均受人的主觀因素影響，數據質量參差不齊，難以滿足企業各職能部門對合同多樣性的要求。

（2）業務系統間缺少集成，難以支撐企業合規經營的管理要求。從制造型企業業務過程看，銷售-生產-采購-合同-財務形成產供銷的閉環管理，生產系統與采購系統集成，可以感知生產計劃對物資的實際需求；合同系統與采購系統集成，可以獲得采購訂單計劃、合同履約結果；財務系統與合同系統集成，可以獲取資金計劃需求。目前，大部分單位合同管理還是合同文本的電子管理，是將紙質合同電子化而已，僅僅管理了合同流程中的起草、審批、變更和查詢環節，缺少上下游業務數據的連通和相互支持，合同管理還是一個信息孤島[3]。合同履約中的風險，僅靠人為識別、上報、管理，難以滿足企業事前審查、事中監督、事后評價的合規性要求。

（3）數據結構化不充分，難以賦能企業智慧運營的發展要求。對于制造型企業來說，合同管理工作是企業運營管理的重要活動之一，它不僅反映了一個企業的運營管理水平，更是企業提高資金效率、降低生產成本、防范運營風險的重要途徑。紙質合同、電子文本合同難以提供準確的當期資金收付計劃，資金計劃安排需要人為上報、評估，執行率差；器材采購周期缺少數據優化，一邊是采購庫存不斷增加，一邊是生產現場器材匱乏；合同履約條款以文字形式描述，管理層難以及時感知合同履約過程中存在的隱患；數據結構化不充分，系統間數據不共享，缺乏業務間數據鉤稽關系，對企業決策層而言，就像“盲人摸象”，難以得出企業全面、準確的運營態勢。

1.3 合同管理數字化的作用與意義

合同管理數字化的目的是對合同數據的利用和挖掘，用于企業降低生產成本、提高資金使用效率、優化采購期量標準、開展供應商評價等，對合同履約過程進行監督和評估，實時感知企業經營中的風險，提高企業合規管理水平[4]。

2 構建數字化合同的總體思路和路徑

2.1 目標和方向

數字化合同的目標是實現合同管理的“5 種能力”，工作的方向是業務系統間橫向集成、數據縱向貫通，構建合同、生產、采購、財務、合規等管理業務信息系統網。系統間數據共享，銷售合同為生產管理提供制造依據，生產計劃給器材采購提供購買依據，采購訂單計劃（即從哪兒買、買多少、單價多少、總金額等）成為合同簽訂依據的唯一來源，合同管理為財務管理提供資金收支計劃，企業合規管理和運營績效反映在合同履約過程和結果中。

2.2 合同管理數字化轉型的路徑

信息技術發展為合同管理數字化轉型提供了方法和路徑。首先，企業各項業務都有自己的信息系統，比如，生產的ERP 系統、MES 系統，采購的采購管理系統，財務的財務共享系統、帳務系統、合同管理系統等。其次，各業務系統間的數據可以根據管理需要進行集成、流轉和共享。最后，通過這些業務系統的建設和應用，為各類專業人員提供了用IT 架構的思想，彌補了企業生產運營中短板和弱項，信息系統跟隨企業管理要求不斷迭代升級，這些都為數字合同管理奠定了技術基礎。

2.2.1 健全企業合同管理相關制度

合同管理規章制度是企業合規管理的基礎，必須按照體系化思維，以流程為管理對象，通過對流程的系統化設計、控制和持續改進，使實際運行的流程顯性化、規范化、標準化，為后續信息系統的建設提供依據[5]。梳理企業合同管理業務，根據業務需求開展合同授權管理；按照各職能部門職責分工，明晰合同管理業務中的管理職責；梳理業務流程表單，制定合同簽訂、履約、變更、終止、解除和日常監督活動要求；解決合同履約條款結構化的問題，結合業務實際建立合同模板庫。完善相關制度，實現制度流程化、流程表單化、責任分工明晰、數據驅動業務。

2.2.2 設計企業統一的應用架構

圍繞“協同價值鏈、延伸創新鏈、構建信息鏈、硬化責任鏈”的要求，系統提升企業合同管理能力，構建業務協同、應用集成、數據共享、運營安全、靈活開放的應用架構，支撐企業全面協調、可持續發展的運營管理體系。合同管理承接采購的訂單計劃，作為合同簽訂的依據，接收庫房到貨的信息，向財務提供付款信息，開展合同履約評價；合同管理向生產管理提供產品銷售信息，作為生產計劃輸入，也接受產品交付信息，向財務提供收款信息，開展合同履約評價。通過應用架構的設計，建立以流程為主線、集成一體化的企業運營管理體系。

2.2.3 建立合同管理信息系統

合同管理信息系統首先要改變合同文本結構化機制，實現合同文本關鍵條款數據的有效獲取、識別，對合同關鍵履約點進行任務式管控[6]。其次，構建合同與采購、財務、生產、經營、風險等相關業務信息系統集成，提供有效的數據接口，形成企業產供銷的數據閉環管理。最后，提供數據統計分析展示功能，實現企業合同數據“內增效、外增值”的管理目標，使管理人員可以透視企業合同管理的現狀，發現合同管理中存在的風險，讓決策層感知企業運營態勢，為企業決策層提供精準、立體、全方位的運營數據。

2.2.4 對有關系統升級改造

按照企業統一的應用架構要求對相關應用系統進行改造升級，能夠向合同管理系統提供數據支持，或者為合同管理系統提供數據服務，實現系統間數據的互操作。

2.3 合同管理數字化轉型過程中需要注意的事項

合同管理是一項綜合管理業務，涉及企業的方方面面。合同管理數字化轉型需要從基礎工作做起，多個業務部門共同協作、共享共贏。為了保障不同業務系統間數據的有效流轉，數據治理成為首要事項，大部分企業存在數據治理保障機制不全、尚未建立可持續的數據改進機制、業務參與度不足、數據標準不統一、數據質量差等問題，阻礙了系統間數據的共享共用。建立合同文本結構化機制，由業務部門和管理部門聯合定義合同模板，是目前行之有效的管理方法。做好數據安全管理，合同中客戶、單價、金額、履約條款等信息都是企業的商業秘密，必須建立數據安全機制，數據共享利用應以數據安全為前提，維護數據安全和促進數據開發利用成為相輔相成的車之兩輪。

3 構建數字化合同的關鍵點

3.1 用體系化的思想統籌合同管理的數字化轉型工作

合同管理數字化實際是以合同管理業務的流程為主線，將有關業務信息系統集成，實現數據共享，實現多業務系統的融合。合同管理涉及銷售、生產、采購、財務、法務等多個部門，大家需要形成共識，聚焦企業降本增效、提高資金效率、壓減“兩金”，為實現科學管理的目標共同發力。每個部門都是合同管理數據的提供者，也是合同數據分析結果的受益者，可以從合同數據中發現自身的短板和弱項，為企業智慧運營增磚添瓦。

3.2 合同管理數字化轉型是一個迭代升級的管理過程

人們認識事物的本質是辯證發展的過程，合同管理工作也不例外。從紙質合同到電子文本合同再到合同數字化，為信息技術發展提供了技術工具，是企業管理自我要求不斷提高的必然結果。各個企業可以結合自身的產品特點、組織架構、管理水平，逐步向合同管理數字化方向努力，積跬步以至千里，最終目標是將合同數據用于企業科研生產管理。

3.3 合同管理數字化是一項系統工程，需要領導層大力支持

無論是企業組織模式的轉變，還是人財物的投入，都需要決策層支持。領導的支持，可以凝聚共識，統一思想，形成合力，盡快達成企業的管理目標。

4 實施效果

通過合同管理的數字化轉型，進一步提升企業運營態勢感知、分析和決策能力，提升企業在計劃調節、資金效率、合規監管方面的履職能力，提升服務決策和信息化管理的能力，提高信息共享、業務協同和數據共享管理水平，助力國家治理體系和治理能力現代化[7]。

利用合同數據開展企業健康研究，有助于企業管理者了解企業經營管理中存在的隱患，對促進企業穩健發展具有重要的現實意義。一方面，加強企業經營發展的宏觀指導，引導企業健康發展，防范潛在風險。另一方面，保證企業持續健康發展，促進企業提質增效。

5 結語

從合同管控手段、模式、理念上進行創新，實現合同管理從文本管理到數字化的轉型升級。促進合同數據在企業內部共享共用，更好發揮數據在優化監管方式、提升監管效能、促進企業高質量發展等方面的作用，有利于完善企業運營體系，實現國家治理能力現代化。