“人工智能+檔案”視角下檔案智慧化標準化服務體系建設探究

倪 榕

（廈門藍極檔案技術有限公司，福建 廈門 361000）

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出“積極探索知識管理、人工智能、數字人文技術在檔案信息深層加工和利用中的應用”，為檔案管理的智慧化標準化建設指明了方向。當前，人工智能技術成為推動社會治理效能的關鍵因素，要激發其在檔案服務體系建設中的作用，推動檔案工作更好地服務經濟社會發展。

1 人工智能應用于檔案服務體系建設的應然性和可行性

人工智能技術與檔案管理有天然的契合性，為二者融合開闊了空間，奠定了深度融合的物質基礎。

1.1 人工智能應用于檔案服務體系的應然性

一是檔案服務進入轉型發展期。伴隨新技術廣泛應用，催生了數字化、網絡化、智慧化的公共服務新模式和檔案治理新理念，為人們生活帶來了極大便利。同時，人們對優質服務的需求也隨著提升，將人工智能技術應用檔案服務已成為必然要求。比如，當利用者進行資料編研時，機器學習技術根據利用者需求自動推送相關內容，提升利用者編研效率。再比如，數據挖掘技術可以按照不同用戶的需求，進行檔案信息的收集和處理，保證了數據服務的個性化。二是傳統檔案服務模式的滯后性。隨著電子檔案的鋪開，檔案信息資源管理難度越來越大，大量結構化的數據資源成為管理的主要對象。與之相對的是對電子檔案服務能力和效率的要求提升，需要借助知識管理工具開展科學管理。比如，《“十四五”全國檔案事業發展規劃》指出，檔案開放審核是檔案開放利用的基礎，也是檔案工作中的難點問題。在電子檔案開放中應用人工智能的自動審核優勢，將檔案人員從繁重任務中解脫出來，提高檔案開放的準確性和實效性。

1.2 人工智能應用于檔案服務體系建設的可行性

目前，我國正處于向數字社會建設的轉型時期，檔案工作的環境、對象、內容、方法都發生了根本性變化，檔案管理與人工智能相融合也將有助于更好發揮人工智能的優勢。具體表現在：從管理來說，人工智能與物聯網技術相結合，通過射頻信號實現自動識別管理對象獲取數據，依托人工技術的機器學習和深度學習，從海量數據中提取有用價值，應用較為廣泛的是智能庫房建設，實現檔案位置、類別和庫房“九防”的跟蹤和感知；從服務來說，人工智能實現從低層次數據記錄到高層次知識聚合、圖像查詢由目錄級向內容轉變，體現了人工智能在知識挖掘和開發利用中的獨特優勢，為檔案資政服務和公共服務打開了更為廣闊的空間。從資源來說，人們對電子檔案質量和效率有了更高要求，人工智能通過搭建數據化管理系統，依托計算機視覺、自然語言處理、機器學習等技術，實現檔案的自動化識別、分類、存儲和檢索，從而提高檔案管理的效率和準確性。

2 “人工智能+檔案”視角下檔案智慧化標準化服務體系建設的應用場景

根據《基于人工智能的接入網運維和業務智能化場景與需求》（YD/T 4070-2022）和《國家新一代人工智能標準體系建設指南》，人工智能技術在檔案服務領域主要體現在利用、鑒定、安全、審核等方面，應用場景廣闊。

2.1 檔案利用服務

電子檔案呈現海量增長的趨勢，對檔案利用提出了新要求。要突破傳統的人工檢索模式，降低人力、精力和時間的損耗，需要借助人工智能自然語言技術加以解決。自然語言處理就是用人工智能來處理、理解以及運用人類語言，已在生產生活領域廣泛運用。比如，機器語言翻譯、繁體字和手寫體字符識別，語音識別文字轉換、文本語義的抽取、過濾與分析等。它融合了語言處理中的語法、語義和篇章分析技術，是人工智能方面最前沿的研究方法。時至今日語言分析技術已把識別準確率從70%提高到了90%以上。電子檔案管理可以運用語言分析技術，實現某一內容的智能化檢索服務，尤其是對年代較為久遠的檔案資料，比如手寫體、繁體字文檔，依靠人工模式出錯率高、效率低，依托該種技術，可極大提升文字識別的效率和準確度，實現提升查詢利用的效果。比如，昆山市檔案館建立AI 智能校對系統，將大量的檔案數據機器學習與人工智能服務的文字識別（OCR）服務、自然語言（NLP）分析服務進行對接，實現檔案數據智能校對。

2.2 檔案編研服務

根據《人工智能知識圖譜技術框架》（GB/T 42 131-2022）人工智能賦能檔案編研的途徑有三種形式：一是自助編研。人工智能技術利用知識圖譜中的數據，以可視化的方式結合語義檢索、推薦和大語言模型，打造自主編研模式，深度挖掘利用檔案內容和知識。比如，有的檔案部門根據《數字檔案館室建設指南》《電子文件歸檔和電子檔案管理規范》，搭建智能編研模塊，只要輸入關鍵字、時間節點、事件等系統能夠自助按照模式進行匯總，像大事記等都可以采用此方式。二是方式創新。人工智能和虛擬現實的發展，豐富檔案編研形式，使得展覽素材更加逼真，例如，該技術能夠對老照片進行色彩還原，結合歷史背景使得人物鮮活生動，增強虛擬現實的體驗，使虛擬環境更加智能和真實。同時，該技術在展覽效果上突破了時空限制，通過虛擬現實參觀主題展覽、體驗檔案文化，提高了教育效果和參與度。三是智能推送。人工智能能夠以語義分析利用者的需求，對關聯內容進行推送，提升利用者的查詢效率。同時，也可基于海量檔案語言模型，對檔案內容的事件抽取、文本摘要抽取，建立后臺事件數據庫和摘要數據庫，為檔案編研利用進行內容創新服務。

2.3 檔案審核服務

檔案審核劃控是人工智能應用最廣泛的領域，通過OCR 技術提取檔案全文，然后使用NLP 技術進行語義分析，優化訓練一種基于規則和語義驅動的開放審核模型，對關鍵檔案信息進行識別標注，并動態更新關鍵詞庫和自動分類，有效解決了審核數量多和人員少的結構性矛盾。比如，福建省檔案館設計訓練了深度神經網絡輔助開放審核算法模型，編制了檔案開放審核關鍵詞表，提出了檔案開放審核工作流程，對規范檔案開放審核工作，提升檔案開放審核工作效率。人工智能在審核中應加強人工抽檢力度，因為人工智能系統需要大量的數據進行訓練和學習，但系統常出現“數據偏見”，如果這種重復出現“偏見”，就造成某一模塊審核準確率較低。比如，在部分手寫稿或者繁體文檔中，對部分詞語識別準確率較低，造成審核結果失真，會影響整體審核質量。

2.4 檔案安全服務

人工智能技術已經涵蓋了檔案物理層、網絡層、傳輸層和載體層的全方位安全保護與控制，具體而言主要有：一是智能庫房。人工智能建立環境監測系統、中央空調系統、通風設備、中央除塵系統、消防報警及聯動控制系統、視頻監控系統組成的一體化復合型智慧庫房管理模式，實現了庫房建設的更新迭代。目前，人工智能已實現全過程機器值守操作，減少人工干預。比如，上海靜安區檔案館建立數字孿生技術、三維建模，構建技防與人防相結合、軟硬件同步發展的檔案實體安全管理體系，打造采用機器人實現檔案拿取功能的無人值守庫房。二是信息安全。人工智能可設置安全權限，利用人員只能查看安全權限以內的信息；同時，系統的安全風險感知、監測預警、實時阻斷、追蹤溯源能力提升，防入侵技術有顯著提升，防火墻、防水墻的安全防護指數增強，用技術進步解決了安全風險難題。三是傳輸安全。人工智能通過計算機系統和人工智能的算法優化信息存儲的方式，實現電子檔案的在線存儲、傳輸和備份，將檔案資料從一個地點傳輸到另一個地點，以及進行檔案的跟蹤、審計和管理等全流程安全保管。四是載體安全。人工智能與云計算技術，可以提供一個高效、安全和可靠的載體存儲環境，使得檔案信息可以更加安全、可靠地存儲和管理。同時，也可以提供靈活的服務擴展能力，滿足檔案工作中不斷增長的數據存儲和管理需求。

2.5 檔案資源服務

結合《云平臺人工智能建模系統框架及功能要求》（DB14/T 2527-2022）要求，人工智能在資源建設方面的優勢主要體現在檔案收集、整理和數據庫建設方面。從收集上來看，通過搭建全方位的數據采集系統，對文字、聲音、視頻、自媒體進行收集，實現了檔案資源建設的準、全、多樣的要求。從整理上來看，人工智能技術通過預設的分類規則和方案，利用智能分類模型、文字處理技術、模式識別技術等手段，對檔案整理流程進行智慧化改造，形成融合智慧化、自主性、一鍵式功能的整理體系。從數據庫建設來看，人工智能推動數字檔案館向智慧館轉變，將全域檔案數據轉化為結構化的數據，打破了不同數據類型檔案之間的信息壁壘，完成了全域檔案數據的知識融合。

3 “人工智能+檔案”視角下檔案智慧化標準化服務體系建設的推進策略

人工智能的融合路徑需要建立完善的推進措施，形成較為完備的要素支撐體系，實現檔案服務的智能化標準化。

3.1 更新觀念，科學謀劃“人工智能+檔案”發展模式

作為最熱門的新技術之一，早在2017 年，國務院就發布了《新一代人工智能發展規劃》，提出了面向2030 年我國新一代人工智能發展的指導思想、戰略目標、重點任務和保障措施。隨著深度學習、自然語言處理、計算機視覺等技術持續創新，人工智能將更加準確地識別和理解人類語言、行為和情感，并能夠自主地進行決策和學習，能夠拓展檔案管理應用的場景和任務，為檔案管理帶來了更多創新。因此，要緊緊把握時代發展潮流，抓住人工智能發展的戰略機遇期，以“智能+技術”賦能檔案管理，逐步培育具有鮮明特色、自主可控的人工智能治理新業態。一是加強人工智能技術創新。聚焦深度學習、模擬計算、模態分析、認知推理等實施創新專項和關鍵核心技術攻關項目，形成具有檔案特色的人工智能新技術。二是實施人工智能場景拓展計劃。打造智能技術與解決方案供給體系，圍繞開發利用、編研、整理鑒定、安全等智能化升級需求，提供自主可控的智能制造“檔案方案”。三是加強智慧數字化治理提升。完善檔案大腦中樞平臺功能，重點圍繞數據推送、交互平臺等，提升利用的便捷性和人民群眾幸福感。

3.2 頂層設計，嚴密防范“人工智能+檔案”安全隱患

人工智能需要進行深度知識學習，其中就涉及個人的隱私問題，如果這些信息被泄露，就會對社會產生負面影響；人工智能依靠對數據的計算和訓練，如果存在技術偏好將產生不公平現象，同時，人工智能系統也面臨著網絡黑客的攻擊。因此，在推進人工智能的同時認真思考如何管理其潛在的負面風險，并采取適當的措施來保護個人和社會的利益。一是高位推動。采取措施加強監管，以確保公眾利益和安全，加速建立形成通行、共識的人工智能治理規則和體系。建立多方參與機制，協力促進人工智能良性發展。二是技術突破。要加大技術攻關，圍繞實時監測、數據篩選、數據保護、網絡安全等方面進行研究，構建更為公平和包容的技術安全環境。三是明確規范。加強人工智能法律機制建設，規范技術標準，通過有效的技術創新、有效的流程管理和有效的風險防范來構筑人工智能治理的生態底座。

3.3 擔當作為，提升人工智能應用能力

新技術的發展為檔案管理帶來了新的機遇與挑戰，檔案部門要加速推動檔案管理與人工智能深度融合。一是創新投入機制。充分發揮政府投入的主渠道作用，完善以財政投入為主，企業、社會廣泛參與的經費保障機制，加大人工智能經費投入力度，加強對政策支持力度，為推進人工智能提供良好的政策環境和發展空間。二是加強宣傳引導。堅持典型引路的推進機制，總結提煉先進經驗與典型案例。通過組織現場觀摩會、舉辦講座等方式，廣泛宣傳經驗成效，發揮輻射引導效應。開展選樹先進典型，發揮示范引領作用，激發人工智能引用的積極性。要按照《人工智能從業人員能力要求》（SJ/T 11805-2022 ）要求，加強專業化隊伍建設。三是加強資源配置。重點圍繞人民群眾關心的服務媒介、資源建設、開發利用等方面，加強智慧檔案館、遠程利用的資源和政策供給，提高人工智能應用效能。

4 結語

人工智能技術的發展已經成為了科技領域的熱點話題，已不再是一個遙遠的概念，而是滲透到生活的每一個角落，成為推動人類文明進步的重要力量。未來人工智能將會變得更加智慧化，應用場景將會更加廣泛，發展方向也會更加多樣化，為社會發展帶來更多的機遇和挑戰。站在新的歷史節點上，檔案工作者要加強運用人工智能技術的能力和水平，加強科技創新和交流合作，培養高技能人才，推動人工智能健康、可持續的發展，讓智能技術更好地服務于檔案事業發展。